Обеспечение кадровой безопасности компании на этапе подбора кандидатов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Обеспечение кадровой безопасности компании на этапе подбора кандидатов

управление персонал кандидат

Сотрудники -- не только основной актив компании, но и главный источник потенциальных угроз для нее. Поэтому обеспечение комплекса мер по предотвращению рисков и опасностей, связанных с людьми, их деятельностью, -- важнейшая задача службы управления персоналом. Невнимание к этим проблемам может привести к огромным потерям, поставить компанию на грань разорения. Служба управления персоналом обязана защитить компанию от угроз, возникающих с приходом в нее нечестных, недобросовестных работников, а возможно, и потенциальных злоумышленников.

Для начала нужно решить, что лучше: взять человека со стороны или закрыть образовавшуюся вакансию кем-либо из сотрудников компании. Первый вариант позволяет выбирать из более широкого круга претендентов. Однако он более опасен (особенно, если мы говорим о руководящей должности). Выдвижение на вакантную должность кандидата из числа сотрудников предприятия и легче, и не столь рискованно, хотя возможностей для выбора меньше. В любом случае, прежде чем приступать к поиску кандидатов на стороне, следует еще и еще раз провести тщательную «ревизию» персонала компании: при грамотном, разумном использовании внутренних человеческих ресурсов можно значительно уменьшить количество работников, привлеченных извне.

Когда принято решение привлекать кандидатов извне, возникает вопрос о методе поиска. Один из каналов -- рекомендации родственников и друзей сотрудников предприятия, их знакомых и т. д. Даже в западных странах, где рынок рекрутинга развит очень хорошо, до 40% специалистов привлекаются благодаря использованию внутрифирменных источников информации. При таком методе поиска (на Западе он получил название referral programs) значительно упрощается проверка кандидата, к тому же у сотрудника-«рекомендателя» появляется чувство ответственности за приглашенного человека, что облегчает последнему процесс адаптации в компании и налагает некоторые дополнительные обязательства. В конфликтной или спорной ситуации это может оказаться очень кстати.

И все-таки самый распространенный способ поиска кандидатов, особенно массовых профессий, -- привлечение людей со стороны. Так называемый «открытый» поиск неизбежно ставит вопросы, связанные с проблемами безопасности. Например, выбор рекрутингового агентства. Желательно проверить разрешительные документы, поинтересоваться репутацией агентства на рынке, получить отзывы от работавших с ним коллег. Самое серьезное внимание необходимо уделить и выбору агента, который будет «вести» заказ. Неосмотрительность в этом вопросе опасна: аналитикам из конкурирующих организаций будут крайне любопытны многие данные из ваших кадровых заявок. К примеру, их заинтересует, в специалистах каких профессий, какой квалификации, в каком количестве и как срочно нуждается ваша компания.

Следующий обязательный вопрос -- согласование со службой безопасности возможности поиска специалистов в конкурирующих компаниях и выработка приемлемых для поддержания нормальных отношений с другими компаниями вашего сектора деятельности способов «переманивания» кадров. Речь идет о том, что действия по переманиванию работников часто воспринимаются как недобросовестная конкуренция и приводят к адекватным ответным действиям: встречным «переманиваниям», «наездам» на самих сотрудников службы персонала. Иногда эти процессы затрагивают целую отрасль, причем проблемы не всегда решаются полюбовно. Поскольку улаживание конфликтов (и в подобных случаях в том числе) -- задача службы безопасности, то ее руководитель обязательно должен быть уведомлен о создавшейся ситуации и возможных последствиях. И хотя хедхантинг как способ подбора кандидатов был и, скорее всего, всегда будет в арсенале компаний, лучше доверить его внешним, специализирующимся на этом структурам.

Следующий этап в работе с кандидатом на вакансию -- отбор -- начинается с личной встречи. Здесь также можно многое предпринять, чтобы «отсеять» ненужных или потенциально опасных людей. Опытные сотрудники службы управления персоналом в состоянии с первого взгляда заметить некоторые внешние признаки, наличие которых может поставить под сомнение целесообразность дальнейшей работы с ним:

Экспресс-оценка внешнего вида кандидата. Сразу же можно отследить негативные моменты: неухоженность, неаккуратность в одежде и обуви, несоответствие внешнего вида ситуации интервью, наличие каких-либо сумок, предметов, явно лишних при первой встрече с представителем компании.

Оценка готовности к общению. Здесь важно внимательно наблюдать за первыми словами, сказанными при входе в офис, за манерой общения с присутствующими в ожидании интервью, за наличием признаков излишнего волнения (множество извинений, слабость и дрожание голоса, тремор), за походкой и жестикуляцией и пр.

