Место и роль коммуникаций в системе управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Место коммуникаций в системе управления

2. Роль коммуникации в системе управления

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Неоднократно проведенными социологическими исследованиями установлено, что люди, повседневно занимающиеся управленческой деятельностью, от 50 до 90 % всего своего времени затрачивают на коммуникации. На первый взгляд это может показаться невероятным, но становится хорошо понятным, если учесть, что руководитель должен быть постоянно включен в коммуникационные процессы, чтобы реализовать свои роли и задачи в межличностных отношениях, в информационном обмене со множеством людей, в процессе принятия решений, не говоря уже о чисто управленческих функциях, воплощаемых в планировании, организации, мотивации деятельности и контроле за нею. Вследствие этого коммуникация является основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.

Коммуникация (от лат. коммуникатио -- сообщение, передача) -- это процесс обмена сообщениями, информацией между различными личностями, их социальными группами, общностями, организациями. Коммуникация между отдельными людьми, их группами, организациями, государствами, культурами осуществляется в процессе общения как обмен специальными знакомыми образованиями (сообщениями), в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, навыки, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

1. Место коммуникаций в системе управления

Чем сложнее и разветвлённее становится деятельность общества, социальных организаций и институтов, и чем больше в связи с этим накапливается объем информации -- научной, художественной, политической, бытовой и т.п., тем более важную роль в процессах управления начинает играть социальная коммуникация. Особую значимость она приобретает в современных условиях, когда осуществляется подлинная информационная революция -- стремительное, количественное и качественное преобразование информационной сферы, сопровождающееся коренной трансформацией не только технической, но и социальной, социокультурной основы, складывающегося в нашу эпоху постиндустриального, информационного сообщества, базирующегося на многосторонней и многоярусной системе планетарных коммуникационных процессов. На приоритетные позиции в мире начинают выходить не те страны, которые производят наибольшее количество вооружения или извлекают из земли наибольшее количество энергетических и иных ресурсов а те, которые, опираясь на новейшие научные и технические идеи, реализуя их в разнообразных потоках информации и соответствующих технических средствах. движутся быстрее других в созданий и эффективном использовании коммуникационных систем и сетей, в их практическом применений в процессах управления.

Коммуникация представляет собой сложны и многокомпонентный процесс. Основными его компонентами являются: 1) субъекты коммуникационного процесса -- отправитель и получатель сообщения (коммуникатор и реципиент); 2) средства коммуникации -- код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики, ноты и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение от коммуникатора к реципиенту (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.); З) предмет коммуникации (какое-то явление, событие) и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телесюжет и т.д.); 4) эффекты коммуникации -- выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях последствия коммуникации.

Социальная коммуникация в процессе своего осуществления решает четыре основных взаимосвязанных задачи:

1) интеграцию отдельных индивидов в социальные группы и общности, а последних -- в единую и целостную систему общества;

2) внутреннюю дифференциацию общества, составляющих его групп, общностей, социальных организаций, институтов;

З) отделение и обособление общества и различных групп, общностей друг от друга в процессе их общения взаимодействия, что приводит к более глубокому осознанию ими своей специфики, к более эффективному выполнению присущих им функций;

4) создание предпосылок и основных компонентов (для подготовки, принятия в осуществления управленческого решения).

В процессе социологического исследования коммуникационных процессов выработались различные модели социальной коммуникации. Широкое признание и распространение получила линейная модель коммуникации, разработанная известным американским социологом Г. Лассуэлом и включающая пять элементов:

1) Кто? - коммуникатор

2) Что? - сообщение

3) Как? (осуществляется передача) - канал

4) Кому? (направлено сообщение) - аудитория

5) С каким эффектом? - эффективность

Коммуникатор сообщение канал получатель аудитория эффективность понимания сообщения

Г. Лассуэл выделил три основные функции процесса коммуникации как процесса по своей сути управленческого: 1) наблюдение за окружающей средой для вы явления угрозы представляемому обществу и определения возможностей оказания влияния на ценностные ориентации этого общества и/или его составных частей; 2) соотношения составных частей этого общества при его реагировании на "поведение" окружающей среды; З) передача социального наследия от поколения к поколению.

В середине 50-х годов ХХ века появилась интеракционистская модель коммуникации, предложенная Т. Ньюкомбом.

Интеракционистская модель исходит из того, что субъекты коммуникации -- и коммуникатор и реципиент -- равноправны, связаны как взаимными ожиданиями и установками, так и общим интересом к предмету общения. Сама же коммуникация выступает как реализация такого интереса с помощью передаваемых сообщений. Эффект же коммуникационного взаимодействия проявляется в сближении или отдалении точек зрения коммуникатора и реципиента на общий предмет, что фактически означает расширение либо, напротив, сужение возможностей их взаимопонимания и сотрудничества.

Значительное влияние имеет общая теория коммуникаций, разработанная канадским социологом Г. Маклуэном. Он считает, что развитие коммуникативных средств определяет как общий характер культуры, так и смену исторических эпох. В эпоху племенных культур общение людей было ограничено рамками устной речи и мифологическим мышлением, придававшим миру целостность, но вместе тем локальность и замкнутость. На втором этапе развития коммуникативных процессов, связанном с появлением письменности, изменился и тип коммуникации -- единство значений и знаний, их организация в целостной системе письменного языка, нацеленная и надежная, устраняли в нем разногласия, расхождения в отношении к нормам и ценностям, что укрепляло консолидацию человеческих обществ. Введение письменности способствовало решению сразу двух задач: 1) оно служило надежному сохранению прошлого опыта, значений, знаний и представлений; 2) возникла возможность принятия новых элементов, хотя бы путем дополнения к прежнему тексту или иной интерпретации старого, которая также может фиксироваться в новом тексте. В итоге общество получило мощное оружие введения в оборот новых значений, образов и ориентаций, что обеспечило интенсивную работу по развитию художественной литературы и научных знаний.

