Розпорядчі документи в управлінській діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ НАУКИ МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ КОЛЕДЖ МІСЬКОГО ГОСПОДАРСТВА

АКАДЕМІЇ МУНІЦИПАЛЬНОГОУПРАВЛІННЯ

КУРСОВА РОБОТА

з дисципліни: Діловодство

тема проекту: Розпорядчі документи в управлінській діяльності

Виконала:

М.А. Мущук

Керівник:

Л.Ф. Галка

Київ, 2012 рік



Вступ

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Основна ознака, яка дає можливість виділити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Зазвичай вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Жодний із розпорядчих документів не може містити положень, що суперечать закону.

Тому актуальність роботи полягає в тому, що вона допомагає здійснювати розпорядчу діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Виходячи з цього, ми визначаємо мету роботи, предмет та об'єкт дослідження, завдання дослідження та структуру роботи.

Мета курсової роботи - дослідження розпорядчої документації.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

- розглянути законодавчі аспекти створення розпорядчої документації;

- визначити види розпорядчих документів;

- особливості складання розпорядчих документів;

- оформлення розпорядчих документів.

Об'єкт дослідження - види розпорядчих документів.

Предметом дослідження -є функціонування розпорядчих документів в управлінській діяльності, правила їх складання та оформлення.



1. Теоретичні засади створення розпорядчих документів в управлінській діяльності

1.1 Еволюція становлення розпорядчих документів

Починаючи з часів національно-визвольної боротьби українського народу під орудою Богдана Хмельницького, зростає диференціація документальних джерел і збільшується їх загальна кількість. Державним характером гетьманської України визначається походження і зміст документів ХVІІ-ХVІІІ ст.

Основними документами цієї доби є міжнародні договори, конституції, універсали й листи гетьманів, акти Генеральної канцелярії, ділові документи ратуш, магістратів. Зростання документування діяльності центральних органів управління та судочинства спричинило появу актової документації.

Серед документів щільне місце посідає група директивно-розпорядчих актів: «універсаль» «указь», «листь», «ордерь», «інструкція», «резолюція», «приказь» та ін.

З ХVІІІ ст., під впливом російського діловодства провідним розпорядчим документом стає указ, його розповсюдження було настільки широким, що він проник навіть у судочинство. Для цього документа характерною була чітко визначена структура, яка складалася з заголовної частини, основної (виклад) з мотивуючими й елементами резолюцій та заключний протокол. Звертає на себе увагу той факт, що адресат в указі завжди був конкретний. Наказ як розпорядчий документ набув свого становлення та розвитку в 50-60-х роках ХVІІІ ст.

З побутової сфери він поступово перейшов у суспільно-політичну, з дотриманням певної структури, а саме: наявності констатуючої частини, в якій викладено обґрунтування та розпорядчої частини, в якій наводиться звертання та адресати, при цьому активно застосовується інфінітив.



1.2 Законодавчі аспекти створення розпорядчої документації

Процес створення розпорядчої документації організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

- положень Конституції України;

- законів України;

- нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Ради міністрів АР Крим;

- інших методичних документів.

Нормативно-методична база розпорядчої документації включає в себе:

1. законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;

2. укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду України, які регламентують питання документацій забезпечення управління в Україні;

3. правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

4. правові акти нормативного та інструктивного характеру;

5. методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;

6. державні стандарти на документацію;

7. уніфіковані системи документів;

8. класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в організації;

- роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення тощо.

Крім того, архівні установи надають суб'єктам організаційно-методичну допомогу щодо вдосконалення та організації діловодства, розробляють та затверджують обов'язкові для виконання всіма підприємствами, установами, організаціями нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві, мають право перевіряти ведення діловодства в них і вимагати від їх керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003.



2. Розпорядчі документи в управлінській діяльності

2.1 Визначення та види розпорядчих документів

Незалежно від характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

- документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників - колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);

- документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.).

Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази;а з менш важливих - розпорядження, вказівки.

Постанови - це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта - «ПОСТАНОВЛЯЄ».

