Оформление и ведение трудовой книжки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Оформление и ведение трудовой книжки

1.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

1.2 Оформление титульного листа

1.3 Оформление сведений о работе

Глава 2. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

2.1 Оформление исправлений в трудовой книжке

2.2 Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

2.3 Заполнение сведений об увольнении

2.4 Выдача трудовой книжки при увольнении

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

трудовой книга дубликат

Введение

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939 г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Однако далеко не все руководители негосударственных организаций уделяют должное внимание этому документу, а многие молодые работники не знают о его роли при установлении трудового стажа и зачастую считают его необязательным. Кроме того, в небольших по штатной численности организациях, как правило, отсутствуют кадровые службы, и нет специалистов по ведению кадровой документации. Все это приводит к многочисленным ошибкам при ведении трудовых книжек, вплоть до их полного игнорирования или крайне небрежного оформления.

Наряду с указанными субъективными причинами есть и причины объективные, связанные с несоответствием действующих нормативных документов по вопросам ведения трудовых книжек реальным жизненным ситуациям, возникающим в повседневной практике.

Трудовые правоотношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, пенсионным законодательством, инструкциями Министерства труда и архивной службы. Значение трудовой книжки определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Именно она определяет трудовой стаж при начислении пенсии.

Работник каровой службы несет ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовой книжки, т.е. за записи, внесенные в период работы работника в данной организации. За записи, сделанные в других организациях, отвечающих их кадровые службы. Между тем работник может не понимать или не знать значения и важности трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Документирование учета движения кадров в нашей стране осуществляется на основе нормативных документов общегосударственного действия.

Среди источников Российской Федерации среди законов о труде важнейшим является Трудовой кодекс РФ. Это кодифицированный источник российского трудового права, который охватывает все важнейшие институты. Первый КЗоТ был принят в 1918 году, он просуществовал четыре года. Второй КЗоТ 1922 года действовал пятьдесят лет. Третий КЗоТ РФ был принят 9 декабря 1971 года и введен в действие с 1 апреля 1972 года. В него неоднократно вносились изменения и дополнения. Однако крупные изменения и дополнения вносились дважды: 5 февраля 1988 г. Указом Президиума Верховного Совета РСФСР и Законом РФ от 25 сентября 1992 года. Ныне действующий кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 года. «Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей». (ст.1. ТК РФ). Кодекс содержит нормы, которые условно можно подразделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровых служб.

В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора. Оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего обращаться к соответствующим статьям ТК РФ. Работникам кадровой службы также полезно иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснение всех статей.

В ст. 66 Трудового кодекса указывается, что «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».

До апреля 2003 г. этот порядок устанавливался постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" и "Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях", утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162 с дополнениями и изменениями, внесенными постановлениями Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252; от 31 марта 1987 г. № 201 и от 19 октября 1990 г. № 412. Эта инструкция, проработавшая почти 30 лет, несмотря на внесение изменений и дополнений) конечно, устарела, и после принятия нового Трудового кодекса сразу же потребовался новый нормативный документ.

16 апреля 2003 г. вышло Постановление Правительства Российской Федерации № 225 "О трудовых книжках", которое утвердило форму трудовой книжки, форму вкладыша в трудовую книжку и "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей".

Однако эти новые правила не заменяли целиком ранее действовавшую инструкцию. В п.4 Постановления Правительства предписывалось Министерству труда и социального развития Российской Федерации утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек. Следовательно, инструкцию 1974 г. заменили два документа -- "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" и "Инструкция по заполнению трудовых книжек". Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.

Инструкция была утверждена Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, С утверждением Инструкции старая инструкция 1974 г. со всеми дополнениями и изменениями признается не действующей на территории Российской Федерации. Трудовые книжки нового образца вводятся с 1 января 2004 года.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого ТК, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации.

При написании курсовой работы была использована литература следующих авторов:

А.В. Печниковой «Документация отдела кадров предприятия». В учебном пособии характеризуются основные нормы и правила составления кадровых документов, приводятся сведения, необходимые для правильного оформления на основе действующего стандарта. Подробно описана инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях и организациях;

М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности». Автор рассматривает общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, особенности их содержания и порядка оформления.

