Оформление на работу

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Перечень документов при приеме на работу

1.1 Нормативно-правовая база

1.2 Локальные нормативные акты организации

1.3 Заключение трудового договора

1.4 Приказ о приеме на работу

2. Понятие и виды перевода на другую работу

2.1 Порядок оформления внутреннего перевод

2.2 Порядок оформления перевода по инициативе работника

2.3 Порядок оформления перевода по инициативе работодателя

2.4 Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением

3. Порядок оформления документов при увольнении работников

Заключение

Библиографический список

Введение

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

В практике организации работы с персоналом, ведения кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:

- определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации;

- в приложении к инструкции утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;

- четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно, и материальные затраты на обработку кадровых документов.

Среди задач, решаемых кадровой службой, наиболее традиционной представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе их возникновения и установления возникает значительный объем разнообразных документов. Наибольшая часть документов кадровой службы связана с движением кадров. Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Под движением кадров специалисты понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- увольнение;

- предоставление отпусков;

- командирование и т.д.

Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.

Квалифицированное ведение документации по личному составу относится к числу необходимых профессиональных навыков работника кадровой службы.

Целью данной работы является изучение правил оформления и ведения документации по учёту кадров.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие, особенности оформления кадровых документов, виды переводов и документы, связанные с ним.

2. Охарактеризовать личное дело как необязательный документ по учёту кадров, разобрав понятие, оформление и ведение личных дел сотрудников, а также состав документов личного дела.

3. Изучить правила оформления и ведения трудовых книжек и вкладышей к ним.

4. Рассмотреть порядок оформления документов при приеме и увольнении.

1. Перечень документов при приеме на работу

1.1 Нормативно-правовая база

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора - указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее - Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

- личное заявление;

- документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка;

- документы, подтверждающие профессиональное образование;

- справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

- медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- другие документы, предусмотренные федеральным законом.

При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" (далее - Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р. Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р "Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации" (ред. от 16.10.2007). Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

1.2 Локальные нормативные акты организации

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

- роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

- роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

- роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

1.3 Заключение трудового договора

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 - 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более - если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: "Экземпляр трудового договора получил"( подпись, расшифровка).

1.4 Приказ о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме. Приведем образец заполнения приказа о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1.

Прежде всего, необходимо определиться, какие документы необходимо и возможно (с точки зрения закона) получить от будущего работника. Совокупность таких данных о работнике представляют собой персональные данные работника. Главой 14 ТК РФ установлены основные положения защиты персональных данных работника, гарантии и права работника при их обработке и хранении.

В соответствии с требованиями указанной главы работодатель обязан не только разработать документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области, но и ознакомить под роспись каждого работника с указанным документом (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

С целью упрощения процедуры оформления кандидата на работу в организации обычно разрабатывается перечень необходимых документов, которые должен представить будущий работник при оформлении его на работу. Это позволяет не только не забыть, какие именно документы требуются от кандидата, но и дает возможность будущему работнику подготовить необходимые документы или их копии.

Указанный перечень вручается работнику, и в день оформления на работу все необходимые документы, как правило, уже имеются. При составлении указанного перечня следует учитывать, что в ст. 65 ТК РФ установлен исчерпывающий перечень документов, предъявляемых при заключении договора:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Кроме того, указанной статьей установлен запрет требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

Однако, как правило, документов, предусмотренных ст. 65, не всегда достаточно для оформления работника на работу, и работодателю требуются дополнительно некоторые другие документы, например, свидетельство о постановке на налоговый учет с присвоением ИНН; в некоторых организациях предпочитают вклеивать в личную карточку фотографию работника; для бухгалтерии, как правило, требуется справка о доходах работника с предыдущего места работы. Как быть в таком случае? Один из вариантов решения указанной ситуации может быть следующий: закон запрещает требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо вышеназванных, но при этом нигде не установлен запрет на то, чтобы предложить работнику представить дополнительные сведения или документы. Как правило, получив такое "предложение", лицо, поступающее на работу, вряд ли будет ему противоречить. С учетом изложенного перечень документов, необходимых для приема на работу, который вручается будущему работнику, может выглядеть следующим образом:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка (в случае если трудовой договор заключается впервые или предусматривается работа по совместительству, трудовая книжка не представляется);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний.

