Інформаційне забезпечення менеджменту

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Вступ

1. Визначення поняття «інформація»

2. Види інформації

3. Роль інформації в процесі управління підприємством

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Інформація - це влада, і деякі менеджери намагаються притримувати її для зміцнення своїх позицій і статусу.

Отримання великих обсягів інформації виливається для менеджерів у серйозну проблему. Для того, щоб ідентифікувати тільки необхідну для вирішення якоїсь проблеми інформацію, необхідно "перебирати" велику кількість даних. Дані - це "сирі" факти та цифри, в яких немає нічого особливого і які самі по собі не можуть бути корисні для менеджерів. Для того, щоб витягти "крупинки потрібного", "сировину" необхідно обробити, отримати законний інформаційний продукт, що має безпосереднє відношення до управлінської задачі. Проблема ефективної ідентифікації корисної інформації та забезпечення доступу до неї менеджерів і співробітників набуває все більшої гостроти. Інформація - це перетворені в певному контексті дані, що є змістовними та корисними для конкретних користувачів.

Про значення даної проблеми говорить той факт, що в багатьох організаціях впроваджується посада головного спеціаліста з інформації, який несе відповідальність за управління організаційними базами даних і впровадження нових інформаційних технологій.

1. Визначення поняття «інформація»

Інформація - це сукупність різних повідомлень про зміни, які проходять в системі й навколишньому середовищі, Управління як інформаційний процес складається з обміну інформацією між органом управління, керованим об'єктом і зовнішнім середовищем.

У загальному розумінні Інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому середовищі. Прицьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об'єктивно відображуються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.

Інформація означає тлумачення, повідомлення, роз'яснення, викладення. Теорії управління до неї відносять такі сигнали (відомості, повідомлення), які несуть знання, зменшують невизначеність. Якщо повідомлення або його частина для даного одержувача не є інформацією, то воно називається пізнавальним шумом “метаінформація”.

Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, і до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об'єктивного світу зумовлює якісну багатогранність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об'єктами живого світу і становлять суть та форми зв'язку між управлінськими системами.

Інформацію в сфері менеджменту часто образно порівнюють з нервовою системою, що забезпечує функціонування живого організму. Завдяки обміну інформації між цими системами, якою управляють, інформацію про стан заданих параметрів виробляє команда управління і знову передає їх до системи, якою управляють для виконання (прямий зв'язок).

Надходження інформації про результати управління прийнято називати зворотнім зв'язком.

Інформація, що об'єктивно відображує процеси і явища реального світу, закони його існування і розвитку, факти науково-технічного соціально-економічного і політичного характеру, а також результати аналізу, узагальнення, прогнозування і планування, має велику суспільну цінність.

Таку інформацію вірно розглядати як економічний ресурс суспільства. Основний документ, що визначає роль інформації в суспільстві і визначає її правовий статус - це Закон України “Про інформацію” (2.10.1992 р.).

Цей документ закріплює право громадян на інформацію і покладає правові основи інформаційної діяльності.

Відповідно до цього закону - інформація це документовані або публічно оголошені відомості про події і явища, що відбувають в суспільстві, державі, окремій організації і оточуючому середовищі.

Люди не розрізняють поняття інформація і дані. Але самі по собі дані нічого не означають. Вони тільки характеристика фактів і пдій, які є джерелом інформації.

Саме з них менеджери отримують знання про особливі факти, події і ситуації.

Менеджери в організації використовують інформацію, щоб аналізувати і вирішувати проблеми.

Тому, в роботі менеджера необхідно виділяти такі поняття як - дані, інформація, інформаційний масив, інформаційні потоки.

2. Види інформації

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення:

- візуальна (графіки, таблиці, табло і т. д.);

- аудіоінформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку).

2) за формою подання:

- цифрова;

- буквенна;

- кодована.

3) за порядком виникнення:

- первинна;

- похідна.

4) за характером носіїв інформації:

- документована;

- недокументована.

5) за призначенням:

- директивна (розпорядча);

- звітна;

- довідково-нормативна.

6) за напрямом руху:

- вхідна;

- вихідна.

7) за стабільністю:

- умовно-змінна;

- умовно-постійна.

8) за способом відображення:

- текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова);

- графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки).

9) за способом обробки:

- що піддається механізованій обробці;

- що не піддається механізованій обробці.

Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку, запам'ятовуючою та ін.

У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані.

Економічна інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо.

Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об'єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

Економічну інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.:

- за призначенням інформацію ділять на планову, обліково-бухгалтерську, звітну, статистичну, виробничо-оперативну, розпорядчу, довідкову, нормативну;

- за способом передачі - на ту, що передається усно, поштою, телефоном, телетайпом, факсом;

- за періодичністю - на систематизовану (змінну, добову, декадну, квартальну і т. п.) і ймовірну, обумовлену зовнішніми і внутрішніми виробничими подіями (вихід з ладу техніки, затримка з поставкою пального, насіння і т. п.);

- за характером носіїв - на документизовану і недокументизовану щодо процесу обробки - на оброблювану, необроблювану і аналітичну.

Крім того, інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

За місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих органів, а також підприємств, організацій і установ, які підтримують з об'єктом управління господарські зв'язки, і внутрішню - що виникає на підприємстві (в об'єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо.

Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

Масиви - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

Сукупність повідомлень з однаковими або близькими властивостями, що розподілені у даній системі з метою здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

Потоки інформації різноманітні:

- потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень;

- потоки низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій;

- потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють на:

- облікову і звітну, що відображає події, які відбулися;

- планову, що відображає події, які намічаються, нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього;

- регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

У свою чергу, облікову інформацію поділяють на бухгалтерську, статистичну і оперативно-технічну.

Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах. Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об'єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов'язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

3. Роль інформації в процесі управління підприємством

Інформація - це перш за все те, що сприяє зменшенню невизначеності вибору рішень, що забезпечує існування і функціонування будь-якої компанії чи організації.

По-перше, компаніям буває необхідна інформація, яка б могла суттєво вплинути на процес і сам бізнес. До такої інформації належать повідомлення про ціни на ринках і промислових стандартах в країнах, де компанія веде свій бізнес.

По-друге, виникає питання, як визначити економію від задіяної в процесі управління компанією інформації, отриманої за допомогою маркетингових досліджень. Різні компанії у разі застосування однієї і тієї ж вихідної інформації при веденні бізнесу матимуть різні результати. Відповідно і економія від цієї інформації буде різною, що обумовлено комплексом факторів, які у кожної компанії свої. А оскільки величина економії неоднакова, то і гранична вартість тієї чи іншої інформації буде різною.

По-третє, сама інформація несе в собі низку якісних відмінностей. Для максимального зменшення невизначеності при прийнятті рішень потрібна нескінченна кількість інформації. Таким чином, потреби управління будь-якої компанії в інформації практично необмежені.

Засади роботи з такою інформацією в нашій країні ще досі не застосовані. У вузах практично не навчають умінню приймати рішення та проводити аналіз їх наслідків. Тому навіть менеджери підприємств, які працюють у цій галузі, тільки певною мірою уявляють собі способи прийняття рішень за допомогою інформаційних технологій. Приймаючи рішення, потрібно знати, за яких обставин підприємство може вийти на зовнішній ринок, а за яких йому достатньо використовувати внутрішні можливості та ресурси. Тоді стане зрозумілим, який стратегічний партнер необхідний компанії, що дозволить йому допомогти підготуватися до фінансування підприємства, створити умови для переговорів.

Щоб прийняти правильне рішення, потрібні знання, які дозволять перетворити інформацію в матеріальний продукт. Для цього необхідно дотримуватись принципів філософії управління знаннями: по-перше, підвищити професійний рівень всіх співробітників компанії, щоб знання стали її спадком; по-друге, створити умови, за яких спеціалісти будуть ділитися знаннями, а рішення - прийматися на основі знань всіх, хто працює в колективі.

Висновок

Інформація в процесі управління, в діяльності керівника - це один із найважливіших факторів, який впливає на ефективність управління і розвиток організації в цілому.

Щоб керівник спланував діяльність організації і визначив її мету, йому потрібна інформація про: менеджер інформаційний управління

- поведінку споживача, його вимоги;

- насиченість ринку конкурентами; оцінити ринок постачальників сировини (якщо діяльність виробничого характеру), засобів праці; оцінити політику держави щодо обраної сфери діяльності.

Для цього потрібна інформація про ринки.

Щоб керівник організував діяльність, створив певну виробничу структуру, він підбирає людей для конкретної роботи, делегуючи окремим людям завдання і повноваження, або право використовувати ресурси організації. Для цього потрібна інформація про працівників.

Мотивуючи і контролюючи працівників, керівник обмінюється з ними певною інформацією.

Отже наявність інформації у виконанні кожної функції управління показує на скільки інформація важлива в діяльності керівника.

Список використаної літератури

1. Твердохліб М. Інформаційне забезпечення менеджменту. - К., 2004.

2. Федулова Л.І. - Менеджмент організації. - К., 2004.

3. Осовська Г.В., Осовський О.А. Основи менеджменту. Навчальний посібник / К.: "Кондор", 2006. - 664 c.

4. Завадський Й.С. Менеджмент. Т.1. - К., 2002 р.

5. Закон України про інформацію, від 2 жовтня 1992 року.

Размещено на Allbest.ru