Теория и практика оценки персонала

Размещено на http://allbest.ru

Теория и практика оценки персонала

На сегодняшний момент большое количество предприятий не решаются применять ключевые показатели эффективности в работе персонала и своей организации соответственно. KPI не являются сложным внедрением в работу организации, но применение их на практике усложняется тем, что у любой организации есть своя специфика работы, и ключевые показатели эффективности должны быть специализированными под сферу работы.

Чтобы оценка эффективности труда персонала была достаточно полной и адекватной, все ключевые показатели должны быть мотивационными, что означает следующее: все сотрудники ясно понимают, как те или иные показатели влияют на их заработную плату, бонусы и развитие организации в целом. В этом немалую роль играет обратная связь с персоналом. Без нее оценка эффективности труда персонала вовсе перестанет «иметь значение» в организации.

Ключевые показатели эффективности (KPI) помогают смотреть на текущую ситуацию в организации в стратегической перспективе, т.е проводить анализ деятельности персонала и самой организации и тем самым корректировать действия для достижения в дальнейшем поставленных целей.

Ключевые показатели эффективности можно трактовать следующим образом:

- как набор основных показателей, характеризующих достижение целей организации [2].

- как расставленные фигуры в многопользовательской игре конкурентов, длительность которой соответствует выбранному стратегическому горизонту, а время одного хода -- достижению показателями определенных целевых значений.

- как система показателей, с помощью которой работодатели оценивают своих сотрудников. Но эта система имеет следующее отличие - показатели работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим KPI всей организации (таким, как прибыль, рентабельность или капитализация).

Под KPI в данном случае понимаются те или иные показатели эффективности, которые отражают существенный аспект деятельности предприятия. Важно сразу дать определение показателям, на наш взгляд, показатель - это количественная характеристика работы предприятия (персонала), которая отражает уровень соответствия результатов какой-либо деятельности поставленным задачам.

Проанализировав основные понятия ключевых показателей эффективности, мы можем определить их главную цель. Цель KPI для персонала - сделать так, чтобы действия сотрудников из разных служб не были противоречивыми и не тормозили работу специалистов из других подразделений, а в деятельности организации их цель - занять место удобных и прозрачных индикаторов, предупреждающих о возможных проблемах. С помощью KPI в организации разрабатываются инструменты, которые позволяют привлекать специалистов с требуемой квалификацией [3].

Основным преимуществом ключевых показателей эффективности является их универсальность. Они нацелены на повышение заинтересованности персонала в результатах деятельности организации и обозначение качества и эффективности своей работы в целях получения бонусов.

Отметим тот факт, что применять KPI можно как для оценки работы всей организации, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Также они дают возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период. Используя данную методику, организация, таким образом, выявляет эффективные и неэффективные подразделения (персонал).

Важным фактором является то, что KPI могут формироваться исходя из должностных инструкций и функциональных обязанностей сотрудников (или положений о структурных подразделениях), а также на основе формализованных бизнес-процессов.

Все создаваемые и разрабатываемые показатели эффективности должны быть измеримыми, сравнимыми и иметь свое значение в работе персонала. Для этого необходимо, чтобы каждый показатель имел название, определение, установленный метод для измерения и сравнения и собственно целевой показатель. Необходимо помнить, что KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей, стоящих перед организацией [8].

Создавая KPI важно, чтобы используемые показатели были понятны всем сотрудникам, участвующим в процессе, тогда образуется целая система KPI. В большинстве случаев персонал по-разному понимает, что от него хотят, когда выстраивают какую-либо систему эффективности. И вследствие этого эффективность операции не достигается. В результате использования KPI, организации выпадает возможность придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений, а также четко сформулировать бизнес-процессы, происходящие в организации. [7].

