Введение в менеджмент

Централизация и децентрализация

Централизация - это концентрация прав при принятии решения, направлена на предотвращение искажения информации при передаче ее.

Децентрализация - это передача или делегирование ответственности за ключевые решения, или соответствующей этой ответственности прав на нижние уровни.

Дифференциация и интеграция

Дифференциация означает деление работ между частями таким образом, чтобы каждая получила определенную степень завершенности.

Чем больше подразделений внутри организации отличаются друг от друга по этим переменным, тем более дифференцированной является организация

Интеграция означает уровень сотрудничества, существующего между частями организации. Достигается созданием стратегических хозяйственных центров, использованием продуктовой или матричной департаментизацией, а на нижних - формированием целевых групп и комплексных бригад.

Каждая организация представляет собой достаточно сложную технико-экономическую и социальную систему, отражающую ее индивидуальность и специфику. Описать эту систему можно, если определить характер взаимодействия на каждом из ее уровней: «организация- внешняя среда», «подразделение - подразделение» или «группа-группа», «индивид-организация».

Применение термина «механистический» используется для того, чтобы показать, что система спроектирована наподобие машинного механизма, предназначенного для производительных операций.

Механистический подход к проектированию организации характеризуется использованием формальных правил и процедур, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.

С такими характеристиками эффективно организация может действовать в условиях, когда используется рутинная технология (низкая неопределенность того, когда, где и как выполнять работу) и имеется несложное и нединамичное внешнее окружение. Например, автомобильное производство где проблемы, с которыми оно сталкивается во внешней среде, мало изменились (безопасность движения, чистота окружающей среды, топливо, дороги, инфраструктура и т.п.).

Недостатки этого типа: жесткость, некомпетентность, волокита.

Преимущества: универсальность, предсказуемость и производительность.

Наличие ресурсов и спрос на результат деятельности не так важен для эффективной деятельности для этого типа организации.

Чтобы нагляднее отобразить суть данного подхода, его можно представит как прямую противоположность «идеальной» бюрократии (таблица 2).

Таблица 2 - Характеристики и условия эффективного применения механистического и органического подходов в проектировании организации

Если механистический подход ориентирует организацию на высокоструктурированные роли, то описание работы при органическом подходе может состоять из одной фразы: «Делайте то, что Вы считаете необходимым, чтобы выполнить работу». При органическом подходе, в силу отсутствия ясных оценок и стандартов, работником больше движет самомотивация и внутреннее вознаграждение, чем четко разработанная система формального контроля.

18. Типы организаций по взаимодействию подразделений

Традиционная организация является комбинацией линейной и функциональной департаментизации в проектировании организации.

Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на «ресурсной» основе: кадры, финансы, план и т.д.

Традиционная организация соединяла в себе преимущества двух типов департаментизации и это позволило ей при соответствующих внешних условиях эффективно обслуживать интересы стабильного и экстенсивного развития. С точки зрения взаимодействия с внешней средой традиционные схемы во многом строились на механистическом подходе к организационному проектированию.

С ростом размеров организации проявляли себя соединенные недостатки линейной и функциональной департаментизации. Приходилось увеличивать масштаб управляемости, что вело к неуправляемости организации в целом. Вертикальный рост ограничивал развитие эффективных горизонтальных связей.

Дивизиональная схема организации вырастает из департаментизации, в которой за основу берется какой-то конечный результат: продукт, потребитель или рынок. Поэтому данная схема широко используется в условиях многопродуктового производства или в многонациональных компаниях, где территориальная разобщенность вынуждает автономизировать страновые отделения. Дивизиональная схема также широко используется в построении государственного аппарата и общественных организаций.

Данная схема организации особенно эффективна там, где производство слабо подвержено колебаниям рыночной конъюнктуры и мало зависит от технологических нововведений, т.к. в ней по-прежнему в основе взаимодействия с внешней средой лежит механистический подход. В тех случаях, когда этот подход заменяется на органистический, дивизиональная схема как бы получает второе рождение и вновь начинает действовать эффективно.

Однако внутри производственных отделений наблюдается тенденция к «укорачиванию» целей. Из-за роста управленческого аппарата за счет создания отделений увеличиваются накладные расходы. Централизованное распределеие ключевых ресурсов в случае их недостатка может привести к развитию межотделенческих конфликтов. В больших организациях затруднена межотделенческая карьера; ресурс человека не используется эффективно.

