Організація управління процесом адаптації підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ УКРАЇНИ

СХІДНОУКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

УДК 658.5.012.1 + 658.51

Організація управління процесом адаптації підприємства

Спеціальність 08.06.01- Економіка підприємства і організація виробництва

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата економічних наук

Ву Тхієу Занг

Луганськ 1999

Дисертацією є рукопис.

Дисертацію виконано у Східноукраїнському державному університеті Міністерства освіти України (м. Луганськ).

Захист відбудеться 6 травня 1999 р. о 12 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради
К 29.051.01 в Східноукраїнському державному університеті Міністерства освіти України за адресою: 348034, Луганськ-34, кв. Молодіжний, 20а.

З дисертацією можна ознайомитися у бібліотеці Східноукраїнського державного університету за адресою: 348034, Луганськ-34, кв. Молодіжний, 20а.

Автореферат розісланий 29 березня 1999 року.

Вчений секретар спеціалізованої вченої ради Козаченко Г.В.

АНОТАЦІЯ

Ву Тхіеу Занг Організація управління процесом адаптації підприємства. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.06.01 - Економіка підприємства та організація виробництва. - Східноукраїнський державний університет Міністерства освіти України, Луганськ, 1999.

В дисертації розроблено організацію управління процесом адаптації підприємства. Розглянуті передумови адаптації підприємства та еволюція поняття адаптації. Проведено систематизацію чинників впливу зовнішнього середовища. Розроблено класифікацію адаптивної реакції підприємства на вплив зовнішнього середовища. Запропоновано організацію інформаційного забезпечення процесу адаптації, визначені методи використання каналів надходження інформації і способи аналізу інформації, що надходить по каналах. Розроблено організацію спаднього планування процесу адаптації підприємства, яка заснована на декомпозиції планів, для кожного з яких визначені форма, зміст і порядок складання. Визначені принципи формування бюджету процесу адаптації, ознаки його структурування. Запропоновано порядок розрахунку поточного і капітального бюджетів процесу адаптації по підрозділах і підприємству в цілому, порядок спостереження за динамікою капітального бюджету процесу адаптації і алгоритм ітеративного поліпшення його попередньої величини, що розрахована за елементним методом, форма звітності і порядок упорядкування звіту про рух капітального бюджету. Показано доцільність використання у календарному плануванні процесу адаптації сітьових графіків, на основі яких запропоновано складання документів календарного планування.

Ключові слова: організація, управління, адаптація, процес, інформація, планування, бюджет.

АННОТАЦИЯ

Ву Тхиеу Занг Организация управления процессом адаптации предприятия. - Рукопись.

Диссертация на соискание научной степени кандидата экономических наук по специальности 08.06.01 - Экономика предприятия и организация производства. - Восточноукраинский государственный университет Министерства образования Украины, Луганск, 1999.

В диссертационной работе осуществлено теоретическое обобщение и практическое решение актуальной комплексной проблемы организации управления адаптацией предприятия к изменениям, которые происходят в внешней среде. В работе исследованы предпосылки адаптации предприятия к изменениям внешней среды. Проведен анализ понимания сущности адаптации с использованием теории стадийности процессов управления, рассмотрена эволюция понятия адаптации и требования, которым должна отвечать адаптация предприятия к воздействию внешней среды.

Проведена систематизация совокупности факторов, влияющих на деятельность предприятия, в результате которой выделены три группы факторов: появление технических и организационных нововведений, изменения конъюнктуры рынка и степень стабильности экономической обстановки в стране. С целью определения характера возможной реакции предприятия на воздействие факторов внешней среды проведена классификация этих факторов по таким признаками, как способ воздействия фактора, скорость реакции предприятия, возможность предприятия контролировать действие фактора, обязательность соответствующей реакции предприятия.

В понятии адаптации выделены две составляющие: адаптивная реакция предприятия и процесс адаптации и показана их взаимосвязь. Разработана классификация адаптивной реакции предприятия на воздействия внешней среды. Адаптивная реакция предприятия классифицирована по таким признаками, как скорость реализации мероприятий по адаптации, необходимость соответствующей реакции на воздействие внешней среды, масштаб осуществляемых изменений, уровень планирования адаптации, необходимость инвестиционной поддержки и окупаемость затрат на адаптацию.

Исследована зависимость адаптивной реакции предприятия на изменения внешней среды от вида адаптации предприятия, установлено соотношение видов адаптации предприятия и видов его адаптивной реакции.

Предложена организация информационного обеспечения процесса адаптации, основывающаяся на стратегических целях адаптации и предусматривающая формирование стратегических потребностей в информации по совокупности баз наблюдений. Рассмотрены особенности поступления информации по различным каналам в базы наблюдения. Определены методы использования каналов поступления информации и способы анализа поступающей по каналам информации. Обоснована целесообразность разделения внешней среды при создании баз наблюдения на три сферы: непосредственную сферу, в которую входят факторы внешней среды, оказывающие прямое влияние на деятельность предприятия, сферу влияния, к которой относятся те факторы внешней среды, действие которых носит вероятностный характер и сферу интересов, к которой относятся те факторы внешней среды, действие которых возможно при определенных обстоятельствах. Предложено создание в организационной структуре предприятия двух групп для выполнения всех операций с информацией - группы стратегической и перспективной информации и группы текущей и оперативной информации. Рассмотрены принципы организации их деятельности.

Разработана организация нисходящего планирования процесса адаптации предприятия, основанная на декомпозиции планов. Для каждого плана определены форма, содержание и порядок составления. Для обеспечения взаимосвязи работ по адаптации предложено использование конфигуратора адаптации, под которым понимается совокупность документов, регламентирующих процесс адаптации, каждый из которых имеет свое назначение.