Т.В. Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» Где автор указывает на более распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки, и правила их исправления.

«Увольнение работников: правила оформления, образцы документов» под редакцией В.М.Прудникова. В книге приводятся правила оформления и образцы заполнения документов, составляемых при увольнении работников по всем основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом.

«Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства» по редакцией Г.Ю. Косьянова. Издание содержит подробный анализ действующих правил приема и увольнения сотрудников. А также рассмотрены труды таких авторов как М.В. Стенюков, Т.В. Кузнецова, М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, С.П. Сабук.

При написании курсовой работы также использовались статьи из журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство» в частности статьи: В.И. Андреевой «Документирование деятельности кадровой службы», где освещен ряд моментов касающихся заполнения наиболее распространенных документов, образующихся в деятельности кадровой службы; Т.В.Кузнецова «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» где описаны новые "Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей" и "Инструкция по заполнению трудовых книжек". Правила были утверждены Постановлением Правительства от 16.04.2003 г.

Цель курсовой работы: изучение основных правил заполнения и ведения трудовых книжек предприятия.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

Глава 1. Оформление и ведение трудовой книжки

1.1 Подготовка к ведению трудовых книжек и вкладышей к ним

Приступая к работе с трудовыми книжками, отвечающий за их ведение сотрудник должен прежде всего решить следующие основные вопросы.

Во-первых, принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

Во-вторых, проверить наличие и правильность ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

В-третьих, проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. При выявлении фактов отсутствия отдельных трудовых книжек необходимо выяснить причины их отсутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек; утрата трудовых книжек работников по вине администрации предприятия; невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.).

Для розыска отсутствующих документов создается комиссия, результаты работы которой оформляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

В-четвертых, проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Количество бланков определяется потребностью организации в зависимости от текучести кадров и характеристик, принимаемых на работу граждан (например, прием на работу выпускников школ и вузов, которым трудовая книжка должна быть оформлена впервые).

Запасные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должны храниться не в кадровой службе, а в бухгалтерии (у кассира) и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка.

Предъявление трудовой книжки при поступлении на работу является обязательным для рабочих и служащих, т. к. прием на работу без трудовой книжки не допускается. Если трудовая книжка у гражданина отсутствует, требуется "предъявить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией..." Однако в современных условиях получение такой справки не всегда возможно, а "последним занятием" бывшего школьника, студента или военнослужащего может быть и длительный поиск работы по трудовому договору, и работа по гражданско-правовым договорам, не сопровождающаяся оформлением трудовой книжки, и работа у работодателей - физических лиц, которым не разрешено вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

В подобных случаях представляется вполне логичным предъявление гражданином любого имеющегося у него документа о трудовой деятельности вместо отсутствующей трудовой книжки или справки с места жительства. При этом трудовой стаж гражданина может подтверждаться: договорами подряда или договорами поручения; справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, а также справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда (письмо Минтруда РФ от 04.02.97 № 28-6).

Таким образом, принимая граждан на работу, специалист кадровой службы сталкивается с двумя противоположными ситуациями: либо трудовая книжка есть и тогда необходимо проверить ее заполнение на соответствие установленному порядку, либо трудовая книжка отсутствует и тогда нужно ее оформить.

Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы: обложку, титульный лист, содержательную часть (сведения о работе, награждениях, поощрениях, назначении пенсии).

Порядок оформления и ведения вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш вшивается в трудовую книжку в случае, если в ней заполнены все страницы хотя бы одного из разделов и дальнейшее ведение в документе записей не представляется возможным.

Оформление и ведение вкладыша осуществляется работодателем с соблюдением правил, установленных для оформления и ведения трудовых книжек. При необходимости в трудовую книжку вшивается два и более вкладышей. О выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш серия…номер…».

Вкладыш без трудовой книжки, даже оформленный надлежащим образом, является недействительным (см.п.39 Правил).