Матричная организация

Недостатки дивизиональной схемы удалось на практике разрешить с переходом к организациям, построенным с включением элементов матричной схемы: управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы. При этом используется органический подход, обеспечивающий большие возможности при проектировании горизонтальных, неформальных и косвенных связей. Применение такого типа структур обусловлено переходом к международной конкуренции, когда требуется проводить быстрые технологические изменения на основе максимально эффективного использования высококвалифицированной рабочей силы.

Чтобы решать масштабные и сложные задачи по интеграции различных видов деятельности в организации, необходимо было создать большое число коммуникационных центров принятия решений и каналов. Для этого применялись разные координационные элементы: специальные координаторы, целевые коллективы, автономные группы, руководители по проекту, планирование карьеры, информационные сети, внутрифирменное предпринимательство.

Данные структуры отличаются сложностью в реализации. Важным условием эффективного использования групп в организации является наличие у руководителей специальных знаний и умений в области управления людскими ресурсами.

Корпорации как социальный тип организации представляют собой замкнутые группы людей с ограниченным доступом, максимальной централизацией и авторитарностью руководства, противопоставляющие себя другим социальным общностям на основе своих узкокорпоративных интересов.

Противоположным корпоративному является индивидуалистский тип организации (таблица 3).

Таблица 3 - Основные характеристики корпоративной и индивидуалистской организации

19. Организационные процессы в системе менеджмент

Менеджер руководит и мотивирует подчиненных, используя и передавая информацию в процессе коммуникации, а также получая обратную связь. Многое в его работе зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Для этого необходимо знать:

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы, целые организации. В первом случае коммуникации носят межличностный характер и осуществляются путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица к другому в устной или какой-либо другой форме (письменно, жесты, позы, тон голоса, время передачи, недосказанность и т.п.) с целью получения в ответ желаемой реакции.

Коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникация включает в себя и то, что передается и как это «что» передается.

Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Процесс коммуникации состоит из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Этап отправления

На этом этапе выполнение данной роли начинается с идентификации индивидом себя и формулирование значения или смысла того, что он хочет передать другому участнику.

Кодирование - это трансформация предназначенного для передачи значения в послание или сигнал, который может быть передан. Начинается с выбора системы кодовых знаков - носителей информации. носителем информации может быть звук, свет, температура, запах, вкус, физические действия. Далее носители организуются в определенную форму, которой могут быть речь, текст, рисунок, поступок и т.д. Умение говорить, писать, позировать играют важную роль в способности отправителя кодировать значение.

В результате проведенных исследований формируется послание содержащее данные с определенным значением. При этом отправить рассчитывает, что послание воспринято адекватно заложенному в него значению.

Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего.

Послание посредством передатчика поступает в передающий канал и доводится до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам человек так и техническое средство, а также химическое и физическое состояние среды. В качестве каналов используется сама среда или различные технические устройства.

Этап получения

Эта ключевая роль заключается не только в фиксации получения послания, но и в раскодировании этого послания в понятное и приемлемое для получателя значение.

Раскодирование включает восприятие послания, его интерпритацию и оценку того, что принято.

Возможное искажение в значении послания связано с наличием в процессе коммуникации шума, Шум - это любое вмешательство в процесс, искажающее смысл послания.

Последним важным элементом процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Благодаря этому процесс приобретает динамику.

Коммуникационные сети

Это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (потоки посланий или сигналов). В данном случае рассматриваются не индивиды, а коммуникационные отношения между индивидами. Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. От того как построены коммуникационные сети зависит эффективность деятельности группы.

Коммуникационные стили.

Это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.

За основу измерения межличностной коммуникации можно взять переменные: открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Первая отражает открытие себя или раскрытие в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, того, как они воспринимают нас и наши действия. Вторая показывает степень, с которой люди делятся друг с другом.

Стили:

открытие себя: характеризуется высокой степенью открытости себя, но низким уровнем обратной связи;

реализация себя: характеризуется максимальной открытостью и максимальной обратной связью;

замыкание себя: характеризуется со скрытием своих мыслей к другим;

защита себя: характеризуется малой открытостью, но высоким уровнем обратной связи (любят обсуждать других);

«торговаться за себя»% характеризуется умеренной открытостью и умеренной обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

Невербальная коммуникация

Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. Внимание уделяется этому виду коммуникаций вследствие того, что эффект посланий создается невербальной информацией: 37% тональностью голоса, и 55% выражением лица. К невербальным сигналам относятся позы, жесты, выражение лица и т.д.

Невербальная коммуникация в большинстве случаев имеет бессознательную основу, т.к. свидетельствует о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и является надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации.

Размещено на Allbest.ru