Размещено на http://www.allbest.ru/

Факультет менеджмента и маркетинга

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Контрольная работа

"Документационное обеспечение управления"

Казань 2014



Содержание

Введение

1. Нормативно-правовая база делопроизводства

2. Практическая часть

Список использованной литературы



Введение

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направлением;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяются следующие термины:

- входящий документ (поступивший документ) - документ, поступивший в учреждение;

- исходящий документ (отправляемый документ) - официальный документ, отправляемый из учреждения;

- внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.⁶

Величина документооборота нужна для:

- расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

- расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

- определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество обрабатываемых в организации документов, а в знаменателе количество их копий. Например, 10814/15375.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

- повышение эффективности управленческой деятельности;

- ускорение движения документов в организации;

- уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

документооборот документопоток управление



1. Нормативно-правовая база делопроизводства

1. Гражданский Кодекс РФ от30.11.1994 г. №51 ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.10.1994 ред. От 30.12.2008 с изм. И доп. Вступившими в силу с 11.01.2009) "Собрание законодательства РФ" 5.12.1994 №32, ст.3301.

2. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 №193-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001),ред. от 30.12.2008 Российская газета №256 от 31.12.2001.

6. Об архивном деле в РФ: Федеральный закон от 22 октября 2004г. №125-ФЗ (ред. от 13.05.2010) принят ГД ФС РФ 01.10.2004. Опубликован 27.10.2004 Российская газета.

7. ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации" Принят и введен в действие постановление Госстандарта РФ от 03.03.03. №65-ст.

8. ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело".

9. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам ДОУ от 25 мая 1988 г. № 33.

10. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении).

11. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

11. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями и дополнениями).

2. Практическая часть

Разработать основополагающие принципы "Кодекса поведения сотрудника", включающие регламентацию этикета для внутренних клиентов (сотрудников), а также при работе с внешними клиентами (партнерами, заказчиками).

Примерные разделы кодекса:

_ стандарты поведения на работе

_ принципы работы с заказчиками

_ система мотивации и оплаты труда

_ и др.

Кодекс делового поведения сотрудников. ООО "Ботаник" (далее - Общество) объединяет в качестве учредителей российских и иностранных юридических и физических лиц.

Общество создает благоприятные условия труда для своих сотрудников, является крупным налогоплательщиком, поддерживает и развивает социальные программы.

Общество - это сплоченный коллектив единомышленников-профессионалов, имеющий общие цели, собственные традиции и внутреннюю культуру. Ориентирами деятельности Общества и поведения его сотрудников являются следующие ценности:

- профессионализм;

- командная работа;

- справедливость и честность;

- вежливость и скромность;

- стремление к постоянному развитию;

- доверие к работникам;

- уважение к клиентам;

- соответствие вознаграждения результатам деятельности.

В своей деятельности Общество соблюдает следующие принципы:

- строит отношения с партнерами, клиентами, поставщиками на основе правовых, нравственных и этических норм;

- несет полную ответственность перед клиентами за качество своих услуг и своевременное выполнение договорных обязательств;

- создает и поддерживает взаимовыгодные коммерческие отношения с поставщиками и партнерами, руководствуясь принципами взаимоуважения и компромисса;

- по достоинству оценивает трудовые заслуги своих сотрудников и обеспечивает им справедливое вознаграждение;

- обеспечивает сотрудникам социальные гарантии и безопасные условия труда.

Назначение документа. Цель введения в действие настоящего кодекса состоит в описании и внедрении в повседневную практику сотрудников Общества принципов, правил и норм поведения, способствующих эффективному развитию Общества, консолидации усилий сотрудников в обеспечении высокого потенциала Общества и повышению качества профессиональной деятельности его сотрудников.

Принципы, правила и нормы, приведенные в настоящем кодексе, отвечают стандартам и этическим нормам делового поведения, принятым в деловом сообществе.

