Теория и методика архивоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Основные составляющие, теории и методика архивоведения

Архивоведение - комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, правовые и методические вопросы "науки об архивах".

Ее составными компонентами являются следующие специальные дисциплины: теория и методика архивоведения, история и организация архивного дела, археография (в последнее время все чаще включается в архивоведение), архивное право, архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент, архивная статистика, автоматизированные архивные технологии.

Теория и методика архивоведения - одна из основных научных дисциплин, входящих в понятие архивоведения. Следовательно-архивоведение- это комплексная научная дисциплина, изучающая все аспекты архивного дела, а теория и методика архивоведения - основная научная дисциплина, изучающая отдельные аспекты "науки об архивах".

Предметом ТИМА являются следующие процессы научной работы с документами:

1) принципы и методы отбора и организации документов, подлежащих архивному хранению.

2) Способы хранения, обеспечивающие полную сохранность материалов.

3) Создание системы информации о содержании документов.

4) Организация всестороннего использования документной информации.

Организация всестороннего использования документной информации. К объектам ее изучения относятся: текстовые документы на бумажной основе, научно-технические и кинофотодокументы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы, хранящиеся и подлежащие хранению в архивах.

Архивоведение как комплексная дисциплина не существует изолировано. Решая свои задачи, оно тесно взаимодействует с гуманитарными, естественными науками, научными дисциплинами, исторической наукой, историей литературы, искусства.

К вспомогательным историческим дисциплинам относятся:

Палеография - изучение начертанных письменных знаков и других внешних признаков рукописей.

Дипломатика - изучает прохождение в структуру различных официальных документов и разрабатывает методику получения о процессах общественного развития.

Историческая хронология - изучает системы времяисчисления, уточнение времени и места создания документов.

Историческая метрология - изучает системы мер использования в прошлом с целью соотнесении я их с современными, помогает прочтению и пониманию текста документов.

Сфрагистика - изучает принадлежность печатей, помогает установить подлинность, авторство, время создания документов.

Геральдика - изучает изображение на гербах. помогает установить подлинность, авторство, время создания документов.

Также имеют важно значение и другие вспомогательные исторические дисциплины: эпиграфика, генеалогия, нумизматика, историческая география.

2. Становление архивного дела начала 90-х годов

После распада СССР странами СНГ было подписано Соглашение о правопреемстве в отношении архивов бывшего СССР. По этому соглашению стороны, исходя из принципа неделимости фондов, образовавшихся в результате деятельности вышестоящих государственных структур и хранящиеся в государственных архивах, которые находятся за пределами их территорий не претендуют на право владения этими комплексами документов.

1993 г. Принят законодательный акт "Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах" который сегодня является главным действующим законодательным актом.

Впервые достаточно четко были определены границы компетенции РФ и ее субъектов. В основах законодательства выделены 3 блока полномочий по вопросам архивного дела отнесенных:

- к ведению РФ в лице ее государственных органов власти;

- к совместному ведению РФ, республики, областей, краев, Москвы и С.-Петербурга;

- к самостоятельному решению вышеуказанных субъектами РФ.

1998 г. Правительством РФ принято постановление "Об утверждении положения о Федеральной архивной службе", законодательно оформившее ее место в системе госучреждений РФ.

Федеральная архивная служба (Росархив) является органом исполнительной власти, осуществляющий государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивного фонда РФ.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно ему, а также органы управлении архивным делом субъектов РФ и подчиненные им учреждения.

3. Принятие основ законодательства РФ "Об АФ РФ и архивах". Его основные идеи и принц реализации

1993 г. Принят законодательный акт "Основы законодательства РФ об АФ РФ и архивах" который сегодня является главным действующим законодательным актом.

Впервые достаточно четко были определены границы компетенции РФ и ее субъектов. В основах законодательства выделены 3 блока полномочий по вопросам архивного дела отнесенных:

- к ведению РФ в лице ее государственных органов власти;

- к совместному ведению РФ, республики, областей, краев, Москвы и С.-Петербурга;

- к самостоятельному решению вышеуказанных субъектами РФ.

1993 г - год принятия Основ законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". В этом законе указан срок конфиденциального хранения сведений о "личной жизни граждан..., а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища" - 75 лет со времени создания документа. Таким образом, согласно закону, не могли быть используемы для широкого доступа документы, содержащие указанную в законе информацию и датированные позднее 1918г. Принятие закона не повлияло на складывающуюся в то время практику доступа к конфиденциальной информации.

