Отдел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

1. Общая характеристика объекта практики

1.1 Общие положения

2. Управление Организацией

2.1 Прием на работу

2.2 Поощрения за успехи в работе

2.3 Служебная проверка

3. Функции организации в системе государственного и муниципального управления

3.1 Основные задачи и функции Управления

3.2 Анализ качества оказываемых услуг ЖКХ г. Карачаевске

4. Информационное обеспечение деятельности организации

5. Ведение, учет и хранение документации

5.1 Регистрация документов

5.2 Сдача документов в архив

5.3 Сведения о подготовке, оформлении номенклатуры дел

5.4 Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Заключение

Список использованных источников

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

Введение

Местом прохождения моей преддипломной практики является отдел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.

Жилищно-коммунальное хозяйство является одной из основных отраслей народного хозяйства Российской Федерации, охватывающей многоотраслевой производственно-технический комплекс, потребность в продукции которого практически не ограничена.

Система ЖКХ представлена жилыми, общественными зданиями, эксплуатационными, ремонтно-строительными, транспортными, энергетическими и другими предприятиями, составляющими сложную социально-экономическую систему, от результативности функционирования которой зависит развитие городских объектов и состояние среды обитания жителей города.

ЖКХ города - это самостоятельная сфера в системе народного хозяйства, основной целью функционирования которой является удовлетворение потребностей населения и предприятий в услугах, обеспечивающих нормальные условия жизни и работы.

Экономику городского хозяйства зачастую отождествляют в ЖКХ, тем самым, подчеркивая первостепенность для местных властей задач обеспечения населения теплом, водой, электричеством перед другими вопросами. Эта важнейшая сфера, накопленная множеством проблем, представляет собой благодарное поле для инноваций и применения специального экономического инструментария.

муниципальный управление коммунальный хозяйство

1. Общая характеристика объекта практики

1.1 Общие положения

Управление экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства (далее именуется - Управление) является отраслевым (функциональным) органом - структурным подразделением Администрации Карачаевского городского округа.

Полное официальное наименование Управления - Управление экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа, сокращенное - Управление экономического развития, строительства и ЖКХ Администрации КГО.

Управление образуется для реализации управленческих функций в сфере экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Карачаевского городского округа, подчинено и подотчетно Мэру Карачаевского городского округа.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными документами других федеральных органов исполнительной власти, законами и нормативными правовыми актами органов государственной власти Карачаево-Черкесской Республики, Уставом Карачаевского городского округа и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления Карачаевского городского округа, а также Положением об управлении экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.

Управление является юридическим лицом, имеет обособленное имущество на праве оперативного управления, самостоятельный баланс, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, печать со своим наименованием, а также другие необходимые для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки с указанием своих реквизитов, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и иные права, нести обязанности, быть истцом, ответчиком, третьим лицом в суде, арбитражном и третейском суде. Организует и осуществляет деятельность в тесном взаимодействии с органами (структурными подразделениями) Администрации Карачаевского городского округа, органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями.

Структура и предельная численность работников Управления утверждается Мэром Карачаевского городского округа по представлению начальника Управления.

Место нахождения (юридический адрес) Управления: 369200, Карачаево-Черкесская Республика, г. Карачаевск, ул. Чкалова, 1-а. Положение отдела Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.-: 2010. - с 1-3..

2. Управление Организацией

Управление экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа образовалось 11 января 2010 года. Управление состоит из 9 человек. Отчет о проделанной работе за 2010г. Управление экономического развития, строительства и ЖКХ Администрации Карачаевского городского округа. - с 1.

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис. 1 Структура Управления ЖКХ Администрации г. Карачаевска

В Управлении происходит полное соблюдение норм управляемости. Применяется структурный подход для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Он предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализацию и департаментализацию. Теория организации. Организация производства на предприятиях. - М.: Дашков и Ко, 2010. - с. 78..

Сотрудники четко выполняют свою работу, при этом в отделе отсутствует дублирование функций, что исключает неполную занятость кого-либо из подчиненных. Каждый отвечает за выполненную в срок задачу. Разделение и специализация труда должны применяться, чтобы предоставить

возможность организации произвести большее количество продукции лучшего качества, затратив при этом столько же усилий. Это возможно за счет того, что разделение труда позволяет сократить число объектов, на которых необходимо сосредоточиться работнику.