Взаимоотношения. В стабильности развития бизнеса, в стремлении к постоянному совершенствованию Общество ориентировано на долгосрочное сотрудничество с каждым человеком, принятым в коллективе.

Отношения между Обществом и его сотрудниками регулируются действующим российским законодательством, отраслевыми нормативными актами, коллективным договором и трудовыми договорами, действующими в Обществе.

Общество приветствует доброжелательные отношения между сотрудниками и способствует сохранению благоприятного социально-психологического климата в коллективе.

Общество ожидает от своих сотрудников взаимного уважения и поддержания в коллективе атмосферы свободного выражения мнений, доверия и честности. Работа в команде и усилия всех сотрудников являются условиями достижения успеха.

Общество ожидает, что все споры и разногласия сотрудников будут разрешаться в досудебном порядке.

Руководство Общества поощряет обращение сотрудников с идеями, отзывами и любыми предложениями и проблемами.

В своей трудовой деятельности сотрудники Общества должны руководствоваться следующими принципами:

- соблюдение трудовой дисциплины;

- конструктивное общение, нацеленное на результат;

- выполнение принятых на себя обязательств;

- инновационная деятельность и постоянное самообразование;

- самоотдача в работе;

- наставничество, помощь молодым специалистам и новым сотрудникам в профессиональном становлении;

- постоянный поиск и внедрение новых форм и методов организации труда;

- творческий подход к выполняемой работе.

Любые формы дискриминации (по религиозным, политическим убеждениям, полу, возрасту, национальной принадлежности) в коллективе Общества не допустимы.

Работа и частная жизнь. Общество ни в коей мере не ограничивает личную свободу сотрудников и не регламентирует их частную жизнь. Каждый сотрудник имеет право вести тот образ жизни, какой ему нравится. Общество уважает и ценит своих сотрудников. Каждый сотрудник может рассчитывать на объективную оценку своих способностей и результатов труда.

Каждый сотрудник должен понимать, что деловая репутация Общества складывается, в том числе, из репутации каждого его сотрудника.

Конфликт интересов. Конфликт интересов возникает в такой ситуации, когда сотрудник Общества имеет личную заинтересованность, которая противоречит интересам Общества. Сотрудникам Общества не следует допускать, чтобы какие-либо личные интересы влияли на их способность действовать в интересах Общества и мешали эффективному и беспристрастному исполнению ими своих служебных обязанностей.

Ситуации, которые приводят к возникновению конфликта интересов:

· работа в других организациях. Общество ожидает, что сотрудники не будут занимать должности или предоставлять любые услуги организациям, которые являются контрагентами Общества;

· получение личной материальной выгоды. Общество ожидает, что сотрудники не будут получать личную материальную выгоду, связанную с их служебным положением в Обществе, кроме выгоды, установленной трудовым договором и внутренними документами Общества;

· финансовые интересы. Общество ожидает, что сотрудники не будут участвовать в какой-либо организации, которая является контрагентом Общества;

· деятельность членов семьи сотрудников Общества может привести к возникновению конфликта интересов, поскольку они могут повлиять на беспристрастность сотрудников при принятии решений от имени Общества. В этом случае Общество ожидает, что оно будет уведомлено о конфликте интересов.

Продвижение услуг Общества, а также приобретение продукции для производственных нужд не должны использоваться в личных целях и не должны преследовать получение подарков, услуг или денежных вознаграждений от контрагентов Общества.

Подарки и услуги должны:

- соответствовать существующей в деловом мире практике;

- не выходить за рамки законности;

- не быть дорогостоящими или в наличных деньгах;

- не создавать ситуаций, которые могут повредить репутации сотрудников и Общества в целом.

Охрана окружающей среды и здоровья, техника безопасности.

Общество осуществляет свою деятельность таким образом, чтобы не наносить вреда окружающей среде и здоровью работников. Политика Общества в области охраны окружающей среды предусматривает соблюдение действующего законодательства по охране окружающей среды.