Кроме того, предлагаем вам представить следующие документы:

- копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- копию свидетельства о присвоении ИНН;

- копии документов воинского учета;

- копию документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

- фотографию 3х 4;

- копии свидетельства о рождении ребенка (при наличии детей до 14 лет);

- справку по форме 2-НДФЛ (в случае увольнения с предыдущего места работы в текущем году).

В случае заключения трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Кроме того, в соответствии с ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Дополнительные документы при поступлении на работу требуются также, если работник принимается на работу в порядке перевода из другой организации. В этом случае для того, чтобы оформить такой перевод от организации, принимающей работника на работу, требуется направить письмо в организацию, где работает работник, с просьбой уволить указанного работника в порядке перевода. В случае согласия организация, получившая указанное письмо, направляет ответ о том, что не возражает против увольнения указанного сотрудника в порядке перевода в данную организацию. Копии таких писем могут храниться в личном деле сотрудника для подтверждения оснований его приема на работу в порядке перевода из другой организации.

2. Понятие и виды перевода на другую работу

Решая кадровые вопросы, руководители часто сталкиваются с проблемой перераспределения трудовых обязанностей, замещения временно отсутствующего работника, закрытием открывшихся вакансий, иначе говоря, с переводом работника на другую работу.

В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ:

"Перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

По письменной просьбе работника или с его письменного согласия может быть осуществлен перевод работника на постоянную работу к другому работодателю". трудовой кадровый прием перевод

В трудовом праве различают следующие виды перевода на другую работу:

1) перевод работника на другую работу у того же работодателя (внутренний перевод);

2) перевод работника на постоянную работу к другому работодателю (внешний).

2.1 Порядок оформления внутреннего перевода

Внутренний перевод на другую работу в зависимости от его продолжительности может быть:

1) временным;

2) постоянным.

Согласно новой статье 72.1 ТК РФ переводом на другую работу при продолжении работы у того же работодателя признаются:

· постоянное или временное изменение трудовой функции работника (то есть работа по другой, не соответствующей, указанной в трудовом договоре, должности, профессии, специальности; другой вид поручаемой работнику работы);

· постоянное или временное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре);

· перевод на работу в другую местность вместе с работодателем.

В пункте 16 Постановления Пленума ВС РФ №2 разъяснено следующее:

"Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта".

"Под структурным подразделением организации следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.".

Следует отметить, что ранее понятие внутреннего перевода на другую работу было менее определенным, оно включало, в том числе, изменение любых "существенных" условий трудового договора. Теперь, в новой редакции ТК РФ, переводом считается только изменение трудовой функции и (или) изменение структурного подразделения (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре). Изменение иных определенных сторонами условий трудового договора (например, изменение размера тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплат, надбавок) переводом не является.

Перевод на другую работу, как разновидность изменения условий трудового договора, допускается в том же порядке только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ.

Так, не требует согласия работника временный перевод (на срок до одного месяца) на другую работу при наличии следующих обстоятельств чрезвычайного характера:

- катастрофа природного или техногенного характера;

- производственная авария;

- несчастный случай на производстве;

- пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;

- любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Временный перевод работника без его согласия на срок до одного месяца допускается также в случаях:

- простоя (временной приостановки работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера);

- необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества;

- замещения временно отсутствующего работника.

При условии, что простой или необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества либо замещения временно отсутствующего работника вызваны чрезвычайными обстоятельствами, указанными выше.

При этом перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается только с письменного согласия работника.

С учетом изложенных положений можно указать следующие виды перевода на другую работу:

1) по инициативе работника;

2) по инициативе работодателя.

Переводы на другую работу по инициативе работодателя подразделяются на:

1) требующие согласия работника;

2) не требующие согласия работника.

Порядок документального оформления перевода на другую работу, прописанный в ТК РФ, не отличается подробностью. В статье 72 ТК РФ указывается общее правило: "……перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора…", при этом в других статьях 12 главы "Изменение трудового договора" оговариваются некоторые особенности оформления разновидностей перевода.

Основное же различие в оформлении перевода на другую работу, целесообразно провести по такому основанию как инициатива о переводе.