Принцип единства цели и руководства подразумевает, что все принципы, появившиеся вследствие разделения и специализации труда, должны служить достижению единой цели, деятельность организации должна осуществляться по единому плану. Кроме этого необходимо

назначить единого руководителя, который бы этой деятельностью управлял и ее координировал. Яськов Е.Ф. Теория организации. - М.: Юнити-Дана, 2010. - с. 51..

В качестве примера по вопросам планирования поставленных целей в организации, в Приложении А дана таблица, в которой указаны «Мероприятия по подготовке хозяйственного комплекса и объектов соцкультсбыта Карачаевского городского округа к работе осеннее-зимний период 2010-2011гг».,а так же объем работы обоих отделов можно пронаблюдать в Приложении Б, в отчете «Итоги социально-экономического развития Карачаевского городского округа за 2010г.»

Весь персонал организации подчиняется правилам внутреннего распорядка, которые отражены в Приказе. Приказ « Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка Управления Экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации карачаевског о городского округа.»

2.1 Прием на работу

Прием на работу в управление производится на основании заключенного трудового договора. При поступлении на муниципальную службу в управление гражданин предоставляет необходимые документы:

Заявление с просьбой о поступлении на муниципальную службу;

Собственноручно заполненную и подписанную анкету по форме, установленной Правительством Российской Федерации;

Паспорт;

Трудовую книжку;

Иные документы, предусмотренные федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При приеме на работу в Управление может быть установлен испытательный срок.

Далее в Приказе отражены Основные права и обязанности Работника; Запреты, связанные с муниципальной службой; Основные права и обязанности управления. Подробно описано установленное в соответствии с действующим законодательством Рабочее время и время отдыха.

Прекращение трудового договора может иметь место только по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством. Правила внутреннего трудового распорядка Управления экономического развития строительства и ЖКХ Администрации Карачаевского городского округа. - : с.1 - 2.

2.2 Поощрения за успехи в работе

За высококвалифицированное выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, продолжительную и безупречную работу и другие успехи в труде применяются следующие меры поощрения Работника Управления:

Объявление благодарности;

Выдача премии;

Награждение Благодарственным письмом;

Награждение ценным подарком;

Поощрения почетной грамотой.

Поощрения объявляются приказом Работодателя, доводятся до сведения коллектива и заносятся в трудовую книжку Работника.

За особые трудовые заслуги перед обществом и государством Работник может быть представлен и к государственным наградам.

Сотрудники также в курсе, что существует ответственность за нарушение трудовой дисциплины. [9, С. 12]

В ходе моей преддипломной практики я ознакомилась с реализацией такой функции контроля, как Служебная проверка.

2.3 Служебная проверка проводится по решению работодателя.

При проведении служебной проверки должны быть полностью объективно и всесторонне установлены:

Факт совершения муниципальным служащим дисциплинарного проступка;

Вина муниципального служащего;

Характер и размер вреда, причиненного муниципальным служащим в результате дисциплинарного проступка.

Проведение служебной проверки поручается подразделению (специалисту) по вопросам муниципальной службы и кадров с участием юридического подразделения. Специалист по вопросам муниципальной службы и кадров, осуществляющий служебную проверку, имеет право запрашивать необходимую информацию по факту дисциплинарного проступка у соответствующих руководителей структурных подразделений Управления.

Муниципальный служащий, в отношение которого проводится служебная проверка, имеет право:

Давать устные и письменные объяснения, предоставлять заявления, ходатайства и иные документы;

Обжаловать решение и действие (бездействие) муниципальных служащих, проводящих муниципальную проверку, работодателю, назначившему служебную проверку;

Ознакомиться по окончании служебной проверки с письменным заключением другими материалами по результатам служебной проверки, если это не противоречит требованиям неразглашения сведений, оставляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну.

В письменном заключении по результатам служебной проверки указываются:

Факты и обстоятельства, установленные по результатам служебной проверки;

Предложение о применении, или о неприменении к муниципальному служащему дисциплинарного взыскания.

