Основи документаційного забезпечення управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рівненський державний гуманітарний університет

Контрольна робота

Основи документаційного забезпечення управління

Підготувала: студентка 2-го курсу

заочної форми навчання

Остапюк А.М.

Викладач: Попчук О.В.

Зміст

• Вступ
• 1. Охарактеризувати нормативно-методичне регулювання документаційного забезпечення управління в Україні
• 2. Визначити поняття про електронний цифровий підпис та його призначення
• 3. Підготувати заяву на ім'я директора установи про звільнення з посади. Поставити резолюцію
• Висновок
• Список використаних джерел

Вступ

Робота з документами в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми, повинна будуватися на основі законодавчо-правових і нормативно-методичних актів, що стосуються питань документування і роботи з документами. В даний час в Україні діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами в організаціях і установах. Нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління розробляються різними органами державної влади та управління відповідно до їх компетенції.

Електронний цифровий підпис - це блок інформації, який прикріпляється до файлу даних автором і захищає файл від несанкціонованої модифікації та вказує на власника підпису, використовується фізичними та юридичними особами як аналог власноручного підпису для додання електронному документу юридичної сили, відповідає юридичній силі документа на паперовому носії, підписаного власноручним підписом правомочної особи, та скріпленого печаткою.

Електронний цифровий підпис є якісно новим етапом в розвитку сучасного документообігу. Сертифікати електронного цифрового підпису, згідно Закону "Про електронний цифровий підпис", який вступив у дію з 1 січня 2004 року, мають однакову силу з власноручним підписом особи. Використання електронного цифрового підпису в системі електронного документообігу істотно прискорює проведення численних комерційних операцій, скорочує об'єми паперової бухгалтерської документації, економить час співробітників і витрати підприємства, пов'язані з укладенням договорів, оформленням платіжних документів, наданням звітності в контролюючі органи, отриманням довідок від різних держустанов.

1. Охарактеризувати нормативно-методичне регулювання документаційного забезпечення управління в Україні

Нормативно-методична база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів та методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання і використання у поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти.

Нормативно-методична база діловодства регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами, забезпечення збереження документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій у роботі з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами, та інші питання.

На сьогодні в Україні унормування діловодства здійснюється за законодавчими та нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство). Важливе значення в організації діловодства в державі відіграють укази та розпорядження Президента України, постанови Уряду, нормативні документи міністерств, які на відомчому рівні регламентують питання документаційного забезпечення управління.

Нормативним документом, який встановлює загальні правила документування управлінської діяльності центральних та місцевих органів виконавчої влади, є "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 року. Цей документ регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або їх передачі на збереження в архів установи. "Примірна інструкція" визначає порядок ведення загального діловодства, а її положення поширюються на всю службову документацію.

Комп'ютерні технології обробки документації, як зазначено в даному документі, мають відповідати вимогам державних стандартів та вимогам "Примірної інструкції". Нею визначені правила та порядок документування управлінської діяльності установ, технологію роботи із документами: приймання, розгляд, реєстрацію документів, правила складання й оформлення ділової документації, порядок обробки та надсилання вихідних документів, організацію контролю за їх виконанням, складання номенклатури і формування справ тощо.

Закон України "Про національний архівний фонд і архівні установи", введений в дію 24.12.1994 р., регулює відносини, пов'язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду та інші питання, знаходяться у взаємозв'язку з архівною справою. Даний закон визначає принципи діяльності архівних підрозділів органів державної влади та місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, в яких зберігається ділова документація після виконання нею тих функцій, для виконання яких вони і були створені.

Закон України "Про інформацію" закріплює право громадян України на інформацію, закладає правові основи інформаційної діяльності, визначає правові форми міжнародного співробітництва у сфері інформації. Ним встановлено загальні правові основи одержання, використання, поширення та зберігання інформації, закріплює право особи на інформацію в усіх сферах суспільного і державного життя України, а також систему інформації, її джерела, визначає статус учасників інформаційних відносин, регулює доступ до інформації та забезпечує її охорону, захищає особу та суспільство від неправдивої інформації.

Дія цього Закону поширюється на інформаційні відносини, які виникають у всіх сферах життя і діяльності суспільства і держави при одержанні, використанні, поширенні та зберіганні інформації. Ним визначені принципи інформаційної діяльності:

- гарантованість права на інформацію;

- відкритість, доступність інформації та свобода її обміну;

- об'єктивність, вірогідність інформації;

- повнота і точність інформації;

- законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Закон України "ПРО електронні документи та електронний документообіг" встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У Законі дано визначення понять "електронний документ", "електронний документообіг", "електронний підпис", "оригінал електронного документа" тощо. Визначено засади електронного документообігу (відправлення та передавання електронних документів, їх одержання, перевірка цінності, зберігання електронних документів і особливості функціонування архівів електронних документів), а також засади організації електронного документообігу та особливості обігу документів, що містять інформацію з обмеженим доступом. Закон визначає права та обов'язки суб'єктів електронного документообігу.