Обложка трудовой книжки имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. Следует подчеркнуть, что Инструкция говорит именно об изменении личных данных работника по определенным причинам, а не об их исправлении из-за допущенных при заполнении титульного листа ошибок. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним уничтожаются путем сожжения на основании соответствующего акта.

1.2 Оформление титульного листа

Организация может выдать работнику трудовую книжку только в том случае, если работник поступает на работу впервые. Лица, уволенные из рядов Вооруженных Сил, обязаны предъявить военный билет.

Записи в трудовой книжке являются основанием для назначения работнику пенсии. Поэтому форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков и обеспечение ими работодателя устанавливается Правительством Российской Федерации. В настоящее время действуют два нормативных документа:

1.Правила ведения и хранения трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках».

2.Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003г. № 69.

Рассмотрим требования новой Инструкции по заполнению первого (титульного) листа трудовой книжки.

Во-первых, записи в трудовую книжку вносятся перьевыми, гелиевыми ручками, ручкой- роллером (в том числе шариковой), цветоводостойкими чернилами. Разрешено использовать чернила трех цветов: черного, фиолетового, синего.

Во- вторых, в отличие от старой инструкции основанием для внесения сведений о работнике в титульный лист трудовой книжки являются не только паспорт и свидетельство о рождении, но и иные документы, такие, например, как загранпаспорт, водительские права и другие, содержащие персональные данные работника.

Сведения о работнике заполняются следующим образом:

Фамилия, имя, отчество указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчество инициалами;

Дата рождения записывается полностью( число, месяц, год).

Согласно Инструкции заполнение трудовой книжки производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на основании представленных личных документов: фамилия, имя, отчество и дата рождения - на основании паспорта; образование - на основании аттестата, диплома, удостоверения; сведения о незаконченном среднем или высшем образовании - на основании студенческого билета, зачетной книжки или справки учебного заведения.

В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность.

Внесение этих, казалось бы, самых простых сведений сопровождается в практике значительным количеством ошибок. Нередки случаи записывания фамилии, имени и отчества работника "на слух", без строгого соответствия данным паспорта ("классическим" примером такого расхождения являются имена Наталия и Наталья). Реже, но все же встречаются сокращения длинных имен и отчеств и даже замена их инициалами, что абсолютно не допустимо. Дату рождения пишут иногда или шестью арабскими цифрами (например: 25.04.71 г.), или смешанным буквенно-цифровым способом с неверным обозначением года рождения (например, 15 мая 72г.). Согласно Инструкции дата рождения записывается восемью арабскими цифрами: число и месяц должны быть двузначными, год - четырехзначным, например 08.09.1963, или дата записывается смешанным буквенно-цифровым способом с обязательным указанием года четырьмя цифрами, например 8 сентября 1973г.

Информация об уровне образования работника в современной форме трудовой книжки, во-первых, не должна отсутствовать, а во-вторых, должна быть вписана над соответствующей линейкой, а не подчеркнута под ней.

Другой ошибкой в данной части титульного листа трудовой книжки является отсутствие сведений о специальности, несмотря на надпись "высшее" в строке об образовании:

Допускаются ошибки и при заполнении сведений о профессии или специальности. Гражданину, еще не имеющему никакой профессии или специальности, нередко вписывают в трудовую книжку наименование занимаемого им рабочего места или выполняемого вида работ вместо того, чтобы оставить данную строку незаполненной до времени получения работником профессионального образования с присвоением соответствующей квалификации.

Правильность внесенных в титульный лист сведений проверяет владелец трудовой книжки (работник) и заверяет своей подписью.

В титульном листе предусматривается еще одна подпись - лица, ответственного за выдачу трудовых книжек. Работники кадровых служб нередко ставят в правом нижнем углу титульного листа свою личную подпись (в соответствии с паспортом), не обращая внимания на пометку "(разборчиво)":

Титульный лист трудовой книжки обязательно должен быть заверен печатью организации или печатью отдела кадров. Трудовая книжка без печати на титульном листе является недействительной.

