Правила оформлення управлінських документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Зміст

Вступ

1. Визначення та сутність поняття “документ”, “управлінський документ”

2. Основні правила та оформлення документів

3. Класифікація управлінських документів за загальними ознаками

4. Сучасне управлінське документознавство в Україні

5. Проходження управлінських документів в організації

Висновки

Література



Вступ

В нинішній час вся управлінська діяльність тісно пов'язана з роботою над документами, оскільки для прийняття будь-якого рішення необхідна інформація з питання, що розглядається, носієм якої є документ. І саме документ є об'єктом праці в сфері управління. Тому удосконалення процесу роботи з документами є найважливішим напрямком підвищення продуктивності праці в сфері управління. Роль управління постійно зростає внаслідок розвитку суспільства, його політичних, економічних, культурних, соціальних зв'язків. Працівники управлінського апарату більшу частину робочого часу використовують на складання, погодження, опрацювання документів та інформації, що міститься в них. Ця робота займає 60 %, а в окремих випадках - до 80 % їх робочого часу. Для значної частини працівників сфери управління, таких, як статисти, економісти, бухгалтери, секретарі, оператори та ін., робота з документами та їх аналіз, опрацювання інформації в них становлять основний зміст роботи. Підвищення продуктивності праці в сфері управління досягається насамперед впровадженням засобів автоматизації і механізації, які називаються оргтехнікою. Але впровадження засобів оргтехніки потребує однорідності форм документів і такої побудови технології опрацювання документів, щоб однотипні операції були зосереджені в одному місці. Тільки дотримання цих умов дозволяє підготувати документи для машинного опрацювання.

Значну роль в упорядкуванні роботи з документами й оптимізації документаційних процесів відіграла Єдина державна система діловодства, затверджена Кабінетом Міністрів України. Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів.



1. Визначення та сутність поняття “документ”, “управлінський документ”

управлінський документ оформлення юридичний

«Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, який має її юридичну силу. У діловому спілкуванні документування має особливе значення. Дійсно, посилання на яку-небудь усну домовленість або розпорядження може бути спростована або піддана сумніву, але якщо дана домовленість або розпорядження мають форму документа, то посилання на нього обґрунтована юридично. Правила документування встановлюються правовими актами кожної держави.

Підсумок документування - створення документа. У законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено наступне визначення поняття «документ»: Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати» [1,15].

Це ж визначення дано і в державному стандарті на терміни та визначення «Діловодство та архівна справа». Для більш повної характеристики поняття «документ» слід розкрити і поняття «реквізит».

Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами (найменування, автор, адресат, текст, дата, підпис і т.д.) «ГОСТ закріплює наступне визначення:

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа»[1,15].

Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа. Для багатьох документів число реквізитів суворо обмежена. Для ряду документів число і склад реквізитів встановлені законодавчими та нормативними актами. Але в будь-якому випадку, як випливає з визначення, інформація, зафіксована на матеріальному носії, повинна бути обов'язково оформлена шляхом проставлення необхідних реквізитів. Тільки тоді вона стає документом.

У документознавстві документ розглядається як результат закріплення (відображення) фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини будь-яким зручним способом на спеціальному матеріалі.

Документи, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечують її збереження та накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повторне та неодноразове повернення до неї в часі. Вони зачіпають різні сфери діяльності людини і поділяються на текстові та графічні, традиційні (рукописні, машинописні) і на машинних носіях, наукові, технічні, особисті та офіційні та ін.

« Офіційні документи - це документи, створені юридичними або фізичними особами, оформлені і засвідчені у встановленому порядку.1

Серед них особливу категорію складають службові (управлінські) документи, які визначаються державним стандартом як офіційні документи, використовувані в поточній діяльності організації. Як носії інформації документи виступають в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, будь-якої фірми, забезпечуючи взаємодію їх структурних частин і окремих співробітників. Вони є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень і аналізу, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці»[8,43].

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: розпорядча діяльність - виданням різних розпорядчих документів; планування - за допомогою підготовки різних планів; облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської, оперативно-технічної документації; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т . д. Тому документи можна класифікувати відповідно до їх призначення як засобу:

-регламентації діяльності (статути, положення, регламенти, правила, інструкції);

-розпорядчої діяльності (накази, вказівки, постанови, рішення, розпорядження);

-накопичення та узагальнення інформації (звіти, акти, доповіді та ін);

-передачі інформації (листи, телеграми, телефонограми тощо).