В своей деятельности сотрудники Общества должны соблюдать все меры, предусматриваемые законодательством и правилами по охране труда и технике безопасности.

Общество хочет видеть своих сотрудников здоровыми и создает для этого необходимые условия. Забота сотрудников о своем здоровье также рассматривается как важная составляющая успеха Общества.

Взаимодействие с контрагентами. Взаимодействие с контрагентами - важнейшая задача Общества, поэтому Общество ожидает, что сотрудники будут относиться к контрагентам доброжелательно и вежливо.

Задача Общества - не только привлечь контрагента, но и создать все условия для долгосрочного сотрудничества с ним.

Создание наиболее благоприятных условий для контрагента и предупредительное отношение к нему являются залогом длительных партнерских отношений.

Внешний вид сотрудников. Общество ожидает, что внешний вид каждого сотрудника будет аккуратным и опрятным, а стиль одежды - деловой (классический). Не приветствуется нахождение на рабочем месте сотрудников в спортивной или вызывающей одежде.

Рабочее место. Порядок, чистота, аккуратность офиса и рабочего места создают благоприятное впечатление об Обществе.

Общество ожидает, что на рабочем месте сотрудники не будут играть в компьютерные и иные игры и заниматься посторонними делами, не связанными со служебными вопросами, а также принимать пищу, употреблять алкогольные напитки и курить. Курение допустимо вне стен офиса в специально отведенных местах.

Документы, составляющие коммерческую тайну Общества, а также иные вещи, документы, предметы и материалы, использование или разглашение которых сторонними лицами может привести к ущербу для Общества, желательно не держать в доступных для посторонних людей местах.

Не приветствуется нахождение на рабочем месте:

- рекламной продукции компаний-конкурентов;

- художественной литературы, журналов и газет, не имеющих отношения к служебной деятельности.

Использование офисной техники и пользование Интернетом в личных целях не приветствуется.

Общество ожидает, что сотрудники будут бережно относиться к имуществу компании.

Конфиденциальность. Информация является важнейшим достоянием Общества. Общество заботится о защите конфиденциальной информации, перечень которой определен внутренними документами Общества.

Несанкционированное разглашение конфиденциальной информации, использование ее в личных целях, для деятельности за пределами Общества или для передачи другим лицам запрещается.

Каждый сотрудник, имеющий дело с конфиденциальной информацией, должен соблюдать правила хранения документов, обеспечивать доступ к документации только тех сотрудников, которые имеют на это право, пресекать все попытки несанкционированного получения информации сторонними лицами.

Разглашение конфиденциальной информации является нарушением условий трудового договора с сотрудником со стороны последнего и влечет ответственность в соответствии с локальными нормативными актами Общества и действующим законодательством.

В случае распространения сотрудником Общества информации, порочащей деловую репутацию Общества и затрагивающей честь и достоинство его сотрудников, Общество оставляет за собой право всеми законными способами защищать собственные нарушенные права и права своих сотрудников.

Соблюдение законов. Общество является организацией, которая придерживается принципа строгого соблюдения норм действующего законодательства Российской Федерации и ожидает от своих сотрудников аналогичного отношения.

Задание.

Сделать расчет минимального количества сотрудников для осуществления производственной деятельности предприятия, используя следующие исходные данные:

1. Вид деятельности - производство бубликов.

2. Производственная мощность - 50 бубликов в час.

3. Спрос на продукцию - неограничен.

Расчет пекарей на основе норм выработки.

Норма выработки -- установленный объем работ (количество единиц продукции), который работник или группа работников (бригада) соответствующей квалификации обязаны выполнять (изготовить, перевезти и т. д.) в единицу рабочего времени в заданных организационно-технических условиях. Норма выработки является величиной, обратной норме времени. Расчет численности персонала на основе норм выработки дает достаточно объективный и точный результат. При этом используется формула:

где V -- плановый объем работ в принятых единицах измерения;

Фр.в -- фонд рабочего времени на планируемый период, ч.;

Нвыр -- норма выработки в принятых единицах измерения;

Кв.н -- плановый коэффициент выполнения норм.