Достаточно четкие указания Инструкции о порядке заполнения титульного листа трудовой книжки не спасают от серьезных ошибок, вызывающих осложнения при оформлении пенсии, поэтому работник кадровой службы, принимая трудовую книжку от гражданина, поступающего на работу, обязан проверить правильность написания фамилии, имени, отчества, даты рождения и других сведений в титульном листе, сравнив их с паспортом и документами об образовании. При выявлении ошибки, сделанной на прежнем месте работы и своевременно не обнаруженной (испорченный в момент заполнения бланк трудовой книжки не был уничтожен и заменен другим), администрация по новому (последнему) месту работы должна внести изменения в записи титульного листа.

При замене фамилии, имени, отчества и даты рождения одной чертой зачеркивается прежняя информация, а затем записывается новая (для фамилии -ниже, на следующей строке; для имени, отчества и даты рождения - выше или рядом, на той же строке). Недопустимо при замене этих данных зачеркивать отдельные буквы или цифры с пометкой "Исправленному верить", как это нередко делают неопытные работники кадровых служб.

Внесенные в титульный лист изменения обязательно подтверждаются ссылками на соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке и т. п. Ссылки на эти документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя организации или работника кадровой службы и печатью организации или печатью отдела кадров.

В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. При изменении уровня образования дается ссылка на документ, полученный по окончании учебного заведения.

Довольно часто работники организаций и предприятий, получая новые профессии или специальности, со временем просят вписать их наименования в титульный лист трудовой книжки. Следует отметить, что Инструкция этого не предполагает, а в титульном листе не отведено место для перечисления вновь полученных профессий и специальностей. Установление рабочему второй и последующих профессий с указанием присвоенных разрядов отмечается в разделе "Сведения о работе", получение новых специальностей не фиксируется в трудовой книжке.

После внесения всех сведений указывается дата заполнения трудовой книжки. Дата заполнения титульного листа трудовой книжки, как и любые другие даты, оформляется арабскими цифрами по две на число и месяц и четыре на год (ГОСТ Р 6. 30 - 2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.) Например, запись от 02 января 2004 г. в трудовой книжке будет оформлена как 02.01.2004. Все записи производятся в присутствии работника, который своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесения сведений в трудовую книжку. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или печать кадровой службы в специально обозначенном месте (МП).

Содержательная часть трудовой книжки имеет табличную форму, включающую 4 графы: порядковый номер записи, дата (число, месяц, год), информация о работе, или о награждениях, или о поощрениях, основание внесения записи. Без табличной формы, обычно с помощью специального штампа, заносятся сведения о назначении пенсии. Оформление титульного листа см.в приложении №1.

1.3 Оформление сведений о работе

Записи в разделе "Сведения о работе" по составу информации можно разделить на 3 группы:

информация, которая вносится в этот раздел до занесения сведений о работе в данной организации;

информация о приеме на работу, переводе на другую работу и об увольнении, т. е. основные сведения о трудовом стаже работника;

дополнительная информация о работе, необходимая для наиболее полной характеристики особенностей трудового стажа работника и специфики деятельности организации, в которой этот стаж заработан.

Заполняя трудовую книжку при приеме на работу, специалист кадровой службы должен до внесения записи о приеме на работу выяснить, имеются ли у работника документы, подтверждающие периоды обучения, службы или другой деятельности, включаемой в общий трудовой стаж или не прерывающей стаж работника. К такой информации относятся сведения:

о времени службы в составе Вооруженных сил, в органах государственной безопасности, разведки и внутренних дел, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах, факультетах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;

о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики);

Чаще всего такие записи приходится вносить при первичном оформлении трудовой книжки еще не работавшим выпускникам учебных заведений и бывшим военнослужащим. Каждая из этих записей должна быть пронумерована и иметь основание ее внесения (справки учебных заведений, военный билет и т. п.).

Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, взятые из приказов (распоряжений) по личному составу (унифицированные формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-8, Т-8а). Номера и даты данных приказов вносятся в графу 4 трудовой книжки.

Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в современных организациях (особенно негосударственных), показывает, что даже в 1, 2 и 4 графах трудовой книжки работники кадровых служб делают немало ошибок:

записи о работе не нумеруются или нумерация прерывается;

номера записей исправляются, зачеркиваются;

даты записей не соответствуют датам приема, перевода, увольнения в соответствующих приказах;

даты написаны римскими цифрами вместо арабских;

даты написаны шестью, а не восемью арабскими цифрами (год написан двумя, не четырьмя цифрами);

в датах имеются исправления и зачеркивания, в т. ч. неоговоренные;

нарушена хронологическая последовательность дат (нередко дата приема на работу является более ранней по сравнению с датой увольнения из предыдущей организации);

ссылка на документ - основание в 4 графе отсутствует;

в качестве основания приведен документ, не предусмотренный Инструкцией (например, ссылка на трудовой договор, а не на приказ при оформлении приема на работу).

Еще большее количество ошибок допускается при заполнении основной, 3-й графы, куда вносится текст записи. При приеме на работу сначала в виде заголовка, без номера и даты, в 3-й графе должно быть указано полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. Ниже, без пропуска строки, пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером, с соответствующей датой и ссылкой на приказ.

Запись о приеме на работу, как и все другие записи о работе, должна строго соответствовать формулировке приказа и содержать сведения о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, отдел, участок, производство), и о поручаемой ему работе с указанием его профессии и присвоенного разряда или о занимаемой им должности. Наименования профессий и должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Типичной ошибкой при внесении сведений о приеме на работу является неверное понимание некоторыми работниками кадровых служб требования о точном соответствии записей о приеме на работу тексту приказа. Это положение понимается иногда настолько буквально, что в трудовую книжку переписывается почти вся информация из приказа, в том числе и явно лишняя, так как Инструкция требует внести в эту запись сведения, условно говоря, по формулам: "куда и кем" или "куда и зачем" принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Вместе с тем в определенных случаях запись в трудовой книжке обязательно должна быть дополнена некоторыми характеристиками процедуры приема на работу.В практике работы кадровых служб распространены и другие ошибки при внесении записей о приеме на работу:

наименование организации не выделяется в виде заголовка, а включается в текст записи о приеме на работу;

указывается сокращенное, а не полное наименование организации;

наименование организации, внесенное в трудовую книжку, не вполне соответствует наименованию, закрепленному в Уставе;

не указывается наименование структурного подразделения, в которое принят работник, а этот вид информации относится существенным условиям трудового договора;

наименование структурного подразделения не соответствует наименованию, внесенному в штатное расписание;

наименование профессии или должности не соответствует ОКПДТР;

указанная в записи должность не соответствует должности в приказе о приеме на работу.

Оформление сведений о работе см. в приложении № 2.

При оформлении приема на работу нового сотрудника кадровик должен использовать в своей работе следующие статьи Трудового кодекса Российской федерации. См. в приложении № 3.

Глава 2. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку

2.1 Оформление исправлений в трудовой книжке

Правовое регулирование вопросов, связанных с внесением изменений и исправлений в записи, совершенные в трудовой книжке, а также с оформлением и ведением дубликата и вкладыша к ней, осуществляется на основании разделов 3 и 5 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением РФ от 16апреля 2003 г. №225 « О трудовых книжках»).

Основания для внесения в трудовую книжку изменений и исправлений

Причины внесения изменений (исправлений)	Основание (документ)	Примечание
Изменения в личных данных работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения)	Паспорт или свидетельство (о заключении или расторжении брака, о рождении)	Производится работодателем по последнему месту работы
Изменение в данных об образовании (профессии, специальности)	Диплом (свидетельство, удостоверение) о получении образования, профессии, специальности, о повышении квалификации	Производится работодателем по последнему месту работы
Исправление записей	На основании документов(за исключением случаев, когда основанием для исправления записей могут служить свидетельские показания)	Производится работодателем, внесшим неверную запись. Может также производиться по последнему месту работы на основании соответствующих документов

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации -- работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. См.приложение №5

2.2 Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

Особенно сложное положение у граждан, переживших стихийные бедствия, аварии на производстве и дома, переезд в Россию из бывших союзных республик и т. п. Трудовые книжки у них могут быть утрачены в силу обстоятельств, а их восстановление крайне затруднено по многим не зависящим от человека причинам.