При анализе и исследовании KPI, мы выяснили, что в настоящее время актуальным остается главный вопрос, почему одни и те же ключевые показатели эффективности нельзя использовать на всех предприятиях? На наш взгляд, KPI должны быть уникальными и разработанными для каждой организации отдельно. Они должны выражать не только главные цели организации, но и основываться на ее конкурентных преимуществах и компетенциях.

В связи с тем, что KPI разрабатываются индивидуально для каждого предприятия, нам необходимо показать разнообразие KPI именно в зависимости от вида деятельности предприятия. Таким образом, мы сможем определить конкретный показатель деятельности организации. В таблице 2 рассмотрены показатели эффективности в разрезе сферы услуг на примере торговых предприятий.

Как правило, все эти коэффициенты имеют оцифрованное значение. Они также могут подвергаться ранжированию, т.е таким образом мы сможем по иерархии классифицировать наибольшие и наименьшие значения и определить коэффициенты, которые требуют более тщательного анализа. Стоит всегда помнить, что разработанный набор KPI в данный момент времени должен регулярно пересматриваться в соответствии с достигнутыми результатами и новыми целями.

Нередко после определения значения KPI сотрудник сталкивается с тем, что его KPI оказываются самым низким в коллективе. Именно в этом и заключается функциональность KPI, они помогают выявить неэффективных сотрудников и вовремя скорректировать их деятельность.

Каждый сотрудник вносит вклад в общее дело, работает на достижение стоящих перед ним целей и в итоге получает бонусы за их выполнение, таким образом, отметим, основные функции KPI:

- позволяют оценить работу каждого работника или группы;

- повышают ответственность каждого работника за свой участок работы;

- дают возможность развивать и улучшать наиболее перспективные направления бизнеса;

- дают базу руководителю для поиска слабых мест в бизнесе;

- в доступной и наглядной форме показывают влияние того или иного процесса на результат;

- придают осмысленность каждому управленческому решению.

Многие руководители организаций при принятии решения об использовании KPI в работе персонала и организации задаются вопросом, как работать с KPI. В первую очередь необходимо определить конечную цель (для организации), разделить её на задачи (для каждого сотрудника), разработать персональные KPI (показателей, поддающихся подсчёту).

Работать с KPI гораздо легче, если вся работа будет выстраиваться в цепь, начиная от цели и заканчивая KPI сотрудника, при этом цель работы должна быть реальной и между элементами цепи должна существовать обратная связь.

Таким образом, получается, что KPI каждого сотрудника вытекают из целей организаций и подразделений и действуют в одном направлении работы. Рассмотрим данную цепочку на примере сферы торговли. Цель организации - эффективное осуществление розничной продажи товаров. KPI для организации будет объем реализованного товара за определенный период времени, а для отделов KPI - количество проданного товара отделом, для сотрудника KPI - выручка от индивидуальных продаж и выполнение индивидуального плана продаж. Вследствие этого, мы сможем определить коэффициент качества обслуживания клиентов, это можно сделать, если ставить баллы сотрудникам по результатам продаж.

Определив данный коэффициент, мы выясним, как работает персонал, т.е сможем следить за его ключевыми показателями каждый день и по результатам будем проводить вознаграждение, повышение / понижение по службе. Таким образом, KPI позволяет управлять эффективностью, т.е устанавливать измеримые задачи, затем оценивать и мотивировать их достижение.

В результате разработки и использования KPI в работе с персоналом у нас появляется возможность:

- поставить планы для каждого сотрудника и отдела и закрепить ответственность за выполнение определенного участка работ;

- повысить «прозрачность» достижения или недостижения нужного результата и сформировать соответствие ожиданий результатам деятельности;

- быстро находить звено (подразделение, рабочие место), в котором произошла ошибка;

- показать каждому сотруднику его вклад в достижение цели;

- показать руководителю, кто из сотрудников и каким образом влияет на результат и что он должен для этого выполнить.