Письменное заключение по результатам служебной проверки подписывается руководителем подразделения по вопросам муниципальной службы и кадров и другими участниками служебной проверки и приобщается к личному делу муниципального служащего, в отношении которого проводилась служебная проверка.

Анализируя выше изложенные данные и пронаблюдав за тем, как ведется работа, можно сделать следующие выводы: отдел придерживается иерархической структуры управления, которая характеризуется высокой степенью разделения труда, развитой иерархией управления, цепью команд, наличием многочисленных правил и норм поведения персонала, подбором кадров по их деловым и профессиональным качествам. Работа сотрудников управления происходит достаточно слажено, чему помогает соблюдение должностных инструкций. (Пример Должностной инструкции Заместителя начальника Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства приведен в приложении В.) Правила внутреннего трудового распорядка Управления экономического развития строительства и ЖКХ Администрации Карачаевского городского округа. - : с.11 - 14.

3. Функции организации в системе государственного и муниципального управления

3.1 Основные задачи и функции Управления

Для достижения поставленной цели и решения перечисленных проблем ЖКХ должны быть решены следующие основные задачи:

- Проведение единой отраслевой политики, определение приоритетных направлений развития жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы, путей и методов эффективного развития экономики Карачаевского городского округа на основе рыночных отношений с учетом специфики местных условий;

- Обеспечение надежного и эффективного управления жилищно-коммунальным хозяйством Карачаевского городского округа, содействие развитию конкуренции в жилищно-коммунальной сфере, организация и координация работ в области экономического планирования, обоснование перспектив социально-экономической политики Карачаевского городского округа, приоритетных направлений развития его экономики;

-Проведение единой стратегии развития жилищно-коммунального хозяйства Карачаевского городского округа, обеспечение стабильного функционирования объектов муниципального хозяйства с целью повышения качества работы систем жизнеобеспечения;

- Координация разработки и реализация инвестиционной политики в Карачаевском городском округе, обеспечение полномочий органов местного самоуправления Карачаевского городского округа по вопросам создания условий для развития малого предпринимательства;

- Разработка мероприятий по подготовке жилищно-коммунального хозяйства Карачаевского городского округа к сезонной эксплуатации;

- Оказание консультативной и информационной помощи в вопросах реализации жилищной политики;

- Организация проведения открытых конкурсов по отбору управляющих организаций на право заключения договоров на управление многоквартирными домами, в случаях предусмотренных законодательством;

- Распределение бюджетных средств раздела бюджета Администрации Карачаевского городского округа «Жилищно-коммунальное хозяйство», распределение бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных обязательств между подведомственными получателями бюджетных средств (подпункт введен решением Думы Карачаевского городского округа от 29.04.2010 №133-3) и др.

В соответствии с возложенными на него задачами Управление выполняет следующие функции:

- Участвует в подготовке нормативно- правовой базы для работы жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы Карачаевского городского округа;

- Осуществляет мониторинг и анализ социально-экономических процессов по отраслям и секторам экономики Карачаевского городского округа;

- Организует и координирует разработку комплексной программы социально-экономического развития Карачаевского городского округа на среднесрочную и долгосрочную перспективу;

- Осуществляет экспертно-селективный отбор и разработку программных мероприятий и предложений по их финансированию, организационно-методическое руководство и координацию работ по разработке и реализации муниципальных целевых программ;

- Обосновывает инвестиционную политику Карачаевского городского округа, координирует работу по ее проведению, стимулированию развития рыночной инфраструктуры;

- Участвует в организации работы по активизации внешнеэкономической деятельности;

- Совместно с органами занятости населения разрабатывает баланс трудовых ресурсов;

- В рамках своей компетенции принимает участие в установлении тарифной системы оплаты труда работников муниципальных учреждений и порядка ее применения;

- Осуществляет разработку проектов долгосрочных, среднесрочных и текущих планов капитального строительства, планов ввода новых производственных мощностей и культурно-бытовых объектов;

- Заключает договоры с проектными организациями и подрядчиками на разработку проектно-сметной документации и строительство объектов, согласовывает графики проектных и строительных работ, организует подготовку строительных площадок