Реквізити постанови:

1) герб України;

2) назва установи, що підготувала постанову;

3) назва виду документа;

4) дата;

5) місце видання;

6) заголовок до тексту;

7) текст;

8) підписи.

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції.

Склад реквізитів розпорядження:

- державний герб України;

- назва виду документа;

- дата (проставляють дату підписання);

- індекс;

- місце складання чи видання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис;

- погодження (оформлюють у разі потреби);

- відбиток печатки;

- позначка про виконавця.

Рішення - це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що належать до їх компетенції.

Рішення містить наступні основні реквізити:

- державний герб України;

- назва установи;

- назва виду документа;

- дата, індекс, місце видання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підписи голови і секретаря установи, органу;

- відбитою печатки.

Вказівка - документ організаційно-методичного характеру, що видається органами державного управління, міністерствами, відомствами;організаціями з питань, пов'язаних із процесом виконання наказів, інструкцій і інших документів (при оформленні відряджень, накладенні стягнень та ін.).

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована установа (державна);

2. Повна назва установи;

3. Назва документа;

4. Номер;

5. Дата видання;

6. Місце видання;

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини);

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка під писала вказівку.

Ухвала - правовий акт, який приймається місцевими радами народних депутатів, виконавчими комітетами, держадміністраціями колегіально для вирішення найважливіших питань, що входять до їхньої компетенції. Ухвалами також називають спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями тощо).

Реквізити ухвали:

1) герб України;

2) назва місцевої ради народних депутатів;

3) зазначення місця видання;

4) назва виду документа (УХВАЛА);

5) дата або дата й номер;

6) заголовок;

7) текст;

8) підписи голови та секретаря;

9) печатка.

Наказ - це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі - підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Реквізити:

1. Повна назва установи, де видається наказ;

2. Назва документа;

3. Дата;

4. Номер;

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ);

6. Текст;

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Припис - розпорядчий документ, що підтверджує певні повноваження (наприклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи, або наряду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо).

Припис містить такі реквізити:

- назву органу, яким він виданий;

- назву документа (ПРИПИС);

- дату видання документа;

- адресат;

- текст із зазначенням обсягів повноважень та терміну дії припису;

- підпис;

- відбиток печатки.

2.2 Особливості складання та оформлення розпорядчих документів

Складання розпорядчих документів - досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії: вивчення суті питання, збирання та аналіз інформації із зазначеного питання, підготовка проекту документа, його оформлення, погодження, засвідчення та доведення до виконавців.

Важливе значення має процедура складання та оформлення розпорядчих документів. Вона визначається інструкціями з діловодства конкретної установи, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

В інструкції з діловодства, зазвичай, викладаються послідовність робіт над проектом документа і вимоги, дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність.

Підготовку проекту розпорядчого документа може бути доручено одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам. Для розробки проектів складних розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені.

Основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Юридичною підставою створення розпорядчого документа може бути видання відповідного документа державними органами управління, конкретне доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Установа або структурний підрозділ також можуть вступити ініціаторами розробки будь-якого питання розпорядчого документа.

Для того, щоб висловлені у розпорядчому документі пункти були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися необхідними матеріально-технічними засобами та фінансуванням і виключали необхідність видання додаткових документів до нього, проект розпорядчого документа має складатися на підставі ретельного й усебічного вивчення відповідних питань.

Залежно від важливості управлінської дії, яку планується сформулювати у розпорядчому документі, передусім, слід ознайомитися з законодавчими та іншими нормативно-правовими актами з цього або ж з аналогічних питань. Вивчення законодавчих та урядових документів забезпечить не лише правову підставу документа, а й визначить його спрямованість. А перегляд раніше виданих розпорядчих документів з аналогічних питань надає змогу, у разі необхідності, порушити питання про їх заміну або скасування їх окремих пунктів.

Лише зібравши й проаналізувавши всі необхідні документи та факти, отримавши повну ясність з предмета вивчення, чітко визначивши мету видання, можна приступати до складання проекту розпорядчого документа. При цьому основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це в чорному варіанті, потім відредагувати й уточнити у порядку погодження й, нарешті, оформити належним чином.

