Документационное обеспечение управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

Документационное обеспечение управления

Содержание

1. Признаки документа. Понятия: «оригинал», «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат»

2. Особенности технологии работы с обращениями граждан. Ответственность за нарушение законодательства об обращении граждан

3. Составление приказа

Список используемой литературы

1. Признаки документа. Понятия: «оригинал», «подлинник», «копия», «выписка», «дубликат»

Документ -- сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность -- это задача, которая решается с помощью системного подхода -- методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов -- систем (греч. sistema -- целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой систему -- множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент -- предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое -- это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще -- совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

К отличительным признакам документа относятся:

1. Наличие смыслового семантического содержания. Документ -- носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком.

2. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени.

3. Предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы -- это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

4. Завершенность сообщения. Этот признак обусловлен областью использования документа. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.

Оригинал - это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е. это документ, впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машинописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких экземплярах, называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал».

Подлинником считается первый или качественный экземпляр официального документа. Подлинник - это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.

Копия - это множество. Различают следующие виды копий:

- Кратные копии - копии с копии. Двукратные копии - это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике;

- Официально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица);

- Простая заверенные копия - когда соответствие подлиннику подтверждается без соблюдения установленных формальностей (без печати);

- Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтверждено официальным лицом, нотариусом;

- Дипломатическая копия - копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию);

- Незаверенная копия - это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

Выписка - это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).

Дубликат - это копия, которая имеет юридическую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может иметь отклонения от него.

документ гражданин обращение ответственность

2. Особенности технологии работы с обращениями граждан. Ответственность за нарушение законодательства об обращениях граждан

Административная ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления

Федеральным законом от 11.07.2011 № 199-ФЗ в Кодекс об административных правонарушениях РФ введена новая статья 5.59, предусматривающая административную ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных ст. 5.39 (отказ в предоставлении информации).

Общий порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами предусмотрен Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (далее Закон РФ).

В соответствии со ст. 2 указанного Закона РФ граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

В силу положений ст. 5 Закона РФ при рассмотрении обращения гражданин имеет право: представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме; знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов; получать уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов; обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения и т.д.

Согласно ст. 12 Закона РФ письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Только в исключительных случаях, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Нарушение указанного порядка рассмотрения обращений граждан влечет административную ответственность, предусмотренную ст. 5.59 КоАП РФ.

За совершение данного правонарушения мера ответственности в виде административного штрафа может быть возложена исключительно на должностных лиц указанных органов.

Само определение понятия должностного лица дано в примечании к ст. 2.4 КоАП РФ, а также в пункте 5 ст. 4 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ.

В соответствии с указанными положениями под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.

Пределы назначения наказания в виде штрафа за совершение указанного правонарушения составляют от 5 до 10 тыс. руб.

Кроме того, как следует из положений ст. 16 Закона РФ, гражданин, права которого нарушены при рассмотрении его обращения, имеет право в судебном порядке потребовать возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица.

В то же время, необходимо помнить, что в случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением его обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

Административная ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления

Федеральным законом от 11.07.2011 № 199-ФЗ в Кодекс об административных правонарушениях РФ введена новая статья 5.59, предусматривающая административную ответственность за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан должностными лицами государственных органов и органов местного самоуправления, за исключением случаев, предусмотренных ст. 5.39 (отказ в предоставлении информации).

Общий порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами предусмотрен Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 № 59-ФЗ (далее Закон РФ).

В соответствии со ст. 2 указанного Закона РФ граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

В силу положений ст. 5 Закона РФ при рассмотрении обращения гражданин имеет право: представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме; знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну; получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов; получать уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов; обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения и т.д.

Согласно ст. 12 Закона РФ письменное обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Только в исключительных случаях, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Нарушение указанного порядка рассмотрения обращений граждан влечет административную ответственность, предусмотренную ст. 5.59 КоАП РФ.

За совершение данного правонарушения мера ответственности в виде административного штрафа может быть возложена исключительно на должностных лиц указанных органов.

Само определение понятия должностного лица дано в примечании к ст. 2.4 КоАП РФ, а также в пункте 5 ст. 4 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 года № 59-ФЗ.

В соответствии с указанными положениями под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.

Пределы назначения наказания в виде штрафа за совершение указанного правонарушения составляют от 5 до 10 тыс. руб.

Кроме того, как следует из положений ст. 16 Закона РФ, гражданин, права которого нарушены при рассмотрении его обращения, имеет право в судебном порядке потребовать возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица.

В то же время, необходимо помнить, что в случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением его обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

3. Составьте приказ по ОАО «Асоль» об утверждении инструкции по документационному обеспечению управления

В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой Инструкцией по делопроизводству в Министерствах, ведомствах РФ, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 1994 года, Госкомархив, председателем комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г., канцелярией ОАО «Асоль» разработан порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительные документы.

В распорядительной части: утвердите Инструкцию и поручите заведующему канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдение требований Инструкции.

Ответы на вопросы теста. Вариант 6

1. Формуляр документов - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

2. Понятие углового (флагманского) расположения реквизитов - это размещения реквизитов от левой границы, без выравнивания строк. Это расположение реквизитов является наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом случае правая сторона площади листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и т.д.

3. Документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий факты, события, называется:

а) актом.

4. Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях, называется:

в) протоколом.

5. Реквизит «отметка о контроле» располагается:

б) на правом поле документа, на уровне заголовка к тексту.

6. При увольнении работника в тексте приказа не указывается:

в) оклад работника.

7. Абзац текста документа печатается:

б) от первого положения табулятора.

8. Документ, подтверждающий общий, непрерывный трудовой стаж работника, называется:

в) трудовой книжкой.

9. ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на:

б) организационно-распорядительные документы.

10. В последнем пункте текста приказа по основной деятельности указывается:

б) лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнение приказа в целом.

Размещено на Allbest.ru