Выявление внешних признаков (особенности внешнего вида, поведения, речи, походки), свидетельствующих о наличии различного рода зависимостей и отклонений (злоупотребление алкоголем, наркотическая зависимость, психическая неустойчивость и т. п.).

Итак, для начала, из числа откликнувшихся на объявление о вакансии и пришедших на встречу нужно выделить тех кандидатов, с которыми мы сразу же расстанемся. Назовем этот процесс «фильтрацией». Фильтруем через большое «сито», причем значение имеет не столько его размер, сколько размер его ячеек.

На этом же этапе, кроме проведения профессионального и характерологического отбора кандидата, специалисты службы управления персоналом обязаны определить некую точку отсчета для дальнейшего контроля как за изменениями материального и социального статуса сотрудника, так и за изменением его лояльности к компании.

С точки зрения обеспечения кадровой безопасности важными задачами являются:

получение полных данных о кандидате;

установление компрометирующих обстоятельств предшествующей деловой жизни кандидата;

определение достоверности представленных кандидатом сведений.

На следующем этапе работы с претендентом на вакансию нужно отследить все интересующие вас факты его биографии. В большинстве случаев сбор фактических данных начинается с заполнения анкеты. Юристы могут возразить: кандидат не обязан представлять никаких дополнительных документов. И будут правы. Однако нормы можно трактовать, и задача менеджеров по персоналу и юристов компании -- трактовать их в пользу работодателя (тем более, что к процедуре заполнения анкеты наши люди с детства привычны, да и ничего дискриминационного в этом нет).

Анкеты бывают ознакомительными и подробными, и выбор зависит от целей компании. Если вас интересует лишь общая информация о кандидате с его слов или на основании документов, обязательно предъявляемых при трудоустройстве, то лучше ограничиться заполнением стандартной формы Т-2 и потом забыть о ней, подшив в личное дело. Если же нужно узнать какие-либо специфические сведения, то следует задуматься над этим еще на этапе разработки анкеты и четко сформулировать задачи, которые должна решать процедура ее заполнения:

получить как можно больше сведений о кандидате от него самого в устном и в рукописном виде;

уже на стадии вступительного интервью продемонстрировать кандидату значимость принятых в компании процедур безопасности;

установить точку отсчета для определения изменений степени лояльности кандидата к компании;

получить возможность использовать анкету в качестве ознакомительного материала при проведении топ-менеджерами и линейными менеджерами дальнейших интервью с кандидатом;

получить возможность использовать анкету в качестве юридического документа;

проверить кандидата на конфликтность и стрессоустойчивость, слегка спровоцировав его.

На этапе анкетирования вам крайне необходимо выявить все компрометирующие кандидата факты его биографии и определить степень достоверности представленных им сведений и документов. Без ряда вопросов «о жизни» тут не обойтись. Какие вопросы допустимо задавать кандидату? Любые. Однако не следует забывать о профессиональной этике. Итак, вы можете испросить у кандидата:

данные о судимости и нахождении под следствием, об административных взысканиях, ограничениях правоспособности, о дисквалификации;

сведения о существующих финансовых зависимостях (кредиты, ссуды, займы, долговые расписки, алименты);

сведения о собственности (движимое и недвижимое имущество), а также о том, является ли кандидат учредителем (акционером, участником) юридических лиц и/или общественных организаций;

данные о родственниках (особое внимание надо уделить родственникам, работающим в конкурирующих компаниях);

сведения о семейном положении;

уровень владения компьютером (сведения о навыках программирования могут быть интересны с точки зрения информационной безопасности компании в случае возникновения конфликтной ситуации при увольнении сотрудника);

отношение к религии, в том числе членство в запрещенных (или деструктивных) сектах;

сведения о состоянии здоровья (состоит ли на учете в диспансерах и др.).

Можно легко предугадать негативную реакцию многих «человеколюбов» по поводу вышеперечисленного. Однако любой работодатель и служба безопасности его компании подтвердят, что знать ответы на эти вопросы не просто желательно, а часто жизненно необходимо. В частности для того, чтобы проверить искренность будущего работника, достоверность полученных данных и иметь возможность прогнозировать его благонадежность.

Предлагая анкету со столь «острыми» вопросами, вы демонстрируете соискателю вакансии, что подобная информация важна, она будет перепроверяться, что компания постоянно работает над укреплением своей системы безопасности и что ей нужны честные проверенные люди с прогнозируемым поведением. Бывает, прочитав подобную анкету, человек сразу же уходит. Согласитесь, это не тот кандидат, которого вы ищете.