А також до службової інформації пред'являються загальні вимоги: достовірність (об'єктивність), актуальність (необхідність, новизна, своєчасність), переконливість (аргументованість), повнота (достатність інформації).

Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими суб'єктами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами.

Це робиться для перевірки доцільності та своєчасності документа і є, по суті, оцінкою проекту.

2. Основні правила складання та оформлення документів

Основні правила складання та оформлення управлінських документів закріплені в діючих на даний час загальнодержавних нормативно-методичних документах - державних стандартах, які є основою для конкретизації правил роботи з документами в кожній організації, їх уточнення з урахуванням специфіки її діяльності, технології документування, умов роботи управлінського апарату.

На основі законодавчих, нормативних та нормативно - методичних документів кожна установа (організація, фірма) встановлює свої вимоги до роботи з документами в статуті (положенні), регламент, правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування, в тому числі:

- Права і обов'язки посадових осіб, окремих співробітників в процедурах оформлення документів;

- Склад застосовуваних в апараті управлінських документів;

- Компетенція керівника, його заступників і керівників середньої ланки, їх право на видання різних видів розпорядчих документів;

- Порядок підписання, узгодження і візування документів, їх засвідчення печаткою;

- Обов'язкові вимоги до оформлення і порядок роботи з документами.

Незалежно від способу документування та виду носія до документів, що використовуються в управлінській діяльності, висуваються такі основні вимоги:

- Забезпечення юридичної сили документа;

- Створення умов для оперативного виконання документів;

- Можливість оперативного пошуку документів (використання їх в довідкових цілях);

- Можливість використання для створення, копіювання, обробки документів кошти організаційної техніки.

Діючі державні нормативно - технічні документи призначені також для забезпечення якісного зовнішнього вигляду документів. Для цього в стандарт включені рекомендації по розташуванню реквізитів на полі документа і їх раціональної компонуванні. Серед різноманітних систем управлінської документації, що використовується для документування різних управлінських дій, особливе значення має система організаційно-розпорядчої документації, тому що вхідні в неї документи застосовуються в установах та організаціях усіх рівнів управління, напрямків діяльності та форм власності.

Для системи організаційно-розпорядчої документації встановлено склад реквізитів, що включає 29 найменувань .

01-Державний герб

02-герб;

03-емблема організації або товарний знак (знак обслуговування);

04-код організації;

05-код форми документа;

06-найменування організації;

07-довідкові дані про організацію;

08-найменування виду організації;

09-дата документа;

10-реєстраційний номер документа;

11-посилання на реєстраційний номер і дату документа;

12-місце складання або видання документа;

13-гриф обмеження доступу до документа;

14-адресат;

15-гриф затвердження документа;

16-резолюція;

17-заголовок до тексту;

18-відмітка про контроль;

19-текст документа;

20-відмітка про наявність додатку;

21-підпис;

22-гриф узгодження документа;

23-візи узгодження документа;

24-друк;

25-відмітка про завірення копії;

26-відмітка про виконавця;

27-відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

28-відмітка про надходження документа до організації;

29-ідентифікатор електронної копії документа.

Це максимальний перелік реквізитів, що використовуються при складанні та оформленні документів, що складають цю систему. Перелік реквізитів ГОСТ 6.30-97 складений з урахуванням необхідності надання документам юридичної сили, їх ідентифікація. Цій меті служать реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквізити 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 призначені для пошуку документа і фіксації його «проходження» через управлінський апарат. Відмітки на документах проставляються в процесі роботи з ними в діловодній службі чи виконавцем при підготовці проекту документа. Цими відмітками фіксують дату отримання, виконання, прізвища виконавців, постановку документа на контроль і ін Дотримання вимог ГОСТ 6.30-97 забезпечує раціональне розміщення службових відміток, використовуваних для фіксації на документі діловодних операцій, які виконуються при реєстрації документа, контролю за його виконанням, зняття з контролю, подальшому зберіганні. Реквізит 19 «текст документа» передає основний зміст документа. Кожен конкретний вид документа містить свій набір реквізитів (обов'язкових елементів). Державним стандартом встановлено місце розміщення кожного реквізиту на документі, що «закріплено» за реквізитом у відповідність з традиціями послідовності їх заповнення і читання при роботі з документом в апараті управління.

