Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Место делопроизводства в структуре управленческого труда

1. История развития делопроизводства в Республике Беларусь

В рамках Полоцкого княжества (Х-ХШ вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале Х в. уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов (обязательных элементов документа) договора использовались печати. Состав документов этого периода разнообразен: уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты. В ХП в. появились писцы, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

Вхождение Беларуси в состав централизованного государства - Великого княжества Литовского предопределило возрастание роли документирования. В конце ХУI в. документы начали составлять на бумаге. Способом удостоверения документов была печать. В конце документа приводились такие реквизиты как дата и место составления, а автор указывался вначале.

В ХУ в. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая без изменений до ХУШ в. Именно в этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. В целом все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

В ХУ-ХУI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Определенную системность и структуру приобретает изложение текстов документов. В первой части документа указывается причина его составления, во второй - решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры - образцы документов. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной, судебной.

В ХУI в. утвердился состав документов, сложились и нашли отражение в законах основные правила их составления, оформления, движения и хранения.

В середине ХУП в. белорусский язык был заменен на польский в связи с вхождением Беларуси в состав Речи Посполитой.

А конце ХУШ в. белорусские земли вошли в состав России, что потребовало введения соответствующей системы документирования.

В первой половине ХIХ в. на Беларусь была распространена система, действующая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Ей предшествовали приказное и коллежское делопроизводство.

Приказное делопроизводство возникло в конце ХУ в., когда появились первые приказы - центральные органы государственной власти, ведавшие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717-1718 гг. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив».

Исполнительное делопроизводство сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Отличительной чертой исполнительного делопроизводства явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине Х1Х в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой половине ХIХ в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались повсеместным введением русского языка.

После Октябрьской революции 1917 г. начался советский период в развитии делопроизводства. Был принят ряд декретов по упрощению и улучшению делопроизводства. Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации.

В 20-е годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Были изданы книги «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов», «Учебник делопроизводства районных исполнительных комитетов». Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство. Образцы официальных бумаг. Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания».

С 1972 г. в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец». В 1973 г. были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов.

Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял Госстандарт.

Постсоветский период начался с распадом СССР. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела, впоследствии преобразованный в БелНИИ документоведения и архивного дела.

С октября 1995 г. вступил в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1 - 95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». В 1996 г. был введен в действие стандарт Беларусь СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (заменен на СТБ 6.38-2004 в 2004 году).

2. Документационное обеспечение управления

2.1 Предмет делопроизводства, его содержание

Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование - это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.

Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация работы с документами - это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Административным делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами.

Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.

В этой связи задачами курса являются:

определение роли делопроизводственных процессов в структуре управленческого труда;

изучение организации и условий труда работников служб документации;

определение роли организационной техники и унификации документов в повышении производительности управленческого труда;

приобретение навыков практического применения нормативно-правовых и методических документов по делопроизводству;

изучение требований к форматам бумаги, бланкам документов, машинописному тексту, составу реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов.

2.2 Основные нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие делопроизводство

Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:

закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;

стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

методические указания по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;

унифицированная система организационно-распорядительной документации;

основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.

В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:

правила подготовки и оформления документов;

организацию работы с документами;

контроль исполнения документов;

составление номенклатуры, оформление и формирование дел;

экспертизу ценности документа;

составление описи дел;

оперативное хранение документов;

передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:

по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);

приватизации государственных и коммунальных организаций;

распорядительной деятельности предприятий;

организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;

оперативно-информационному регулированию деятельности организаций;

переводу (перемещению) на другую работу;

увольнению с работы;

оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.

Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь определяют:

номенклатуру и формирование дел;

экспертизу ценности документов, подготовку дел к передаче и передачу их в архив;

обеспечение сохранности документов архива;

организацию работы архива.

3. Организационные основы делопроизводства

3.1 Организационные формы делопроизводства

Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.

При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.

При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

3.2 Службы документационного обеспечения управления

делопроизводство документ организационный

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации. В зависимости от объёма документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, административно-хозяйственный отдел и др.

В состав управления делами входят: канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приёмная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб), центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или специально назначенное должностное лицо.

Структура и штаты службы ДОУ устанавливаются в соответствии с положением о ней и в зависимости от объёма документооборота и функций, возлагаемых на данную службу. Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ - должностными инструкциями. Они разрабатываются руководителем службы и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учётом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учётно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Основные задачи, решаемые в процессе управления документацией предприятия, являются:

организация рационального документооборота,

контроль исполнения документов,

оперативное хранение документов,

архивное хранение документов.

Конечной целью деятельности по управлению документацией является

создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами.

3.3 Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства

Статьей 25 Закона «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» установлено, что республиканские и местные органы государственного управления создают надлежащие условия для документационного обеспечения управления своих аппаратов, на подведомственных предприятиях, в учреждениях и организациях, принимают меры по повышению технической оснащенности делопроизводства, его эффективности и экономичности.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению. Руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и в целом в учреждениях возлагается на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение производства. Ответственный за делопроизводство информирует руководство о состоянии его исполнения, готовит и передает документацию в ведомственный архив, ознакамливает работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству (под роспись).

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях (ст. 891, 892, 893, 894, 22412) предусмотрена ответственность за следующие виды нарушений организации и ведения делопроизводства:

утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений - предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти до двадцати базовых величин;

выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение - предупреждение или штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;

несоблюдение государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдение требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения - штраф в размере от пятнадцати до двадцати базовых величин;

незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - предупреждение или штраф в размере от пяти до двадцати базовых величин.

Рассмотрение дел об административных правонарушениях и наложение указанных административных взысканий от имени Государственной инспекции архивов и делопроизводства имеют право:

Главный государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь и его заместитель;

Государственный инспектор архивов и делопроизводства Республики Беларусь;

Государственные инспекторы архивов и делопроизводства Республики Беларусь по областям и г. Минску.

Размещено на Allbest.ru