Разрабатывая подобную анкету, не забудьте застраховаться от обвинений во вмешательстве в частную жизнь, обязательно указав на добровольность заполнения тех или иных позиций анкеты, например: «Я, такой-то, подтверждаю, что меня уведомили о моем праве не отвечать на любые вопросы и не сообщать сведений о себе, кроме тех, которые предусмотрены законодательством».

Обязательно нужно также включить в анкету формулировку личного разрешения кандидата на возможную проверку сообщенных им данных: «Я, такой-то, подтверждаю, что все указанные мною в настоящей анкете сведения полны и соответствуют действительности. Сведения о себе и своих родственниках сообщаю добровольно, без какого-либо принуждения. Я уведомлен о своих правах и обязанностях в области защиты персональных данных; даю свое согласие на проверку достоверности и полноты сообщенных о себе сведений любыми законными методами, в том числе путем получения данных у третьей стороны».

Это важная превентивная мера против обвинений в нарушении норм о защите персональных данных работника.

Как видим, при таком подходе анкетирование в руках менеджера по персоналу из рутинной процедуры превращается в полноценный инструмент обеспечения кадровой безопасности.

Претензии к автору по поводу излишне жесткого отношения к кандидатам возможны лишь со стороны самих кандидатов, да и то только до тех пор, пока они не станут штатными сотрудниками компании, преданными ее интересам. Кроме того, работодатели страдают от нечестных действий работников намного чаще, чем работники от нечестных действий работодателей, и менеджеры по персоналу должны отстаивать интересы последних. Что касается формальных аспектов, то юрисконсульт компании сможет подвести более убедительную правовую базу под разработанную вами анкету.

Еще один подзабытый источник сведений о кандидате - автобиография. Автобиография -- тоже инструмент кадровой безопасности, полезный во всех отношениях и экономящий средства и время. К тому же дешевый, если учесть, что обойдется всего в стоимость двух листов бумаги.

Кроме анкеты и автобиографии кандидат может представить вам много других документов. Часть из них -- по вашему требованию, часть -- из понятного желания продемонстрировать свои достоинства и показать себя в лучшем свете. Часто это желание настолько сильно, что под его влиянием документы изменяются -- иногда слегка, иногда до неузнаваемости. При этом соискатели руководствуются различными мотивами (скрыть некоторые факты, исказить их или даже создать то, чего никогда не было), что может быть опасно для вашей компании.

Цели проверки документов, представленных «лицом, ищущим работу» при трудоустройстве, ясны и понятны:

идентификация личности кандидата;

обнаружение фальсификации, подделки;

сверка сведений из документов со сведениями, полученными из других источников (анкета, автобиография);

оценка состояния документов, а также изучение вложений (записи, вкладыши и т. д.).

Поддельные документы встречаются нечасто, но их появление чревато большими неприятностями, так что отслеживать подлинность -- обязательно. При неспециализированной проверке документов сотрудники службы персонала могут обнаружить:

признаки несоответствия формы и вида документа (или его отдельных частей) установленным образцам и стандартам;

факты изменения первоначального содержания документов (повреждения, измененные записи, переклеенные фотографии, размытые печати и т. д.);

несоответствие сведений, указанных в документах, реальным фактам биографии кандидата.

Среди наиболее распространенных способов подделки: внесение изменений в подлинный документ путем подчисток, дописок, травлений; замена фотографии или отдельных страниц документа. Частичная подделка обнаруживается с помощью лупы и мощной лампы.

Переклейка фотографий, как правило, производится в документах, удостоверяющих личность. Удостоверения личности изготовляются на специальных бланках, имеющих различные способы защиты: типографский текст, защитные сетки, линии графления. Манипуляции с фотографиями могут быть выполнены очень аккуратно: переклеивается фотография, ранее находившаяся в другом документе, либо наклеивается новая, реже производится монтаж путем подклеивания уголка с оттиском печати. Нередко также выявляется замена частей документа, состоящего из нескольких листов (паспорт, трудовая книжка и т. п.).

При внимательной проверке удается обнаружить несоответствия в нумерации (страницы, серия и номер), в степени загрязненности, в размере и цвете листов; наличие лишних и не совпадающих проколов от скрепок, следов изменения нумерации страниц путем подрисовки, подклейки и т. п. Таким образом, используя элементарные технические средства, можно выявлять малозаметные признаки подделки. А если вы желаете совершенствовать свои навыки, обратитесь к соответствующим разделам любого учебника по криминалистике.

Вышеописанные проблемы, скорее, экзотические. Законопослушные граждане обычно представляют достоверные документы. Тем не менее, внимательное ознакомление с последними может очень многое рассказать об их владельцах.