Определены принципы формирования бюджета процесса адаптации и признаки его структурирования. Для определения величины бюджета предлагается элементный метод, который основывается на выделении ключевой переменной бюджета. Предложен порядок расчета текущего и капитального бюджетов процесса адаптации по подразделениям и предприятию в целом, порядок наблюдения за динамикой капитального бюджета процесса адаптации, алгоритм итеративного улучшения предварительной величины капитального бюджета, рассчитанного по элементному методу, форма отчетности и порядок составления отчета о движении капитального бюджета.

Показана целесообразность использования сетевых графиков в календарном планировании процесса адаптации. На основе сетевых графиков предложено составлять основные документы календарного планирования процесса адаптации - извещение о календарных сроках, сводку извещений о календарных сроках, отчеты о ходе процесса адаптации и индивидуальные планы работы

Ключевые слова: организация, управление, адаптация, процесс, информация, планирование, бюджет.

ANNOTATION

інформаційний забезпечення адаптація

Vu Tkhieu Zang Organization of management of enterprise adaptation process. - Manuscript.

Thesis for a candidate's degree by speciality 08.06.01 - Economics of an enterprise and organizing of production. - East-Ukrainian State University, Lugansk, 1999.

Organization of management of enterprise adaptation process is worked out in the thesis. The prerequisites of enterprise adaptation and evolution of concept “adaptation” are looked into. Factors of environmental influence are systematized.

Classification of enterprise adaptive response on alterations in environment is carried out. The organization of adaptation process provision with information is proposed. Methods of information channels application and ways of incoming information analysis are determined. The organization of descending planning in enterprise adaptation process is developed. It is based on plans decomposition with form, content, order of compiling defined for each plan. Principles of formation of adaptation process budget, criteria for it's structuring are determined. The following is also proposed : order of calculation of current and capital budgets of adaptation process both for department and whole company, order of monitoring the dynamics of adaptation process' capital budget, algorithm of iterative improvement of preliminary value of capital budget calculated on element basis, accountability form and order of composition of report on capital budget movement. Proved is also the expediency of using network graphs in calendar planning, on the basis of which documents of calendar and individual planning are suggested.

Key words : organization, management, adaptation, process, information, planning, budget.

1. ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА РОБОТИ

Актуальність теми. Економічні перетворення, запроваджені в Україні у зв'язку із переходом до ринкових відносин, найсуттєвішим чином впливають на процес взаємодії підприємства із зовнішнім середовищем. За умов ринкової економіки вплив на діяльність підприємства зовнішнього середовища, яке постійно змінюється, значно зростає. Зміни зовнішнього середовища повинні бути враховані як при формуванні стратегії розвитку підприємства, так і в його поточній діяльності. Це обумовлює необхідність адаптації підприємства до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі, шляхом внесення певних змін до внутрішніх систем і підрозділів підприємства з метою забезпечення відповідності їх функціонування стану зовнішнього середовища і, у кінцевому підсумку, забезпечення ефективності діяльності підприємства в цілому.

Внесення відповідних змін до функціонування внутрішніх систем і підрозділів підприємства повинно здійснюватися комплексно, у відповідному порядку, цілеспрямовано, з використанням системного підходу, що потребує певним чином організованого управління таким процесом. Позитивні наслідки адаптації можуть бути у повній мірі реалізовані у тому випадку, коли розроблено раціональну систему управління внесенням змін до функціонування внутрішніх систем і підрозділів підприємства, яка враховує особливості структурної організації підприємства, забезпечує органічне поєднання інтересів внутрішніх систем і підрозділів підприємства. У зв'язку з цим проблема організації управління процесом адаптації вимагає свого теоретичного обґрунтування і практичного рішення.

Проблема адаптації підприємств до змін зовнішнього середовища не є принципово новою для української науки й окремі питання внесення змін у діяльність підприємства та в управління їм під впливом змін у зовнішньому середовищі вже досліджені у працях українських вчених. Особливо значну увагу приділено питанням адаптації підприємства та системи управління їм до нововведень технічного характеру. Однак неможна обмежувати проблему адаптації підприємства до змін зовнішнього середовища тільки адаптацією до нововведень технічного характеру. Проблему адаптації треба розглядати набагато ширше, для чого треба вирішити ряд питань. Так, до теперішнього часу відсутнє рішення питання організації інформаційного обслуговування процесу адаптації, планування робіт з адаптації та їх фінансового забезпечення. Необхідність комплексного підходу до організації управління процесом адаптації, зокрема, зокрема, до організації планування процесу адаптації, організації його інформаційного та фінансового забезпечення, обумовили актуальність теми дисертаційної роботи та її значення для діяльності підприємств.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційну роботу виконано у відповідності з тематикою наукових робіт кафедри менеджменту Східноукраїнського державного університету, запроваджених у 1996-1998 роках, а також у відповідності з Координаційним планом досліджень у галузі організації виробничих та соціальних систем на 1997-1998 рр. за проблемою “Економічні проблеми організації виробництва” Міжнародної академії науки та практики організації виробництва, який затверджено Президією академії 28 березня 1997 року (протокол № 6).

Предмет та об'єкт дослідження. Предметом дослідження є логіка, принципи, методи та практичні аспекти організації управління процесом адаптації промислових підприємств. Об'єктом дослідження і базою експериментальної перевірки, впровадження результатів роботи стали підприємства промисловості.

Мета та завдання дослідження. Метою дисертаційної роботи є комплексна розробка теоретичних, методичних і прикладних питань організації управління процесом адаптації підприємств за умов ринкових відносин та рекомендацій щодо її реалізації.