Отметим еще одно большое преимущество KPI -это приобретение каждым сотрудником, подвергающегося оценке по ним, ответственности за выполнение своей работы. Вышеперечисленные цели и функции KPI организуют мотивированность у сотрудников к эффективной работе, а внушение им чувства принадлежности к организации повышает ответственность за достижение своих целей и целей организации.

Выделим причины, которые должны подтолкнуть организацию к разработке и применению KPI в организации:

- отсутствие или недостаточность количественных оценок эффективности труда персонала (подразделения, организации),

- отсутствие единого подхода к системе вознаграждений,

- отсутствие увязки системы поощрений с результатом деятельности организации,

- отсутствие ответственности за выполнение работы на своем участке,

- отсутствие цели в работе персонала.

Ключевые показатели эффективности должны иметь равный вес в трудовой деятельности персонала и деятельности организации. Руководителю организации важно не допустить перевешивание какого-либо KPI, это может привести к не эффективной оценке труда персонала, и сам персонал будет неэффективно распределять свою работу.

Все применяемые KPI в организации должны быть:

- конкретными,

- измеримыми,

- достижимыми,

- обозначаться временем.

Исследуя и анализируя ключевые показатели эффективности, мы не раз замечали, что эти показатели могут дублировать или дополнять себя. При этом дополнение KPI друг другом не допускается. Если KPI, будут дополнять друг друга, то получится взаимозаменяемость показателей, которая не допускается, поскольку дает неточный результат при оценке эффективности труда персонала. Нужны четкие сбалансированные показатели, чтобы каждый показатель вносил ясность в деятельность персонала и организации. Показатели должны выстраиваться таким образом, чтобы, если из системы вдруг выпадает один показатель, то поставленная цель организации не достигается.

Нам также необходимо затронуть такой вопрос, как KPI повлияют на доходы сотрудников. Привязывая ключевые показатели эффективности к заработной плате, нужно понимать, что при использовании KPI заработная плата будет состоять из переменной и основной части. KPI могут быть привязаны только к переменной части, так как процент выполнения критериев будет колебаться из месяца в месяц. А также необходимо определить, какая именно часть заработной платы будет отдана на переменные выплаты. По нашему мнению, у различных категорий работников деление заработной платы на переменную и основную части должно быть разным. Например, за основу мы можем взять соотношение 50/50 и даже 40/60, где первая цифра будет отражать постоянную часть заработка. Такое деление больше будет подходить для сотрудников сбытовых подразделений и будет воспринята адекватно, так как вся их работа связана с продажами. Для других организаций такое деление необходимо определять только исходя из специфики деятельности.

В практике принято выделять от 3 до 5 KPI. Большее количество KPI делает систему громоздкой как для тех людей, которые занимаются подсчетом результатов, так и для самих сотрудников, и может стать вместо мотивирующего «демотивирующим» фактором. Вес каждого показателя может быть разным. Но в любом случае KPI определяется индивидуально для каждой организации и каждой категории сотрудников. Формула начисления самого бонуса достаточно сложная: в ней учитываются количество KPI, коэффициент выполнения каждого из них, а также его «вес», то есть коэффициент влияния (чем важнее для компании показатель, тем «вес» выше).

Таким образом, определив 3 KPI, организация способна рассчитывать заработную плату, а также возможный бонус для сотрудника (табл.).

персонал труд ранжирование

При стопроцентном выполнении показателя коэффициент расчета равен 1, при выполнении 90-99% коэффициент 0,9 при выполнении 101-110 коэффициент 1,1. При этом стоит определить минимально допустимый уровень выполнения KPI. Его может установить организация самостоятельно, в зависимости от количества разработанных ключевых показателей эффективности. К примеру, при выполнении коэффициента менее чем на 50% -коэффициент будет равен 0.

В рассматриваемой нами организации, KPI помогают в работе персонала следующим образом - позволяют свести представления о том, как нужно функционировать, в частности исполнять рекламный проект, к единому пониманию, придать целевую направленность деятельности сотрудников и подразделений.

