Анализ состояния информационной системы управления МБОУ "СОШ №17"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

управление информационный системный

С начала века (т.е. момента зарождения современной теории управления как науки) и до 60-х годов руководителей мало интересовали проблемы, возникающие за пределами предприятий. Работа фирмы рассматривалась с точки зрения закрытой системы. На таких принципах до настоящего времени базировалась управленческая деятельность и в нашей стране.

Лишь с развитием общества, усложнением выпускаемой продукции, ростом наукоемких производств управленческая наука стала подходить к решению возникающих проблем, исходя из того обстоятельства, что работа фирмы во многом обусловлена внешней средой. В последние годы в науке об управлении производственными организациями наблюдается коренное изменение представлений о роли персонала в деятельности предприятия, появилась концепция управления человеческими ресурсами, в соответствии с которой персонал представляет собой один из важнейших ресурсов предприятия, который по своей экономической природе нуждается в эффективном и многоплановом управлении, включающем, как необходимый фактор, обеспечение социального, профессионального и структурного развития персонала. Согласно современным представлениям, стратегия управления персоналом является существенной составной частью стратегии предприятия и должна разрабатываться и реализовывать в соответствии перспективными задачами развития предприятия.

В последние годы в науке об управлении производственными организациями наблюдается коренное изменение представлений о роли персонала в деятельности предприятия. В отличие от господствовавших ранее взглядов, экономически включавших персонал в категорию издержек, подлежащих строгому контролю и возможно большему сокращению, появилась концепция управления человеческими ресурсами, в соответствии с которой персонал представляет собой один из важнейших ресурсов предприятия, который по своей экономической природе нуждается в эффективном и многоплановом управлении, включающем, как необходимый фактор, обеспечение социального, профессионального и структурного развития персонала.

Согласно современным представлениям, стратегия управления персоналом является существенной составной частью стратегии предприятия и должна разрабатываться и реализовываться в соответствии перспективными задачами развития предприятия. [2, с. 131].

Актуальность работы состоит в том, что любая система, созданная человеком, нуждается в управлении. От уровня управления зависит практически все: уровни прибыли, темпы роста, доверие клиентов к бизнесу и т.д. Организовать оптимальную систему управления очень сложно, т.к. методы подобной организации основываются на математических категориях, с которыми далеко не все менеджеры и владельцы бизнеса изъявляют желание сталкиваться. Между тем, компания может потерять все развивающие импульсы из-за низкоэффективной системы управления.

Целью моей работы является анализ состояния информационной системы управления персоналом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- изучение теоретических основ информационной системы управления персоналом;

- анализ информационной системы управления персоналом исследуемого предприятия;

- выявление перспектив информатизации управления.

1. Критерии обследования системы

Эффективность системы управления - категория, не поддающаяся прямым оценкам. Эффективность системы управления можно оценить только косвенными методами, путем определения системы показателей, которые могут быть «привязаны» к эффективности структуры управления. Дело в том, что даже если мы станем оценивать систему управления с точки зрения управленческих социометрических и статистических сведений и показателей (например, число бумаг, завизированных в финансовом отделе за рабочий день), то данные показатели не смогут дать нам представление о качестве структуры управления в компании.

То есть, прежде чем определять систему оценки уровня эффективности системы управления, необходимо определить уровень воздействия того или иного экономического или социологического параметра на выходные показатели производственно-коммерческой деятельности организации. В принципе, если, к примеру, взять показатель валовой прибыли предприятия и оценить степень влияния на данный показатель системы управления, то можно с уверенностью сказать, что степень этого влияния будет в довольно значимых пределах, но установить эти пределы (индивидуальные для каждого предприятия) можно только путем эксперимента. Мало кто из владельцев бизнеса и топ-менеджеров изъявит желание заниматься этим делом.