Основні наукові і практичні завдання дисертаційної роботи зумовлено поставленою метою та містять:

дослідження сутності та видів адаптації підприємства до дії зовнішнього середовища, вимог до адаптації, виконання яких забезпечує досягнення її цілей;

систематизацію чинників дії зовнішнього середовища на діяльність підприємства;

обгрунтування поняття адаптивної реакції підприємства та її класифікацію;

визначення особливостей інформаційного забезпечення процесу адаптації підприємства, джерел і каналів отримання необхідної інформації та порядку її використання;

розгляд підходів до організації планування процесу адаптації підприємства;

дослідження принципів організації бюджету процесу адаптації підприємства;

розробку рекомендацій щодо планування процесу адаптації та організації інформаційного забезпечення системи планів;

проведення аналізу ефективності практичного використання підходів до організації управління процесом адаптації підприємства та промислове впровадження методик, які розроблено на основі теоретичних досліджень.

Методологія та методика досліджень. Теоретичною та методичною основою досліджень стали роботи провідних вітчизняних та зарубіжних вчених-економістів, в яких розглянуто сучасні наукові погляди на проблеми управління процесами, що протікають на підприємстві, способи та принципи системного аналізу, теорії прийняття рішень, а також методологія і загальносистемні принципи проведення комплексних наукових досліджень. Вірогідність та обрунтованість результатів і висновків, які одержано в роботі, зумовлено застосуванням системного методу, комплексного підходу та методу ієрархічної декомпозиції.

Інформаційною базою дисертаційної роботи є теоретичні та методичні розробки вчених та практиків, результати проведених автором наукових досліджень, офіційні статистичні матеріали, законодавчі та нормативні документи, що регламентують управління діяльністю суб'єктів господарювання в Україні.

Наукова новизна роботи. Основний науковий результат дисертаційної роботи полягає у розробці організації управління процесом адаптації підприємства, її інформаційного та фінансового забезпечення. Наукова новизна результатів дослідження полягає у такому:

сформульовано поняття адаптивної реакції підприємства та процесу адаптації як складові частки адаптації підприємства до дії чинників зовнішнього середовища;

розроблено класифікацію адаптивної реакції підприємства на дії зовнішнього середовища, яку призначено для організації випереджального управління процесом адаптації підприємства;

запропоновано організацію інформаційного забезпечення процесу адаптації, яка засновується на стратегічних цілях адаптації та передбачає формування потреб в стратегічної інформації по сукупності баз спостережень;

розроблено організацію спаднього планування процесу адаптації підприємства, яка заснована на декомпозиції планів, для кожного з котрих визначені форма, зміст та порядок складання;

визначено організацію бюджету процесу адаптації, яка дозволяє структурувати бюджет по підрозділах підприємства, термінах реалізації, характеру витрат та джерелам їх покриття, і на підставі цього структурування розрахувати величину бюджету та здійснити її поточне корегування .

Особистий внесок здобувача полягає в обгрунтуванні понять “адаптивна реакція” та “процес адаптації”, які розглядаються як послідовні складові адаптації підприємства до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі підприємства. Обгрунтування поняття “адаптивна реакція” дозволило розробити класифікацію адаптивної реакції підприємства на дії зовнішнього середовища. Ця класифікація призначена для організації випереджального управління процесом адаптації. Автором безпосередньо розроблено організацію спаднього планування процесу адаптації підприємства, яку засновано на декомпозиції планів адаптації, для кожного з котрих визначені форма, зміст та порядок складання, а також організацію бюджету процесу адаптації, яка дозволяє структурувати бюджет по структурним підрозділам підприємства і строкам реалізації, характеру витрат та джерелам їх покриття, запропоновано методи розрахунку величини бюджету, його ітеративної зміни та корегування.

Наукове значення досліджень полягає в обґрунтуванні теоретичних і методичних питань організації планування процесу адаптації підприємства до змін зовнішнього середовища та організації фінансового забезпечення таких змін.

Практичне значення дисертації полягає в розробці методичних підходів до формування системи планів процесу адаптації та організації їх інформаційного та фінансового забезпечення.

Практичне значення та реалізація результатів дослідження. Розроблені в дисертації підходи, способи та одержані результати являють собою теоретичну та методичну основу формування системи спадних планів процесу адаптації підприємства, його інформаційного та фінансового забезпечення, які використовуються як інструмент управління процесом адаптації. Вони дозволяють сформувати збалансовану, фінансово забезпечену систему планів процесу адаптації підприємства на підставі використання відповідної інформації.

Практична цінність дослідження обґрунтовується наступним:

розроблено способи організації інформаційного забезпечення процесу адаптації, що засновуються на формуванні стратегічних баз спостережень, розподіл інформації за якими дозволяє забезпечити систематизацію спостереження за чинниками зовнішнього середовища;

розроблено організацію діяльності групи стратегічної та перспективної інформації з використанням принципів загального, територіального, предметного та предметно-територіального спостереження, вибір яких залежить від масштабів діяльності підприємства, його присутності на різних ринках, виду продукції, що випускається, рівня спеціалізації підприємства, інтенсивності конкуренції в галузі;

розроблено методичні підходи до формування системи спадних планів процесу адаптації підприємства, яка включає стратегічний, тактичний, календарний та індивідуальний плани процесу адаптації, для кожного з котрих визначено форма, зміст та порядок складання.

Результати дослідження у формі методичних рекомендацій щодо організації стратегічного та оперативного планування робіт з адаптації, а також фінансового забезпечення адаптації підприємства запроваджено в холдінговій компанії “Луганськтепловоз”, та у формі методичних рекомендаціях щодо організації робіт з інформаційного обслуговування управління підприємством використано при формуванні загальної стратегії у закритому акціонерному товаристві “Луганський ливарно-механічний завод” (м. Луганськ).