У Україні сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої (адміністративної) документації зафіксовані державним стандартом (ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»).

Цей стандарт встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до оформлення реквізитів документів; вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба.

3. Класифікація управлінських документів за загальними ознаками

« Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікують за такими ознаками:

· спосіб фіксації інформації;

· зміст;

· назва;

· вид;

· складність;

· місце складання;

· термін виконання;

· походження;

· гласність;

· юридична сила;

· стадія виготовлення;

· термін зберігання;

· рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

· письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

· графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

· фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

· фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи поділяють на:

· організаційно-розпорядчі;

· фінансово-розрахункові;

· постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

· організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

· розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

· довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

· з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

· особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо).

За назвою розрізняють:

· накази;

· положення;

· протоколи;

· розпорядження;

· вказівки;

· інструкції;

· правила;

· статути;

· звіти;

· ордери;

· плани;

· службові листи;

· заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

· типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих і організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

· трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

· індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

· прості, що містять інформацію з одного питання;

· складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань. Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі документи:

· внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

· зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

· термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою "Терміново";

· нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

· службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

· офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

· звичайні,

· для службового користування (ДСК);

· таємні;

· конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

· справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами.

Своєю чергою, справжні документи бувають:

· чинні;

· нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

· фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

· оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів;

· копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені.

Існують такі різновиди копій:

· відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір);

· витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена);

· дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

· документи постійного зберігання;

· документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

· документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

· організаційно-розпорядча;

· стандартів та технічних умов;

· планова;

· звітно-статистична;

· конструкторська;

· технологічна;

· розрахунково-грошова;

· з ціноутворення та ін»[16,59].

4. Сучасне управлінське документознавство в Україні

Розглядаючи документи як форму відображення діяльності об'єктів та їх суб'єктів, можна виявити значну кількість систем документації, взаємопов'язаних та підпорядкованих. Найбільш загальною і цілісною системою, що займає вишу сходинку на ієрархічних сходах документоутворення, можна розглядати загальнодержавну систему документації, яка включає всі види систем документації, що виникають та взаємодіють в державі. Вона розподіляється на ряд підсистем, які можна класифікувати за різними ознаками (територіальними, функціональними, за рівнем управління тощо).

В літературі і практичній діяльності насамперед виділяють функціональні, які мають міжгалузеве значення, та галузеві системи документації. Функціональні системи документації: планова, звітно-статистична, матеріально-технічного постачання, фінансування та ін. - в тому або іншому обсязі властиві для всіх органів управління.

Галузевими прийнято вважати системи документації, які функціонують і, відповідно, відображають діяльність органів галузевого призначення (об'єкти та їх суб'єкти, відділи, управління, виконкоми місцевих рад).

Функціональні і галузеві системи документації, в свою чергу, можна поділити на підсистеми за напрямками діяльності. Можна також розподілити системи документації за рівнем управління, наприклад, системи документації по міністерству освіти, вузу, школі та ін.

Між системами інколи важко провести чіткі межі, оскільки вони дуже тісно взаємопов'язані.

Розвиток електронно-обчислювальної техніки та впровадження автоматизованих систем управління вимагали приведення документів до однорідності як за формою, так і щодо послідовності розташування в них інформації. З кінця 1960-тих років в колишньому Радянському Союзі набула поширення діяльність з розробки уніфікованих систем документації, які містять інформацію, необхідну для керівництва у певній сфері діяльності. Створення уніфікованих систем документації- один із найважливіших напрямків розробки АСУ.

« На даний час діє більше двадцяти загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Такий державний стандарт видається на кожну систему. Але документи, розроблені в різних системах, що використовуються в управлінні на різних рівнях, повинні мати єдині уніфіковані форми. Уніфіковані форми документів проектуються на основі ГОСТу 6.10.5-87 "Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка".

У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів. Формуляр-зразок складається для сукупності документів, об'єднаних за їх функціональним призначенням і рівнем користування. На підставі ГОСТ 6.10.5-87 складаються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. Однак для уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації форми документів розробляються на основі державного стандарту за ДСТУ 4163-2003 "Вимоги до оформлювання документів".