Оформление дубликата по последнему месту работы согласно требованиям Инструкции бывает возможно не всегда. Оказавшийся в такой ситуации гражданин, очевидно, не сможет предъявить ничего, кроме письменных объяснений своих жизненных обстоятельств (например, в форме заявления с просьбой оформить трудовую книжку и указанием причин ее отсутствия).

При оформлении дубликата трудовой книжки, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

в)сведения о работе владельца трудовой книжки по прежнему месту работы - при наличии документального подтверждения соответствующих сведений.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника(п.32 Правил).

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

При наличии в утраченной трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все раннее произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия -- на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности (оправдательный приговор либо постановление (определение) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью участия в совершении преступления) признаются недействительными (п.22 Правил).

При наличии перечисленных в настоящем пункте Правил оснований, а именно - документального подтверждения незаконности осуждения работника (привлечения к ответственности), работодатель по письменному заявлению работника вправе выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. См. приложение №4

2.3 Заполнение сведений об увольнении

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись -- приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 г. определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации», в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.

Например: «Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Например: «Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2(1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации».

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

2.4 Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о подтверждении в судебном порядке увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения
трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с
отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки
на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в
нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается
на руки одному из его родственников под расписку или высылается
по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Заключение

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, работу.

Составление, ведение, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего дело с документами.

Среди общей массы управленческих документов выделяют комплекс, которым оформляются трудовые правоотношения между физическими и юридическими лицами. Документы, регулирующие вопросы приема на работу, перевода, предоставления отпусков, поощрений и взысканий относятся к кадровым документам.

Каждый предприниматель-руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организациях (например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Значение кадровой документации определяется тем, что она является подтверждением прав граждан на труд, социальное обеспечение и т.п. Поэтому все кадровые документы необходимо тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.

Трудовые книжки ведутся в организациях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности, при этом руководитель, кадровые работники несут персональную ответственность за правильное ведение, хранение и использование документов.

К сожалению, во многих организациях допускаются ошибки в ведении документов, фиксирующих трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающим его заработную плату, стаж и увольнение, тем самым нарушаются требования ТК РФ.

Список источников и литературы

Источники:

1. Трудовой Кодекс Российской Федерации с комментариями/отв. редактор доктор юридических наук профессор Ю.П.Орловский - М.: Юридическая фирма «КОНТРАКТ», 2002.

2. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».

3. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти.-М., 2001.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов.Требования к оформлению документов».

5. Альбом унифицированных форм первичной документации. - М.: Госкомстата, 2004 (электронный вариант).

6. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003.)

7. Инструкция по заполнению трудовых книжек» ( утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.)

Литература:

8. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. - 5-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 224 с.

9. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В.,

10. Санкина Л.В., Быкова Т.А., и др.; Под ред.проф. Т.В.Кузнецовой.-М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.-359 с.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).4-е изд. испр. и допол.- М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.- 408 с.

12. Кузнецова Т.В. Новые формы кадровых документов // Секретарское дело. - 2004. - № 5. - С.5-8

13. Кузнецова Т.В. «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» // Делопроизводство. - 2004. - №1. - С.36-39.

14. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М., Кобук С.П. Организация работы с документами по личному составу: Учеб. Пособие. - М:. ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 176 с.

15. Прием и увольнение работников с учетом всех изменений законодательства (5-е изд., перераб. и доп.). - М.: Информцентр XXI века, 2005. - 168 с.

16. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документоведение трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

17. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводство предприятия (на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебно-практическое пособие. - .М: Издательство РДЛ, 2003. - 208 с.

18. Санкина Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика . - 2004 . - №7. - С.53-55.

Размещено на Allbest.ru