В отечественном законодательстве есть только один закон, в котором назван период конфиденциального хранения информации, которая может нанести ее субъекту ущерб - "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах". Основы законодательства Российской Федерации". Согласно ст. 20 названного Закона, ограничения в использовании устанавливаются на 75 лет со времени создания документа. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками. Государственному учету в составе Архивного фонда РФ подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах.

4. Положение о государственной архивной службе РФ

Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела - Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения.

В систему Государственной архивной службы России входят:

а) государственные органы управления архивным делом республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

б) архивные учреждения: федеральные государственные архивы центры хранения документации, центральные государственные архивы и центры хранения документации республик в составе Российской Федерации, государственные архивы и центры хранения документации краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов;

в) научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность.

5. Положение о Федеральной архивной службе России 1998 года

Положение было утверждено правит РФ вместо Положения о государственной архивной службе России 199 4г., в котором с учетом современной законодательной базы определены статус федеральной архивной службы (Росархива), ее права, функции, задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Следует выделить что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране. Как известно в России нет федеральной делопроизводственной службы, поэтому Росархив выступает один в 2х лицах.

Федеральная архивная служба (Росархив) является органом исполнительной власти, осуществляющий государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием, использованием документов Архивного фонда РФ.

В систему Росархива входят федеральные государственные архивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно ему, а также органы управлении архивным делом субъектов РФ и подчиненные им учреждения.

6. Федеральный Закон "Об архивном деле РФ" 2004 года

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

В данном ФЗ раскрываются разделы:

· Основные понятия, применяемые в настоящем Федеральном законе.

· Полномочия Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований в области архивного дела.

· Состав Архивного фонда Российской Федерации.

· Архивные документы, относящиеся к государственной собственности, муниципальной собственности, частной собственности.

· Особенности правового положения архивных документов.

· Защита права собственности на архивные документы.

· Особенности гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

· Управление архивным делом в Российской Федерации.

· Хранение и учет архивных документов.

· Комплектование архивов архивными документами.

· Доступ к архивным документам и их использование.

· Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

· Международное сотрудничество.

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

1) архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

3) документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

4) документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

5) особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;

6) уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;

7) архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

8) Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;

9) архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;

10) государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;11) муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения - источника комплектования и профиля архива.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

Иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы такого архива.

Основными формами использования документов ведомственного архива являются:

· информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов;

· культурно-просветительская и работа архива;

· исполнение запросов социально-правового характера;

· предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы.

Проблема "ведомственности" в отечественном архивном деле анализируется с точки зрения соответствия укоренившейся в России практики требованиям современного архивного и смежного с ним законодательства, потребностям развития исторической науки и в целом формирования современного информационного общества

7. Вопросы ведомственного архива в основном законе РФ "Об архивном фонде РФ"

Настоящие Основы регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют центральные органы исполнительной власти Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.

Порядок постоянного и временного хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в государственных и ведомственных архивах и передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Государственной архивной службой России.

8. Типы депозитарных архивов

Дела и документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных учетных документах архива организации.

В книге учета поступления и выбытия документов (приложение 24) (гр. 3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр. 4), собственник документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр. 10).

В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Если на хранение поступает часть фонда, документы которого уже хранятся в архиве и включены в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником документов, включается в дело фонда.

9. Понятие об Архивном фонде РФ, его состав и организация

Под Архивным фондом Российской Федерации понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производятся на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

Государственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт- Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

· структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

· хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

· номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

· корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

· географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

· авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или

10. Классификация документов и дел ГАФ СССР в целом и ее основные признаки

Классификация документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного фонда

Классификация документов ГАФ СССР строится на основе следующих признаков:

- принадлежности документов к историческим эпохам (эпохе социализма или эпохам феодализма и капитализма);

- принадлежности документов к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

- принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

- принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

- принадлежности документов к составу документации данного фондообразователя (см. п. 1.2.5);

- способа и техники закрепления информации.

Под классификацией документов в пределах ГАФ СССР понимается их научная группировка в соответствии с вышеуказанными признаками, определяющая организацию сети государственных архивов СССР и их профили.

Основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССР является архивный фонд, который дроблению не подлежит.

Принцип недробимости архивного фонда исключает разделение документов одного архивного фонда между несколькими государственными архивами.

11. Классификация архивного фонда РФ: основные признаки и их значение для создания сети государственных фондов

В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по-исторически и/или логически связанным совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация Нефондовая организация архивных документов - организация созданных в деятельности различных источников комплектования аудиовизуальных документов (кино-, фото-, фоно- и видеодокументов) по их видам, одному или нескольким внешним признакам (цветности, материалу носителя информации, его формату, системе записи звуковой информации и др.).

