Основные документы управления. оформление и работа с документами

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ. ОФОРМЛЕНИЕ И РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

1. ОСНОВНЫЕ ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их разнообразии можно выделить следующие основные группы документов:

1. Организационные:

- устав;

- договор;

- штатное расписание;

- должностные инструкции;

- правила внутреннего трудового распорядка.

2. Распорядительные:

- приказы;

- распоряжения;

- решения.

3. Документы по личному составу:

- личные дела;

- трудовые книжки.

4. Информационно-справочные:

- акты;

- письма;

- справки;

- телеграммы;

- докладные записки;

- протоколы.

5. Нормативные документы государственных органов.

6. Коммерческие контракты, договоры.

2. ТРЕБОВАНИЯ К СЛУЖЕБНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей информации, т. е., создании документов.

Документы необходимы для того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей.

Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

- порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

- быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

- издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

- издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Главным в любом документе, бесспорно, является текст, его содержание.

Вот почему исключительно важно, чтобы содержание документа правильно и точно освещало излагаемые факты. При составлении документа необходимо соблюдать требования закона, давать аргументированные выводы и формулировки.

Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу, отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой документ. Различие большей части касаются структуры и формы изложения текста.

3. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

- положение об организации;

- положение о структурном подразделении;

- регламенты работы;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение о персонале;

- структура и штатная численность;

- штатное расписание;

- инструкции по определенным направлениям деятельности;

- должностные инструкции работников;

- памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

- устав (чей?) Московского политехникума;

- инструкция (о чем?) о ДОУ;

- положение (о чем?) о Совете директоров;

- правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Подписывается руководителем организации. Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или структурного подразделения.

Организационные документы имеют сложную структуру текста, состоящую из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенные на пункты.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми.

Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения приказом руководителя.

4. УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, реорганизации и ликвидации.

Учредительный договор заключается его учредителями. Договором определяется:

- порядок и условия распределения прибыли и убытков между учредителями;

- порядок управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей из его состава.

Учредительный договор состоит из следующих разделов:

1. Вводная часть;

2. Цель заключения договора;

3. Наименование и правовая форма организации;

4. Предмет деятельности;

5. Местонахождение организации;

6. Обязанности участников;

7. Порядок образования имущества;

8. Условия об ответственности учредителей;

9. Порядок распределения прибыли и убытков;

10. Порядок управления делами юридического лица;

11. Права и обязанности учредителей;

12. Ответственность за нарушение договора;

13. Условия и порядок выхода участников из состава организации;

14. Порядок рассмотрения сборов;

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Учредительный договор имеет следующую форму:

1. Общие положения;

2. Предмет и цели деятельности общества;

3. Наименование и местонахождение общества;

4. Правовой статус;

5. Подписи;

6. Печати.



Устав предприятия - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, регулирующих деятельность этих организаций (строевой устав, устав ОАО, устав ООО).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Общие положения об уставе содержатся в части первой гражданского кодекса РФ (Статья 52 ГК РФ).

Устав должен иметь следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- гриф утверждения;

- отметку о регистрации устава;

- место издания;

- текст;

- подписи учредителей.

Текст устава состоит из разделов, пронумерованных арабскими цифрами.

Разделы имеют следующие заголовки:

1. Общие положения;

2. Цели, задачи, предмет деятельности;

3. Правовой статус;

4. Организационная структура;

5. Финансово-материальная база;

6. Учет и отчетность;

7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью;

8. Права и обязанности участников.

9. Порядок ликвидации и реорганизации.

5. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет средств бюджета.

В первую очередь это органы власти и управления.

Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

Различают положения об организациях:

- типовые;

- примерные;

- индивидуальные.

Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией.

Обязательными реквизитами являются:

- гриф утверждения вышестоящей организации;

- название вида документа, составляющее целое с заголовком к тексту.

Текст включает следующие разделы:

1. Общие положении;

2. Основные задачи;

3. Функции;

4. Права и обязанности;

5. Руководство;

6. Взаимоотношения;

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности;

8. Реорганизация и ликвидация.

6. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ

Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено уставом (Положением об организации).

Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается зам. руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год.

Изменение в документ вносится приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования, штатная численность.

7. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 6.04.2007 г. № 26 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учебной документации).

В штатном расписании фиксируются сведения:

- структурное подразделение (наименование и код);

- профессия (должность);

- количество штатных единиц;

- оклад (тарифная ставка);

- надбавки;

- месячный фонд з/п;

- примечания.

8. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

Различают:

- о структурных подразделениях;

- о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).

Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органов, так и для временно действующих органов.

Положения о подразделения могут быть типовыми и индивидуальными.

Оформляется на общем бланке организации, утверждается руководителем организации, подписывается руководителем подразделения.

Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением).

Обязательными реквизитами являются:

8 - наименование организации;

16 - гриф утверждения;

14 - место издания;

10 - наименование вида документа;

18 - заголовок к тексту;

20 - текст;

22 - подпись;

24 - визы (ОК, юрист, зам. рук. учреждения).

9. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция - правовой акт издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностные инструкции работников конкретных предприятий и организаций разрабатываются на основе типовых инструкций (разрабатываемых государственными или отраслевыми органами управления).

Должностная инструкция должна иметь следующие реквизиты:

8 - наименование министерства наименование организации, разрабатываемой инструкцию;

10 - наименование вида документа;

11 - дата;

12 - номер;

18 - заголовок к тексту;

16 - гриф утверждения;

20 - текст;

22 - подписи составителей;

25 - печать;

24 - визы.

Текст должностной инструкции поделен на разделы, которые имеют заголовки:

1. Общие положения;

2. Функции;

3. Должностные обязанности;

4. Права;

5. Ответственность.

Служебное взаимодействие (подчиненность).

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения на общем бланке.

Визируется юрисконсультом организации и руководителем ОК, утверждается распорядительным документом или руководителем.

10. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы являются одним из наиболее важных документов предприятия.

ПРИКАЗ - нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организации работы предприятия, финансированию, снабжению, планированию, отчетности, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

1. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

2. Подготовка проекта приказа;

3. Согласование проекта;

4. Подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся специалистами предприятий по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер.

Датой приказа является дата его подписания руководителем организации.

Нумерация приказов с января по декабрь.

Ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок отвечающий на вопрос «о чем?».

Текст приказа состоит из двух частей:

1. Констатирующая - в ней указывается основание для создания приказа. Основанием является:

- нормативные документы государственных и муниципальных органов;

- решения совета директоров, общих собраний акционеров;

- производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

2. Распорядительная часть приказа - начинается со слов ПРИКАЗЫВАЮ далее «кому» и до какого срока.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Приказ подписывается руководителем или его заместителем. Вступает в силу с момента подписания.

Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием на стенде.

Другой экземпляр подшивает в дело.

Ответственный за исполнение на нижнем поле пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату.

Аналогична работа с решениями и распоряжениями.

Реквизиты приказа:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

11. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Зачастую ответственному исполнителю для работы не требуется полный текст приказа, в этом случае делается выписка из него.

По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа.

В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатаются слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА.

Вместо полного текста печатается та часть приказа, которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка заверяется секретарем.

12. РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и его заместителями.

Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц.

Состав реквизитов распоряжения аналогичен составу таковых в приказе.



13. РЕШЕНИЕ

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления (Совет директоров, АО, Ученый совет, и т. п.).

По форме и структуре решение оформляется аналогично оформлению распоряжения.

14. УКАЗАНИЕ

Указание - организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкцией и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д.

Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции.

15. ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Постановление - правовой распорядительный документ, издаваемый высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних и др.).

16. ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа.

Чтобы обсуждение не прошло впустую, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников совещания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей.

Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия.

Далее указывают следующие реквизиты:

- вид документа;

- дата;

- номер;

- заголовок.

Датой протокола является дата проведения заседания.

Номер протокола - порядковый номер заседания (с начала года).

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:

Заседание совета директоров.

Текст протокола состоит из 2-х частей:

- вводной;

- основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель: И.О.Ф.;

Секретарь: И.О.Ф.

Присутствовали: (00 чел) Ф.И.О. присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и Ф.И.О. приглашенных.

Если их более 10 чел., то пишут общее количество.

В протоколах заседаний совета директоров указывают фамилии присутствующих членов совета, независимо от их количества.

Повестка дня: содержит вопросы, вынесенные на обсуждение.

Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?», например:

1. Об итогах работы предприятия за 1 полугодие.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ.

ВЫСТУПИЛИ.

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ).

После двоеточия, на следующей, строке с абзаца пишут:

- фамилии и инициалы выступавших;

- через тире пишут краткое изложение текста выступления.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к., является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

Решения, принятые на заседании доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части.

Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.

17. ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

Для ознакомления с решениями, принятыми в ходе работы коллегиального органа, должностных лиц или подведомственных организаций, а также в случаях производственной необходимости оформляют выписки из протоколов.



Также как и выписка из приказа, выписка из протокола подлежит заверению.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

- наименование учреждения;

- код предприятия (ОКПО);

- код формы документа (ОКУД);

- наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

- дату;

- индекс;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- текст (повестка дня, СЛУШАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ);

- подписи;

- отметку о заверении копии;

- отметку об исполнении.

Из текста берутся только те элементы, которые нужно довести до сведения заинтересованного органа (сотрудника).

Если в повестке дня 3 вопроса, то и части текста берутся только те, которые раскрывают ход рассмотрения и принятое решение по нужному вопросу.

18. АКТЫ

АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

АКТЫ составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей:

- акт приема работ по контракту;

- акт приема-передачи документов;

- акт списания материалов;

- коммерческий акт и т. д.

АКТЫ составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

АКТЫ оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия.

Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации. Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке.

При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например:

«Акт о недостаче ТНП».

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения).

Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.

При этом в акте после подписей составителей ставится отметка («С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты»).

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты подтверждения, порчи или недостачи груза, иных нарушений правил транспортировки.

Такой же акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний.

Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Реквизиты акта:

- наименование организации;

- вид документа;

- дата;

- номер;

- место издания;

- гриф утверждения;

- заголовок;

- текст;

- подпись.

19. ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.

В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки.

Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата подписания.

Докладная записка хранится 5 лет.

Реквизиты:

- наименование организации;

- вид документа;

- дата;

- номер;

- место издания;

- заголовок;

- адресат;

- резолюция;

- текст;

- подпись;

- отметка об исполнении и направлении в дело.

20. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка - документ по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Служебная записка составляется по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется руководителю структурного подразделения или иному должностному лицу.

Реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- заголовок к тексту;

- адресат;

- текст;

- подпись.

Текст состоит из 2 частей:

- обоснование (изложение причин составления);

- предложения, просьбы, заявки.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения.

21. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на бумаге и адресуется конкретному лицу.

Реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- заголовок к тексту;

- адресат;

- текст;

- подпись.

Текст объяснительной записки состоит из 2-х частей:

- факты послужившие поводом к ее написанию;

- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем.

22. СПРАВКИ

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников.

Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, заработной платы.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например:

- 128 отделение милиции;

- школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать.

В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Справки могут быть внутренние и внешние.

Справки, предназначенные для руководителя предприятия (внутренние) и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель.

Внешние справки подписывает руководитель.

Реквизиты:

- адресат;

- эмблема;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата;

- регистрационный номер док-та;

- подпись;

- текст;

- печать.

23. СВОДКА

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, требований и т. д.).

Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным одной темой.

Сводка может содержать данные только из одного источника в случае, их систематизации, логической переработки, обобщения. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.



В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другую организацию - руководителем организации.

24. ДОКУМЕНТ - ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение составляется на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации).

Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Реквизиты:

- наименование вида документа;

- дата;

- номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись.

Текст состоит из 2-х частей:

В 1-ой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка.

Во 2-ой части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

25. КОНТРАКТ (ДОГОВОР)

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Контракт (договор) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить - направления оферты (письменное предложение о заключении контракта).

Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ).

Принятие предложения - другой стороной считается акцептором (согласием).

Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).

Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта.

Получив контракт, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.

Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

1. четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

2. возможности расторжения контракта любой из сторон;

3. санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

4. соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

5. соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов;

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку ТНП, контракт о техническом содействии и т. д.);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон;

- полные названия организаций;

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса;

- подписи должностных лиц;

- печати.

Договора хранятся 5 лет (с иностранными партнерами 10 лет).

26. ТЕЛЕГРАММА

Реквизиты телеграммы:

1. название вида документа;

2. категория телеграммы (правительственная, срочная, международная);

3. вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен и др.);

4. телеграфный адрес получателя;

5. номер ответной телеграммы;

6. текст;

7. исходящий номер телеграммы;

8. сокращенное обозначение предприятия;

9. фамилия должностного лица, подписавшего ее;

10. наименование и адрес предприятия - отправителя телеграммы;

11. подпись должностного лица;

12. дата телеграммы;

13. печать предприятия, отправившего телеграмму.

Адрес от текста отделяют 4 интервалами.

Текст печатают через 2 интервала в 3-х экз. прописными буквами без абзацев.

Знаки препинания сокращают: ТЧК, ЗПТ, ДВТ, КВЧ, числа и цифры (простые) прописью.

В ответных телеграммах перед текстом указывают номер документа, на который дается ответ.

Исходящий номер в конце текста.

Подписывает телеграмму руководитель или его заместитель.

27. ТЕЛЕФОНОГРАММА

Это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем.

Телефонограмма оформляется на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5. При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

1. текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

2. после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

3. передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

4. во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

5. после передачи текста в телефонограмму вносят должность, инициалы и фамилию лица, принявшего ее и время передачи;

6. если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

1. название фирмы и номер ее телефона;

2. текст телефонограммы;

3. должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее принявшего;

4. дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах:

- один предается руководителю;

- второй хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

28. ФАКСИМИЛЬНАЯ СВЯЗЬ

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс является копией переданного документа.

По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (контракты, акты, таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии и т. д.).

Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите «адресат» указывается номер телефакса получателя письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются:

- дата и время передачи;

- ее длительность;

- код отправителя;

- № телефакса, с которого передана информация;

- № телефакса получателя;

- количество страниц.

Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло - кончилась бумага и т. п. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом. Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях. Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного хранения, их необходимо скопировать, т. к., факсовая бумага (термобумага) недолговечна. Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится 3 года и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами хранится 10 лет.

29. ДОВЕРЕННОСТИ

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя. По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица.

Доверенности бывают двух разновидностей:

- официальные, выданные предприятием;

- личные, выданные гражданином.

Официальные доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность должна иметь:

- наименование предприятия;

- юридический адрес предприятия (справочные данные);

- название вида документа;

- дату;

- индекс;

- текст;

- подписи должностных лиц;

- печать предприятия.

В тексте доверенности указываются следующие данные:

- должность и паспортные данные доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действий;

- образец подписи лица, получившего доверенность;

- срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банк, корреспонденции. управленческий должностной протокол

Размещено на Allbest.ru