Перша стадія розробки розпорядчого документа - визначення кола питань, які необхідно вирішити. Починати роботу слід із вивчення нормативно-правових, насамперед, законодавчих, урядових і попередніх розпорядчих документів з питання, яке розглядається. Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, дасть змогу запобігти дублюванню і протиставленню, загострити увагу на невирішених аспектах проблеми.

Підготовка проекту розпорядчого документа вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, довідки, акти, службове листування тощо.

Зібравши і вивчивши необхідні матеріали, досягши повної ясності з суті питання, яке розглядається, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, розпочинають створення його проекту.

У нормативно-правових актах передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект розпорядчого документа погоджують із заступником керівника установи - куратором питань, що порушенні в документі, та з керівниками структурних підрозділів, яких стосується наказ.

Юридична служба (юрисконсульт) перевіряє відповідність проекту розпорядчого документа законодавству та розпорядженням вищих організацій і візує його за наявності необхідних віз. У разі невідповідності проекту документа вимогам законодавства чи розпорядженням вищих органів юридична служба, не візуючи проект, дає письмовий висновок з пропозиціями щодо законності вирішення відповідного питання для прийняття остаточного рішення керівником установи.

Перед підписанням у керівника проект розпорядчого документа додатково ретельно вивіряється. При цьому особлива увага звертається на перевірку чисел, прізвищ, найменувань.

Особливу увагу фахівці концентрують на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації чи установи (далі - установи) на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють:

- накази з основної діяльності (із загальних питань);

- накази із адміністративно-господарських питань;

- накази з особового складу.

Накази з основної діяльності поділяються на ініціативні та такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів.

Ініціативні накази видають з питань:

А. Утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності установи або її структурних підрозділів, створення постійно діючих та тимчасових колегіальних органів і комісій.

Наприклад:

- «Наказ про створення творчого об'єднання»;

- «Наказ про створення ліквідаційної комісії»;

- «Наказ про зміни у складі дирекції комбінату»;

- «Наказ про перерозподіл обов'язків ректорату».

Б. Затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розкладу, інструкцій, правил, планів тощо. Це нормативні накази, які мають, зазвичай, загальний і безособовий характер, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників;ними встановлюються також певні правила функціонування.

Наприклад:

- «Наказ про внесення змін до статуту університету»;

- «Наказ про внесення змін у штатний розклад»;

- «Наказ про затвердження номенклатури справ».

В. Надання посадовим і службовим особам організації певних прав і повноважень.

Наприклад:

- «Про надання першому проректору права підпису документів»;

- «Про надання повноважень головному бухгалтеру»;

- «Про покладення на секретаря відповідальності за стан ведення кадрової документації».

Г. Скасування попередніх наказів з основної діяльності установи у зв'язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Основні реквізити ініціативного наказу такі:

- назва організації;

- назва виду документа;

- реєстраційний номер документа;

- дата документа;

- місце складання або видання документа;

- реєстраційний номер;

- заголовок до тексту документа;

- текст;

- підпис керівника організації;

- відбиток печатки (в разі необхідності);

- візи погодження документа (проставляються у проекті документі);

- запис про державну реєстрацію (в разі необхідності).

Підставами для видання наказів, що створюються на виконання розпоряджень вищих органів, можуть бути:

- положення Конституції і законів України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної Республіки Крим;

- укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України та Ради міністрів Автономної республіки Крим;

- постанови і рішення інших вищих органів державної влади і державного управління;

- конкретні доручення організацій вищого рівня;

- провадження виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання організацією покладених на неї завдань і функцій;

- потреба у правовому регулюванні діяльності.

Усі розпорядчі документи (постанови, рішення, доручення тощо), які надходять до певної організації від установи вищого рівня, доводяться до підвідомчих підприємств, що належать до сфери управління організації, шляхом видання наказів.

Накази з адміністративно-господарських питань видають у тому разі, коли такі питання потребують правового регулювання.

Наприклад:

- «Наказ про встановлення порядку користування службовими автомобілями»;

- «Наказ про створення робочої групи для підготовки до святкування річниці»;

- «Наказ про розподіл коштів за виконання спеціального завдання»;

- «Про призначення чергових у вихідні дні».