Очень редко предприятие (организация) берёт на себя смелость объективно исследовать существующую систему управления, выявить её недостатки и предпринять усилия для их устранения. Такая работа считается бесполезной по затраченным временным и трудовым ресурсам. Но при этом не учитывается тот факт, что реализация путей совершенствования СУ, выработанных в результате анализа действующей СУ, в итоге покроет не только данные издержки, но и позволит экономить все виды ресурсов в будущем.

Вполне закономерным вопросом, который возникает у руководителей бизнеса, является вопрос: а для чего нужно исследовать эффективность систем управления? Можно сформулировать целый ряд причин, обусловливающих необходимость анализа СУ. Например, это могут быть причины, вызванные необходимостью автоматизировать процессы управления. К числу причин данного ряда можно отнести следующие причины:

1. Ускоренная компьютеризация управленческой деятельности сопровождается поиском новых форм информационного взаимодействия как между управленческими и производственными подразделениями, так и внутри управленческих структур. И прежде чем приступить к внедрению средств вычислительной техники, полезно оценить принципиальную необходимость компьютеризации на каждом участке управления. Если такая необходимость доказана, то следует рассмотреть вопросы рационального совмещения возможностей средств автоматизации управления и функций управления как таковых в целях обеспечения нормального функционирования предприятия или организации.

2. Если предприятие или организация договаривается о финансировании создания пакета прикладных программ (ППП) со специализированным подразделением, то должна обеспечиваться взаимосвязь между проектировщиками и пользователями будущего ППП. Именно разобщение, долгое время существовавшее между этими двумя сторонами, на начальных этапах создания АСУ часто приводило к низкой их эффективности вследствие того, что разработчики не являются специалистами в тех предметных областях, для которых эти АСУ создаются. Напротив, специалисты, детально ориентированные в какой-либо предметной области и способные сформулировать требования к процессу автоматизации своих управленческих функций, не помогают разработчику (особенно на начальной стадии, когда осуществляется постановка задач для автоматизации). Поскольку постановка задач в АСУ связана именно с совершенствованием СУ, то пользователю АСУ потребуется произвести анализ существующей СУ.

3. Многим специалистам приходится работать в условиях АРМов, где пользователь помимо знаний в своей предметной области должен быть знаком с современными принципами автоматизированной обработки информации (технология создания и ведения баз данных, работа с документами и справочниками в экранном режиме, структурой программного обеспечения и т.д.). В соответствии с этими особенностями необходимо оценить используемые методы решения управленческих задач и предложить пути их рационализации при дальнейшей автоматизации в рамках АРМов.

4. Создание и внедрение систем распределенной обработки информации в условиях вычислительной сети (ВС) предъявляет особые требования к соответствующим технологическим процедурам. Поэтому обязательно возникнет потребность в модификации действующей СУ с учетом особенностей работы в ВС. И здесь, прежде всего, также необходим анализ СУ.

5. В последнее время тенденция проектирования АСУ для конкретных пользователей уступила место тенденции приобретения пользователями готовых пакетов прикладных программ (ППП) и внедрения на этой основе соответствующих информационных технологий (ИТ). Однако каждый из таких пакетов ориентирован на определенную СУ. [7, с. 46-51}

1.1 Информационные технологии с точки зрения системного подхода

Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.

Исследования различаются по целям (практические и научно-практические), по методологии проведения.

Исследование систем управления в бизнесе, в первую очередь, можно производить на основании общенаучных принципов исследований. Среди эмпирико-теоретических методов исследования, пригодных для анализа управленческих систем (систем корпоративного менеджмента) можно выделить следующие:

Системный анализ представляет собой комплекс исследований, направленных на выявление общих тенденций и факторов развития организации и выработку мероприятий по совершенствованию системы управления и всей производственно-хозяйственной деятельности организации.

В результате системного анализа менеджмент организации получает возможность выявить целесообразность создания либо совершенствования организации, определить, к какому классу сложности она относится, выявить наиболее эффективные методы научной организации труда, которые применялись ранее.