Апробація роботи та публікації результатів дослідження. Результати наукових досліджень повідомлено, обговорено та ухвалено на Всеросійській науково-практичній конференції “Проблемы экономики и организации производственных и финансовых систем” (Росія, м. Новочеркаськ, 1998 р.), на науково-практичних конференціях “Проблемы развития предприятий региона в условиях рыночной экономики” (Луганськ, 1997 р.), “Университет и регион” (Луганськ, 1997 р. .), та конференціях професорсько-викладацького складу Східноукраїнського державного університету.

Основні результати досліджень відображено в 7 публікаціях, серед них - 5 статей опубліковано у фахових виданнях. Загальний обсяг публікацій - 2,03 д.а., з яких всі належать особисто автору.

Структура та обсяг роботи. Дисертація складається з вступу, трьох розділів, висновків, які викладено на 180 сторінках друкованого тексту. Матеріали дисертації містять 23 таблиці та 34 рисунка. Список використаних джерел із 132 найменувань наведено на 12 сторінках і 2 додатка - на 2 сторінках.

2. ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЙНОЇ РОБОТИ

В дисертаційній роботі на основі проведених автором досліджень захищаються такі основні положення.

Розділ 1. Передумови та сутність адаптації підприємства.

Перехід до ринкових відносин в економіці України істотно вплинув на систему управління підприємствами й обумовив її зміни. Ці зміни, як показали проведені дослідження, обумовлені таким. По-перше, контроль за виконанням основних функцій управління перейшов від державних органів до керівництва підприємства. По-друге, основні напрямки своєї діяльності підприємства визначають самостійно, а це означає, що рішення таких питань, як встановлення пріоритетів діяльності, вибір видів продукції і ринків їхнього збуту, формування цінової політики, розробка інвестиційної стратегії і цілий ряд інших питань у даний час ставляться до прерогатив керівництва підприємства. По-третє, відповідальність за прийняті управлінські рішення і їхню реалізацію покладена на керівництво підприємств; держава відповідальності за них не несе.

Зазначені обставини дозволили визначити вимоги до системи управління підприємством. Система управління підприємством в умовах ринкових відносин повинна сприяти підвищенню ефективності і зростанню доходів підприємства, для чого вона повинна бути гнучкої, тобто швидко і відповідно перебудовувати діяльність підприємства у відповідності до змін у зовнішньому середовищі. Сукупність вимог до системи управління підприємством у роботі розділена на три групи: загальні вимоги, вимоги до організаційної системи управління, вимоги до організації процесу управління. Відповідно до сучасних наукових шкіл управління однією із загальних вимог до системи управління підприємством є узгодження і гармонізація інтересів підприємства з інтересами суб'єктів зовнішнього середовища, тобто адаптація підприємства до стану зовнішнього середовища. Виконання цієї вимоги створює умови і передумови реалізації всіх інших вимог до системи управління підприємством, оскільки забезпечує пристосовування підприємства до стану зовнішнього середовища.

Чинники впливу зовнішнього середовища на діяльність підприємства різноманітні, у зв'язку з чим при їхньому розгляді необхідно використання системного підходу, що дозволить певним чином ці чинники упорядкувати і встановити їхню ієрархію. У сукупності чинників, що впливають на діяльність підприємства і змушують його вносити до неї зміни, за результатами дослідження виділені групи найбільш істотних з них: поява технічних і організаційних нововведень, зміни кон'юнктури ринку, ступінь стабільності економічної обстановки в країні.

Якщо склад першої і другої групи чинників в умовах ринкових відносин в економіці будь-якої країни приблизно однаковий, то чинники, що включаються в третю групу, залежать від стану національної економіки. Стосовно до економічної ситуації, що склалася в Україні, в роботі виділено в окрему групу чинники, що характеризують ступінь нестабільності економічної обстановки у країні. Ці чинники подані на рис. 1.

У залежності від дії чинників зовнішнього середовища усі види адаптації підприємства пропонується розділити на три види: адаптація підприємства до нововведень, адаптація до змін кон'юнктури ринку, адаптація до соціально-економічних і політичних умов у країні. Особливості кожного з цих видів адаптації отримали у роботі всебічну характеристику.

У роботі проведений аналіз поняття адаптації, для чого використані загальні положення теорії стадійності процесів управління, яка виходить з припущення, що будь-яка система або процес управління у своєму розвитку проходить декілька стадій, що можуть бути певним чином систематизовані. Відповідно до цієї теорії в роботі розглянута еволюція підходів до поняття адаптації підприємства до впливу зовнішнього середовища і запропоновано під адаптацією розуміти внесення змін у діяльність підприємства, що стосуються цілей його діяльності або тактики досягнення цих цілей, супроводжуються змінами у внутрішніх системах і підрозділах підприємства у відповідь на зміни зовнішнього середовища, що відбуваються. Таке розуміння адаптації підприємства до впливу зовнішнього середовища дозволило виділити в понятті адаптації дві складові: адаптивну реакцію підприємства і процес адаптації.

Під адаптивною реакцією підприємства на впливи зовнішнього середовища пропонується розуміти зміну місії підприємства, стратегічних цілей його діяльності або способів досягнення цих цілей, що значно впливають на взаємовідносини підприємства з зовнішнім середовищем. У свою чергу, процес адаптації пропонується розуміти як процес внесення змін у функціонування внутрішніх систем і діяльність підрозділів підприємства, що супроводжують адаптивну реакцію підприємства. Адаптивна реакція і процес адаптації підприємства нерозривно пов'язані між собою, оскільки адаптивна реакція підприємства втрачає зміст без внесення відповідних змін у внутрішні системи і діяльність підрозділів підприємства, а таке внесення неможливо без зміни головних орієнтирів у розвитку підприємства.