Рабочая программа предприятия предусматривает выпекание 50 б./ч.*24ч. (сбыт неограничен) * 247 рабочих дней 2014 год = 296 400 бубликов в год.

Местная норма выработки на одного рабочего -- 8 бубликов в час. Плановый коэффициент выполнения норм -- 1,1. Фонд рабочего времени на 2014 год -- 5 910 ч. Нормативная численность рабочих, производящих данный вид продукции, составляет:

H= 296000/(5910*8*1,1) = 5,7 человека

Производственная мощность 50 б/ч, т.е. 5,7 ч.*6,25 (50/8)=35,6 пекарей.

Итого минимально для осуществления производственной деятельности необходимо 36 пекарей.

Задание.

Оформить штатное расписание по предприятию.

Штатное расписание является первичным документом по учету кадров. Его унифицированная форма N Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Согласно данному постановлению унифицированные формы по учету кадров должны применять юридические лица всех организационно-правовых форм. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Оно может составляться как в виде единого документа для организации в целом, так и для ее отдельных структурных подразделений. Подписывают штатное расписание руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, при необходимости его могут подписывать руководители структурных подразделений. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или уполномоченного им лица и является основным документом, определяющим организационную структуру и закрепляющим должностной и численный состав организации.

Штатное расписание утверждается Приказом:

Общество с ограниченной ответственностью "Ботаник"

Приказ № 01

"02" марта 2008 г

Об утверждении штатного расписания

В целях определения организационной структуры, должностного и численного состава и утверждения ежемесячного фонда заработной платы ООО "Ботаник"

Приказываю:

1. Утвердить штатное расписание (прилагается) с "02" марта 2008 г.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кормакова О.Н.

Приложение: штатное расписание на 1 листе.

Генеральный директор ООО "Ботаник" подпись Н.С.Пищенко

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер подпись Н.Кормаков

"02" марта 2008 г.



Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301017
ООО "Ботаник"	по ОКПО
наименование организации

Номер документа

Дата составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

02.03.2008

УТВЕРЖДЕНО

Приказом организации от

“

02

”

марта

20

08

г. №

01



Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб.	Надбавки, руб.	Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) гр. 4)	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Управление		Генеральный директор	1	10000				10000
Бухгалтерия		главный бухгалтер	1	9000				9000
Производственный отдел		управляющий производством	1	8000				8000
		пекари	36	7000				252000
		подсобные рабочие	1	5500				5500
		зав.складом	1	5500				5500
		Итого	41					290000
Руководитель кадровой службы		Управляющий производством				А.Б.Шелезяка
		должность		личная подпись		расшифровка подписи

Главный бухгалтер				О.Н.Кормаков
		личная подпись		расшифровка подписи

Бывает необходимость внесения изменений в штатное расписание, тогда оформляется приказ:

Общество с ограниченной ответственностью "Ботаник"

Приказ N 12

"10" апреля 2008 г. г. Казань

О внесении изменений в штатное расписание

В целях рационализации штатной структуры должностей ООО "Ботаник"

Приказываю:

Внести в штатное расписание следующие изменения:

1. Исключить с "10" апреля 2008 г. из штатного расписания вакантную должность заведующего складом (подразделение "Производственный отдел"), в количестве 1 единицы, оклад - 5 500 руб. 00 коп.

2. Ввести с "10" апреля 2008 г. в штатное расписание должность логист (подразделение "Управление") в количестве 1 единиц, оклад - 5 500 руб. 00 коп.

3. Установить, что штатное расписание от "02" марта 2008 г. N 1, утвержденное приказом от "02" марта 2008 г. N 01, с момента введения нового штатного расписания не действует.

4. Утвердить новое штатное расписание (прилагается) с "10" апреля 2008 г.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кормакова О.Н.

Приложение: штатное расписание на 1 листе.