Сам процес створення документа називається документуванням. Під системою документування розуміють сукупність процесів зі створення та опрацювання всіх документів у суб'єкті. Система документування передбачає наявність визначених норм і вимог не тільки щодо складання і оформлення документа, а й щодо порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання документа. Ці норми закріплюються, в свою чергу, законотворчими та нормативно-методичними документами.

З використанням ЕОМ, коли інформація, яка знаходиться в документах, закладається в пам'ять машини, коли стало можливим швидко отримати будь-яку частину цієї інформації і в будь-яких комбінаціях, більш виправданим стало поняття інформаційно-документаційного забезпечення управління, яке включає всю сукупність процесів з одержання, опрацювання, зберігання та видачі споживачеві інформації та документів як її носіїв.

В тих суб'єктах, де ще не використовують ЕОМ, необхідно виконувати весь комплекс робіт як щодо складання документів, так і щодо робіт з готовими документами, отриманими ззовні: одержання, розподіл, реєстрація, постачання, контроль за виконанням, довідкова робота, формування та зберігання справ, доархівне опрацювання документів. У випадках використання ЕОМ технологічна послідовність змінюється, оскільки є можливість мати справу як з документом в цілому, так із будь-якою його частино»[18,43].

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців.

Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні, фіксується. Це обов'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умовах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна, лише зафіксувавши ї ї попередньо.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Під стилем ділового письма розуміють сукупність прийомів використання мовних засобів при складанні управлінської документації.

У службових документах реалізується офіційно - діловий стиль. При складанні тексту документів мають виконуватись певні вимоги, найголовніші з яких такі:

- достовірність і об'єктивність змісту;

- точність;

- повнота інформації;

- максимальна стислість;

- переконливість.

«Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовують до текстів більшості сучасних ділових документів. Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він поділяється на логічні елементи, кожен з яких має певне значення. Текст будь-якого документа складається з таких частин:

- вступ - адресат готується до сприйняття теми;

- доказ - викладається суть питання;

- закінчення - формулюється мета, заради якого складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне закінчення інформує про якісь події, обставини, факти.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії:

1) документи з високим рівнем стандартизації (ВРС);

2) документи з низьким рівнем стандартизації (НРС).

Документи з ВРС складаються за затвердженою формою. Уніфікація як один з напрямків раціоналізації документів втілюється в розробці і застосуванні на практиці типізованих і трафаретних текстів.

Типізація текстів - це процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції і формулювання тексту-зразка.

Трафаретизація - це процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа»[10,19].

У документах добір слів і словосполучень кожний раз залежить від конкретної ситуації і за способом викладу документи з НРС прийнято поділяти на: розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події, явища, факти в тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності.

В описі характеризуються явища, люди, події з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей.

Міркуванням називають вид тексту в якому логічні визначення, думки і умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу.

« Важливе місце в документознавстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

- надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

- бути юридично правильно оформленим;

- подавати об'єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

- бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

- бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складний документ ускладнює його зрозуміння;

- оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

- бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Усі формати паперу поділяють на три ряди - А, В, С, Ряд А - основний, В і С - додаткові, що використовуються для встановлення паперових виробів.

Всі службові документи, як правило, повинні оформлятись на бланках установ. Бланки виготовляються згідно з вимогами чинних стандартів з обов'язковим додержанням ряду правил. Зокрема, встановлюється два види бланків: банк для листів та загальний для інших управлінських документів.

Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовкової частини розміщуються центрованим або прапоровим способом. Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Деякі внутрішні документи та документи, створювані від імені двох або кількох організацій, оформляються не на бланках.

Важливе значення має зовнішній вигляд документа, що унаочнює стиль роботи апарату управління, дисципліну та особисту культуру його працівників.

Оформлення сторінок документа. Для зручності користування документом та його обробки з усіх боків сторінки залишають вільні місця - так звані поля. Там з лівого боку становить 35 мм. Праворуч залишається поле не менше 8 мм. Це зберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього кінця сторінки - 20 мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. Знизу сторінки поле не повинно бути меншим за 19-16 мм.