Рис. 1 Чинники, що обумовлюють нестабільність економічної обстановки в Україні

Розділ 2. Адаптивна реакція підприємства та її інформаційне забезпечення.

Численність і розмаїтість чинників зовнішнього середовища, під впливом яких змінюється діяльність підприємства, обумовлюють розмаїтість адаптивної реакції підприємства. Проведеними дослідженнями встановлено, що адаптивна реакція підприємства на вплив зовнішнього середовища залежить від чинника впливу, інтенсивності його дії, особливостей діяльності підприємства і рівня якості управління їм. Крім цього існує цілий ряд інших особливостей адаптивної реакції підприємства на зміни зовнішнього середовища. З метою показу залежності адаптивної реакції підприємства від дії чинників зовнішнього середовища та її упорядкування, що необхідно для організації випереджального управління процесом адаптації, у роботі виконано класифікацію адаптивної реакції підприємства, для чого використані такі ознаки як швидкість реалізації заходів з адаптації, необхідність реакції на зовнішні дії, масштаб здійснюваних змін, ступінь завершеності процесу адаптації, рівень планування адаптації, необхідність інвестиційної підтримки й окупність витрат на адаптацію.

Проведеними дослідженнями встановлена залежність адаптивної реакції підприємства від виду адаптації. З цих позицій адаптивна реакція може бути відсутньою, малоймовірною, імовірною й обов'язковою. За результатами дослідження в роботі визначене співвідношення видів адаптації підприємства і видів його адаптивної реакції. Таке співвідношення дозволяє визначити характер адаптивної реакції підприємства на зміни, що відбуваються у зовнішньому середовищі.

Однією з умов ефективності адаптації підприємства є організоване по певних критеріях спостереження за станом і динамікою зовнішнього середовища і відбір необхідної інформації, що є основою прийняття рішень по адаптації підприємства. На основі дослідження підходів до організації інформації в роботі запропонована організація інформаційного забезпечення процесу адаптації, у котрій потребі в інформації і формування баз спостережень здійснюються на основі стратегічних цілей адаптації. Розподіл інформації з таких баз спостереження як конкуренція (вся інформація з діючих і потенційних конкурентів), ринок (уся ринкова інформація, запити і вимоги споживачів), технологія (виробництво і споживання продукції), законодавство (вся інформація з законодавства, що стосується діяльності підприємства, а також інформація з діяльності органів, що розробляють і приймають нові законодавчі положення), ресурси (вся інформація з матеріально-технічних ресурсів, котрі необхідні для діяльності підприємства, постачанням сировини і матеріалів, трудовим ресурсам і фінансам), загальні тенденції (політична, економічна, соціальна, демографічна і інша інформація) та інші чинники, що впливають на діяльність підприємства, але не враховані в попередніх базах, дозволяє забезпечити систематизацію спостереження за чинниками зовнішнього середовища.

У роботі показано, що для створення баз спостережень доцільно розділити все зовнішнє середовище на три сфери: безпосередню сферу, у яку входять ті чинники зовнішнього середовища, що прямо впливають на діяльність підприємства і змушують уживати заходів по адаптації; сферу впливу, до якої ставляться ті чинники зовнішнього середовища, дія яких носить можливий характер, що можуть впливати на діяльність підприємства, унаслідок чого підприємство змушено буде адаптуватися до їхньої дії; сферу інтересів, у яку входять ті чинники зовнішнього середовища, що не впливають помітно на діяльність підприємства, але при певних обставинах можуть змусити підприємство вжити заходів з адаптації.

Доцільність такого поділу зовнішнього середовища полягає в тому, що воно змушує звернути увагу органів управління підприємством на ті чинники, дія яких може як сприяти розвитку підприємства, так і негативною уявою впливати на діяльність підприємства і змусити його вжити заходів по забезпеченню відповідності у функціонуванні підприємства стану зовнішнього середовища.

У роботі показано, що формування баз спостережень може здійснюватися за принципом усеосяжного спостереження за зовнішнім середовищем, або за принципом спостереження по запиту. Бази спостережень, що формуються за першим принципом, містять у собі всі чинники зовнішнього середовища, зміна яких може вплинути на діяльність підприємства. При використанні у формуванні баз спостережень за другим принципом бази створюються лише в тому випадку, коли виникає необхідність розгляду чинників, вплив яких знаходиться в сфері інтересів підприємства.

Інформація про стан зовнішнього середовища до баз спостережень надходить із численних джерел по різноманітних каналах. У роботі розглянуті особливості надходження інформації з різних каналів, а також вплив інформації, що надходить по цих каналах, на формування баз спостережень.