Третий этап усложнения и обогащения коммуникационных взаимодействий, согласно Маклуэну, начался изобретением И. Гутенбергом в ХX в. печатного станка, что привело к торжеству визуального восприятия, формированию национальных языков и государств, а это сопровождалось распространением рационализма. Новым этапом в коммуникативных процессах, утверждал Г. Маклуэн, стало широкое распространение современных аудиовизуальных средств коммуникации. Телевидение и другие аудиовизуальные средства радикально преобразуют саму среду, в которой живет и общается современное человечество, резко расширяют масштабы и интенсивность его коммуникационных связей со всем миром.

Если созданные Г. Лассуэлом и Т. Ньюкомбом модели коммуникационных взаимодействий носили социальный и социально-психологический характер, выделяя на приоритетное место социальные процессы общения и взаимодействия участников коммуникации, то Г. Маклуэн в духе разделяемой им концепции технологического детерминизма сделал упор на технические средства исследуемого процесса, придав им значимость основного детерминанта в развитии коммуникативных процессов.

Четвертую коммуникационную модель -- аутопотетическую -- разработал выдающийся немецкий социолог Никлас Луман. Что такое аутопотетическая система в его понимании? Это -- система, отличающаяся оперативной закрытостью и состоящая из множества коммуникативных элементов, каковыми являются потоки информации, причем каждое коммуникативное событие закрывает и открывает систему. Именно вследствие интегрирования информации, сообщения и понимания социальная система приобретает свои специфические свойства: 1) способность к самоограничению, т.е. к различению самой себя и окружающей среды; 2) способность самовоспроизводства; 3) самоорганизацию; и 4) самореференцию, т.е. самопредставление. Если психическая система (например, личность) самоорганизует и самореференцирует себя, т.е. приходит к самопониманию посредством сознания, то социальная система (общество), согласно Н. Луману, осуществляет этот процесс посредством коммуникации. Каждая из охарактеризованных моделей коммуникации способна выполнить свою специфическую роль в осуществлении коммуникационного процесса, но чтобы сам этот процесс был эффективным с точки зрения подготовки, принятия и реализации управленческих решений, руководителю полезно знать основные черты каждой из них, уметь применять их в соответствующих ситуациях и на соответствующем уровне управления. Знание этих моделей снижает вероятность возникновения неэффективных коммуникаций и тем самым создает необходимые предпосылки условия для осуществления коммуникаций эффективных, приводящих к успеху управленческой деятельности.

2. Роль коммуникаций в системе управления

Коммуникативная подсистема -- относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой:

- совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;

- совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;

- пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.

Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.

Массовая коммуникация -- систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.

Управленческие коммуникации -- это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Понятие "коммуникация" имеет двойной смысл: во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.,во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.

Объективная сторона -- это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона -- это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль -- это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль -- динамическую картину социального взаимодействия.

Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.

С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:

- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,

- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.

Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует "коллективное единство" в организации. Отношения -- субъективная составляющая коммуникационного процесса.

Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);

г) систему коммуникаций -- средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса -- при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.

Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: социальный коммуникация общество интеграция

1. Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:

А -- коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.

Б -- коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.

В -- коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.

Виды коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.

На эффективность работы и сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно множество других вариантов коммуникационных моделей: цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор -- руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.

Многозвенная структура коммуникации -- наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.

В реальной жизни имеется еще большее разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры -- важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Руководитель -- это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:

* пользователя информации -- внешней и внутренней, поступающей в организацию;

* распространителя информации -- не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);

* предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействия руководителя с сотрудниками.

1. Прием на работу. Задача -- убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача -- ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача -- сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача -- представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача -- ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача -- обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.

Заключение

Какой бы из каналов коммуникационного взаимодействия ни использовал руководитель в практике управленческой деятельности, он во всех случаях должен стремиться К установлению обратной связи. Поскольку коммуникация -- это не просто поток информации, но и обмен сообщениями между руководителями и подчиненными, между сослуживцами или отделами (подразделениями) соответствующей - организации, важно добиваться не только оперативного перемещения сообщений по каналам коммуникаций, но и правильности понимания и интерпретации принимающей стороной сущности, содержания и смысла воспринимаемого сообщения. Только такая обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена информацией, а, следовательно, и совершенствованию управленческой деятельности. Чтобы добиться этого, руководитель должен приобрести умение не только четко выражать свои мысли и распоряжения, но и внимательно слушать собеседника, ибо без этого невозможно повысить эффективность коммуникационного взаимодействия как специфического обмена информацией. Кроме того, руководителю необходимо добиться создания в организации системы обратной связи, предпринимать управленческие воздействия на регулирование информационного обмена, на механизмы формирования общественного мнения и сбора возможных предложений, печатать материалы информационного характера для использования внутри организации и за ее пределами, научиться применять достижения современных информационных технологий в организации и практике управления.

Список используемой литературы

1. Костомаров М.Н., Соколов А.В., Степанов Е.А. Информационное обеспечение управления. М., 1990.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. М., 2008

3. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2001.

4. Ларьков Н.С. Документоведение: Учебное пособие. М.: Восток-Запад, 2008.

5. Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Ерёмина. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ, 2003.

6. Делопроизводство: Учебник для вузов / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

Размещено на Allbest.ru