Невід'ємною складовою законодавчої бази із регулювання електронного документообігу є Закон України "Про електронний цифровий підпис", в якому окреслено правовий статус електронного цифрового підпису, його призначення, особливості застосування тощо.

Незважаючи на функціонування ряду законів, що регулюють діловодну діяльність, на сьогодні в Україні є ряд проблем, які потребують законодавчого регулювання. Існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації; нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб усіх форм власності, а також підприємців-фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки "Зразкова інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" призначена для державних установ.

В українському законодавстві не обумовлені відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. У Кримінальному кодексі України не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, підроблення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства, а також належним чином відображені у кримінальному законодавстві.

На сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів із документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику або повернення не в повному обсязі.

На даний час не вирішеним є питання мовного режиму діловодства. Всі спірні питання вирішуються нормами Закону Української PCP "Про мови в Українській PCP", окремі положення якого мають нечіткий, а подекуди і суперечливий характер. В новому законі державний статус української мови має бути наповнений конкретним змістом, а сфера використання в діловодстві мов національних меншин - чітко окресленою. Це питання потребує унормування також у спеціальному законодавчому акті з діловодства.

Існує реальна потреба у прийнятті Закону України "Про діловодство", мета якого - встановлення правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів і роботи із документами, створеними на будь-яких носіях інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях усіх форм власності, а також фізичними особами-підприємцями.

Важливе значення у регулюванні діловодства відіграє система державних стандартів України, в якій визначаються основні поняття, вимоги до структури документів і принципи систематизації:

- ДСТУ 2392-94 - Інформація та документація. Базові поняття. Терміни і визначення;

- ДСТУ 2732-94 - Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення;

- ДСТУ 3843-99 - Державна уніфікована система документації. Основні положення;

- ДСТУ 3844-99 ДУСД - Формуляр-зразок. Вимоги до побудови;

- ДСТУ 4163-2003 ДУСД - Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів;

- ДСТУ 1.2:2003 НЦ - Правила розроблення національних нормативних документів;

- ДСТУ 1.5:2003 НЦ - Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів.

На рівні установ і підприємств регулювання діловодного процесу здійснюється нормативно-методичними документами, які створені з урахуванням вимог та рекомендацій законодавчих і відомчих документів, типових і примірних зразків та затверджені керівниками.

До категорії інструктивно-методичних документів, котрі сприяють ефективності діловодства, належать "Положення про службу діловодства" - правовий акт, який встановлює статус даного структурного підрозділу, та "Інструкція з діловодства" - правовий акт, який створюється з метою встановлення правил, що регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності із документно-інформаційного забезпечення управлінського процесу. документаційне управлінський цифровий підпис

"Положення про службу діловодства" має таку структуру:

- основні положення (зазначається повна офіційна назва підрозділу, мета діяльності, кому підпорядковується, хто очолює);

- завдання та функції служби (вказується перелік завдань та функцій, які вирішує служба діловодства, види робіт);

- права та обов'язки (перераховуються дії, які підрозділ зобов'язаний здійснювати з метою виконання зазначених функцій);

- відповідальність (встановлюються види дисциплінарної, адміністративної відповідальності, які можуть понести керівник служби та її працівники за невиконання своїх обов'язків);

- взаємовідносини (регламентуються інформаційні та документаційні потоки підрозділу, також зазначається, з якими підрозділами й організаціями взаємодіє служба діловодства, яку інформацію (як в документній, так і в недокументній формах) отримує та надає іншим підрозділам, способи подолання розбіжностей).

"Інструкція з діловодства" включає наступні розділи:

- загальні положення та перелік нормативів, які регулюють діловодний процес;

- підготовка та оформлення організаційно-розпорядчої документації;

- документування діяльності колегіальних органів;

- вимоги до оформлення документів;

- організація роботи із вхідними, вихідними та внутрішніми документами;

- порядок реєстрації та індексації документів;

- контроль за виконанням документів;

- створення номенклатури справ, оформлення справ та процедура передачі їх на архівне зберігання;

- організація роботи персоналу діловодної служби.