Організаційно-управлінський аспект формування баз спостережень передбачає вибір методів використання каналів надходження інформації і способів аналізу інформації, що надходить по каналах. Організацію роботи з базами спостережень пропонується здійснювати по методу загального використання всіх каналів або по мобілізаційному методу. Вибір методу залежить від інтенсивності використання каналу надходження інформації

Метод загального використання всіх каналів передбачає постійне поповнення баз спостережень по всіх каналах і безперервний аналіз інформації, що надходить. Причому, аналізується не тільки та інформація, що надходить, але здійснюється сукупний аналіз наявної й інформації, що надійшла. Сукупний аналіз інформації може здійснюватися перманентно або за певний період. При сукупному аналізу, що виконується перманентно, наявна й інформація, що надійшла, аналізуються в момент надходження нової інформації. При періодичному аналізі наявна й інформація, що надійшла, спільно аналізуються один раз у заданий проміжок часу, наприклад, щодоби або щотижня. Сукупний аналіз наявної й інформації, що надійшла, дозволяє визначити такі зміни зовнішнього середовища, при яких повинна або може початися адаптивна реакція підприємства. Проте необхідно враховувати, що адаптивна реакція може бути відсутньою, якщо прийнято рішення ігнорувати зміни в зовнішньому середовищі, тобто не реагувати на зміни, що відбулися. Поряд із перевагами методу загального використання всіх каналів існують і недоліки, наприклад, одержання значного обсягу інформації, що не буде використана, значні витрати на одержання інформації, збільшення чисельності спеціалістів, що зайняті інформаційним забезпеченням.

Мобілізаційний метод використання каналів інформації передбачає інтенсивний пошук необхідної інформації з усіх каналів і баз спостережень у випадку одержання з будь-якого каналу інформації щодо найважливіших для підприємства змін у зовнішньому середовищі. Очевидна, що найбільш значущі зміни в зовнішньому середовищі не відбуваються миттєво. У цьому випадку внаслідок помилок експертів, неточностей в організації інформаційного забезпечення процесу адаптації, некваліфікованого аналізу інформації, що надходить, або непрофесійного менеджменту на підприємстві момент настання змін у зовнішньому середовищі упущений, їхній розвиток не потрапив у сферу моніторингу зовнішнього середовища. Якщо виявлені зміни зовнішнього середовища є дуже значущими для підприємства, тоді для адекватної адаптивної реакції підприємства буде необхідна інформація, що може бути отримана з використанням обох запропонованих методів.

Для виконання всіх операцій з інформацією (обслуговування каналів, збір, сортування, аналіз інформації, формування баз спостереження і т. ін.) в організаційній структурі підприємства пропонується створити дві групи - групу стратегічної і перспективної інформації і групу поточної й оперативної інформації. Оскільки для адаптації підприємства до змін зовнішнього середовища велике значення має стратегічна інформація, то основну увагу в роботі приділено організації діяльності саме групи стратегічної і перспективної інформації.

Діяльність групи стратегічної і перспективної інформації пропонується організувати з використанням принципів загального, територіального, предметного або предметно-територіального спостереження. Використання кожного з принципів організації діяльності групи стратегічної і перспективної інформації залежить від масштабів діяльності підприємства, його присутності на різноманітних ринках, виду продукції, що випускається, інтенсивності конкуренції в галузі. При цьому головним критерієм організації діяльності групи стратегічної і перспективної інформації є забезпечення максимально швидкого обміну і проходження інформації, незалежно від того, який принцип використаний при формуванні організаційної структури групи.

Розділ 3. Організація планування процесу адаптації
підприємства.

Однією з важливих функцій управління процесом адаптації підприємства є планування цього процесу. Планування процесу адаптації пропонується здійснювати шляхом розробки і реалізації системи планів, склад якої наведено на рис. 2. Організацію планування процесу адаптації пропонується побудувати на основі спаднього планування і декомпозиції планів. Спадне планування передбачає наявність на кожному рівні ієрархії управління закінченого плану при переході від змісту адаптивної реакції підприємства до планів внесення змін у діяльність виробничих, обслуговуючих і управлінських підрозділів підприємства. Декомпозиція планів дозволяє кожному із планів системи розширювати деяку частину попереднього плану.

Рис. 2 Загальна ієрархія планів процесу адаптації

Цільова програма встановлює, для чого необхідні ті або інші зміни у внутрішніх системах та діяльності підрозділів підприємства. Стратегічний план визначає відповідні зміни, що необхідно внести у функціонування внутрішніх систем і діяльність підрозділів підприємства. Тактичний план показує, які підрозділи підприємства будуть брати участь у проведенні робіт з адаптації. Календарний план ставиться до спеціальних планів, призначенням якого є реалізація одного з непорушних правил забезпечення ефективності процесу адаптації підприємства - час, як і гроші, є показником оцінки ефективності процесу адаптації. Індивідуальний план роботи є способом досягнення цілей процесу адаптації, оскільки він являє собою інструмент цільового управління, що забезпечує в писемній формі фіксацію конкретних робіт, їх змісту, термінів закінчення або припинення.

Декомпозицію плану процесу адаптації підприємства виконано на базі використання таких принципів: визначення свободи вибору, котра бажана на наступному кроку планування, і визначення обмежень для наступного, більш низького рівня планування. Дотримання першого принципу веде до того, що наступні етапи планування виконуються на усе більш низьких рівнях управління (цех-дільниця-робоче місце або відділ-бюро) і при цьому достатньо враховувати тільки сферу їхніх повноважень. Структури всіх ієрархічно пов'язаних планів не обов'язково повинні збігатися для доказу проведеної декомпозиції. Важливо тільки, щоб ступінь деталізації був однаковим для всіх пунктів плану на будь-якому рівні ієрархії і щоб ця деталізація збільшувалася в міру просування процесу планування адаптації. Використання другого принципу веде до того, що свобода вибору буде усе більше і більше обмежуватися в міру досягнення завершеності планів, що визначається їхньою абсолютною деталізацією. Це дозволяє доручати виробіток деталізованих рішень більш низьким рівням управління і надає можливість кожному рівню керівництва зосереджувати увагу на властивих йому функціях.