- Обеспечивает благоприятные условия для совершенствования инфраструктуры рынка товаров и услуг, принимает меры к повышению предпринимательской активности для решения социально-экономических задач развития Карачаевского городского округа;

- Организует проведение работы среди населения через средства массовой информации по разъяснению основных положений жилищно-коммунальной реформы;

- Подготавливает и представляет совместно с заинтересованными органами (структурными подразделениями) Администрации предложения о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений, осуществляющих свою деятельность в отраслях жилищно-коммунального хозяйства и социальной сферы. Положение отдела Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа. : - с 34-42.

3.2 Анализ качества оказываемых услуг ЖКХ г. Карачаевске

О том, что в жилищно-коммунальном хозяйстве у нас не все ладно, мы знали всегда. Текущие крыши, холодные батареи, грязные подъезды - с этими неприятностями многим россиянам приходится постоянно бороться, а чаще - сживаться.

О модернизации жилищно-коммунальной системы, ее реформировании заговорили в 90-х годах. Официальный отсчет начала реформы можно вести от указа президента Ельцина 1997 года «О реформе жилищно-коммунального хозяйства в Российской Федерации».

В чем был смысл этого начинания? Переложить финансирование этой сферы с государства на плечи собственников жилья, а жителей заставить оплачивать услуги ЖКХ полностью, без дотаций. Большие надежды возлагались на то, чтобы обеспеченные граждане перестали пользоваться льготами наряду с рядовыми жителями, а расходовали свои средства на оплату коммунальных услуг в меру своих возможностей.

Планировали активно организовывать товарищества собственников жилья (ТСЖ) и дать им самые широкие права - возможность выбирать управляющие компании, зарабатывать на содержание дома, в частности, сдавая в аренду нежилые помещения и получая доход от рекламной деятельности и т.д.

С тех пор прошло 14 лет. Что изменилось? Государство продолжает дотировать отрасль, хотя тарифы для жителей растут все время. Жители мало участвуют в выборах управляющей компании и организации ТСЖ.

Например, в нашем городе, с целью развития конкурентного бизнеса в сфере управления жилищным фондом, было организовано обеспечение выбора собственниками помещений способа управления многоквартирным домом. Был введен обязательный конкурсный отбор жилищных управляющих организаций для многоквартирных жилых домов, в которых все помещения находятся в государственной и муниципальной собственности. В конкурсе приняли участие две компании:

- ООО «Новая управляющая компания»

- ООО « Промстройсервис»

Я, как практикантка, сама участвовала в этой программе и убедилась в том, что люди относятся к этому с большой опаской. Большинство с трудом подписывают договоры, потому, что привыкли текущий ремонт на своей лестничной площадке выполнять самим. А, к примеру, крыша и то, что потолки последних этажей текут, волнует только тех, кого это непосредственно касается. Очень тронула жизненная ситуация одинокой пенсионерки, которая живет на пятом этаже пятиэтажного дома. От постоянной протечки крыши и недостачи средств на ремонт, в квартире у женщины развилась сильная сырость, от которой она много лет болеет легочными заболеваниями.

Очень надеемся на то, что жители этого дома определятся в выборе управляющей организации и крыша будет починена.

Однако, благодаря недавней смене власти, положение в городе стало заметно лучше. Об этом можно судить по данным отчета отдела Управления экономического развития за 2010г

Таблица 1

ООО «Центр жилищно-коммунальных услуг»

№ № п/п	наименование	План (тыс. руб.)	Факт тыс. руб.
1.	Проведен текущий ремонт инженерных сетей в 33 домах		244,2
2.	Проведен ремонт подвалов в 11 домах		864,€
3.	Проведено благоустройство дворов жилых домов по Магометова,22 и Ленина,19		30,0
4.	Проведен текущий ремонт кровли 19 домов		1116,6
5.	Произведен текущий ремонт подъездов в 14 домах и частичное остекление подъездов		1002,2
	ИТОГО:		3257,€
5.	Принято и выполнено от населения заявок на обслуживание ВДС	-	1616 шт.
6.	Сбор оплаты за жилищный фонд	10753,0	6707,3
	Сбор за оплаты за жил. фонд составил 62,4%

Всего обслуживалось в 2010 году управляющей компанией 43 жилых дома в г. Карачаевске и пос. Орджоникидзевком общей площадью 128,6 тыс. кВ. м

Таблица 2

УМП «Теплоэлектросеть» г. Карачаевска

за 2009 г.