KPI выполняет следующие функции:

- позволяют оценить работу каждого работника или группы;

- способствуют мотивированию персонала на результат;

- повышают ответственность каждого работника за свой участок работы;

- дают возможность развивать и улучшать наиболее перспективные направления бизнеса;

- в доступной и наглядной форме показывают влияние того или иного процесса на результат.

Как один из вариантов расчета заработной платы и бонусов по KPI, исследуемая организация использует установленный оклад в качестве постоянной части, которая выплачивается сотруднику независимо от выполненных им показателей.

Для переменной части, т.е. определения бонусов, устанавливается максимальная сумма по каждому показателю, которая принимается за 100%. От максимально установленной суммы в дальнейшем рассчитывается сумма KPI, который зависит от того, насколько выполнен план.

Анализ ключевых показателей эффективности показывает, что:

- с помощью KPI проводится дополнительная оценка эффективности персонала,

- в качестве основной системы премирования персонала используются KPI.

Основанием для использования системы премирования на основе ключевых показателей эффективности является повышение результативности труд персонала путем вознаграждения труда за конкретные показатели деятельности каждого сотрудника.

Поскольку KPI используется, как система премирования, в этом случае значение каждого ключевого показателя оцифровано, установлены плановые показатели, определены варианты выполнения планового показателя, по которому будет рассчитана сумма бонусов.

Например, если руководитель проекта не выполняет свой показатель по контролю за задолженностью заказчиков перед агентством на 100%, а выполняет, лишь на 50%, его KPI составляет 0,75 и сумма бонуса по данному показателю уменьшается на 25%. При выполнении показателя более чем на 100%, сумма бонуса рассчитывается по такой же схеме.

Такой системой вознаграждения, мы можем заставить сотрудников работать лучше и получать больше.

Производя расчет итоговых результатов деятельности персонала по KPI, мы рассчитываем не только сумму вознаграждения, но и эффективность труда персонала за отчетный период.

Таким образом, ключевые показатели выступают в роли стимула к продуктивной работе, поскольку грамотное использование разработанных ключевых показателей эффективности (KPI) для организации может служить хорошим мотиватором как для коллектива, так и для отдельно взятого человека. Если поставленная задача выполнима, и учитывается не только ее выполнение, но и степень приближения к результату, это положительно сказывается на отношении сотрудника к работе.

Следовательно, использование ключевых показателей эффективности в работе персонала - способ помочь сотрудникам добиваться поставленных целей, а не попытка убеждения их в том, что они плохие работники.

В заключении отметим, что результатом использование ключевых показателей эффективности (KPI) является:

- качественная оценка эффективности труда персонала и протекание бизнес-процессов в организации.

- Такая оценка эффективности труда персонала с использованием KPI обеспечивает руководство организации необходимой информацией, что позволяет своевременно принимать решения, выявлять факторы, влияющие на достижение целей и вносить корректировки в эффективный труд персонала и бизнес-процессы;

- перевести видение текущей стратегии организации в новую, удобную форму, которая раскрывает стратегию через выбранные цели и показатели.

Список литературы

Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию. 2-е изд., испр. и доп. Каплан Роберт Нортон Дейвид, М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. -- 320 с.

2. Вихров А.А., Лекомцев П.А. Интеграция систем KPI/BSC и бюджетирования в единый инструмент управления //Управления компанией. 2005 . №10(53). - С. 15.

3. Машковцев С.В., Бедило М.М. KPI для поддерживающих подразделений // Справочник кадровика. 2009. - №5. - С. 129-131

4. Кубатиева Ф. Б. KPI - каждому по способностям // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - 2010. - №2. - С.11

5. Колбеко Н. Внедрение KPI: стоит ли овчинка выделки? [Электронный ресурс]. - http://www. insapov.ru/implementation-kpi.html

Размещено на Allbest.ru