Разновидностями архивного фонда являются:

· архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

· объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

· архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

К архивному фонду приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива (фондообразователей), объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим) (далее - архивная коллекция).

12. Понятие о классификации докум. в архивах

Документы в архивах делятся на исторические и логические связи совокупности.

Классификация документов в архивах - их группировка по фондам и комплексам.

Дореволюционные архивисты (Самоквасов, Воронов) считали правильным делить архивные массивы на архивные фонды.

Работа по классификации проводится:

- когда решаются вопросы по организации на государственное хранение документов;

- в процессе работы с уже хранящимися в архивных документах (когда исправляем допущенные ранее ошибки при организации фонда, возникает необходимость в более удобной организации документов, когда перерабатываются и совершенствуются описи).

13. Определение границ архивного фонда. Особенности определения границ фондов

Определение границ архивного фонда - определение состава документов, подлежащих включению в архивный фонд.

Хронологические рамки фонда от:

- даты, в пределах которой образуются документы;

- даты правовых актов;

- даты документов о создании/реорганизации предприятия;

Не всегда совпадают фактические даты и даты, указанные на документах во введении к описи/путеводителю расхождение дат.

Для установления временных границ АФ нужно учит факторы:

- политического характера (дореволюционной России, дата ликвидации - октябрьской революции, дата начала фонда советского учреждения - установленного Советской властью);

- юридического характера (изменение правового статуса, масштабов деятельности государственного учреждения, реорганизация учреждения, которое влечет за собой коренное изменение их правового положения является признаком возникновения - нового фондообразователя;

- административного характера (ликвидация и возникновение учреждения в рамках одной территории, одно заменяет другое - фактор преемственности);

На хронологические рамки деятельности фондообразователя, на границы фонда не влияют:

- переименование учреждения;

- награждение, присвоение званий;

- передача учреждения из одного ведомства в другое;

- изменение подчиненности внутри одного ведомства;

- если измениться местонахождение и структура учреждения;

- изменение и сужение круга вопросов;

Они не вызывают ликвидности фондообразователя.

14. Понятие об объединенных архивных фондах и коллекциях. Методика их создания

Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

· организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

· руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории;

· организаций, объединенных объектом деятельности;

· последовательно сменявших друг друга организаций, если функции;

· предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

· двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов избирательных комиссий по выборам органов местного самоуправления.

Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит. архивное хранение документ информация

Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

15. Классификация документов личного происхождения, объединенных архивных фондов и коллекций

Документы создаются и накапливаются не только в учреждениях, но и у людей. Они могут отражать производственную, общественную, творческую деятельность лица. Научный интерес представляют документы крупных партийных и государственных деятелей, ученых, организаторов производства, военачальников, писателей, художников, новаторов и т.д.

Архивные учреждения ведут также собирание документов журналистов, краеведов и других лиц, чьи документы могут помочь изучению истории родного края. Большой интерес представляют также дневники, воспоминания и переписка участников Великой Отечественной войны и тех, кто восстанавливал города и села.

Архивных фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица семьи или рода.

Фонды личного происхождения хранятся в федеральных и местных государственных архивах, в архивах учреждений Академии наук и в ряде других ведомственных архивов.

В основе комплектования архивного фонда личного происхождения лежит признак происхождения (фонд сложился в процессе деятельности лица). Документы таких фондов делятся обычно на несколько групп. Главные из них: личные документы, документы, созданные фондообразователем (научные, творческие и др.), переписка (деловая и личная), могут быть документы, собранные данным лицом (коллекции).

При передаче документов личного происхождения составляется историческая справка фондообразователя, в которой указывают:

- ФИО;

- псевдоним;

- девичья фамилия;

- даты жизни;

- служебное и общественное положение;

- почетные звания.

В необходимых случаях, в особенности для политических деятелей, указывается классовая принадлежность, классовая направленность деятельности.

Сведения о фондообразователях семейных и родовых фондов приводятся или последовательно в общей исторической справке, или в отдельной исторической справке перед материалами фонда каждого члена семьи или рода.

Объединенный архивный фонд - фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей.

Архивная коллекция - фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

В основе комплектования объединенного архивного фонда и архивной коллекции лежит признак логической связи, т.е. они собраны искусственно.

Объединенный архивный фонд создаются в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, т.к. при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фоны школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города. Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, области и т.д.), принадлежности к одной производственной отрасли. В исторической справке объединенного фонда необходимо указать время и мотивы его образования.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. Историческая справка, составляемая в архивных коллекциях, должна освещать историю создания коллекции:

- составитель;

- время;

- условия создания;

комплектование.