Таким чином, важливою складовою процесу управління є його документно-інформаційне забезпечення. Тому актуальним завданням керівника підприємства чи установи є правильна організація роботи з документами, яка забезпечує вчасну подачу повного об'єму інформації, що може бути використаною в процесі підготовки управлінського рішення.

2. Визначити поняття про електронний цифровий підпис та його призначення

Електронний цифровий підпис - це блок інформації, який прикріпляється до файлу даних автором і захищає файл від несанкціонованої модифікації та вказує на власника підпису, використовується фізичними та юридичними особами як аналог власноручного підпису для додання електронному документу юридичної сили, відповідає юридичній силі документа на паперовому носії, підписаного власноручним підписом правомочної особи, та скріпленого печаткою.

Варто звернути увагу на трактування електронного підпису в країнах Євросоюзу. Так, Директива 1999 /93/ ЄС Європейського парламенту та Ради від 13 грудня 1999 року "Про систему електронних підписів" надає два терміни:

- електронний підпис - це "дані, подані в електронній формі, які додаються чи логічно поєднуються з іншими електронними даними та які служать в якості методу засвідчення достовірності";

- "удосконалений електронний підпис", що означає електронний підпис, який відповідає певним вимогам, а саме, знаходиться під повним контролем особи, яка його ставить, і пов'язаний винятково із цією особою, дозволяє за підписом ідентифікувати особу і пов'язаний з даними таким чином, що будь-яку зміну даних після додавання підпису можна виявити.

Електронний цифровий підпис є якісно новим етапом в розвитку сучасного документообігу. Сертифікати електронного цифрового підпису, згідно Закону "Про електронний цифровий підпис", який вступив у дію з 1 січня 2004 року, мають однакову силу з власноручним підписом особи. Використання електронного цифрового підпису в системі електронного документообігу істотно прискорює проведення численних комерційних операцій, скорочує об'єми паперової бухгалтерської документації, економить час співробітників і витрати підприємства, пов'язані з укладенням договорів, оформленням платіжних документів, наданням звітності в контролюючі органи, отриманням довідок від різних держустанов.

Підробити ЕЦП, створений акредитованим сертифікаційним центром, неможливо.

Метою застосування систем цифрового підпису є автентифікація інформації - захист учасників інформаційного обміну від нав'язування хибної інформації, встановлення факту модифікації інформації, яка передається або зберігається, й отримання гарантії її справжності, а також вирішення питання про авторство повідомлень. Система цифрового підпису припускає, що кожен користувач мережі має свій таємний ключ, який використовується для формування підпису, а також відповідний цьому таємному ключу відкритий ключ, відомий решті користувачів мережі й призначений для перевірки підпису. Цифровий підпис обчислюється на основі таємного ключа відправника інформації й власне інформаційних бітів документу (файлу). Один з користувачів може бути обраним в якості "нотаріуса" й завіряти за допомогою свого таємного ключа будь-які документи. Решта користувачів можуть провести верифікацію його підпису, тобто пересвідчитися у справжності отриманого документу. Спосіб обчислення цифрового підпису такий, що знання відкритого ключа не може призвести до підробки підпису. Перевірити підпис може будь-який користувач, що має відкритий ключ, в тому числі незалежний арбітр, якого уповноважено вирішувати можливі суперечки про авторство повідомлення.

З січня 2004 року вступив в дію прийнятий парламентом закон "Про електронні документи і електронний документообіг", в якому чітко визначені поняття, сфери застосування і юридична сила електронних документів і електронного документообігу.

Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму.

Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" встановлено основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Так, за визначенням, електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, зокрема електронний цифровий підпис. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Проте Закон встановлює певні обмеження на застосування електронного документа як оригіналу. В електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину; інший документ, який згідно із законодавством може бути створений лише в одному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів.

Як уже зазначалося, обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис - вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ відомий лише його володільцеві. Відкритий ключ доступний всім учасникам електронного документообігу. Такий ключ включається до сертифіката відкритого ключа та може розповсюджуватись в електронній формі або у формі документа на папері.

Засвідчення чинності відкритого ключа здійснюється шляхом формування сертифіката відкритого ключа - документа, що видається центром сертифікації ключів. Посилений сертифікат відкритого ключа видається акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Зазначена особливість дає можливість поряд із звичайним електронним цифровим підписом виділити цифровий підпис, підтверджений посиленим сертифікатом відкритого ключа.