Нумерація сторінок. У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступний за ним аркуші нумеруються. Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша.

Членування тексту. Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації. Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики і призначення» [7,96].

5. Проходження управлінських документів в організації

В кожній організації документи перебувають в постійному обігу, тому існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ, підготовка і передача справ до архіву. Порядок проходження вхідних документів. Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка має вигляд реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому полі першого аркуша праворуч. «Штамп включає в себе скорочене найменування організації, установи або підприємства, дату одержання документа і його індекс»[14,с.245]

Основним завданням, яке повинна виконувати канцелярія, є організація проходження вхідних документів. Служба ДЗУ відповідає за терміни виконання вхідних документів, тобто виконує контрольні функції: фіксуючи інформацію про те, хто, коли й на скільки затримав виконання документа. Відомі два основних маршрути (схеми) проходження документа:

- «документ передається безпосередньо виконавцю;

- документ передається виконавцю після прийняття рішення про виконавця та виконувані ним дії у центральному апараті управління (директораті)»[26,с.108]

Попередній розгляд документів провадиться з метою їх розподілу на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом згідно з розподілом обов'язків, визначення необхідності реєстрації кореспонденції, відбір документів для термінового розгляду і виконання, а також зазначення типових строків виконання документів, які безпосередньо передаються на ви конання структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям (якщо у документі не вказані конкретні терміни виконання). Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання або у перший робочий день при надходженні документів у неробочий час. Термінові доручення вищих органів, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно і передаються керівництву для прийняття рішення. При попередньому розгляді документів для визначення кому необхідно надіслати документ, слід керуватися положеннями про структурні підрозділи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Це позначки про надходження, про контроль, про виконання документа та ін. «Відмітки ставляться з лицьового боку першої сторінки документа, що полегшує візуальне сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обов'язково датуватися»[27,с.164].

При отриманні документа на ньому проставляється реєстраційний штамп - відмітка про надходження. У відповідності до стандарту він ставиться на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та вхідний реєстраційний номер. Відмітка робиться від руки або за допомогою гумового штемпеля (реєстраційного штампа). Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про же йдеться в документі та вказувати на порядок його вирішення. Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й Ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції. На документі у більшості випадків не повинно бути більше за одну резолюцію. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку виконання документа або уточненім його виконавця. За наявності двох і більше резолюцій неприпустиме їх дублювання або їх суперечливість.

«У резолюції вказується обмежена кількість виконавців - один, два, рідко три, чотири. Крім того, зазначається що відповідальною за виконання документа є особа, що значиться в резолюції першою»[29,с.103] Перелік інших виконавців (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити цих осіб до виконання документа. Відповідальному виконавцеві надається право скликати співвиконавців та отримувати від них необхідні матеріали. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. У резолюції як правило, вказується рішення керівника з розглянутих у документі питань та шляхи його здійснення. «Формулювання резолюції повинні вичерпно розкривати виконавцеві ідею керівника. Якщо в резолюції бракує вказівок на те що і як спід робити, це означає, що приймати рішення мусить виконавець. Резолюції типу «Прошу переговорити», «Прошу зайти до мене» не несуть нової інформації виконавцеві й уживати їх недоцільно»[9,с.28].

Резолюції з конкретними вказівками передаються за допомогою наказового способу або неозначеної форми дієслова і адресуються підлеглим особам. Наприклад:

- Терміново вжити заходів щодо забезпечення...

- Про результати і вжиті заходи повідомте заявників ...

- Терміново відрядіть...

- Негайно підготуйте листа...

Резолюцію пишуть з лицьового боку у верхній частині першої сторінки документа. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом /наприклад, адресатом/ резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документ крім полів. Документи, які потребують виконання, беруться на контроль. На лівому полі першої сторінки робиться позначка літерою «К» (червоним, зеленим, синім олівцем) або гумовим штемпелем «Контроль».

Відмітка про виконання та направлення документа до справи містить такі дані: стисла довідка про виконання. Слово «До справи», вказівка на номер справи, до якої має бути підшитий документ, дата виконання і підпис виконавця або керівника структурного підрозділу. Вміщується на нижньому полі першої сторінки. Цей реквізит свідчить про те, що роботу з документом закінчено. Розміщується він на нижньому паті першої сторінки.