№№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Кол-во	Сумма тыс. руб.
1.	Проведен капитальный ремонт зданий	кв. м	100	406,1
2.	Произведен ремонт котлов	Шт.	15	711,3
3.	Отремонтирована теплотрасса	п/м	500	843,€
4.	Произведен ремонт ЦТП	Шт.	1	687,1
5.	Выполнена регулировка и наладка теплотрассы, 1 -ый этап	Шт.	104	158,0
6.	Произведен ремонт и замена электрических узлов	Шт.	8	214,9
7.	Выполнена регулировка и наладка теплотрассы, 2 -ой этап	Шт.	104	158,0
8.	Произведена наладка котлов и автоматики, составлены режимные карты	Шт.	15	373
9.	Произведен ремонт котлового оборудования			109,9
	Итого:			3661,7

Остальные данные можно просмотреть в Приложении Б.

Обобщая итоги, можно сделать следующие выводы.

Проблемы реформирования ЖКХ начинаются еще с 90-х годов 20 века, а именно, в это время не было четко определено отношение и ответственность собственников жилых помещений к общему имуществу многоквартирного дома, т.е. к той части, которая является неотъемлемой его составляющей, а так же не была достигнута главная цель - передача многоквартирных домов и принадлежащих земельных участков в целом в реальное управление собственникам. Но, однако, имея недостатки, реформирование ЖКХ в 90-х г. 20 в. дало толчок для дальнейшего развития жилищно-коммунальной сферы.

Говоря о ЖКХ нельзя обойти вниманием и качество жизни, так как эти показатели имеют между собой взаимосвязь. Такие показатели жилищных условий населения как: наличие, состояние и движение жилого фонда; жилищные условия населения; обслуживание и финансирование жилого фонда; развитие социальной инфраструктуры и ее функционирование; оценка населением жилищных условий и качества коммунального обслуживания; развитие рынка жилья зависят полностью от эффективной и правильной работы жилищно-коммунальной сферы. Отсюда можно сделать вывод, что одним из главных показателей, влияющих на региональные аспекты ЖКХ, является уровень качества жизни.

В результате проведенного анализа выявились положительные аспекты:

- обновление жилого фонда за счет ввода в эксплуатацию нового жилья и сокращения доли ветхого;

- реализация на территории муниципального образования г. Карачаевска программ социального и экономического развития города;

Но в месте с тем присутствуют и недостатки:

- не соответствующий уровень оказания услуг населению по сравнению с тарифами на ЖКУ;

- износ коммунальных сетей составляет более 60%, основных фондов - свыше 70%;

- неопределенность с формой управления многоквартирными жилыми домами.

Проблемы реформирования ЖКХ на этом не заканчиваются. Их, конечно, больше. Сегодня идет процесс анализа ошибок и недоработок, сделанных за годы реформирования в жилищной сфере. Мы только стоим на пути освоения нового для России рынка услуг. Главное - не бросать народ наедине с проблемами ЖКХ, и чтобы государство не самоустранилось от поддержки населения.

4. Информационное обеспечение деятельности организации

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера ЖКХ. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления, повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых деятельностью в жилищно-коммунальной сфере.

Жилищно-коммунальное хозяйство является одной из основных отраслей экономики, оказывающей существенное влияние на все стороны жизнедеятельности общества. Стоимость и качество услуг жилищно-коммунального комплекса - важнейшие характеристики обеспечения стабильности и устойчивого развития национальной экономики, непосредственно влияющие на уровень и качество жизни всех ее граждан.