Системный анализ деятельности предприятия либо организации проводится на ранних стадиях работ по созданию конкретной системы управления. Это обусловлено следующими причинами:

* продолжительностью и трудоемкостью работ, связанных с предпроектным обследованием;

* подбором материалов для проведения исследования;

* выбор метода исследования;

* обоснованием экономической, технической и организационной целесообразности;

* разработкой компьютерных программ.

Программа системного анализа, в свою очередь, содержит ряд вопросов, подлежащих исследованию и уровень их приоритетности. Например, программа системного анализа может включать следующие разделы:

* анализ предприятия в целом;

* анализ типа производства и его технико-экономическая характеристика;

* анализ подразделений предприятия, выпускающих продукцию (услуги) - основные подразделения;

* анализ вспомогательных и обслуживающих подразделений;

* анализ системы управления предприятием;

* анализ форм связей документов, действующих на предприятии, маршруты их движения и технология обработки.

Каждый раздел программы представляет собой самостоятельное исследование и начинается с постановки целей и задач анализа. Этот этап работы является наиболее важным, так как от него зависит весь ход проведения исследований, выбор приоритетных задач и в конечном итоге реформирование конкретной системы управления

1.2 Организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Автоматизированная информационная технология - совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники и связи.

Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное предоставление достоверной, в необходимом количестве информации специалистам и руководителям для принятия обоснованных управленческих решений.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

· обеспечивать высокую степень разделения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

· включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

· иметь регулярный характер.

Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, «электронную почту». К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

1. персональные компьютеры, объединенные в сети;

2. электронные пишущие машинки;

3. текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

4. копировальные машины;

5. коммуникационные средства, телефонную технику;

6. средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

7. средства для обмена информацией - «электронная почта»;

8. видеоинформационные системы;

9. локальные компьютерные сети;

10. интегрированные сети учреждений.

Информационная технология представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

· степень централизации технологического процесса;

· тип предметной области;

· степень охвата задач управления;

· класс реализуемых технологических операций;

· тип пользовательского интерфейса;

· способ построения сети.

1.3 Средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Принятие управленческих решений - особый вид целенаправленной деятельности, заключающийся в выборе одной из имеющихся альтернатив. Под альтернативами в задачах управления обычно понимаются соответствующие направления действий, оцениваемые с точки зрения их вклада в достижение поставленных целей Понятия «альтернатива» и «вариант управленческого решения» тождественны. Важнейшими компонентами процесса принятия решений (выбора из множества альтернатив) являются:

· задача (проблема) управления, подлежащая решению;

· одна или несколько целей, на достижение которых направлены рассматриваемые альтернативы;

· множество альтернатив, среди которых производится выбор;

· осуществляющий выбор элемент - лицо, принимающее решение (ЛПР), или коллективный орган, который решает задачу управления.

В настоящее время разработано большое количество методов оказания помощи лицу, принимающему решение (ЛПР), при выборе альтернативы. Исходя из изложенных принципов поддержки решений, представляется целесообразным определить три класса СППР в зависимости от сложности решаемых задач и областей применения.

СППР первого класса, обладающие наибольшими функциональными возможностями, предназначены для применения в органах государственного управления высшего уровня (администрация президента, министерства) и органах управления больших компаний (совет директоров корпорации) при планировании крупных комплексных целевых программ для обоснования решений относительно включения в программу различных политических, социальных или экономических мероприятий и распределения между ними ресурсов на основе оценки их влияния на достижение основной цели программы. СППР этого класса являются системами коллективного пользования, базы знаний которых формируются многими экспертами - специалистами в различных областях знаний.

СППР второго класса являются системами индивидуального пользования, базы знаний которых формируются непосредственным пользователем. Они предназначены для использования государственными служащими среднего ранга, а также руководителями малых и средних фирм для решения оперативных задач управления.

