Документоведение управленческой деятельности Магнитогорского государственного университета

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общая характеристика Магнитогорского государственного университета

С 14 октября по 26 октября 2013 года я проходила практику в Магнитогорском государственном университете в отделе управления персоналом и делопроизводством. Магнитогорский государственный университет осуществляет свою деятельность в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации и Челябинской области, настоящим Уставом.

1.1 Описание структуры

Магнитогорский государственный университет имеет следующую структуру:

• Начальник управления по персоналу и делопроизводству

• Отдел кадров

• Подотдел по делам сотрудникам

• Подотдел по делам студентов

• Отдел документационного обеспечения управления

• Архивный отдел

1.2 Описание функций службы ДОУ МаГУ

Основные функции управления по персоналу и делопроизводству:

· непосредственное руководство отделом кадров;

· оперативное руководство, контроль и координация работы всех подразделений управления;

· организация защиты персональных данных с учётом требований, предъявляемых федеральным законодательством к локальным нормативным актам и особенностей соблюдения требований законодательства по защите персональных данных при использовании персональных компьютеров, внутренних сетей и ресурсов Интернет-сети.

1.3 Описание функциональных обязанностей специалиста отдела кадров

Отдел кадров (ОК) был создан в 1932 г. В разные годы им руководили В. Н. Емельянов (с 1958 по 1963), А. Ф. Гололобов (с 1963 по 1967), М. И. Никишина (с 23.05.1967 по 27.11.1967), Я. Д. Булганин (с 27.11.1967 по 1985), А. Т. Шмелева (с 1985 по 1987), И. И. Боронина (с 1987 по август 2011). С августа 2011 г. должность начальника отдела кадров была упразднена в связи с созданием в МаГУ нового подразделения - управления по персоналу и делопроизводству. Отдел кадров является одной из его составляющих. Начальник управления - канд. пед. наук, доц. И. В. Самарокова. В настоящее время в отделе кадров работают 4 человека: Г. В. Фёдорова (специалист по кадрам), Н. В. Сычёва (ведущий специалист по кадрам), Р. Ш. Нащекина (специалист по кадрам 1 категории), И. Н. Кузнецова (специалист по кадрам 1 категории).

Отдел кадров подразделяется на два подотдела:

1) подотдел по делам сотрудников;

2) подотдел по делам студентов.

Подотдел по делам сотрудников производит:

· оформление приема, перевода, увольнения профессорско-преподавательского состава и сотрудников в соответствии с приказами;

· оформление трудовых книжек;

· оформление личных дел профессорско-преподавательского состава и сотрудников, запись необходимых сведений в их личные дела, трудовые книжки, карточки формы Т-2, учет и хранение личных дел;

· подготовку и сдачу личных дел и других документов в архив;

· персональный и систематический учет всех категорий работников университета по штатно-должностным книгам, контрольным спискам профессорско-преподавательского состава, карточкам учета;

· оформление пенсионных документов преподавателей и сотрудников университета, уволенных с работы в связи с уходом на пенсию, представление этих документов в райсобес;

· приказы на профессорско-преподавательский состав, учебно-вспомогательный персонал, административно-управленческий персонал, административно-хозяйственный персонал;

· выдачу сотрудникам университета справок, удостоверений;

· отчеты, сведения для вышестоящих организаций о наличии и составе работников вуза;

· отчеты по формам в вышестоящие организации;

· подачу сведений о преподавателях и сотрудниках университета в Пенсионный Фонд и Налоговую инспекцию.

Подотдел по делам студентов производит:

· оформление и хранение личных дел студентов дневного отделения ФЛиП, ФМФ, ПиМНО, факультета дошкольного воспитания, исторического факультета; обработку приказов, хранение личных дел студентов этих факультетов;

· ведение алфавитных книг студентов, сбор разнообразных сведений по студенческой документации, оформление дел отчисленных студентов;

· передачу в архив личных дел отчисленных студентов;

· записи в трудовые книжки студентов, если они имеются;

· ведение общей картотеки студентов вышеперечисленных факультетов;

· составление (ежемесячное) контингента студентов дневного отделения.

2. Анализ управленческой деятельности Магнитогорского государственного университета

2.1 Анализ особенностей документирования управленческой деятельности МаГУ

Управленческая деятельность Магнитогорского государственного университета сопровождается созданием разнообразных документов в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.

Основные требования к составлению документа можно сформулировать так: документ должен быть содержательным, кратким, понятным и правильно оформленным.

При подготовке организационно - распорядительных документов оформляются реквизиты с учётом ГОСТ 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

Основным нормативно-методическим документом, регламентирующим правила создания и оформления документов в учреждении, является Инструкция по делопроизводству.

Настоящая инструкция по делопроизводству(далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Магнитогорском государственном университете.

В целом инструкция учитывает все требования, предъявляемые к современным документам, изложена понятным языком. Содержит подробные пояснения и примеры практически всех документов, создаваемых в процессе деятельности университета.

Она подробно описывает каждый этап жизненного цикла организационно-правовых, распорядительных и информационно-справочных документов, поясняя и предостерегая от всех возможных ошибок, возникающих при работе с данными документами.

Инструкция является очень полезным нормативно-методическим документом, так как дает сотрудникам необходимую, полную и современную информацию для работы с организационно-распорядительной документацией.

Выполнение требований Инструкции обязательно для каждого работника Магнитогорского государственного университета при подготовке и оформлении документов, а также в процессе их исполнения и обработки.

Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Правовой основой Инструкции являются действующее законодательство Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела, а также нормативные требования государственных стандартов Российской Федерации: ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения). М, ВНИИДАД, 1991; ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"; "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденная приказом Росархива от 27.11.2000 № 68; Основные правила работы архивов организаций - Росархив, ВНИИДАД - М., 2003; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения - Росархив, ВНИИДАД - М., 2001; Требования к оформлению организационно-распорядительной документации. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.- М., 2003; Устав Магнитогорского государственного университета и иные правовые акты.

Обеспечение единой системы делопроизводства, методическое руководство и контроль над соблюдением требований настоящей Инструкции при подготовке документов в структурных подразделениях Магнитогорского государственного университета осуществляет отдел делопроизводства университета.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях университета несут руководители структурных подразделений администрации города.

Ведение делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на ответственных за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями.

Обеспечение Магнитогорского государственного университета оборудованием и средствами для ведения делопроизводства, необходимыми бланками, штампами, канцелярскими принадлежностями и т.п. осуществляет административно-хозяйственное управление.

Инструкция по делопроизводству и изменения к ней утверждаются и вводятся в действие распоряжением ректора МаГУ.

В разделе 2 инструкции прописаны 72 термина с соответствующими определениями и 9 сокращения с соответствующими обозначениями .

В 3 разделе инструкция регламентирует систему организационно-распорядительной документации и подразделяет данные документы на:

· организационные (устав, организационная структура, штатное расписание, положения, должностные инструкции);

· распорядительные (постановления и распоряжения главы города, распоряжения руководителя Аппарата главы города, приказы руководителей структурных подразделений, протоколы, содержащие решения);

· информационно-справочные (письма, акты, справки, объяснительные и докладные (служебные) записки, факсы, телеграммы, телефонограммы, номенклатура дел, описи и др.).

В разделе 4 изложены правила оформления организационно-распорядительные документы на бланках. Для изготовления бланков используются два основных формата: А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Основную часть документов составляют на бланках формата А4. Для небольших писем, справок, заявок используются бланки формата А5.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

В университете установлены следующие виды бланков:

- общий бланк

- бланк письма

- бланки конкретного вида документов: постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме писем. Для каждого вида ОРД допускается два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

Бланки документов должны использоваться по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

В этом же разделе прописаны требования к изготовлению документов.

Документы изготавливают:

- машинописным способом;

- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ;

- на магнитных носителях данных.

Отдельные внутренние документы допускается писать от руки (заявления, объяснительные записки и т. п.)

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

30 мм - левое;

не менее 10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Особенность оформления документации в плане учёта полей заключается в том, что правое поле строго 15мм. Это обеспечивает сохранность информации на бумажном носителе при копировании, так как в копировальном аппарате лист может лежать под углом, а широкое поле позволяет не затрагивать при этом сам текст и реквизиты.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без точек, кавычек, дефисов.

Текст требуется отделять от заголовка и подписи 2-3 межстрочными интервалами.

Печать шрифтом Times New Roman одного размера от 10-14 через 1-1,5 интервала.

Выравнивать текст по левой и правой границам текстового поля;

Первую строку раздела, пункта, подпункта, абзаца печатать на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (красная строка).

Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Следующий раздел посвящен организации документооборота. Здесь рассматриваются такие вопросы, как порядок обработки входящих документов; рассылка и доставка документов в структурные подразделения; обработка входящих документов в структурных подразделениях; список не подлежащих регистрации; порядок обработки и передачи исходящих документов; порядок работы с внутренними документами; учет объема документооборота.

В разделе 10 рассматриваются правила контроля исполнения документов:

1. Задачи контроля исполнения;

2. Сроки исполнения документов;

3. Организация контроля исполнения

Раздел 11 содержит правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

Раздел 14 Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов путем формирования и оформления дел и их передачу в архив администрации города.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков хранения и оформленных в надлежащем порядке. Номенклатура дел составляется в целях группировки исполненных документов в дела, закрепления индексации дел, установления сроков хранения дел на основании типового перечня. Составляется номенклатура дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется должностным лицом, ответственным за делопроизводство в данном подразделении, с привлечением ведущих специалистов, подписывается руководителем структурного подразделения..

Так же в процессе работы с документами я заметила, что в документах вместо буквы "ё" пишется "е".

2.2 Рекомендации по совершенствованию документирования управленческой деятельности базы практики

обязанность распорядительный документирование управленческий

Система документирования управленческой деятельности Магнитогорского государственного университета отлаженная и в полной мере соответствует Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 6.30-2003.

Достижение эффективной работы совершается за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений, что ярко выражено в университете. Можно отметить, что в связи с внедрением электронной техники значительно повысилась эффективность. Различные программы, созданные специально для ведения делопроизводства значительно облегчают этот процесс. Система автоматизации делопроизводства и документооборота функционирует в локальной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности, но к сожалению бесперебойное функционирование рабочей техники требует доработки. Из-за проблем с доступом в интернет и низкой производительностью рабочего компьютера, работа с документированием и проведение других операций значительно теряют темп.

3. Описание дополнительной части производственной практики

В ходе прохождения практики были использованы следующие навыки:

· навык оформления документов системы организационно-распорядительной и других систем документации.

· знание законодательных и нормативно-методических материалов по документированию и организации работы с документами;

· знание правил оформления документов системы организационно-распорядительной документации и других систем;

· умение использовать теоретическое положения для решения практических задач;

Производственную практику по делопроизводству я проходила в Магнитогорском государственном университете в отделе управления персоналом и делопроизводством. За время практики я ознакомилась с циркулирующими в организации документами, помогала составлять новые. Помимо работы с личными делами составляла распоряжения, постановления и письма. Мне было выделено рабочее место с персональным компьютером, в отделе имелся принтер для распечатки готовых документов и ксерокс, так же другая оргтехника. Для составления документов мне был предоставлен пакет офисных приложение Microsoft Office 2003.

Размещено на Allbest.ru