У системі планів процесу адаптації однією з основних є проблема забезпечення взаємозв'язку робіт з адаптації, що здійснюються у внутрішніх системах і підрозділах підприємства. Для вирішення цієї проблеми в роботі пропонується використовувати конфігуратор процесу адаптації, під яким розуміється сукупність регламентуючих процес адаптації документів, кожний із який має своє призначення. Конфігуратор процесу адаптації містить чотири розділи: вступний розділ, таблицю опису процесу адаптації, таблицю взаємодії внутрішніх систем і підрозділів підприємства, що беруть участь у процесі адаптації, і таблицю опису робіт з адаптації.

Призначенням вступного розділу конфігуратора є опис основної інформації з адаптації. У ньому наводиться розгорнута характеристика процесу адаптації: причини, що викликали адаптивну реакцію підприємства, її характер, масштаби, мета процесу адаптації і його масштаби, зміст і очікувані результати, термін закінчення процесу адаптації.

У таблиці опису процесу адаптації вказується характер змін, що повинні статися у функціонуванні внутрішніх систем та діяльності підрозділів підприємства. Виходячи з поняття процесу адаптації, як комплексу змін у діяльності структурних підрозділів підприємства в зв'язку з його адаптивною реакцією на вплив зовнішнього середовища, в роботі сформульовано основний принцип побудови таблиці опису процесу адаптації: усі зміни у функціонуванні внутрішніх систем підприємства можуть бути подані як укрупнені види робіт різноманітного характеру, що необхідно виконати для того, щоб діяльність підприємства відповідала цілям стратегії, що змінилися, і способам їх досягнення.

Таблицю взаємодії внутрішніх систем і підрозділів, що беруть участь в адаптації, пропонується використовувати для локалізації робіт з адаптації по конкретних структурних підрозділах. Така таблиця являє собою двомірну матрицю, що вказує адаптаційний центр і внутрішні системи підприємства, що супроводжують адаптацію, а також перелік підрозділів підприємства, у діяльності яких повинні відбутися зміни. За допомогою таблиці взаємодії можна вирішити питання створення нових або об'єднання і реорганізації вже існуючих підрозділів, якщо це необхідно для адаптації підприємства.

Таблицю опису робіт з адаптації призначено для упорядкування детального переліку робіт з адаптації з указівкою їх ресурсного забезпечення. Її можна побудувати по різноманітних ознаках. По-перше, ключовою ознакою побудови таблиці робіт з адаптації можуть бути види укрупнених робіт, які розподілено по підрозділах. По-друге, таблиця опису робіт з адаптації може бути побудована по кожному структурному підрозділу, у діяльність якого вносяться зміни. Проте незалежно від ознаки побудови таблиці роботи з адаптації повинні одержати докладний опис, тобто укрупнені види робіт повинні бути детально розписані по діях, що їх складають. По кожній з укрупнених видів робіт відзначається гадана тривалість, указується необхідність залучення консультантів і експертів, характер їхніх послуг і дій. Для наступного оперативного планування процесу адаптації в таблиці описи робіт з адаптації повинна бути показаний взаємозв'язок робіт. При цьому не тільки відзначаються роботи, із якими пов'язана аналізована робота, але і характер цього зв'язку - робота випереджає виконання інших робіт, виконується паралельно або виконується після яких-небудь робіт. З метою подальшої формалізації робіт з адаптації кожний вид робіт повинний мати визначений шифр, у складі котрого необхідно зазначити підрозділ-виконавець роботи.

Завершальним етапом стратегічного і значною мірою тактичного планування процесу адаптації є складання загальної схеми процесу адаптації, що є основним способом управління процесом адаптації або її генеральним планом. У загальній схемі процесу адаптації міститься в писемному виді на заданий період часу опис усього процесу адаптації. За змістом загальна схема процесу адаптації являє собою угоду між усіма підрозділами підприємства по їхній участі в процесі адаптації. Всі учасники процесу адаптації повинні виконувати те, що зазначено в загальній схемі або запитувати й одержувати дозвіл адаптаційного центру на її зміну. Не можна припускати відхилення від прийнятої і затвердженої адаптаційним центром загальної схеми процесу адаптації. Якщо доцільно лишити який аспект процесу адаптації на розсуд одного з підрозділів, то цей аспект слід або виключити з загальної схеми, або визначити межу свободи дії підрозділу.

Загальна схема процесу адаптації містить стандартний набір розділів, таких як перелік підрозділів підприємства, що беруть участь у процесі адаптації, характер змін у діяльності підрозділу і їхня локалізація, перелік робіт з адаптації, виконуваних кожним підрозділом, і терміни їх виконання, опис результатів адаптації, організація контролю процесу адаптації, послуги консультантів і експертів. Передбачається, що усі твердження, що включені в загальну схему процесу адаптації, є вимогами, якщо вони не визначені як цілі. Різниця полягає в тому, що вимога повинна бути обов'язково виконаною, а ціль припускає її досягнення з деяким наближенням.

Одним із важливих інструментів тактичного планування процесу адаптації підприємства, що забезпечує фінансову підтримку робіт з адаптації, є бюджет адаптації. Бюджет адаптації являє собою план покриття витрат процесу адаптації. Для організації бюджету пропонується використовувати такі принципи: надання бюджету в писемній формі, забезпечення реальності бюджету, ведення бюджету і управління процесом адаптації за допомогою бюджету.

З метою організації управління бюджетом як у часу, так і в просторі запропоновано його структурувати по чотирьох ознаках: по характеру витрат і джерелам їх покриття, по структурних підрозділах підприємства, що приймають участь у процесі адаптації, по елементах витрат, по термінах реалізації бюджету.

Структуризація бюджету по видах витрат і джерелам їх покриття є вихідним моментом організації управління бюджетом, оскільки дозволяє виділити дві частини бюджету - поточній і капітальний бюджети. Поточний бюджет адаптації формується за рахунок собівартості продукції, капітальний - за рахунок інвестиційних ресурсів.