Наприклад:

«Ухвалено протоколом погоджування від 12.04.99.№8

До справи №03-12 18.04.99/особистий підпис / І.І. Іванов»[24,с.53]

Надано усно пояснення та рекомендовано звернутися безпосередньо до фабрики, яка виготовляє ці товари. До справи №0418 /особистий підпис/ І.І. Іванов. Відмітка про перенесення даних до машинного носія проставляється в тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ЕОМ. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується в нижньому полі аркуша між відміткою про виконання та відміткою про надходження. За вказівкою начальника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні бути ознайомлені тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Спеціалісти структурного підрозділу зобов'язані негайно ознайомитися з документом, уразі необхідності зробити виписки та повернути його діловоду. Факт ознайомлення з документом засвідчується підписом начальника структурного підрозділу в картці ознайомлення з документом. «Після ознайомлення діловод структурного підрозділу повертає документ протягом дня до канцелярії»[30,с.73]. Про документи, виконання яких поставлено керівництвом на контроль, діловоди структурних підрозділів регулярно з'ясовують стан їх виконання і щотижня інформують про це начальника структурного підрозділу та канцелярію за встановленою формою. Кожен виконавець повинен мати такі папки: "Для підпису", "До виконання", "Матеріали, на які очікується відповідь", "Виконані документи". Виконані документи підшиваються до справ тільки після остаточного вирішення всіх поставлених питань. На першому аркуші цих документів виконавець на нижньому полі ліворуч робить напис: "До справи №  ", ставить свій підпис і дату та передає діловоду для закриття картки і зняття з контролю.

Після закінчення робочого дня всі службові документи повинні зберігатися у шафах або столах, які надійно зачиняються.



Висновки

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45 до 70 % робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні. Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

Також визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію.

Вимоги керівника цієї служби є обов'язковими для всіх працівників управлінського апарату організації. Відповідальність за дотримання встановлених правил діловодства, його стан в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що перебувають на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватися принципами:

- оперативності (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

- доцільності всіх діловодних операцій (кожний вид роботи з документами має бути необхідним в діяльності підприємства);

- вмілого поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним.

Документування - це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення до інформаційних ресурсів. Здійснюється воно в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

Документування включає наступні операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Він може бути закріплений інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління



Список використаної літератури

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - К.: ЗАТ «Бізнес-школа«Інтел-Синтез»,2000-187с.

2. Альбов А. С. Лист зарубіжному партнеру. - К: 1991-76с.

3. Вербицька Т. С., Чіннікова В. П. - Львів: Оріяна - Нова, 2001-84с.

4.Віденко А. Н. Сучасне діловодство. - Київ: Либідь, 1998-112с.

5. ДСТУ 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. -К.:Видавництво стандартів, 2003-213с.

6. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991-271с.

7. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - К.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999 - 818 с.

8. Кузнєцова А. Н. Машинопис - Київ, 1991-96с.

9. Коваль А. П. Ділове спілкування - Київ: Либідь, 1992-198с.

10 . Ларін М.В. Управління документацією в організаціях: проблеми історії та методології// Діловод-2003-№2-48с.

11. Лоза О. В. Діловодство та документування управлінської діяльності. Навчальний посібник. - Київ: УААУ, 1997-177с.

12 . Марков В.М. Довідник з діловодства. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002-213с.

13. Організація роботи з документами: Підруч. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. 2009-113с.

14. Палех Ю. В. Управлінське документування. Навчальний посібник у 2-х частинах - Київ: ВКУ, 2001-188с.

15. Пентилюк М. І. Культура мови і стилістика. - Київ: Вежа, 2011-144с.

16 . Санкіна Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Сучасні правила оформлення управлінських документів. - М.: Уіц при Державній податковій інспекції по м.Києву, 2011-91с.

17 . Складання та оформлення службових документів. Практичний посібник для комерційних фірм, громадських організацій та державних структур. / Под ред. проф. Т.В. Кузнєцової, вид. 2-е. - К.: ЗАТ Бізнес-школа « Інтел-синтез,1999-224с.

18. Стенюков М.В. Документи. Діловодство: Практ. посібник з документаційного забезпечення. 3-тє вид., Доп. і перераб. - К.: ПРІОР, 2010 - 144с.

Размещено на Allbest.ru