У цілому порядок підготовки наказів з адміністративно-господарських питань є аналогічним до наказів з основної діяльності. Відмінності можуть полягати лише в строках зберігання і, відповідно, у вимогах до формування наказів у справи.

Накази з особового складу поділяють на такі види:

- накази про прийняття на роботу (призначення на посаду);

- накази про переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);

- накази про звільнення (припинення трудового договору);

- накази про сумісництво;

- накази про зміну прізвищ;

- накази про заохочення (нагородження, преміювання);

- накази про накладення дисциплінарного стягнення;

- накази про надання матеріальної допомоги;

- накази про надання відпусток;

- накази про відрядження.

Порядок підготовки наказів з особового складу відрізняється від порядку підготовки наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань, й буде розглянуто окремо.

Кілька установ одного рівня можуть видати спільний наказ з основної діяльності.

Спільний наказ з основної діяльності оформлюють на чистих аркушах паперу А4, при цьому віддають перевагу зцентрованому розташуванню реквізитів.

Спільний наказ має той самий набір реквізитів, що й індивідуальний наказ, втім оформлення деяких реквізитів спільного наказу має певну специфіку.

Так, під час складання і оформлення спільного наказу, а також документів, що можуть додаватися до нього, слід мати на увазі, що:

- назви організацій у спільному наказі розміщують на одному рівні;

- у спільному наказі проставляють лише одну дату його видання. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом;

- реєстраційний індекс спільного наказу складається з порядкових реєстраційних номерів, присвоєних документу в кожній організації;

- у спільному наказі має обов'язково бути вказано місце складення або видання документа;

- заголовок до тексту спільного наказу має стисло і точно визначати смисловий аспект змісту документа;

- текст обов'язково складається з двох частин - констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину друкують з абзацу, у кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЄМО», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані;

- якщо до наказу додаються таблиці, графіки, форми, схеми, інструкції тощо, то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах наказу дають посилання на ці документи. При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу не оформлюють;

- додатки до наказу мають бути пронумеровані. На кожному додатку у верхньому правому куті першого аркуша роблять відповідну відмітку з посиланням на наказ, його дату і реєстраційний індекс;

- підписи керівників організацій розміщують на одному рівні у кілька стовпчиків;

- особистий підпис кожного з керівників має бути засвідчений відбитком основної круглої печатки відповідної організації;

- візують наказ у кожній з організацій відповідальні виконавці та зацікавленні посадові особи (найчастіше заступники керівників організацій, керівники юридичних, планово-економічних, фінансових служб). Візи проставляють на примірнику, що залишається у відповідній організації. Цей реквізит розміщують нижче від реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркушу наказу;

- за потреби в оцінці доцільності видання спільного наказу, встановленні його відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження з іншими організаціями. У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який подають до наказу.

Тепер ми розглянемо такий вид розпорядчих документів як вказівка. Отже, вказівка - це розпорядчий документ, що видається ширшим колом посадових осіб, ніж наказ:

- заступником керівника установи;

- головним інженером;

- головним конструктором;

- директором дочірньої фірми.

Вказівка охоплює в основному питання організаційно-методичного, оперативного характеру, пов'язані з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів установи чи її вищих органів.

Даються вказівки для розв'язання поточних організаційних питань, а також для доведення нормативних матеріалів до безпосередніх виконавців.

Формуляр вказівки складається з назви відомства, установи чи її структурного підрозділу, назви виду документа, дати і місця видання, номера, заголовка, тексту, підпису, позначки про погодження.

Починається текст вказівки, зазвичай, словами: «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» або «ПРОПОНУЮ», які друкуються великими літерами.

Видають вказівки залежно від обсягу тексту на бланках стандартних форматів А4 або А5.

Зразок складання документа наведено в додатку А.

Ухвала - це розпорядчий документ, що має силу правового акта, який приймається місцевими радами або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань їх компетенції.

Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами (колегіальними і тими, котрі діють на основі принципу єдиноначальності, державними установами, громадськими організаціями тощо).

Коло питань, з яких приймаються ухвали місцевих рад, досить широке через те, що вони здійснюють державне керівництво всіма галузями господарського і соціально-культурного життя.