Однако, эта сфера жизнедеятельности общества находится в кризисном состоянии, исторически обусловленном рядом обстоятельств: неэффективной системой управления, высокими затратами, связанными с оказанием жилищных и коммунальных услуг, неразвитостью конкурентной среды, хроническими неплатежами. Управление жилищно-коммунальным хозяйством (ЖКХ) имеет крайне низкую эффективность, а отсутствие адекватной информации не позволяет реализовывать на практике основные принципы программно-целевого подхода к управлению. Отсутствует эффективно функционирующая система информационного обеспечения управления, которая могла бы способствовать процессу реформирования ЖКХ и переходу его в качественно новое состояние. Среди множества проблем, требующих решения в ходе выполнения жилищно-коммунальной реформы, особое место занимает достоверность и доступность информации, которая создается, используется и распространяется в жилищно-коммунальном хозяйстве. В первую очередь, это сведения о жилищном фонде и жителях, о потреблении энергоресурсов, оперативная информация о текущем состоянии объектов ЖКХ, инженерных коммуникаций.

Успешно решать эту проблему можно только на базе передовых информационных технологий. Информатизация ЖКХ - необходимое звено реформы ЖКХ.

Внедрение информационных технологий позволит создать качественно новую систему управления ЖКХ, а также систему регламентированного взаимодействия с исполнительными органами государственной власти. В основе должна быть информационная система, которая позволит преодолеть разрыв между уже относительно развитой нормативной базой и правоприменительной практикой, а также повысить качество принимаемых решений, социальную защищенность населения и усилить контроль за жилищно-коммунальной сферой деятельности.

В этой связи объективно возрастает потребность в проведении структурных преобразований в управлении ЖКХ, опирающихся на научно-обоснованный массив информации. Это необходимо для принятия эффективных управленческих решений и, что особенно значимо, для обеспечения принципа оптимальности контроля над деятельностью субъектов ЖКХ, который в соответствии с новым Жилищным кодексом (ЖК РФ) становится ключевым элементом управления и требует полной информации, получаемой из различных источников.

По моему мнению, чтобы повысить эффективность действующей организационной структуры управления ЖКХ г. Карачаевска необходимо:

1) создать информационную поддержку реформы ЖКХ: обеспечение необходимыми методическими материалами собственников, их обучение;

2) создать систему независимого и объективного контроля соблюдения прав собственников. Жадько П.А. Информационное обеспечение оценки состояния и организации контроля в структуре ЖКХ региона. Автореферат диссертации на соискание ученой степени канд. эк. наук. - М.: МЭСИ, 2009. - 24с.

Для принятия своевременных, эффективных и отвечающих интересам собственников управленческих решений необходима комплексная информация об экономическом, технико-технологическом и функциональном состоянии отрасли.

Поэтому для решения данной проблемы необходимо выделить в составе мониторинга состояния ЖКХ два направления:

1. финансовый мониторинг - исходя из потребности получения информации о финансовом состоянии предприятий отрасли, уровне конкуренции и, соответственно, уровне тарифов на услуги;

2. технологический мониторинг - направленный на анализ качества и гарантированности бесперебойного обеспечения населения услугами.

Для успешной реализации задач мониторинга ЖКХ в структуре администрации муниципального образования г. Карачаевска, считаю целесообразным выделение самостоятельного подразделения, осуществляющего мониторинг, т.е. занимающегося сбором, обработкой, анализом и распределением информации, и имеющего налаженное взаимодействие с собственниками жилых помещений, управляющими компаниями и компаниями-монополистами. Такую структуру по ее содержанию и функциям можно назвать информационно-аналитической.

Функции такого подразделения должны объединять стратегическое планирование, мониторинг состояния ЖКХ, работу с населением, общую координацию деятельности предприятий ЖКХ. Иначе говоря, в структуру информационно-аналитической службы целесообразно включить:

Отдел по работе с собственниками;

- отдел мониторинга;

- отдел целевых программ;

2. Отдел координации.

Учитывая большую значимость собственников жилых помещений как источника информации и их главную роль в управлении ЖКХ, целесообразно, в первую очередь, включение в рекомендуемую структуру отдела по работе с собственниками. Данный отдел должен заниматься работой с собственниками жилья, сбором информации о текущем положении дел в ТСЖ и управляющих компаниях, приемом претензий и предложений по работе жилищно-коммунальных структур.