СППР третьего класса являются системами индивидуального пользования, адаптирующимися к опыту пользователя. Они предназначены для решения часто встречающихся прикладных задач системного анализа и управления (например, выбор субъекта кредитования, выбор исполнителя работы, назначение на должность и пр.). Такие системы обеспечивают получение решения текущей задачи на основе информации о результатах практического использования решений этой же задачи, принятых в прошлом. Кроме того, системы этого класса предназначены для использования в торговых предприятиях, торгующих дорогими товарами длительного пользования, в качестве средства «интеллектуальной рекламы», позволяющего покупателю выбрать товар на основе своего опыта применения товаров аналогичного назначения.

Компоненты СППР являются основной категорией управленческих информационных систем, которые поддерживают менеджеров в процессе принятия неструктурированных и полуструктурированных решений. В СППР используются аналитические модели, специализированные базы данных, интерактивный процесс моделирования решения на компьютере, а также субъективные суждения пользователя. Иными словами СППР - это мобильные уникальные, зачастую разовые сложные системы, которые управляются и контролируются менеджерами, использующими их для принятия специфических решений. Основными компонентами СППР являются: оборудование, программное обеспечение, данные, модели и труд менеджера. В состав оборудования СППР входят рабочие станции с телекоммуникационными возможностями для обеспечения доступа к другим ресурсам.

Модуль управления базами данных на основе возможностей СУБД обеспечивает создание, запрос, консолидацию и поддержку базы данных СППР. Модуль управления моделями обеспечивает построение и манипулирование моделями (пакетами моделирования из состава электронных таблиц, а также специально написанными программами). Модуль управления диалогом обеспечивает созданные через команды, меню, запросы, подсказки, пиктограммы, отчеты, графики. Характерной отличительной чертой и важной составной частью СППР является использование базы моделей для поддержки решений. Кибернетика предоставляет различным наукам метод упрощения и анализа реальности с помощью построения моделей. Модели - это упрощенные абстракции реальных основных элементов системы и их отношений, существенных для принятия решения. Наряду со сферами науки и техники, в сфере менеджмента и бизнеса также широко применяются специальные модели в качестве простого способа анализа и формализации деловых проблем. Обычно эти модели имеют табличный (матричный), математический или графический вид.

Использование базы моделей существенно отличает СППР от отчетных информационных систем. База моделей для СППР - это, прежде всего специально организованный набор математических моделей (общецелевых и специфических). Информационная технология поддержки принятия решений может использоваться на любом уровне управления. Кроме того, решения, принимаемые на различных уровнях управления, часто должны координироваться. Поэтому важной функцией и систем и технологий является координация лиц, принимающих решения, как на разных уровнях управления, так и на одном уровне.

1.4 Проблемы и перспективы развития информационных технологий обеспечения управленческих деятельностей

Для информационных технологий является вполне естественным то, что они устаревают и заменяются новыми.

Так, например, на смену технологии пакетной обработки программ на большой ЭВМ в вычислительном центре пришла технология работы на персональном компьютере на рабочем месте пользователя. Телеграф передал все свои функции телефону.

Телефон постепенно вытесняется службой эспресс-доставки. Телекс передал большинство своих функций факсу и электронной почте.

При внедрении новой информационной технологии в организации необходимо оценить риск отставания от конкурентов в результате ее неизбежного устаревания со временем, так как информационные продукты, как никакие другие виды материальных товаров, имеют чрезвычайно высокую скорость сменяемости новыми видами или версиями. Периоды сменяемости колеблются от нескольких месяцев до одного года.

Если в процессе внедрения новой информационной технологии этому фактору не уделять должного внимания, возможно, что к моменту завершения перевода фирмы на новую информационную технологию она уже устареет и придется принимать меры к ее модернизации. Такие неудачи с внедрением информационной технологии обычно связывают с несовершенством технических средств, тогда как основной причиной неудач является отсутствие или слабая проработанность методологии использования информационной технологии. [8].