Сертифікат відкритого ключа містить:

- найменування та реквізити центру сертифікації ключів (центрального засвідчувального органу, засвідчувального центру);

- позначку, що сертифікат виданий в Україні;

- унікальний реєстраційний номер сертифіката ключа;

- основні дані (реквізити) підписувала-власника особистого ключа;

- дату і час початку та закінчення строку чинності сертифіката;

- відкритий ключ;

- найменування криптографічного алгоритму, що використовується власником особистого ключа;

- інформацію про обмеження використання підпису.

Посилений сертифікат відкритого ключа, крім обов'язкових даних, які містяться в сертифікаті відкритого ключа, повинен мати ознаку посиленого сертифіката відкритого ключа. Інші дані можуть вноситися у посилений сертифікат ключа на вимогу його власника

Юридичні та фізичні особи можуть на договірних засадах засвідчувати чинність відкритого ключа сертифікатом відкритого ключа, а також використовувати електронний цифровий підпис без сертифіката відкритого ключа.

Розподіл ризиків збитків, що можуть бути заподіяні підписувачам, користувачам та третім особам, які застосовують електронні цифрові підписи без сертифіката відкритого ключа, визначається суб'єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису на договірних засадах.

Щодо органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної форми власності, то для них законодавець встановив імперативну (обов'язкову) норму, згідно з якою зазначені організації можуть застосовувати електронний цифровий підпис лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинно бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, отриманим на ці засоби від спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників-підписувачів.

Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) лише в тому разі, якщо:

- електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

- під час перевірки використовувався посилений сертифікат відкритого ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

- особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Для порівняння: у Німеччині, за законодавством, електронний цифровий підпис не прирівнюють до власноручного підпису; у Франції, навпаки, згідно зі статтею 1316 Цивільного кодексу, сторонам надається право вибору, оскільки в суді як докази визнаються (допускаються) літери та цифри чи будь-який інший знак або символ, значення (зміст) якого може бути з'ясовано незалежно від способу створення та передач.

Підробити електронний цифровий підпис, а разом з ним і засвідчений документ неможливо, адже це потребуватиме величезної кількості обчислень, які, як вважається, не можуть бути реалізовані за сучасного рівня математики й обчислювальної техніки за прийнятний час, тобто поки інформація, що міститься в підписаному документі, є актуальною. Додатковий захист від підробки забезпечує центр сертифікації, який серед іншого цілодобово приймає заяви про скасування, блокування та поновлення сертифікатів ключів.

3. Підготувати заяву на ім'я директора установи про звільнення з посади. Поставити резолюцію

Директору ЗАТ "Імпульс"

Жукову Д.М.

менеджера відділу продаж

Чиж Інни Миколаївни

Відділу кадрів

Оформити наказ про звільнення

(підпис)

16.02.2011

Заява

Прошу звільнити мене з роботи за власним бажанням 01.03.2011.

15.02.2011 (підпис)

Висновок

Стрімкий розвиток та глобальне впровадження новітніх інформаційних технологій, інтенсифікація інформаційних відносин, створили умови, коли життя людини є майже не мислимим без мобільного телефону, телевізора, комп'ютера та Інтернету.

Розвиток суспільних відносин став вимогою в цілому щодо розроблення, вдосконалення та оновлення нормативно-правової бази України, створення спеціальних юридичних норм та правил регулювання сфери інформаційних правовідносин.

Верховною Радою України були прийняті закони України, які набули чинності, "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про обов'язковий примірник документів", "Про Національну програму інформатизації", "Про телекомунікації", "Про Національну систему конфіденційного зв'язку", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах" тощо.

Електронний цифровий підпис дає змогу підтвердити цілісність електронного документу, тобто його захищеність від несанкціонованого спотворення, руйнування або знищення в процесі руху від відправника до одержувача, та ідентифікувати підписувача.

Отже, електронний цифровий підпис спрямований на спрощення та прискорення документообігу між суб'єктами господарювання, що, в свою чергу, має зміцнити конкурентоспроможність вітчизняних підприємств, адже пришвидшиться процедура укладення цивільно-правових та господарських договорів, оформлення експортно-імпортних операцій, надання електронних банківських послуг.

Список використаних джерел

1. Закон України "Про електронні документи й електронний документообіг" від 22.05.2003 р. № 851-IV.

2. Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22.05.2003 р. № 852-IV.

3. Сельченкова С. В. Діловодство: Практичний посібник / С.В. Сельченкова. - К.: Інкунабола, 2009. - 480 с. ISBN 978-966-2219-06-7.

4. Собчук В.С. Основи загального діловодства: Навчальний посібник / В.С. Собчук. - Л.: Волинська обласна друкарня, 2008. - 178 с. ISBN 978-966-361-244-7.

Размещено на Allbest.ru