Возьмем, к примеру, основной документ, удостоверяющий личность, -- паспорт. Ветхий, без обложки, не раз стиранный. Или, наоборот, выглядит так, как будто только что из типографии. А какие требования будут предъявляться к соискателю на его рабочем месте? Пунктуальность, аккуратность? Сам паспорт и его обложку многие используют в качестве карманов. И содержимое этого импровизированного «кармана» подчас говорит о его владельце гораздо больше, чем он хотел бы: клочки бумажек с телефонами и записями, талоны, визитки, судебные повестки, лотерейные билеты, клубные карточки казино, фотографии духовного наставника, вкладыши с запрещением переливания крови (для некоторых сектантов) и т.д. и т.п. Не стоит стесняться рассматривать паспорт со всех сторон, даже за обложкой. Любопытство здесь ни при чем.

Вас должны насторожить:

несоответствие личной подписи в паспорте личным подписям в других документах;

различия в данных о семейном положении, количестве детей, указанном в паспорте и в анкете;

несовпадение места регистрации проживания и места фактического проживания (обратите внимание на количество штампов о прописке и на географию переездов);

отметки милиции (в виде указания мелким почерком где-нибудь в уголочке номера статьи Уголовного кодекса, по которой осужден владелец документа);

наличие или отсутствие записи об отношении к военной службе.

Не вклеенная вовремя фотография делает паспорт недействительным. Кроме того, бывают случаи, когда человек заявляет в милицию об утере паспорта и получает взамен новый, но фактически пользуется обоими. С точки зрения закона «утерянный» паспорт является недействительным, но никаких признаков подделки на нем, естественно, нет. По заявлениям сотрудников МВД, миллионы граждан имеют по одному и более недействительных паспортов, то есть столкнуться с ними вполне реально.

Выявить «недействительность» такого документа крайне сложно, поэтому еще раз хочется подчеркнуть важность внимательного отношения ко всем данным, которые можно получить о кандидате. Сопоставление их позволяет увидеть подозрительные неточности и несовпадения, на прояснении которых вы обязаны сосредоточиться во время собеседования с человеком (еще одна проверка его лояльности и готовности принять корпоративные нормы и правила).

Не менее информативны и другие документы: трудовая книжка, военный билет, дипломы и свидетельства об образовании и т. д. Все моменты, на которые стоит обратить внимание, невозможно перечислить, и формализовать правила проверки документов тоже трудно. Основные условия тут -- внимательность и жизненный опыт. При обнаружении признаков подделки документов или возникновении подозрения в их действительности непременно сообщите в службу безопасности компании, которая и займется тщательной проверкой.

Еще один источник информации о соискателе -- изучение рекомендаций с предыдущих мест работы и проверка полученных при этом сведений. Внешние характеристики представляются как по инициативе кандидата (он сам приносит рекомендации), так и по запросу службы по управлению персоналом или службы безопасности компании, обращающихся к предыдущим работодателям кандидата. В любом случае информацию приходится перепроверять.

Что рекомендуется делать, чтобы получить максимум информации на этом этапе проверки? При заполнении анкеты кандидата можно попросить в разделе «Трудовой стаж» указать три-четыре последних (реальных, а не по трудовой книжке) места работы (с именем руководителя, адресом и контактным телефоном). Уже эта просьба заставляет некоторых кандидатов сосредоточенно напрягать память, вспоминая, с кем же они работали в прошлом году, сочинять номера телефонов, а в самых тяжелых случаях -- демонстрировать «тотальную амнезию» (полную потерю памяти). Часто указывают не все места работы, объясняя это разными причинами. Подобные факты обязательно должны насторожить.

В некоторых ведомственных нормативных документах есть ограничения и прямые указания не принимать на должности, связанные с материальной ответственностью, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств и т. д., лиц:

уволенных с предыдущих мест работы с негативными характеристиками или по причине утраты доверия;

ранее привлекавшихся к уголовной ответственности за хищения, взяточничество и иные умышленные корыстные преступления, судимость по которым не погашена и не снята в установленном порядке, либо уволенных с прежнего места работы по соответствующим статьям Уголовного кодекса;

страдающих хроническими и психическими заболеваниями;

систематически нарушающих общественный порядок;

злоупотребляющих спиртными напитками либо употребляющих наркотические вещества без назначения врача.

Менеджеры по персоналу могут получить устную характеристику на кандидата от должностных лиц компании, указанной им как предыдущее место работы. Часто в таких случаях обращаются к своим коллегам, к бывшим непосредственным начальникам кандидата. (В отношении лиц, несущих материальную ответственность, и руководителей среднего звена такую проверку, как правило, проводят сотрудники службы безопасности. В проверку кандидата на позицию топ-менеджера часто включаются руководители компании -- на своем уровне.)