Отдел мониторинга должен осуществлять сбор, обработку, анализ и распределение информации о состоянии отрасли ЖКХ, о положении предприятий ЖКХ, состоянии жилого фонда и т.п.

Отдел целевых программ будет осуществлять стратегическое планирование отрасли ЖКХ г. Карачаевска в форме составления целевых программ развития отрасли и бизнес - планирования.

Отдел координации будет заниматься координацией работы служб коммунального хозяйства г. Карачаевска в вопросах выполнения целевых программ и качественного исполнения своих обязанностей.

Создание описанной выше информационно-аналитической структуры позволит повысить эффективность действующей организационной структуры управления ЖКХ г. Карачаевска и организовать работу с собственниками жилья, чего до сих пор в рамках муниципалитета не производилось.

Тем не менее, нельзя не указать на то, что Управление активно взаимодействует со СМИ: печатные СМИ (газета «День Республики»), телевидение, радио, интернет (официальный сайт г. Карачаевска- karachaevsk.info.ru).

Организуются:

- Обучающие семинары в префектуре Административного Округа с руководителями и профильными журналистами окружных и муниципальных СМИ;

- Обучающие семинары с представителями жилищных объединений граждан (ТСЖ).

Проводится:

- Разработка методических и справочных материалов для стендового размещения;

- Подготовка листовок, справочников, буклетов, сборников материалов по различным направлениям реформы ЖКХ;

- Участие в организации социологических опросов;

- Разработка методических рекомендаций по информационному обеспечению городских программ и мероприятий при реформировании ЖКХ и др.

Одной из важнейших задач реформы жилищно-коммунального хозяйства в стране является информирование граждан о сути преобразований, разъяснение гражданам их прав и обязанностей. Для решения этих задач, начиная с 2008 года, Фондом содействия реформирования ЖКХ изготавливаются брошюры, создаются анимационные ролики, в доступной форме рассказывающие об энергосбережении, о возможностях сокращения расходов на оплату ЖКУ и других аспектах реформы ЖКХ. Газета «День Республики» статья Осадчей Л:- «Карачаево-Черкессия - в числе пропагандистов реформ ЖКХ »,-2011г,№ 21-22 (18162)

5. Ведение, учет и хранение документации

5.1 Регистрация документов

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 66.

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

-учет документов;

-контроль за их исполнением;

-справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

-рекламные письма;

-поздравительные письма и телеграммы;

-приглашения;

-программы семинаров, совещаний и конференций;

-печатные издания (книги, брошюры, журналы);

-пакеты с пометкой "лично";

-копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

-информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов: Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с

-журнальная,

-карточная,

-автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

-справочные, контрольно-справочные;

-картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

-тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

-составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

-систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

Рис. 2.

Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

лицевая сторона

оборотная сторона

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

-быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

-автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

-автоматический контроль за исполнением документа;

-возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

-возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

5.2 Сдача документов в архив

Отдельным большим участком работы являются вопросы подготовки дел к передаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

- экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов постоянного и долговременного хранения;

- обеспечение их сохранности;

- сдачу документов в архив учреждения.

Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до сдачи их на государственное хранение. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.

Оформление дела - это комплекс работ по его учету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче документов в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится предварительная систематизация и сдача документов в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению перед сдачей документов в архив, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче документов в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длительного пользования» Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» статья Н.А. Храмцовской.:- с. 26 журнала № 2008. Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику. Дела сдаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

5.3 Сведения о подготовке, оформлении номенклатуры дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря.

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел и

- номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

5.4 Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (г Карачаевск или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2011год (в нашем случае номенклатура уже составлена)).

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

- основной части и

- итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Таблице 3. Номенклатура дел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа

Таблица 3

Управление экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа		Утверждаю: Начальник Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа
Номенклатура дел
на 2011 год		__________ Р.А.Эльканов
17.12.2010г. № ____
г. Карачаевск		«_____»___________ 2010г.
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-Управление
	Постановление и распоряжение администрации КГО
01-01	Положение об Управлении экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.
01-02	Свидетельство о государственной регистрации Управления
01-03	Правила внутреннего трудового распорядка Управления
01-04
01-05
01-06
Документы (справки, докладные и объяснительные записки) о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание Управления и изменения к нему.
Список (штатно-списочный состав) сотрудников Управления
Списки награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных звании

Заключение

Местом прохождения моей преддипломной практики был отдел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.