2. Анализ состояния информационной системы управления МБДОУ «Детский сад №8»

2.1 Организационная структура МБДОУ «Детский сад №8»

Объектом анализа информационной системы управления является МБДОУ «Детский сад №8» г. Лысьвы (далее МБДОУ «Д/с №8»). Основной вид деятельности МБДОУ «Д/с №8» - является образовательная деятельность. Основными учредительными документами МБДОУ «Д/с №8» является устав детского сада.

Вышестоящей организацией является Управление образования администрации г. Лысьвы, расположенной по адресу: Пермский край, г. Лысьва, ул. Смышляева, 25

Режим работы детского сада - по пятидневной рабочей неделе с 7:20 до 17:30.

Целями образовательного процесса являются:

· формирование личности ребенка на основе усвоения федерального государственного образовательного стандарта дошкольного образования;

· охрана жизни и укрепление физического и психического здоровья детей;

· обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития детей;

· воспитание гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье, формирование здорового образа жизни;

· взаимодействие с семьями детей для обеспечения полноценного развития.

2.2. Для достижения указанных целей Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

2.2.1. Основная образовательная деятельность:

а) реализация общеобразовательных программ дошкольного образования в соответствии с федеральными государственными требованиями;

б) реализация дополнительных образовательных программ через кружки и секции, не включенные в перечень основных общеобразовательных программ;

2.2.2. Учреждение вправе вести приносящую доход деятельность, предусмотренную его уставом постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано и соответствует указанным целям.

Осуществление указанной деятельности допускается, если это не противоречит федеральным законам.

2.2.3. Учредитель вправе приостановить приносящую доходы деятельность Учреждения, если она идет в ущерб образовательной деятельности, предусмотренной уставом, до решения суда по этому вопросу.

2.2.4. Учреждение вправе (при наличии соответствующей лицензии) оказывать платные дополнительные образовательные услуги, не предусмотренные соответствующими образовательными программами и федеральными государственными образовательными стандартами, а также образовательными стандартами, которые не могут быть ниже соответствующих требований федеральных государственных образовательных стандартов:

а) образовательные:

- коррекция речи;

- создание групп кратковременного пребывания детей по подготовке их к обучению в школе;

б) дополнительные по направленностям:

- физкультурно-спортивная;

- художественно-эстетическая;

- эколого-биологическая;

- естественнонаучная;

- познавательно-развивающая.

Руководство учреждением осуществляет заведующий. Заведующий имеет двух заместителей: по учебно - воспитательной работе, по хозяйственной работе. Заместитель заведующего по учебно - воспитательной работе являются кураторами педагогического персонала. Основными задачами является оказание помощи (наставнической, методической и т.д.) педагогам. Заместитель заведующего детского сада по хозяйственной деятельности руководит материальной базой и техническим персоналом (помощники воспитателя, сторожа, дворник, уборщицы служебных помещений).

В настоящее время кадровый учет в МБДОУ №8 ведется не автоматизировано, а на бумажных носителях. Этот метод несет в себе много недостатков, таких как: длительный срок для заполнения, поиска необходимой информации, составления отчетов, необходимость в покупке унифицированных стандартных отчетных форм, сложность ведения статистической информации о сотрудниках, рутинность информации.

Численный состав сотрудников МБДОУ №8 на 01.01.2013 года представлен в таблице.

Численный кадровый состав МБОУ «СОШ №17»

Категория	Штатные сотрудники	Совместители	Итого
Административно - управленческий персонал	3	0	3
Преподавательский состав	15	1	16
Технический персонал	12	0	12
Всего	30	1	31

В настоящее время в детском саду воспитывается 139 детей, которые распределены на 6 групп Группы в Учреждении комплектуются в соответствии с психологическими и медицинскими рекомендациями, как по одновозрастному, так и по разновозрастному принципу. В группу могут включаться как дети одного возраста, так и дети разных возрастов.