Ухвали й розпорядження виконкомів, прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, розташованими на території, що підлягає Раді, а також службовими особами і громадянами.

Нормативні ухвали - це ухвали про режим роботи підприємств торгівлі й побутового обслуговування населення.

Індивідуальні ухвали - ухвали про прийняття в експлуатацію того або іншого об'єкта будівництва, встановлення опікунства тощо.

Ухвали місцевих рад та їх виконкомів укладаються за єдиною формою. Відмінність між ними полягає лише в тому, що перші не нумерують, а другі мають порядкову нумерацію.

Звичайно ухвали складаються зі вступної частини.

В ній розкривається стан питання, що розглядається, що містить перелік заходів із зазначенням термінів їх виконання й перелік службових осіб, які відповідають за це, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Зразок складання ухвали наведено в додатку Б.

Розпорядження - правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим його адресовано. Цей документ має обмежений строк дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян.

Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Встановлюванні у розпорядженні завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший строк мети, визначеної розпорядженням, із зазначенням виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконання розпорядження і визначенням термінів виконання завдань.

Після підписання розпорядження на ньому проставляються дата, індекс, гербова печатка.

Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

Розпорядження мають багато спільного з наказами, і в правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні.

Іноді розпорядження видають нарівні з наказом, замінюючи при цьому слово «НАКАЗУЮ» на слова «ДОРУЧАЮ», «ВИМАГАЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ».

Відрізняються зазначені правові акти це й тим, що накази в основному пишуть із загальних всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

Зразок розпорядження київського міського голови наведено в додатку В, а розпоряджень місцевих держадміністрацій - в додатку Г та Ґ.

Рішення як розпорядчий документ є правовим актом діяльності колегій міністерств і відомств, наукових рад тощо.

Текст рішення складається з двох взаємопов'язаних частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча покликана пояснити, чим викликане те чи інше рішення. Тут нерідко переказується акт вищого органу правління, на виконання якого видається рішення.

Друга частина документа починається словами: «колегія (міська чи наукова рада) вирішила». При цьому слово «ВИРІШИЛА» друкується великими літерами в розрядку для того, щоб візуально виділити обидві частини.

Далі з нового рядка друкується текст розпорядчої частини, до формулювань якої висуваються більш жорсткі вимоги:

По-перше, вони повинні бути конкретними, чіткими, ясними, не вступати у суперечність зі змістом раніше виданих розпорядчих документів, не допускати іншого тлумачення.

По-друге, необхідно уникати неконкретних висловів типу «підняти», «підвищити», «посилити», «поліпшити», «вжити заходів», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Сформульовані таким чином доручення розпливчасті, перевірка їх виконання буде ускладнена.

Якщо розпорядча частина рішення припускає різні за характером дії, називає кілька виконавців, вона ділиться на пункти, що нумеруються арабськими цифрами.

Зразок рішення наведено в додатку Д.

Постанова - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Текст постанови складається з двох частин - констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча мітить вступ, оцінку ситуації або посилання на розпорядчий документ вищестоящої установи.

У розпорядчій частині наводяться запропоновані постановою заходи, визначаються виконавці та термін виконання. Текст викладають у наказовій формі.

Проекти постанови не рідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються і представляється для візування керівника. Якщо виникають розбіжності до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом супроводжуючим листом і довідками про погоджені писаними керівниками установ які складають проект, направляють в орган котрий відповідає за його видання.

2.3 Затвердження та виконання розпорядчих документів

Видання розпорядчого документа без попереднього розгляду юридичною службою не допускається. Працівник юридичної служби, який не вжив необхідних заходів до усунення порушень законодавства, що призвели до негативних економічних наслідків, ураження прав і законних інтересів працівників, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 серпня 1995 р. №690).

Текст наказу, як вже зазначалось, обов'язково повинен мати заголовок, який починається з прийменника «Про».

Наприклад:

- «Про затвердження…»;

- «Про надання…»;

- «Про продовження роботи…».

Складається текст наказу, як і будь-якого розпорядчого документа, з констатуючої і розпорядчої (революційної) частин.