Генеральный директор ООО "Ботаник" подпись Н.С.Пищенко

С приказом ознакомлены:

главный бухгалтер подпись О.Н.Кормаков

"10" апреля 2008 г.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

		Код
	Форма по ОКУД	0301017
ООО "Ботаник"	по ОКПО
наименование организации

Номер документа

Дата составления

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

10.03.2008

УТВЕРЖДЕНО

Приказом организации от

“

10

”

марта

20

08

г. №

01



Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб.	Надбавки, руб.	Всего, руб. ((гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) гр. 4)	Примечание
наименование	код
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Управление		Генеральный директор	1	10000				10000
		логист	1	5500				5500
Бухгалтерия		главный бухгалтер	1	9000				9000
Производственный отдел		управляющий производством	1	8000				8000
		пекари	36	7000				252000
		подсобные рабочие	1	5500				5500
		зав.складом	1	5500				5500
		Итого	41					290000
Руководитель кадровой службы		Управляющий производством				А.Б.Шелезяка
		должность		личная подпись		расшифровка подписи

Главный бухгалтер				О.Н.Кормаков
		личная подпись		расшифровка подписи

Задание.

Производственная ситуация: сотрудник предприятия опоздал на работу.

1. Оформить список документов, в которых найдет отражение факт нарушения трудовой дисциплины

2. Дать характеристику указанных документов (назначение, основные реквизиты).

Опоздание:

В понятие режима рабочего времени включается не только время начала и окончания работы, но и время перерывов в работе. При этом режим рабочего времени (общий для работников организации) закрепляется в правилах внутреннего трудового распорядка, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, - трудовым договором (ст. 57 и ст. 100 ТК РФ).

В свою очередь рабочее место - это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ст. 209 ТК РФ).

Так что опозданием является более поздний приход работника без уважительных причин на работу либо на свое рабочее место.

Роструд в письме от 11.03.2009 г. N 1146-ТЗ сказал, что опоздание на работу (без уважительных причин) следует расценивать как нарушение режима рабочего времени.

Судебная практика. Если в трудовом договоре, заключенном с работником, либо локальном нормативном акте работодателя (приказе, графике и т.п.) не оговорено конкретное рабочее место этого работника, то в случае возникновения спора по вопросу о том, где работник обязан находиться при исполнении своих трудовых обязанностей, следует исходить из того, что в силу части шестой статьи 209 ТК РФ рабочим местом является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя. Указанный вывод прозвучал в подп. а п. 35 постановления Пленума ВС от 17.03.2004 г. N 2.

Вначале следует зафиксировать нарушение трудовой дисциплины. Сделать это можно с помощью докладной записки (см. Пример 1), либо соответствующего акта.

Пример 1

Директору ООО "Ботаник" Пищенко Н.С.

начальника гаража Иванова А.И.

Докладная записка

Сообщаю, что 21 марта 2011 г. с 9-00 до 11-15 водитель Смирнов В.И. отсутствовал на рабочем месте.

21 марта 2011 г.

Начальник гаража Иванов А.И.

Порядок наложения дисциплинарных взысканий прописан в ст. 193 ТК РФ.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Сделать это можно, направив работнику специальное уведомление (см. Пример 2) либо прописав это в акте об опоздании (см. Пример 3).

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью "Ботаник"

Водителю Смирнову Владимиру Ивановичу

Уведомление о даче письменных показаний

N 1 от 21 марта 2011

Уважаемый Владимир Иванович, в соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ просим Вас представить письменные пояснения о причинах отсутствия на рабочем месте 21.03.2011 г. с 9-00 до 11-15.

Директор Н.С. Пищенко.

С уведомлением о даче письменных пояснений ознакомлен Смирнов В.И. Смирнов 21.03.2011 г.

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью" Ботаник"

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

21.03.2011 N 4

Мною, начальником гаража А.И. Ивановым, в присутствии начальника автоколонны И.В. Зубова и водителя Д.А. Петрова составлен настоящий акт о нижеследующем:

21 марта 2011 г. с 9-00 до 11-15 водитель Смирнов В.И. отсутствовал на рабочем месте.