Обучение и воспитание в Учреждении ведется на русском языке.

5.2. Учреждение самостоятельно в осуществлении образовательного процесса, научно-методической деятельности в пределах, определенных законодательством Российской Федерации.

5.3. Учреждение создает условия для реализации гарантированного права на получение общедоступного и бесплатного дошкольного образования.

5.5. Образовательные программы

5.5.1. Учреждение реализует основную общеобразовательную программу дошкольного образования в группах общеразвивающей направленности.

5.5.2. Содержание образования в Учреждении определяется образовательной комплексной программой дошкольного образования, утверждаемой и реализуемой Учреждением самостоятельно. Основная общеобразовательная программа дошкольного образования разрабатывается в соответствии с федеральными государственными требованиями к структуре основной общеобразовательной программы дошкольного образования и должна обеспечивать достижение детьми результатов освоения установленных соответствующими федеральными государственными образовательными стандартами.

5.5.3. Комплексная программа дошкольного образования может быть дополнена парциальными программами, обеспечивающими развитие детей по основным ведущим линиям развития (физическое, социально-нравственное, художественно-эстетическое, познавательное).

5.5.4. Условия и порядок освоения общеобразовательных программ устанавливаются при наличии условий и по согласованию с уполномоченным органом учредителя и осуществляются на условиях договора между Учреждением и родителями (законными представителями) детей.

5.5.5. Учреждение обеспечивает преемственность дошкольных образовательных программ и программ начального общего образования.

5.5.6. Учреждение может реализовывать дополнительные образовательные программы и оказывать платные дополнительные образовательные услуги (на договорной основе), не включенные в перечень основных общеобразовательных программ, определяющих его статус.

5.5.7. Учреждение при реализации образовательных программ может использовать возможности других учреждений.

5.6. Продолжительность обучения.

5.6.1. Продолжительность воспитания и обучения детей младшего возраста - 1-2 года.

5.6.2. Продолжительность воспитания и обучения детей дошкольного возраста 4 года.

Управление Учреждением осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и уставом Учреждения.

7.2. Управление Учреждением строится на принципах единоначалия и самоуправления.

7.3. Непосредственное управление Учреждением осуществляет прошедший соответствующую аттестацию заведующий, назначаемый на должность и освобождаемый Учредителем в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ.

Отношения по регулированию труда заведующего определяются трудовым договором, заключаемым между Учредителем и заведующим при назначении его на должность.

7.3.1. Заведующий действует на основании настоящего Устава, законодательства Российской Федерации и в соответствии с трудовым договором.

7.3.2. Заведующий осуществляет текущее руководство деятельностью Учреждения и подотчетен Учредителю, уполномоченному органу Учредителя в пределах переданных полномочий, а также органу, уполномоченному собственником управлять муниципальным имуществом.

7.3.3. Заведующий должен действовать в интересах представляемого им Учреждения добросовестно и разумно.

7.3.4. Заведующему Учреждением совмещение им должности с другой руководящей должностью не разрешается.

7.3.5. Заведующий Учреждением подлежит аттестации в соответствии с законом «Об образовании»

7.3.6. Заведующий выполняет следующие функции и обязанности по организации и обеспечению деятельности Учреждения:

- представляет Учреждение во всех инстанциях, действует от имени Учреждения без доверенности;

- обеспечивает осуществление образовательного процесса в соответствии с настоящим Уставом, лицензией и образовательной программой;

- разрабатывает программу развития Учреждения, представляет ее на утверждение Управляющему Совету и организует ее реализацию;

- распоряжается имуществом в пределах, установленных законом и настоящим Уставом,

- открывает лицевые счета в финансовом органе муниципального образования (территориальном органе Федерального казначейства - по учету федеральных средств);