16. Понятие и содержание комплектования архивов России

Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива, осуществляется в порядке, установленным законом, и рекомендациями Росархива, перспективными и текущими планами самих архивных учреждений.

Задача комплектования - наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю данного архива (помогает организация системы НСА).

Источники комплектования - организации или лица, передающие документы в государственный или ведомственный архив.

Комплектование архива включает:

· определение источников комплектования архива;

· определение круга учредителей фондообазователей;

· определение состава документов, подлежащих приему в архив;

· организация передачи документов в архив.

Основными источниками комплектования архива организации являются:

- структурные подразделения организации;

- подведомственные организации;

- физические лица.

17. Источники комплектования ведомственных архивов

Для ведомств архивные источники комплектуются:

1) структурных подразделений;

2) подведомственных организаций (если это установлено положением об архиве);

3) физических лиц;

4) фонды ликвидированных организаций;

5) учреждений-предшественников.

Документы в архиве делятся на исторические и логические связи совокупности.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы передаются в ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов.

18. Источники комплектования государственных архивов документами современной эпохи, критерии их определения

Государственные органы и органы местного самоуправления.

Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

Негосударственные организации, временно хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, относящиеся к федеральной собственности, собственности субъектов Российской Федерации или муниципальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники - государственные и муниципальные организации включаются в списки источников комплектования.

Современное архивоведение к числу источников комплектования относит учреждения, организации и предприятия, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие передаче на государственное хранение в обязательном порядке (для организаций и предприятий государственной и муниципальной форм собственности) и на основании договора, соглашения (для организаций и предприятий других форм собственности). Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования осуществляется на основании критериев: функционально-целевого назначения (вида деятельности) организации или предприятия; масштаба деятельности; вида организации или предприятия; полноты отражения информации о деятельности организации или предприятия нового типа в фонде других организации.

Документы организаций и предприятий поступают на государственное хранение в двух формах: полностью и выборочно. При полном приеме на государственное хранение поступают все ценные документы непосредственно от конкретной организации или предприятия (источников комплектования полного приема). При выборочном приеме на государственное хранение поступают: все ценные документы от отдельных организаций или предприятий определенного вида (источников комплектования группового выборочного приема); часть ценных документов (из числа не повторяющихся в фондах других организаций) от каждой организации или предприятия определенного вида (источников комплектования повидового выборочного приема). Определение форм приема документов от источников комплектования государственных архивов осуществляется на основе комплексного применения вышеназванных критериев с учетом двух факторов: организации хранения документов АФ РФ в соответствии с существующей сетью государственных архивов; количественным представительством организаций или предприятий в зоне комплектования архива и степени однородности (равноценности) информации, содержащейся в их документах.

долговременное практическое значение; во-вторых, выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение.

Задача - установить какие документы несут ценную информацию и перед в государственных архивах.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства:

а) при разработке номенклатуры дел;

б) при регистрации поступающих в учреждение документов;

в) при направлении документа в дело.

Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством.

Третий этап - на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений.

Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

ЭК и ЭПК - постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, архив составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и в установленном порядке вносит изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.

Единство методологии архивоведения и других наук обусловлено наличием единой методологической основы (универсальные, общенаучные методы), единством научного языка и категориального аппарата различных наук. Архивоведение активно использует в своих исследованиях исторический, источниковедческий методы (подходы), системный, информационный, функциональный методы, методы статистики, социологии, методы экспертных оценок, номинальный подход, моделирование, идеализацию, методы классификации, аксиоматический метод

Принципы экспертизы:

1) Историзма. Позволяет рассматривать документ как продукт определенной эпохи.

2) Всесторонности. Рассматривает документы с различных аспектов. Необходимо изучать все факт влияющие на оценку документов.

3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значимый как в комплекте).

С учетом этих принц разрабатывается система критериев ценности документов.

Критерий - признаки на основе, которого определена ценность документа.

Критерии: универсальные - главные и специальные - вспомогательные.

Они перечислены в правилах госархива. При отборе на постоянное хранение определяется:

1) значимость учредителя, лица, деятельность которого образует документ;

2) значение содержания;

3) время и место создания;

4) юридическая сила документа

5) подлинность и копийность документа;

6) дублентность/повторяемость документа;

7) поглощённость содержания документа;

8) физическое состояние документа.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

19. Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе документа для хранения и уничтожения

Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и применения перечней документов - систематизированных списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.

Перечни документов являются одним из основных средств отбора документов на государственное хранение, позволяющим объективно, научно-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами.

Перечни являются основным и необходимым средством комплектования государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения и облегчают отбор документов в государственные архивы, ограничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организациях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы документов в целом. Существующие перечни документов строятся в соответствии с системно-функциональным принципом.