Конечно, есть некоторый риск того, что информацию о бывшем коллеге скроют или сознательно исказят (в любую сторону -- могут приукрасить или очернить в зависимости от сложившихся личных симпатий или антипатий). Любые характеристики субъективны, и поправку на это делать нужно. К тому же, рекомендации -- не единственный, а еще один дополнительный источник информации. Степень объективности полученных данных можно проверить во время собеседования.

И внешние характеристики и рекомендации как компетентное и независимое мнение о кандидате всегда полезны, особенно если получены вовремя. Приведем несколько простых советов по работе с рекомендациями:

обязательно проверяйте, действительно ли кандидат работал в указанной организации, правильно ли он указал свою предыдущую должность и срок работы в ней;

проясняйте только ту информацию о кандидате, которая непосредственно связана с его служебной деятельностью;

гарантируйте (и обеспечивайте) конфиденциальность рекомендательных писем;

уточняйте факты, содержащиеся в рекомендательных письмах, и те, которые кандидат привел в ходе интервью (например, размер заработной платы и дополнительных вознаграждений, функциональные обязанности, сферы ответственности, достижения, сильные и слабые стороны кандидата, рабочие привычки, модели поведения);

точно фиксируйте все ответы, полученные при проверке рекомендаций кандидата;

старайтесь минимизировать риски. (К дополнительным рискам следует отнести информацию о том, что кандидат испытывал трудности, связанные с национальностью, полом, какой-либо формой неполноценности, с политическими или религиозными убеждениями или наличием судимости.)

Многие службы управления персоналом при отборе претендентов на вакансию используют психологические тесты (профессионального отбора, профессиональной ориентации, определения личностных особенностей и др.). В целях обеспечения кадровой безопасности компании могут применяться специализированные методики, к примеру, для выявления:

зависимостей (наркотической, алкогольной, от азартных игр);

определенных личностных черт -- конфликтности, агрессивности, импульсивности;

направленности личности;

стрессоустойчивости.

Это сложные специализированные методики, и чтобы их применять, лучше пройти обучение.

Традиционно именно собеседованию (или вступительному интервью) как основному методу сбора информации о кандидате уделяется преимущественное внимание в учебниках по управлению персоналом. Но особенности проведения собеседования с точки зрения кадровой безопасности -- тема практически не разработанная. Достаточно много о вопросах, которые можно задать, и методах воздействия, которые неплохо было бы применить во время беседы с кандидатом, рассказано выше. Систематическое же изложение этого вопроса слишком обширно и «потянет» на отдельную статью.

Весь процесс поиска и отбора кандидатов (часто сложный и длительный) служба по управлению персоналом проводит в тесном взаимодействии со службой безопасности компании. Каждая из служб делает свою часть работы. К решению каких вопросов менеджеры по персоналу могут привлекать сотрудников службы безопасности? Для прояснения любых сомнений (а тем более подозрений) по поводу личности соискателя, его поведения, представленных им документов или сообщенных сведений. Для проведения проверок, например:

по «милицейским» учетам (судимости, существенные административные взыскания, утеря паспорта, наличие розыскных дел и пр.);

регистрации по месту жительства (пребывания);

кредитной истории (через службы безопасности или кредитные отделы банков, предоставляющих потребительские и иные кредиты);

на наличие связей в криминальной среде, в том числе через родственников;

наличия недвижимого и движимого имущества (в том числе на соответствие заявленным);

участия в капитале (учреждение, акционирование) юридических лиц (коммерческих или общественных организаций);

представляемых документов.

Взаимодействие служб во избежание пересечения зон ответственности рекомендуется урегулировать, прописав обязанности и полномочия в специальных внутренних Положениях.

Кроме того, обеим службам очень полезно совместно продумать регламент взаимодействия при отборе кандидатов в зависимости от уровня должности, указав ответственных за проведение каждого этапа сбора информации, каждой конкретной операции.

Гораздо сложнее ситуация у менеджера по персоналу небольшой компании, не имеющей собственной службы безопасности.

Такой компании можно порекомендовать целенаправленно обучать своих менеджеров по персоналу некоторым аспектам обеспечения безопасности и/или привлекать консультантов-профессионалов.

Кроме того, процедура отбора при грамотной организации будет служить еще и серьезнейшим мероприятием по формированию у сотрудников уважения к компании (с самого начального этапа знакомства с ней).

Размещено на Allbest.ru