Документирование процедуры перевода работника на другую работу включает в себя составление следующих документов: личное заявление работника, представление (или докладная записка) о переводе, приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, Т-5а), соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора, внешняя переписка (при переводе на постоянную работу к другому работодателю), предложение работнику о переводе на другую работу и другие.

Следует отметить, что перечень данных документов не одинаков, он различается в зависимости от вида перевода.

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу является основанием для оформления следующих документов:

- вносится соответствующая запись в трудовую книжку;

- вносится соответствующая запись в личную карточку форма №Т-2 (в установленных случаях №Т-2ГС (МС) или №Т-4);

- вносятся соответствующие изменения в лицевой счет работника (формы №Т-54 или №Т-54а);

- вносятся соответствующие изменения в Табель учета рабочего времени (формы №Т-12 или №Т-13);

- соответствующим документами (копиями документов) дополняется личное дело (если его ведение предусмотрено в соответствии с порядком документооборота, принятого у данного работодателя);

- вносятся соответствующие записи в учетные формы: книгу (журнал) регистрации трудовых договоров, книгу (журнал) регистрации приказов по личному составу, книгу (журнал) регистрации личных карточек, книгу (журнал) регистрации личных дел, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Перевод на другую работу следует отличать от перемещения работника на другое рабочее место. В соответствии со статьей 72.1 ТК РФ не является переводом на другую постоянную работу и не требует согласия работника:

перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место; перемещение его в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности; поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

При этом работодателю запрещается переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

"Работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением 2.2 Порядок оформления перевода по инициативе работника

Инициатива работника о переводе на другую работу может быть обусловлена самыми разными причинами, например, смена места жительства, наличие вакантной должности, предполагающей лучшие условия труда для работника (как правило, более высокий уровень заработной платы) при условии его соответствия предъявляемым требованиям к данной должности и тому подобное.

Работник может инициировать перевод на другую работу как временного, так и постоянного характера, а также перевод к другому работодателю.

В любом случае работник должен обратиться с соответствующей просьбой к работодателю и инициатива работника должна быть выражена в письменной форме. Как правило, это выражается в составлении работником личного заявления. Форма заявления может быть произвольной или трафаретной (заполняется трафаретный бланк), в зависимости от принятого у данного работодателя порядка документооборота.

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Заявление о переводе на другую работу с изложением мотивов, причин перевода и указанием работы, о которой работник ходатайствует, подписывается автором и передается работодателю для принятия решения.

В дальнейшем на заявлении могут проставляться визы согласования руководителями структурных подразделений (откуда переводится и куда переводится работник), руководителем кадровой службы и отметка об исполнении документа. В локальном нормативном акте, например, в Положении о документообороте или Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено составление непосредственным руководителем работника или кадровой службой представления на перевод или характеристики на работника и передача их вместе с заявлением на рассмотрение работодателю (его представителю).

Решение работодателя выражается резолюцией. Однако заявления с положительной резолюцией работодателя не достаточно для того, чтобы перевод работника на другую работу считать состоявшимся.

С учетом требований статьи 72 ТК РФ (изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора) свое окончательное согласие на перевод работника на другую работу работодатель должен выразить путем составления дополнительного соглашения к трудовому договору. Соглашение между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора. Данное дополнительное соглашение к трудовому договору должно повторять сведения о работнике и работодателе, содержащиеся в трудовом договоре, ссылаться на его основные реквизиты и обязательно фиксировать новую трудовую функцию и (или) новое структурное подразделение. Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.

Заявление с положительной резолюцией работодателя и соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора служат основанием к изданию приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу.

Форма приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу унифицирована и утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу №Т-5 заполняется на перевод одного работника, форма №Т-5а - на перевод группы работников. Формы заполняются с обязательным указанием вида перевода - временно или постоянно.

Если инициатором перевода является работник, то при заполнении формы №Т-5 по строке "Причина перевода" следует указать "по инициативе работника" или "по просьбе работника", а по строке "Основание" - дату и номер дополнительного соглашения к трудовому договору и заявления работника.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 (далее - Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты), исключением из этого правила являются случаи, когда на другую работу переводится работник, принятый на работу до 6 октября 1992 года, тогда основанием для перевода работника на другую работу будут такие документы, как заявление, медицинское заключение, служебная записка и др. Соответственно и при заполнении формы №Т-5 по строке "Основание" указываются данные документы, а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется, поскольку при приеме на работу до указанной даты трудовые договора не заключались.