Смирнову В.И. предложено в течение двух рабочих дней представить письменные пояснения о причинах отсутствия на рабочем месте.

Начальник гаража Иванов А.И.

Начальник автоколонны Зубов И.В.

Водитель Петров Д.А.

С актом об отсутствии на рабочем месте ознакомлен Смирнов В.И. Смирнов 21.03.2011 г.

Если работник отказался подписаться под вышеуказанным уведомлением о даче письменных показаний (либо актом об отсутствии работника на рабочем месте), то это также следует зафиксировать. Сделать это можно, составив отдельный акт (см. Пример 4), либо в акте об отсутствии работника на рабочем месте за подписью лиц, которые его составляли.

Пример 4

Общество с ограниченной ответственностью Ботаник

Акт об отказе от ознакомления с уведомлением о даче письменных показаний

21.03.2011 N 4

Мною, начальником гаража А.И. Ивановым, в присутствии начальника автоколонны И.В. Зубова и водителя Д.А. Петрова составлен настоящий акт о нижеследующем:

21 марта 2011 г. водитель Смирнов В.И. отказался ознакомиться с уведомлением N 1 от 21.03.2011 г. о даче письменных показаний.

Начальник гаража Иванов А.И.

Начальник автоколонны Зубов И.В.

Водитель Петров Д.А.

Если по истечении двух рабочих дней работником так и не будет предоставлено объяснение причин отсутствия на рабочем месте, то следует составить соответствующий акт (см. Пример 5).

Пример 5

Общество с ограниченной ответственностью Ботаник

Акт об отказе о дачи пояснений о причинах отсутствия на рабочем месте

24.03.2011 N 2

Мною, директором Пищенко Н.С., в присутствии начальника гаража А.И. Иванова, начальника автоколонны И.В. Зубова и водителя Д.А. Петрова составлен настоящий акт о нижеследующем:

1) актом N 4 от 21.03.2011 г. было подтверждено, что 21 марта 2011 г. с 9-00 до 11-15 водитель Смирнов В.И. отсутствовал на рабочем месте;

2) в соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ Смирнову В.И. было предложено в течение двух рабочих дней представить письменные пояснения причин отсутствия на рабочем месте;

3) в положенный законодательством срок Смирнов А.И. не предоставил письменное пояснение о причинах отсутствия на рабочем месте.

Директор подпись Н.С.Пищенко

Начальник гаража Иванов А.И.

Начальник автоколонны Зубов И.В.

Водитель Петров Д.А

Дисциплинарное взыскание может представлять собой замечание, либо выговор, либо увольнение.

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под личную подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия сотрудника на работе (см. Пример 6).

Пример 6

Общество с ограниченной ответственностью "Ботаник"

Приказ

31.03.2011 N 52

г. Казань

О наложении дисциплинарного взыскания

В связи с отсутствием на работе (без уважительных причин) 28 марта 2011 г. с 8-00 по 9-00 лаборанта В.Д. Попова и в соответствии со ст. 192 и ст. 193 Трудового кодекса РФ

Приказываю:

1. Наложить дисциплинарное взыскание в виде выговора на лаборанта В.Д. Попова.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по управлению персоналом Д.А. Молотова.

Основание:

1) акт об отсутствии работника на рабочем месте N 4 от 28.03.2011 г.;

2) объяснительная записка механика В.Д. Попова от 29.03.2011 г.

Директор подпись Н.С.Пищенко

С приказом ознакомлен:

Лаборант Попов В.Д. 31.03.2011 г.

Заместитель директора по

управлению персоналом Молотов Д.А. 31.03.2011 г.

Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под личную подпись, то указанный факт также следует отразить в соответствующем акте.



Литература

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

3. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 1999-01-01. - М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

7. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003.

9. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

Размещено на Allbest.ru