- составляет и согласовывает с Управляющим Советом бюджетную заявку, смету бюджетного финансирования и смету расходования средств, полученных учреждением из внебюджетных источников, организует их исполнение;

- заключает и расторгает трудовые договоры с работниками, осуществляет расстановку кадров;

- поощряет работников Учреждения и налагает дисциплинарные взыскания;

- заключает от имени Учреждения договоры, выдает доверенности;

- утверждает штатное расписание в пределах выделенного фонда заработной платы;

- утверждает учебный план, графики работ и сетку занятий;

- контролирует воспитательно-образовательный процесс;

- издает приказы и распоряжения, обязательные для выполнения всеми работниками Учреждения;

ведет прием сотрудников на работу;

учет сотрудников;

оформление документов персонального учета;

подбор (поиск и отбор) сотрудников;

расстановка сотрудников;

перемещение сотрудников;

работа с временно отсутствующими сотрудниками (находящимися в отпусках, на больничных, в командировках);

оценка работы сотрудников;

увольнение сотрудников;

профессиональная подготовка (и переподготовка) сотрудников;

организация приема сотрудников по служебным и личным вопросам;

аналитическая работа;

подготовка отчетов;

документирование деятельности сотрудников;

архивная и справочная работа;

кадровая работа в учреждении;

планирование кадровой работы;

руководство кадровой работой на предприятии.

В процессе работы заведующий детским садом сталкивается с большим количеством документов, происхождение которых разнообразно. Это могут быть как внутренние документы - документы, созданные в МБДОУ №8 и не выходящие за ее пределы, входящие документы - документы, поступающие в МБДОУ из вне по различным каналам связи, исходящие документы - документы, разработанные внутри МБДОУ №8 и отправленные за его пределы. Общая организация документооборота представлена на рисунке.

Общая организация документооборота МБОУ «СОШ №17»

В процессе документооборота в качестве каналов связи могут выступать:

почта (любая корреспонденция);

курьерская доставка (любая корреспонденция);

телефон (телефонограммы), телефакс (факсимильные сообщения);

электронная почта (e-mail сообщения).

В качестве источников и приемников исходящей и входящей корреспонденции выступают следующие учреждения:

центр занятости населения (обмен информацией о вакансиях);

военный комиссариат (обмен информацией по учету военнообязанных);

пенсионный фонд (обмен информацией о сотрудниках);

кадровые службы предприятий (поиск необходимых кадров).

Внутренние документы имеют место в обращении среди структурных подразделений МОУ «СОШ №17» (бухгалтерия, профсоюз и прочее).

Систему функционирования кадровой службы можно разделить на две подсистемы:

· подсистема учета сотрудников:

- ввод, хранение, обработка информации о сотрудниках,

- поиск сотрудника в БД.

· подсистема для работы с кадровыми документами, включая ведение архива документов:

- формирование и печать кадровых приказов;

- ведение личных карточек сотрудников;

- ведение архива кадровых документов.

Подсистема учета сотрудников должна обеспечить выполнение следующих задач:

Возможность заполнения, изменения и хранения личной карточки сотрудника, включающей Ф.И.О. сотрудника, дату и место рождения, знание иностранных языков, информацию об образовании, состоянии в браке и составе семьи, паспортных данных, адресе места жительства и прописки, номерах телефонов, сведениях о воинском учете, номере ИНН.

Возможность заполнения, изменения и хранения профессиональной информации о сотруднике, включая сведения о профессиях, стаже работы, приеме на работу в МБОУ «СОШ №17», переводах, аттестации, повышении квалификации, профессиональной переподготовке, поощрениях, отпусках, льготах.

Составление разного рода статистической информации о количественном составе сотрудников как по МОУ «СОШ №17», о возрастном составе в целом, так и по подразделениям.

Составление динамических отчетов по различным критериям сотрудников.

Поиск информации о сотруднике в архиве.