Подписывается приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

Приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со статьей 68 ТК РФ работнику(ам) под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы, что подтверждается проставлением в данном приказе (распоряжении) личной подписи работника(ов) и даты ознакомления.

Печать на приказе (распоряжении) о переводе работника на другую работу не ставится.

По требованию работника согласно статье 62 ТК РФ работодатель обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).

После окончательного документального оформления перевода работника на другую работу, необходимо иметь в виду, что отказ от выполнения работы при переводе, совершенном с соблюдением закона, признается нарушением трудовой дисциплины, а невыход на работу - прогулом.

2.3 Порядок оформления перевода по инициативе работодателя

Необходимость перевести работника на другую работу может возникнуть у любого работодателя. Перевод на другую работу по инициативе работодателя может быть вызван различными причинами, например, открытие вакансии, но чаще всего это вызвано "производственной необходимостью", которая может выражаться как обстоятельствами чрезвычайного характера (часть 2 и 3 статьи 72.2 ТК РФ), так и просто временным отсутствием работников.

Работодатель может инициировать перевод как временного, так и постоянного характера. По общему правилу перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, исключением из этого являются случаи чрезвычайного характера, предусмотренные во 2 и 3 частях статьи 72.2 и в статье 74 ТК РФ, когда временный перевод, вызванный обстоятельствами чрезвычайного характера, и перевод по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, обязателен для работника, то есть не требует его согласия.

Правила осуществления постоянного перевода на другую работу по инициативе работодателя одинаковы как для перевода на постоянную работу к другому работодателю (внешний перевод), так и для перевода работника на другую работу у того же работодателя (внутренний перевод). Он допускается только с письменного согласия работника (статья 72.1 ТК РФ).

Свою инициативу о переводе работника работодатель должен выразить письменно, данная процедура в ТК РФ не формализована и поэтому зависит от принятого у данного работодателя порядка документооборота.

Письменное согласие работника на перевод может быть оформлено в виде отдельного документа, например, заявления работника о согласии на предложенный работодателем перевод на другую работу, или непосредственно в предложении можно предусмотреть место для выражения работником согласия на перевод (например, "С предложением о переводе на (указывается должность) в (указывается структурное подразделение) согласен. Личная подпись, расшифровка подписи, дата).

Получение письменного согласия работника в процедуре перевода на другую работу по инициативе работодателя является обязательным, даже если работодатель предлагает работнику перевод на вышестоящую должность или более оплачиваемую работу, но не достаточным для того, чтобы ее считать состоявшейся.

После получения письменного согласия работника необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору. Соглашение между работником и работодателем об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора. Данное соглашение должно обязательно фиксировать новую трудовую функцию работника и (или) новое структурное подразделение, в котором он будет работать.

В случае если работник не согласится на предложенный ему перевод, действие трудового договора продолжается без изменения его условий, а применение каких-либо санкций со стороны работодателя будет неправомерным. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору составляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, №Т-5а).

Формы приказа (распоряжения) заполняются с обязательным указанием вида перевода - постоянно.

При заполнении формы №Т-5 по строке "Причина перевода" следует указать "по инициативе работодателя и с согласия работника" или конкретную причину, по которой работодатель предложил работнику перевод на другую работу (например, введение новой должности, создание нового структурного подразделения и т.д.), а по строке "Основание" - дату и номер дополнительного соглашения к трудовому договору и предварительных документов, которым предшествовало составление дополнительного соглашения к трудовому договору.

Строка "Основание" заполняется с учетом требования Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со статьей 68 ТК РФ работнику(ам) под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы, что подтверждается проставлением в данном приказе (распоряжении) личной подписи работника(ов) и даты ознакомления.

На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, носящим постоянный характер, делаются отметки в разделе III личной карточки работника (№Т-2), первичных учетных документах, а также вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

2.4 Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением

Законодатель гарантирует каждому работнику право выбора работы в соответствии с состоянием здоровья и обязывает работодателя переводить работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением.