Констатуюча частина тексту наказу містить такі елементи:

- втуп (вказується причина видання наказу);

- доведення (переказуються головні факти);

- висновок (викладається мета видання наказу).

Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватися однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв'язку…

Згідно із…

Відповідно до…

Для виконання…

З метою…

У констатуючій частині наказу автори можуть вказувати підставу, обґрунтування або мету складання документа, наприклад:

З метою реалізації Постанови Верховної Ради України від…

У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших установ або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, найменування організацій - авторів документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Наприклад:

На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 19 березня 2009 р. №178 «Про впорядкування застосування…».

Викладання тексту розпорядчої частини починається словом НАКАЗУЮ, яке друкують великими літерами на окремому рядку;після нього ставиться двокрапка.

Розпорядча частина наказу може бути поділена на пункти, які нумеруються арабськими цифрами. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання.

Якщо в пункті наказу міститься кілька заходів, різних за характером, то кожен виділяється в підпункт.

Кожний підпункт починається на окремому рядку з абзацу (1, 1.1, 1.2).

Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначенням посади і прізвища виконавця у давальному відмінку.

Ініціали у тексті наказу ставлять після прізвища, наприклад:



Підписує наказ перший керівник установи. Право підпису наказу він може надавати своєму заступнику, а також іншим посадовим особам у межах їх компетенції.

Зразок наказу із загальних питань наведено в додатку Е.

Особлива увага має приділятися доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб.

Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію чи власника під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього дисциплінарного стягнення. Таким чином можна запобігти безпідставному накладанню стягнень.

У більшості випадків наказ діє постійно, породжуючи правові наслідки протягом усього часу чинності до відміни чи анулювання компетентним органом.

Відміна наказу стосується тільки майбутнього;анулювання наказу скасовує як майбутні, так і поточні юридичні наслідки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми.

Розпорядження видаються Кабінетом Міністрів України, місцевими радами, а також керівниками колегіальних органів державного управління, адміністрацією підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.



Висновок

Отже, ми прийшли до висновку, що основна функція розпорядчих документів - регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом.

Ми розглянули групу розпорядчих документів - постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Також можемо додати про складання розпорядчих документів, що це досить складний процес, у якому можна виділити такі стадії:

- вивчення суті питання;

- збирання та аналіз інформації із зазначеного питання;

- підготовка проекту документа, його оформлення, погодження, засвідчення;

- доведення до виконавців.

Основна вимога до створення розпорядчих документів - достатня компетентність посадових осіб, які над ними працюють. Чим важливішим є документ, тим повинні бути вимоги вищими до культурного рівня (професіоналізм, глибоке знання питання, вміння викладати думки) осіб, які його складають.

Основою для уніфікації управлінських документів, яка визначає загальні принципи на яких в Україні створюються взаємопов'язані комплекси документів, уніфікованих форм і систем, є державний стандарт Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003. Цими стандартом встановлено, що визначений уніфікований перелік видів документів має створюватися шляхом заповнення відповідних уніфікованих форм.



Список використаних джерел

1. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. поібник для дист. навчання / К.: Університет «Україна», 2007. - 469 с.

2. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство / В.В. Бездрабко. - К.: Кондор, 2006. - 260 с. розпорядчий управління діловодство

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство / В.А. Блощинська. - К., 2005. - 320 с.

4. Ділова документація Гетьманщини ХУІІІ ст. // упорядник Горобець В.Й. / К.:Наук. думка, 1993. - 342 с.

5. ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

6. Іванова Т.В. Діловодство в органах управління та місцевого самоврядування / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна // Діловодство в органах управління та місцевого самоврядування. - К. 2007. - С. 17-55.

7. Королько С. Планування робіт з національної стандартизації / С. Королько, В. Шаповал, Я. Юзьків // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2009. - №4. - С. 10-17.

8. Костецька Т.А. Офіційна документована інформація / Т.А.Костецька // Юридична енциклопедія / НАН України, Інститут держави і права ім. В.М.Корецького, Видавництво «Українська енциклопедія ім. М.П. Бажана. - Т.4. - К., 2002. - С. 345.