Подсистема работы с кадровыми документами школы предполагает решение таких задач:

Формирование, заполнение и печать кадровых приказов:

· Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма Т-1);

· Личная карточка работника (Т-2);

· Приказ о переводе работника на другую работу (Т-5);

· Приказ о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (Т-8);

· Трудовой договор

· Составление отчета по воинскому учету

Систематизированное ведение архива вышеперечисленных кадровых приказов, с возможностью доступа к необходимому документу.

Ведение личной карточки сотрудника.

2.2 Программные и технические средства МБОУ «СОШ №17»

Средства ИКТ, образовательные и другие информационные ресурсы используют практически все школьные учителя, вне зависимости от специфики преподаваемых дисциплин. Тем самым любой современный учитель невольно знакомит школьников с сетью и ресурсами, используя Интернет и опубликованную в сети информацию.

В МБОУ «СОШ №17» организована локальная сеть, которая представлена на рисунке 3, она объединяет компьютеры секретаря, директора, бухгалтерию и компьютерный класс.



Схема локальной вычислительной сети МБОУ «СОШ №17»

В процессе формирования сети каждый компьютер соединен с коммутатором, который расположен в компьютерном классе.

В качестве линии передачи данных используются специальные неэкранированный кабель «витая пара». Подключение углов к сети осуществляется с помощью модульных настенных телефонных гнезд RJ-45 и телефонного кабеля UTP 5e, причем при соединении коммутатора и сетевой карты компьютера используется патч-корд UTP с обжатыми на его концах вилками RJ-45.

Локально - вычислительная сеть используется для доступа к сети Интернет, а также для работы бухгалтерии. Бухгалтерский учет в школе автоматизирован по средствам сетевой программы 1С: Бухгалтерия 7.7. ПРОФ для бюджетных организаций (1С: Предприятие 7.7. Конфигурация «Бухгалтерия для бюджетных учреждений»)

На всех компьютерах школы, а их 43, установлена операционная система компании Microsoft - Windows XP Professional.

На уроках информатики используются программные продукты комплекта СБППО (стандартного базового пакета программного обеспечения), которое было распространено по школам Пермского края с целью перехода на лицензионное программное обеспечение.

2.3 Перспективы автоматизации управления МБОУ «СОШ №17

Таким образом, рассмотрев программные и технические средства МБОУ «СОШ №17» можно свести недостатки информационной системы» в таблицу, а также выявить пути их устранения.

Недостатки информационной системы МБОУ «СОШ №17» и пути их устранения

Недостатки	Пути устранения
Большое количество времени затрачивается на заполнение личных карточек	Автоматизировать процесс заполнения личных карточек при помощи программного продукта 1С: Предприятие 7.7
Двойное заполнение личных карточек при условии, что сотрудник военнообязанный
Отчет по военнообязанным составляется из данных личных карточек и занимает большое количество времени	Создать базу данных по военнообязанным
Ведение базы данных в MS Office Excel валяется громоздким и нечитабельным	Создать базу данных в программном продукте 1С, которая будет удовлетворять пользователя
Создание приказов в MS Office Word требует затраты большого количества времени	Создать унифицированные формы приказов директора школы
Анализ возрастного состава на определенную дату составляется вручную из данных личных карточек	Автоматизировать процесс анализа возрастного состава с помощью программного продукта 1С: Предприятие 7.7

Список использованных источников

1. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник, ИНФРА-М - 2004 - 238 с.

2. Иванов И.Н. менеджмент корпорации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 205 с.

3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учебное пособие для вузов - М.: ЮНИТИ, 2000 - 157 с.

4. Коротков Э.М. Концепция Российского менеджмента. - М.:Дека, 2004. - 340 с.

5. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент: Учебник. - М.:; ЮНИТИ, 2006. - 190 ч.

6. Фрейдина Е. Исследование систем управления - М.: ОМЕГА-Л, 2007 - 367 с.

Размещено на Allbest.ru