Структуризація поточного і капітального бюджету по підрозділах підприємства, що приймають участь у процесі адаптації, дозволяє розподілити загальну величину витрат на проведення робіт з адаптації по підрозділах і визначити локалізацію витрат на процес адаптації, що є визначальним чинником управління ними.

Структуризація поточного і капітального бюджету по елементах витрат є слідством використання для визначення величини бюджету запропонованого в роботі елементного методу, при якому витрати на процес адаптації розраховуються по елементах робіт і елементах витрат. Структуризація бюджету по елементах витрат дозволяє виявити переважні види витрат на проведення робіт з адаптації і зосередити увагу адаптаційного центру саме на цих елементах витрат.

Елементний метод формування поточного бюджету засновується на понятті ключової змінної бюджету. Ключова змінна поточного бюджету являє собою елемент витрат на проведення робіт з адаптації, який в найбільшій мірі є об'єктом управління, тобто елемент витрат, по котрому здійснюється ретельне планування, постійний та систематичний контроль. До числа ключових видів витрат пропонується віднести трудовитрати на виконання робіт з адаптації та, у випадку залучення до виконання робіт з адаптації експертів та консультантів, витрати на оплату їх послуг. При формуванні поточного бюджету адаптації на основі ключової змінної у роботі передбачається використання нормативів співвідношення трудовитрат та витрат по інших елементах.

Оскільки поточний бюджет процесу адаптації формується за рахунок собівартості продукції і є складовою часткою накладних витрат, то у роботі запропоновано алгоритм перевірочних розрахунків з метою визначення впливу величини поточного бюджету процесу адаптації на рівень витрат підприємства.

На відміну від поточного бюджету, величину якого можна вважати порівняльно постійною, розмір капітального бюджету, що залежить від обсягу інвестицій, які спрямовуються на фінансування процесу адаптації, може змінюватися. Ці зміни викликані, наприклад, такими обставинами: від подачі перших пропозицій адаптаційного центру до остаточного затвердження капітального бюджету проходить багато часу; фактичний прибуток підприємства відрізняється від запланованого; може бути змінена пріоритетність адаптивної реакції підприємства і, відповідно, може змінитися склад робіт з адаптації і їх інвестиційна підтримка. У зв'язку з цим у роботі запропонований порядок спостереження за динамікою капітального бюджету процесу адаптації, алгоритм ітеративного поліпшення попередньої величині капітального бюджету, розрахованого по елементному методу.

Після закінчення кожного місяця складається звіт про рух капітального бюджету процесу адаптації, що є засобом управління, а не фінансових розрахунків. Звіт про рух капітального бюджету процесу адаптації використовується для аналітичних цілей і прийняття управлінських рішень, визначення ресурсів, на які структурний підрозділ може розташовувати в поточному році, і прогнозування загальних витрат на процес адаптації. Звіт про рух капітального бюджету дозволяє нагромадити необхідну інформацію, що може бути використана при формуванні наступних капітальних бюджетів. Форма звітності і порядок складання звіту про рух капітального бюджету докладно викладені в роботі.

Основну увагу при розгляді питання календарного планування процесу адаптації в роботі приділено змісту сітьових графіків процесу адаптації. Основою формування сітьових графіків процесу адаптації є таблиця робіт з адаптації, у якій по кожному з підрозділів підприємства подане опис робіт, їхній взаємозв'язок і тривалість. У роботі не розглядаються форма і процедура формування сітьових графіків, оскільки такі питання одержали широке освітлення у відповідній літературі, а основну увагу при розгляді питання календарного планування процесу адаптації виділено змісту сітьових графіків процесу адаптації. На їхній основі запропоновано складати основні документи календарного планування - сповіщення про календарні терміни, зведення сповіщень про календарні терміни, звіти про хід процесу адаптації й індивідуальні плани роботи.

Сповіщення про календарні терміни розглядається як спосіб установлення, реєстрації, доведення до зведення виконавців змін календарного плану процесу адаптації. Сповіщення про календарні терміни є формою календарного плану, що охоплює реалізацію процесу адаптації протягом щодо недовгого проміжку часу - від випуску одного сповіщення до появи наступного і являє собою табличне зведення календарних дат сітьового графіку і стислий опис причин усіх змін, що мали місце з моменту випуску останнього сповіщення про календарні терміни.

Сповіщення про календарні терміни пропонується складати з різноманітною періодичністю - рівномірно і нерівномірно. У першому випадку сповіщення складаються один раз на тиждень, декаду або місяць, що доцільно при масштабній адаптації, у другому - у міру необхідності, тобто в міру накопичення змін у термінах виконання робіт, що доцільно в тому випадку, якщо процес адаптації стосується усього декількох підрозділів підприємства.

Якщо процес адаптації є широкомасштабним, тобто в процесі адаптації бере участь значна кількість структурних підрозділів підприємства, тоді по окремому сповіщенню або навіть по декількох сповіщеннях про календарні терміни важко виявити тенденції, що складаються в процесі адаптації. У зв'язку з цим для широкомасштабного процесу адаптації пропонується складати зведення сповіщень про календарні терміни. Інформація для упорядкування зведення сповіщень про календарні терміни міститься в сповіщеннях про календарні терміни. Зведення дозволяє наочно простежити хронологію процесу адаптації; його інформація є основою проведення аналізу і прогнозування протікання процесу адаптації, виникнення і розвитку різноманітного роду тенденцій. Зведення сповіщень про календарні терміни складається один раз на місяць за даними, що містяться в останньому сповіщенні про календарні терміни за аналізований місяць.