Практика проходила в рамках учебно-методических указаний по прохождению преддипломной практики, в связи с чем, основной целью было получение практических знаний, умений, навыков и закрепление теоретических знаний, а так же сбор, обобщение и систематизация материалов для выполнения выпускной квалификационной работы.

Я убедилась в том, что ЖКХ является одной из основных отраслей народного хозяйства, охватывающей производственно-технический комплекс, потребность в продукции которого практически не ограничена.

Структура ЖКХ, по своей сути, является незаменимым звеном в экономике городского хозяйства Карачаевска. Безусловно, для местных властей задачи обеспечения населения теплом, водой, электричеством первостепенны перед другими вопросами. Поэтому эта структура постоянно должна иметь стратегию усовершенствования и реформирования.

Стратегия повышения эффективности управления ЖКХ должна быть согласованной с общей стратегией развития города и базироваться на принципе партнерства. Эффективно решить проблемы ЖКХ можно только реализуя политику, объединяющую различные уровни власти, предполагающую региональное и межмуниципальное партнерство, учитывающую интересы частного бизнеса и населения. Столяр И.В. Применение стратегического подхода к повышению эффективности управления жилищно-коммунальной сферой города//Транспортное дело России, 2009. - №3. - С. 87-89

Основным мероприятием по совершенствованию организационной структуры управления ЖКХ городского округа, на мой взгляд, должно стать выделение в действующей организационной структуре информационно-аналитической службы, которая бы занималась мониторингом состояния ЖКХ, работой с населе-нием, общей координацией деятельности предприятий ЖКХ.

Основными резервами повышения качества услуг ЖКХ в г. Карачаевске являются: мотивация персонала на повышение качества услуг ЖКХ; внедрение регулярного мониторинга состояния отрасли ЖКХ; повышение эффективности работы с потребителями услуг ЖКХ; внедрение передовых технологий в деятельности предприятий отрасли.

Обобщая итоги можно сделать вывод - ключевой вопрос государственной экономической и социальной политики сегодня - реформа жилищно-коммунального хозяйства. Данная работа раскрывает необходимость проведения таких реформ. Результатом работы можно считать:

определение условий, в которых находится современное жилищно-коммунальное хозяйство России;

уточнение реальных и потенциальных мер государственных органов, по реализации программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства;

описание принципов успешного реформирования жилищно-коммунального хозяйства.

Список использованных источников

Положение отдела Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.-: 2010. - с 1-42..;

Приказ « Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка Управления Экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации карачаевского городского округа.»

ТК РФ., ФЗ от 2 марта 2007 г. 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

Газета «День Республики» статья Осадчей Л:- «Карачаево-Черкессия - в числе пропагандистов реформ ЖКХ »,-2011г,№ 21-22 (18162);

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. - Пункт 66;

Жадько П.А. Информационное обеспечение оценки состояния и организации контроля в структуре ЖКХ региона. Автореферат диссертации на соискание ученой степени канд. эк. наук. - М.: МЭСИ, 2009. - 24с;

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» статья Н.А. Храмцовской.:- с. 26 журнала № 2008;

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с;

Официальный сайт государственной корпорации - Фонда содействия реформированию ЖКХ;

Столяр И.В. Применение стратегического подхода к повышению эффективности управления жилищно-коммунальной сферой города//Транспортное дело России, 2009. - №3. - С. 87-89

Теория организации. Организация производства на предприятиях. - М.: Дашков и Ко, 2010. - с. 78..;

Яськов Е.Ф. Теория организации. - М.: Юнити-Дана, 2010. - с. 51..;

Номенклатура дел Управления экономического развития, строительства и жилищно-коммунального хозяйства Администрации Карачаевского городского округа.;

Отчет о проделанной работе за 2010г. Управление экономического развития, строительства и ЖКХ Администрации Карачаевского городского округа. - с 1.;