9. Кулешов С.Г. Про хід перегляду державного класифікатора управлінської документації / С.Г. Кулешов // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів VІІІ Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-19 травня 2011 р. / наук. ред. М.С. Слободяник. - К.: НАКККіМ, 2011. - С. 10-19.

10. Кулешов С.Г. Управління документацією: підготовка фахівців у вищих школах за рубежем / С.Г. Кулешов // Архіви України. - 2003. - №1-3. - С. 53-64.

11. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. посіб. / С.Г. Кулешов. - К.: ДАКККІМ, 2003. - 62 с.

12. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1998. - 187 с.

13. Ларин М. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводитель. - 2001. - №1. - С. 6-10.

14. Ларин М.В. Форум по электронным документам // Отеч. архивы. -1997. - №2. - С. 100-101.

15. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: навч. посібник / О.В. Лоза. - К.: Видавництво УААУ, 1997. - 227 с.

16. Ломачинська І.М. Спеціальне діловодство: навч. посібник / І.М. Ломачинська, С.А. Лоскутова / К.: Університет «Україна», 2007. - 345с.

17. Тетера В. Гармонізація нормативної бази на основі сучасних міжнародних та європейських стандартів / В. Тетера, А. Нелепов, О. Цициліано // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2008. - №3. - С. 41-46.

18. Тур О.М. Міжнародні й зарубіжні стандарти з інформації та документації як чинник розвитку процесу національної стандартизації / О.М. Тур // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів VІІІ Міжнар. наук. практ. конф., Київ, 17-19 травня 2011 р. / К.: НАКККіМ, 2011. - С. 10-12.

19. Українська стандартизація в гуманітарній сфері: матеріали міжгалуз. наук. практ. конф., Київ, 24 травня 2004 р. - К., 2004. - 23 с.

20. Унификация текстов управленческих документов: метод, рекомендации. - М.: ВНИИДАД, 1998. - 35 с.

21. Унифицированные системы документации. Термины и определения: ГОСТ 6.10.2-83. - М.: Изд-во стандартов, 1984. - 13 с.

22. Філіпчук Г. Історичне коріння стандартизації / Г. Філіпчук, О. Цициліано, В. Деревянко // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2006. - №2. - С. 30-31.

23. Христова Н.М. Архівні дескриптивні стандарти в системі міжнародних професійних комунікацій / Н.М. Христова // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: зб. матеріалів VІІІ Міжнар. наук. практ. конф., Київ, 17-19 травня 2011 р. / наук. ред. М.С. Слободяник. - К.: НАКККіМ, 2011. - С. 213-214.

24. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления // Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. - М.: 1987. - С. 29-34.

25. Шаповал М.І. Планування стандартизації: завдання та проблеми / М.І. Шаповал // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2006. - №2. - С. 5-9.

26. Швецова-Водка Г.М. Документознавство: навч. посіб. / Г.М. Швецова-Водка. - К.: Знання, 2007. - 85 с.

27. Щегал М.М. Исторические аспекты унификации документов / М.М. Щегал // Развитие советского документоведения (1917-1981): сб. науч. трудов. - М.: ВНИИДАД, 1983. - С. 49-62.

28. Юзьків Я. Координація і планування робіт зі стандартизації / Я. Юзьків, В. Тетера // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2010. - №1. - С. 4-6.

29. Юзьків Я. Узагальнення оцінки ситуації у сфері стандартизації та суміжних видів діяльності / Я. Юзьків, О. Цициліано // Стандартизація, сертифікація, якість. - 2008. - №3. - С. 12-25.

30. Янковая В.Ф. Оптимизация текстов управленческих документов в историческом аспекте // Документирование управленческой деятельности: Сб. науч. тр. - М.: ВНИИДАД, 1986. - С. 30-45.

31. Янушкевич Д.А. Міжнародна та національна стандартизація: навч. метод. посіб. / Д.А. Янушкевич, О.А. Коваль. - Х.: ХНАДУ, 2010. - 245 c.



Додаток А



Додаток Б



Додаток В



Додаток Г



Додаток Ґ



Додаток Д



Додаток Е

Размещено на Allbest.ru