Это прямо предусмотрено в статье 73 ТК РФ:

выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, с его письменного согласия работодатель обязан перевести на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья".

Перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением относится к группе переводов обязательных для работодателя в силу закона.

Работодатель обязан перевести работника, нуждающегося в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением, на срок, указанный в таком заключении.

Для того, чтобы перевод работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением состоялся, необходимо наличие следующих условий:

- согласие работника на перевод;

- другая имеющаяся у работодателя работа, не противопоказанная работнику по состоянию здоровья.

- При согласии работника документальное оформление перевода работника на другую работу в соответствии с медицинским заключением состоит в составлении следующих документов:

- предложение в письменном виде работнику другой работы, не противопоказанной ему по состоянию здоровья (документ, составленный в произвольной форме);

- соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора (в котором обязательно фиксируются: новая трудовая функция и (или) новое структурное подразделение, срок перевода, а также условия оплаты труда, в случае, если работник будет переведен на другую нижеоплачиваемую работу);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5, №Т-5а).

Следует учитывать, что на работника, переведенного на другую нижеоплачиваемую работу, распространяются следующие гарантии (статья 182 ТК РФ):

"При переводе работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в предоставлении другой работы, на другую нижеоплачиваемую работу у данного работодателя за ним сохраняется его прежний средний заработок в течение одного месяца со дня перевода, а при переводе в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным повреждением здоровья, связанным с работой, - до установления стойкой утраты профессиональной трудоспособности либо до выздоровления работника".

В случае, если работник отказывается от перевода, либо соответствующая работа у работодателя отсутствует, то работодатель обязан:

1) Работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном переводе на другую работу на срок до четырех месяцев, отстранить от работы с сохранением места работы (должности) на весь указанный в медицинском заключении срок.

При этом в период отстранения от работы заработная плата работнику не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

2) С работником, нуждающимся в соответствии с медицинским заключением во временном переводе на другую работу на срок более четырех месяцев или в постоянном переводе, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

3) С руководителями организаций (филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений), их заместителями и главными бухгалтерами, нуждающимися в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 8 части 1 статьи 77 ТК РФ.

При этом работодатель имеет право с письменного согласия указанных работников не прекращать с ними трудовой договор, а отстранить их от работы на срок, определяемый соглашением сторон. В период отстранения от работы заработная плата указанным работникам не начисляется, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

3. Порядок оформления документов при увольнении работников

Увольнение - это прекращение трудовых отношений между работодателем и работником.

При прекращении трудовых отношений трудовой договор подлежит расторжению.

В статье 77 ТК РФ приведен перечень общих оснований прекращения трудового договора:

1. по взаимному согласию сторон (соглашение сторон) (статья 78 ТК РФ);

2. истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3. расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 ТК РФ);

4. расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статьи 71 и 81 ТК РФ);

5. перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6. отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией (статья 75 ТК РФ);

7. отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (часть четвертая статьи 74 ТК РФ);

8. отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части 3 и 4 статьи 73 ТК РФ);

9. отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (часть 1 статьи 72.1 ТК РФ);

10. обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83 ТК РФ);

11. нарушение установленных ТК РФ или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84 ТК РФ).

Кроме общих оснований трудовой договор может быть прекращен и по другим, дополнительным основаниям, которые предусмотрены ТК РФ (например, статьи 278, 288, 307, 312, 336 ТК РФ) и иными федеральными законами.

Работодатель обязан при увольнении выплатить работнику:

1) заработную плату за время, фактически отработанное в месяце увольнения (в порядке, установленном в статье 140 ТК РФ);

2) компенсацию за все неиспользованные отпуска (статья 127 ТК РФ);

3) выходное пособие (в определенных законодательством случаях).

Согласно статье 178 ТК РФ работникам при расторжении трудового договора выплачиваются выходные пособия в следующих размерах и случаях:

1. Выходное пособие в размере среднего месячного заработка выплачивается увольняемому работнику, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия) в случаях:

· расторжения трудового договора в связи с ликвидацией организации (пункт 1 части первой статьи 81 ТК РФ);

· сокращения численности или штата работников организации (пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ).

При условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в службу занятости населения, и не был трудоустроен ею, в этом случае средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения.

2. Выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка выплачивается увольняемому работнику в случаях:

- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствием у работодателя соответствующей работы (пункт 8 статьи 77 ТК РФ);

- призыв работника на военную службу или направления его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (пункт 1 статьи 83 ТК РФ);

- восстановления на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (пункт 2 статьи 83 ТК РФ);

- отказа работника от перевода на работу в другую местность вместе с работодателем (пункт 9 статьи 77 ТК РФ);

- признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (пункт 5 статьи 83 ТК РФ);

- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (пункт 7 статьи 77 ТК РФ).

Выходное пособие выплачивается работнику в день его увольнения.

Нарушение процедуры увольнения может служить основанием для восстановления работника на работе даже в том случае, если у работодателя имелись основания для увольнения работника. Поэтому специалистам кадровых служб следует особенно ответственно относиться к соблюдению процедуры увольнения работников, в том числе ее документального оформления.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

При оформлении увольнения работника применяется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора.

Форма приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) унифицирована и утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Форма №Т-8 заполняется на одного работника, форма №Т-8а - на группу работников. Приказ (распоряжение) составляется лицом, ответственным за документальное оформление кадровых процедур, в том числе увольнения работников.

При оформлении форм приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) в них указываются:

- наименование организации-работодателя;

- код по ОКПО;

- регистрационный номер документа;

- дата составления документа;

- дата и номер трудового договора, действие которого прекращается (при увольнении работника, принятого до 6 октября 1992 года, заполняется реквизит "уволить "_"___20__г." с указанием даты увольнения);

- фамилия, имя, отчество работника (ов), его(их) табельный номер;

- наименование структурного подразделения;

- должность (специальность, профессия) с указанием разряда, класса (категории), квалификации;

- основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) в соответствии с ТК РФ;

- документ, на основании которого издается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) (с указанием его даты и номера).

Указанные формы приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) заполняются с учетом особенностей оформления.

В графах "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" запись производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации.

Ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора, с указанием его даты и номера, делается в строке (графе) "Документ, номер и дата".

При увольнении лица, с которым был заключен договор о материальной ответственности, к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

В том случае, если расторжение трудового договора производится по инициативе работодателя в случаях, определенных законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации, если такой орган существует.

Подписывается приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

Приказ (распоряжение) объявляется в соответствии со статьей 84.1 ТК РФ работнику (ам) под роспись, что подтверждается проставлением в данном приказе (распоряжении) личной подписи работника (ов) и даты ознакомления.

Если приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись в силу прямого указания законодателя в статье 84.1 ТК РФ на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. До уточнения порядка увольнения (прекращения трудового договора) Федеральным законом №90-ФЗ специалисты кадровой службы, как правило, оформляли данный факт составлением соответствующего акта с подписями не менее трех свидетелей.

Печать на приказе (распоряжении) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) не ставится.

Работодатель по требованию работника согласно статьям 62 и 84.1 ТК РФ обязан предоставить ему надлежащим образом заверенную копию этого приказа (распоряжения).

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником, в форме №Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)" бухгалтер рассчитывает сумму компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия, в случаях, установленных законодательством.

Порядок заполнения сведений об увольнении в трудовой книжке.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении), с которым работник был ознакомлен под роспись, вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

В соответствии с пунктом 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении (прекращении трудового договора) производятся в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В пунктах 5.1, 5.2 Инструкции №69 регламентирован порядок внесения записи в трудовую книжку работника при увольнении (прекращении трудового договора).

Запись об увольнении в трудовой книжке производится в следующем порядке:

- в графе 1 ставится порядковый номер записи;

- в графе 2 указывается дата увольнения;

- в графе 3 делается запись о причине увольнения;

- в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Записи об увольнении, должны соответствовать общим требованиям и правилам ведения трудовых книжек. А именно, они должны производятся без каких-либо сокращений, аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

По общему правилу при прекращении трудового договора по предусмотренным в статье 77 ТК РФ основаниям, в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Исключение составляют случаи:

1. расторжения трудового договора по инициативе работодателя - делается ссылка на соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством;