Сущность управления как информационного процесса

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный университет гражданской авиации»

Заочный Факультет

Кафедра № 20 Менеджмента

Курсовая работа

по дисциплине: Основы менеджмента

Сущность управления как информационного процесса

Санкт-Петербург

2011

Содержание

управление информационный мотивирование

Введение

1. Сущность управления

2. Характеристики информационного процесса

3. Наука семиотика и уровни информационного процесса

4. Шумы в информационном процессе

5. Анализ информационного потока в ЗАО «Нордавиа»

Заключение

Список использованной литературы

Введение

С момента основания организация непрерывно совершенствует свои продукты или предлагает дополнительные услуги, чтобы привлечь новых потребителей и поддержать конкурентоспособность, а также занимается непрерывным поиском новых направлений повышения прибыльности от реализации своей деятельности.

В современном мире одним из таких направлений стало повышение эффективности информационного процесса, которое позволяет снизить время прохождения информации по каналу связи, увеличить ее достоверность и актуальность, тем самым преувеличивая доходность предприятия.

Темой данной работы является сущность управления как информационного процесса.

Актуальность выбранной темы бесспорна: без осознания бизнесом положительных экономических результатов от оптимизации информационных процессов организации, руководитель не будет в достаточной степени мотивирован в ее применении, что способно привести к значительным информационным и денежным потерям.

Основными проблемами данной темы являются выявление нарушений в информационном процессе - шумы и способы их устранения.

Целью данной работы является анализ информационных процессов и шумов в них на примере ЗАО «Нордавиа», а также выдача рекомендаций по их оптимизации.

Для осуществления поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи и исследовать:

Сущность управления.

Основные характеристики информационного процесса.

Наука семиотика и уровни информационного процесса.

Нарушения в информационном процессе - шумы.

Основные характеристики информационного процесса в компании ЗАО «Нордавиа», источники шумов и способы их нивелирования.

И на основе полученных данных дать рекомендации руководству компании по методам оптимизации информационного процесса.

1. Сущность управления

Управление, хотя и играет вполне определенную роль в организации, тем не менее, пронизывает всю организацию, касаясь и затрагивая практически все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия управления и организации можно достаточно четко установить границы деятельности, которая составляет содержание управления, а также достаточно четко определить субъектов управленческой деятельности -- менеджеров.

Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ею своих целей. Управление не эквивалентно всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связаны с координацией и установлением взаимодействия внутри организации, с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п. (Рис. 1).

Рис. 1. Место процесса управления в организации

Функция управления - это обособившийся вид управленческой деятельности. Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей субъекта управления. [4]

Содержание и набор действий и функций, осуществляемых в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высшее руководство, управление среднего уровня, нижний уровень управления), от функции внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов. Однако несмотря на все разнообразие, как на это обратил внимание еще в 1916 г. А. Файоль, для всех процессов управления в организации характерно наличие, в общем-то, однородных видов деятельности. Общие функции управления являются обязательными для успешной работы любой организации. Сюда входят: планирование, организация, мотивация и контроль.

Можно сгруппировать все виды управленческой деятельности в четыре основных функции управления: 1) планирование, заключающееся в выборе целей и плана действий по их достижению; 2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними; 3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей; 4) контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.[3]

Проходящий в организации информационный процесс поддерживает реализацию каждой функции управления. Как уже отмечалось, каждая функция управления реализуется в тесном взаимодействии с другими функциями. Это наглядно прослеживается в планировании, которое немыслимо без определенных организационных форм, без необходимой увязки показателей (элемент координации), без анализа, учета и контроля отклонений от намеченной цели.

Рассмотрим информационный процесс в рамках 4 основных функций управления.

Первый этап планирования заключается в исследовании внутренней и внешней среды организации, включающий в себя сбор, обработку и анализ информации, полученной от потребителей, клиентов, поставщиков, государственных органов, собственных работников компании. На следующем этапе на основе проанализированной информации определяются направления стратегической деятельности предприятия: цели, задачи, перспективы и пр. Далее разрабатываются долгосрочные, среднесрочные и оперативные планы организации. Анализируются стандарты и нормативная документация, источники финансирования, разрабатывается система контроля. Исследованная информация при организации обеспечивает четкое упорядочение процесса управления в целом, распределение как функций исполнения управленческих решений, так и собственно функций управления, основу рационального построения каждого конкретного органа управления, определения компетенции его структурных подразделений. Информация о потребностях персонала компании и возможностях их реализации является основой функции мотивации.

Для реализации функции контроля необходимы систематические измерения информации, как в качественном, как и в количественном аспекте. Полученная информация служит для установления масштаба отклонений и дальнейшей корректировки показателей, планов и действий. [3]

2. Характеристики информационного процесса

Информация -- это совокупность закодированных сведений, необходимых для принятия решений и их реализации. Получение и использование информации является процессом приспособления к случайностям внешней среды и жизнедеятельности объекта в ней.[7]

Можно дать следующую классификацию информации:

по носителям (электронные, вещественные и т. п.);

по направлению движения (входящая и исходящая);

по источнику (внешняя и внутренняя);

по содержанию (экономическая, правовая, техническая и проч.);

по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая -- нескольких различных);

по назначению:

оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;

отчетная предназначается для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

по возможности закрепления и хранения:

воплощенная в материальных объектах;

фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает);

по степени готовности для использования:

исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;

по степени важности:

основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

вспомогательная облегчает работу с основной;

желательная (без которой, однако, можно обойтись) несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

по полноте:

частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;

комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

по степени надежности:

достоверная (уровень достоверности -- 80--100 процентов);

вероятностная (уровень достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;[7]

Информационный процесс -- это осуществление всей совокупности следующих элементарных информационных актов: прием или создание информации, ее хранение, передача и использование. [8]

Неотъемлемым элементом любой организации является информационная система, состоящая из совокупности субъектов, осуществляющих прием, передачу, обработку, преобразование, хранение информации, а также процедур, каналов, посредством которых те связаны между собой для выполнения функций управления. Информационная система -- это совокупность механизмов, обеспечивающих полное осуществление информационного процесса. Информационные системы существуют в рамках системы управления и полностью подчинены целям функционирования этих систем.

Она обеспечивает информацией систему управления, формируя следующие информационные потоки:

1 -- информационный поток из внешней среды в систему управления, который, с одной стороны, представляет собой поток нормативной информации, создаваемый государственными учреждениям в части законодательства, а с другой стороны -- поток информации о конъюнктуре рынка, создаваемый конкурентами, потребителями, поставщиками;

2 -- информационный поток из системы управлении во внешнюю среду (отчетная информация, прежде всего финансовая в государственные органы, инвесторам, кредиторам, потребителям; маркетинговая информация потенциальным потребителям);

3 -- информационный поток из системы управления на объект, представляет собой совокупность плановой, нормативной и распорядительной информации для осуществления хозяйственных процессов;

4 -- информационный поток от объекта в систему управления, который отражает учетную информацию о состоянии объекта управления экономической системой (сырья, материалов, денежных, энергетических, трудовых ресурсов, готовой продукции и выполненных услугах) в результате выполнения хозяйственных процессов.

Информационная система накапливает и перерабатывает поступающую учетную информацию и имеющиеся нормативы и планы в аналитическую информацию, служащую основой для функций управления. Движение информации от отправителя к получателю в рамках таких систем состоит из нескольких этапов.

Если построить цепочку, состоящую из процессов и процедур, последовательно слева на право, получится описание во времени процессов преобразования информационного ресурса в информационный продукт. Формирование информационного ресурса осуществляется в процессе «Получение» и начинается с процедуры «Сбор», отображающей предметную область (параметры, характеристики, состояние объекта управления). Собранная информация должна быть соответствующим образом подготовлена (осмыслена, структурирована, проверена на полноту, достоверность, непротиворечивость и т.д.). После подготовки и проверки информация может быть передана для преобразования традиционными способами (телефон, курьер, почта, телеграф), а может быть подвергнута алгоритму преобразования в данные.[7]

В процессе «Получение» информация преобразуется в данные, имеющие форму цифровых кодов, реализуемых на физическом уровне с помощью различных физических явлений (электрических, магнитных, оптических, механических и т.д.).

Следующие за процессом «Получение» информационные процессы уже производят преобразование данных. Процесс обработки данных включает в себя процедуры преобразования значений и структур данных путем моделирования, логического вывода и др., а также процедур организации вычислений.

Процесс «Отображение» содержит процедуры преобразования данных в форму, удобную для восприятия: звук, изображение -- текстовое, цифровое, графическое, видео, твердая копия на бумаге.

Процесс формирования знаний является составной частью базовой информационной технологии, поскольку ее высшим продуктом является знание. Формирование знания как высшего информационного продукта до сих пор являлось прерогативой человека. Автоматизированный процесс предоставления знаний может оказать помощь при решении трудно формализуемых задач. В этом процессе объединяются такие процедуры, как формализация знаний, их накопление и генерация (вывод) новых знаний на основе накопленных в соответствии с поставленной задачей, объяснение полученных автоматизированным путем знаний.[8]

Процесс «Обмен» предполагает передачу данных между всеми процессами и связан со всеми процедурами на уровне данных. Процесс накопления позволяет преобразовывать информацию, длительное время хранить, постоянно обновляя, и при необходимости оперативно извлекать в заданном объеме и по определенным признакам. Процедуры этого процесса-- архивирование, обновление и поиск -- состоят в организации хранения (быстрое и не избыточное накопление данных по заданным признакам и не менее быстрое осуществление их поиска) и актуализации данных.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Системная модель коммуникации рассматривается как коммуникационный процесс не в виде монолога, а равноправного диалога. Наряду с коммуникационными процессами, ведущую роль в такой модели начинают играть информационные взаимодействия.

Понятие эффективной коммуникации связано с коммуникантом и предполагает получение достоверной информации реципиентом, адекватное ее понимание и ответную его реакцию в соответствии с прогнозом отправителя. Эффективность всей системы коммуникации может быть повышена путем уменьшения уровня помех, воздействующих на канал передачи сообщений, путем дублирования сообщения, его кодирования, повышения качества канала связи.

При передаче информации необходимо наличие общего смысла предмета общения и организация совместной местности. Во время передачи информации собеседники осознанно или неосознанно влияют друг на друга. Передача информации возможна при наличии единого языка, единого понимания значения слов и единого понимания ситуации. Наличие коммуникативных барьеров: социальных (связаны с принадлежностью к определенной социальной группе), личностных (связаны с личностными особенностями), неосознаваемых (связаны с доверием или недоверием, открытостью для информации). Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. [8]

3. Наука семиотика и уровни информационного процесса

Наука о знаках и знаковых системах в природе и обществе называется семиотика. Поскольку знак есть носитель информации, семиотика имеет большое прикладное значение при исследовании и проектировании знаковых систем, используемых в процессах передачи и обработки информации. Она рассматривает различные аспекты информационного взаимодействия систем и состоит из трех уровней: синтактики, семантики и прагматики.

В области семиотики в соответствии с теорией экономической информации, в процессе передачи сообщений в системах управления возникают три типа проблем:

точности передачи символов (знаков), применяемых для передачи сообщений, - техническая проблема;

точности выражения содержания символами - проблема смысла;

влияния принятого сообщения на выбор поведения получателя - проблема ценности сообщения.[9]

Каждая из этих парных проблем изучается соответствующей наукой, что и указано в табл. 1.

Таблица 1. Проблемы передачи сообщений и изучающие их науки

Проблема	Характер проблемы	Наука
Точность передачи символов (знаков), применяемых при передачи сообщений	Техническая	Синтактика
Точность выражения содержания символами	Проблема смысла	Семантика
Влияние принятого сообщения на выбор поведения получателя	Проблема ценности сообщения	Прагматика

Как следует из данных табл. 1, первая из указанных в ней проблем изучается синтактикой. Синтактика изучает структуру знаков и отношений между ними с точки зрения синтаксиса, безотносительно к тому, что они отражают и как воспринимаются адресатом. Синтаксический анализ -- обработка текста на естественном языке, цель которой заключается в получении синтаксического представления этого текста, в частности его синтаксической структуры. Синтактика изучает информацию с точки зрения способов и техники передачи. Она изучает отношения между знаками или символами, взятыми безотносительно к их конкретному содержанию и ценности для получателя, например относительные частоты появления знаков в сообщении. Синтаксические проблемы решаются в основном в классической теории информации, которая рассматривает проблемы количественного измерения информации, оптимального кодирования сообщений, увеличения скорости передачи информации и другие проблемы. При их решении можно отвлечься от содержания и ценности сообщений.

Вторая проблема изучается также семантикой. Семантика изучает отношения между знаками и обозначаемыми ими объектами, не касаясь получателя знаков. Она изучает общие закономерности построения любых знаковых систем, рассматриваемых в синтактике. Различают семантику логическую и структурную. Логическая семантика рассматривает знаковые системы как средства выражения смысла, установление зависимости между структурой знакосочетаний и их выразительными возможностями. Структурная семантика -- раздел структурной лингвистики, посвященный описанию смысла языковых выражений и операций над ним. Семантический анализ -- совокупность операций, служащих для представления смысла текста на естественном языке в виде записи на некотором формализованном семантическом (смысловом) языке. Семантический анализ моделирует процесс понимания текста человеком.

Семантика рассматривает отношения между знаками и объектами, между знаками и их значениями, а также между объектами (событиями) и отображающими их понятиями, т.е. она изучает информацию с точки зрения ее смыслового содержания и правильного истолкования. Для того чтобы понять принятое сообщение, получатель должен обладать определенным запасом знаний. Если значение знака не может быть установлено, то оно не несет получателю никакой информации. Если информация как отображение может существовать отдельно от человека и процессы ее передачи могут быть рассмотрены вне зависимости от получателя, то семантическая проблема может быть решена только в связи с конкретным получателем информации.

Третья проблема изучается прагматикой. Прагматика изучает восприятие осмысленных выражений знаковой системы в соответствии с разрешающими способностями воспринимающего. Теоретическая прагматика рассматривает некоторые гипотезы о свойствах и строении интеллекта, которые формулируются на основе данных нейрофизиологии, экспериментальной психологии, бионики, теории персептронов и т.д. Прикладная прагматика включает в себя исследования, посвященные эмпирическому анализу понимания людьми различных языковых выражений, изучению ритмики и стихосложения, а также разработке информационно-поисковых систем.

Прагматика исследует ценность сообщений для получателя (отношения между знаками и их получателями), т.е. влияние информации на решение стоящих перед получателем задач. Ценность информации меняется в зависимости от места, времени, обстановки, возможности ее использования. Таким образом, прагматический аспект исследования информации является наиболее конкретным, учитывающим и синтаксические, и семантические отношения между знаками.[9]

Таким образом, выделяют три уровня рассмотрения любого информационного сообщения, три уровня абстрагирования от особенностей, конкретных актов обмена информацией. На прагматическом уровне для выявления полезности информации рассматривают все элементы информационного обмена. На семантическом уровне, отвлекаясь от получателя информации, конечной целью изучения является смысловое значение сообщения, его адекватность описываемым объектам. Наиболее узким является синтактический уровень -- уровень изучения только самих знаков и соотношений между ними.

4. Шумы в информационном процессе

Шум - это любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл послания. Каждому семантическому уровню соответствует аналогичный этап информационного процесса, в течение реализации которого могут возникать различные шумы и помехи:

1) К синтактическому уровню семиотики относится этап сбора информации, на котором сообщение, представленное определенной последовательностью знаков и переданное по каналу связи, принимается получателем. При этом в канале связи может возникать шум: электрические помехи, описки, оговорки и тому подобные технические ошибки, приводящие к снижению скорости передачи информации, а значит снижению ее актуальности. Поэтому информация на данном этапе проходит физический фильтр, способствующий снижению шумов.

Синтаксические проблемы решаются в основном в классической теории информации, которая рассматривает проблемы количественного измерения информации, оптимального кодирования сообщений, увеличения скорости передачи информации и другие проблемы. При их решении можно отвлечься от содержания и ценности сообщений.

2) К семантическому уровню семиотики относится этап обработки информации, в ходе реализации которого рассматриваются отношения между знаками и объектами, между знаками и их значениями, а также между объектами (событиями) и отображающими их понятиями, т.е. изучается информацию с точки зрения ее смыслового содержания и правильного истолкования. На данном этапе сообщение должно быть усвоено, понято получателем. То или иное толкование получателем выступает в роли семантического фильтра. [9]

При прохождении семантического фильтра также возникают шумы: отсутствие однозначного соответствия между знаком и объектом, знаком и понятием, что не позволяет точно истолковать полученное сообщение; отсутствие в сообщении необходимых сведений; отсутствие у принимающей стороны кода для расшифровки полученного сообщения и т.п. Таким образом, информация теряет свою достоверность.

Семантическая проблема может быть решена только в связи с конкретным получателем информации. Для того чтобы понять принятое сообщение, получатель должен обладать определенным запасом знаний или использовать для данных целей специализированные информационные технологии. Для снижения шумов необходимо повышать качество канала связи.

3) Прагматический аспект исследования информации является наиболее конкретным, учитывающим и синтаксические, и семантические отношения между знаками. К прагматическому уровню семиотики относится этап формирования знаний, объединяющий в себе формализацию знаний, их накопление и генерацию (вывод) новых знаний, объяснение полученных автоматизированным путем знаний. Прагматика исследует ценность сообщений для получателя (отношения между знаками и их получателями), т.е. влияние информации на решение стоящих перед получателем задач.

Ценность информации меняется в зависимости от места, времени, обстановки, возможности ее использования. Сообщение может быть принято и понято, но если получатель не настроен на его использование, то оно не доставит ему информации. Таким образом, сообщение должно быть оценено. Механизм оценки сообщений играет роль прагматического фильтра. Следует заметить, что в процессе обучения расширение знаний специалиста имеет самостоятельную ценность вне зависимости от будущего конкретного использования. При прохождении прагматического фильтра также возникают шумы: бесполезные сведения, дезинформация.[8]

Формирование знания как высшего информационного продукта до сих пор являлось прерогативой человека. Автоматизированный процесс предоставления знаний может оказать помощь при решении трудно формализуемых задач.

Таким образом, информация - то, что доведено до получателя через тройной механизм восприятия, т.е. это сообщение, принятое, понятое и оцененное как полезное. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

К помехам относятся:

предвзятости и стереотипы, которыми могут обладать все, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята;

предоставление ложных сведений из-за желания показать себя с лучшей стороны, скрыть ошибки, застраховаться от возможных конфликтных ситуаций и неприятностей;

Причинами этого могут быть: неразумные распоряжения и излишняя строгость руководства, жесткий контроль с его стороны и чрезмерное вмешательство в работу исполнителей; стремление тех обезопасить себя; отсутствие критериев достоверности информации, неэффективность системы ее проверки и оценки.

4) отсутствие интереса к информации вследствие ее неубедительности, неконкретности и проч.;

Поэтому рекомендуется дополнительно делать акцент на возможных выгодах, которые может принести ее использование, и потерях, связанных с игнорированием.

5) технические неполадки, например неодинаковое понимание символов, с помощью которых информация передается;

Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальных традициях, слабым знанием языка и т. д. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность или, наоборот, импульсивность, излишняя эмоциональность, нетерпеливость, не позволяющие сосредоточиться;

информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, его фильтрацию, ошибочные или упрощенные ответы, их неадекватную реакцию, отключение от его источника.

Это может иметь место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

В результате одному из участников обмена информацией не удается в полном объеме донести ее до другого, а тому должным образом ее воспринять. Это в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

Поэтому для надежности передачи информации необходимо правильно выбирать коммуникационный канал, спрямлять его (избавляться от лишних посредников), дублировать источники сведений, передавать их с некоторым избытком.

Однако избыточность должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить правильное усвоение, поэтому сразу же необходимо определить минимальную «дозу» повторения, тем более что из-за неравномерности деловой компетентности потребность в нем может быть разной.[8]

Если приходится неоднократно повторять указания в одной и той же ситуации, это свидетельствует о том, что сама она невысокого качества.

Информационный обмен облегчают:

краткость, ясность, недвусмысленность сведений;

постоянный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема;

координация процессов обработки информации;

обеспечение соответствия потребностей в данных возможностям их получения;

унификация основных характеристик информационных процессов, обеспечивающая и управление ими и позволяющая экономить средства.

Нивелирование информационных шумов обеспечивает:

своевременность поступления информации из внешней и внутренней среды организации;

контроль объективности и достоверности информации;

облегчение внутреннего обмена сведениями, минимизация их потери, искажения и неточности;

облегчение отбора, анализа, сопоставления нужных для принятия решения данных из разных источников;

удобство для использования;

формирование адекватных информационных ресурсов для системы управления предприятием;

снижение сопротивления организационным изменениям;

успешная реализация конкурентных преимуществ компании;

оптимизацию информационных потоков путем исключения дублирования информации;

ликвидацию разрыва между внедрением информационных технологий и техники и состоянием информационных ресурсов (их формирование и использование).[7]

5. Анализ информационного потока в ЗАО «Нордавиа»

Рассмотрим информационные потоки на примере отдела кадров в ЗАО «Нордавиа»:

1 -- информационный поток из внешней среды в систему управления отдела кадров:

Изменения законодательства в области кадрового делопроизводства;

Информация о количественном и качественном состоянии рынка труда;

Запросы из суда, военкоматов, отдела судебных приставов, банков и пр.;

2 -- информационный поток из системы управления во внешнюю среду:

- Отчеты в пенсионный фонд, управление ГА, военкомат и пр.;

- Публикация отчетов с основными показателями деятельности персонала компании;

- Ответы на запросы государственных и негосударственных учреждений, частных уполномоченных лиц;

- Подача информации о вакансиях в центр занятости и рекрутинговые агентства;

3 -- информационный поток из системы управления на объект:

- Приказы о приеме/увольнении, перемещениях, совмещении, временном исполнении обязанностей, отпусках и пр.

4 -- информационный поток от объекта в систему управления:

- заявления, служебные и докладные записки, справки о физическом и материальном состоянии работника и пр.

Разберем информационный процесс на примере формирования приказов в отделе кадров.

Информация поступает на бумажных носителях, а также при помощи электронных средств связи, как по восходящим, так и по нисходящим каналам связи. Анализ выявил шумы в виде ошибок в назначении информации по отделам, запаздывании передачи информации по перемещениям сотрудников и отзывам из отпусков, прерывании сигнала с канала связи (технические проблемы связи).

Для нивелирования помех рекомендуется активно использовать электронные средства связи: Outlook, skype с целью увеличения скорости прохождения информации по каналу связи; использование адресных ячеек для рассылки документации по подразделениям; задействование резервных каналов связи, электронный документооборот.

Далее информация проходит стадию обработки (анализ на наличие отклонений по форме заявления, регистрация заявлений), при которой были выявлены следующие шумы: несоответствие указанных в заявлении сроков утвержденному графику; несоответствие входящей информации о сотрудниках действительному положению вещей; отсутствие данных или частичная утеря данных о состоянии работника у получателя. Для снижения уровня шумов рекомендуется использовать программу Navision и прочие кадровых программы в зависимости от отдела для анализа поступающей документации; установить специализированную программу для формирования служебных записок.

В дальнейшем полученная информация из служебной документации используется для принятия решения. Шум на данном уровне приводит к наличию информации, принятой и понятой, которая не будет реализована. На уровне отдела кадров шумом будет являться, например, отсутствие согласования вышестоящего руководства. Для снятия данного шума руководителю рекомендуется приобрести специализированные знания в области решения закрепленным за ним кадровых задач. Также встречаются шумы, связанные с неэффективной реализацией решений в связи с нехваткой информации по срокам исполнения, для их снятия необходимо использовать программу планировщика задач. Для нивелирования дезинформационного шума, необходимо использовать различные источники получения информации.

Также для ускорения информационного процесса и нивелирования шумов рекомендуется введение системы электронного документооборота. По статистическим данным 7,5% всех документов теряются, 3% оставшихся - создаются ошибочно, специалисты тратят 5-15% своего времени на чтение информации до 50% на ее поиск.

Повышение эффективности от его внедрения выражается через сокращение издержек: экономии ресурсов и материалов; сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников; ускорение информационных потоков; повышение продуктивности работы сотрудников.

Первым самым наглядным и очевидным следствием внедрения электронного документооборота является сокращение затрат на:

Копирование и размножение документов (расходы на бумагу, расходные материалы)

Доставка документов в бумажном виде

Приобретение и обновление копировально-множительного оборудования

Содержание архивов бумажных документов

После внедрения электронного ознакомления сократилось не только потребление бумаги, но и издержки, связанные с ознакомлением и доставкой документов: сокращение затрат на копирование документов - минимум в 10 раз; степень использования бумажных носителей информации сокращается на 40%; сокращение затрат на расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящие и исходящих документов - до 3-х раз; снижение затрат на хранение бумажных документов - на 80%.

Ускоряются информационные потоки: время передачи документа на исполнение - не более 1 часа; время пересылки документа между структурными подразделениями - не более 1 часа; ускорение средней скорости распространения информации - на 30%; время подготовки типовых документов - на 20%; время согласования типовых документов за счет формализации типовых маршрутов согласования - на 30%; время, затрачиваемое на подготовку типовых документов - не более 1 минуты.

Более существенным фактором снижения затрат организации в результате внедрения электронного документооборота может быть экономия рабочего времени сотрудников организации. Внедрение систем электронного документооборота приводит к сокращению на 25-30% непроизводительных затрат рабочего времени.

Снижаются управленческие риски: риск несвоевременной доставки информации - на 40;; риск невыполнения или несвоевременного выполнения поручений - на 20%; потери информации и документов при их передаче и хранении - на 80%; риск длительного согласования проектов документов, и, соответственно недопустимо медленного реагирования на изменения внешней бизнес-среды - на 30%.

Заключение

Скорость и эффективность информационного процесса в организации - это существенные элементы конкурентоспособности, прибыльности и способности к выживанию предприятий. Эффективность внедряемых способов снижения шумов во многом зависти от существующей в компании ситуации.

На основании проведенного исследования основных характеристик информационного процесса в компании ЗАО «Нордавиа», были выявлены шумы и помехи, приводящие к снижению скорости передачи информации, актуальности и ее достоверности: ошибки в назначении информации, ее искажении, несоответствие указанных в заявлении сроков утвержденному графику, несоответствие входящей информации о сотрудниках действительному положению вещей и прочее. Для их снижения были даны рекомендации касательно использования информационных технологий, адресных ячеек, различных разнообразных источников информации и повышения уровня специализированных знаний работников компании. А также введению системы электронного документооборота с включением примеров его позитивного влияния на информационный процесс.

Выявленные шумы и рекомендации по их нивелированию высланы руководству для ознакомления и реализации возможности по оптимизации информационного процесса.

Список использованной литературы

1. Бондаренко В. Методологические подходы к оценке эффективности основных концепций менеджмента // Проблемы теории и практики управления. - 2000. - №10. - С. 73-78.

2. Васецкий А.А., Тарасов Н.А., Янковский В.В. Основы менеджмента: Учебное пособие/Под ред. В.В. Янковского. - СПб.: Изд-во СЗАГС,2005.-288 с.

3. Вачугов Д.Д., Березкина Т.Е., Кислякова Н.Л. Основы менеджмента: Учеб. для вузов-2-е изд. перераб. и доп. - М: Высшая школа, 2008.-399 с.

4. Веснин В.Р. Менеджмент. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Проспект, 2006. -- 504 с.

5. Виханский О.С. Стратегическое управление. - М.: ЭкономистЪ, 2005. - 296 с.

6. Ефремов В.Е. Семь граней современного менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. - 1997. - №7. - С. 98.

7. Ильдеменов С. Информационные технологии в управлении // Проблемы теории и практики управления. - 2004. - № 5. - С. 96-100.

8. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебник/ Под ред. проф. В.В. Трофимова. - М: Высшее образование, 2006.-480 с.

9. Инфоком-менеджмент: Мартынов Л.М. Учебное пособие. - М: Университетская книга, Логос, 2007-400 с.

10. Карлоф Б. Деловая стратегия. - М.: Экономиска, 1991. - 239 с.

11. Казначевская Г.Б. Менеджмент: учебное пособие для студентов вузов/Г.Б. Казначевская, И.Н. Чуев, О.В. Матросова-Изд.2-е доп. и перераб. - Ростов н/Д: Феникс, 2006.-384с.-(высшее образование).

12. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Уч. пособие. - 5-е изд., исправленное и дополненное. М.: ИНФРА-М; Новосибирск. 2004, - 320 с. (серия Высшее образование).

13. Лапыгин Ю.Н. Стратегическое развитие организации. - М.: КНОРУС, 2005. - 288 с.

14. Мескон М. и др. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 2003.-702с.

15. Павлов А.П. Современные методы управления предприятием // Проблемы теории и практики управления. - 2006. - № 1. - С. 122-126.

Размещено на Allbest.ru