Офис в системе управления

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Лекция 4.2.Офис в системе управления

1. Общие положения

Главными компонентами современного офиса являются: технические средства (оргтехника), программное обеспечение, производственные площади (здания), на которых располагается персонал управления. Базовым элементом современной концепции офисной деятельности является помещение офиса (здание).

По степени грамотности организации офисного дела можно судить и о развитии национальной экономики в целом, по уровню технологии производства судят об эффективности экономики. Офис -- это средство производства, являющееся не менее важным, чем средства коммуникаций.

При всем разнообразии подходов к грамотной организации офисного дела основные факторы фигурируют практически везде. Их можно разделить на внутренние (например: задачи, функции и структура данной фирмы) и внешние (например: психология потенциальных клиентов, государственное регулирование).

Итак, если фирма решилась взяться за грамотную организацию офисного дела, прежде всего нужно определить: количество работников в каждом структурном подразделении фирмы; количество самих подразделений; принципы их взаимодействия (группы, между которыми должно быть больше взаимосвязи, размещаются по соседству); методы реализации управления (демократические принципы, авторитарные, создание некой креативной, творческой атмосферы); определить, куда есть доступ посторонним и где его нет; определить маркетинговую стратегию фирмы; определить потенциальное количество потока клиентов в ближайшем будущем; определить объем потока обрабатываемой информации и только после этого можно попытаться воссоздать единую комплексную картину офиса, естественно, прибегая к помощи дизайнеров.

Офис может быть открытого или секционного типа.

Если офис организован по принципу открытого типа, то это означает, что помещение, в котором он располагается, не разделено стенами на отдельные комнаты. При этом все, кто в нем находятся, работают в одной большой комнате, однако рабочие места и столы расставлены таким образом, чтобы упростить общение сотрудников во время работы. Использование мебели, щитов и ширм помогает воспроизвести для сотрудников офиса обстановку уединения и создать впечатление работы на индивидуальном изолированном рабочем месте.

Секционная структура -- это нечто совершенно противоположное. Как следует из самого названия, при этом все рабочее помещение поделено на комнаты или секции, которые обычно выходят в один общий коридор, и вся структура напоминает ветвистое дерево. В конце каждой ветви находится небольшая отдельная комната, в которой работает один человек или небольшая группа людей.

Существует еще одна переменная, влияющая на устройство помещения офиса: весь офис должен подразделяться на две части -- там, где существует доступ посторонним (клиентам) и там, где такой доступ строго ограничен. Такое разграничение обусловливается не только в целях сохранения коммерческой тайны, но и по целому ряду других причин.

2. Виды офисов

В рамках двух рассмотренных выше типов офисов можно проследить эволюцию видов офисов.

"Разгороженные" офисы -- ретро-символ власти и силы, инструмент иерархического деления, обособления и подчинения, этот тип организации офисного пространства и сегодня нередко одерживает верх над остальными вариантами. Подобная конфигурация обеспечивает конфиденциальность ^позволяет концентрировать больше внимания на работе, мешает свободному обмену информацией.

Со временем на смену "разгороженным" офисам пришли "пейзажированные" офисы. Отсутствие перегородок облегчает обмен информацией и создает условия для общения, но этот вариант организации офисного пространства плохо сочетается с деятельностью, которая требует сосредоточенности и спокойствия.

Постепенно родился "комби-офис", рабочее пространство в котором поделено на открытые боксы без дверей. Это позволяет пространству быть открытым и в то же время при необходимости предоставляет возможность служащим уединиться.

Модификацией "комби-офиса" является расположение на коллективном пространстве "персональных модулей" от Steelcase Inc., которые представляют собой небольшую комнату цилиндрической формы с закрывающейся дверью. Оригинальная форма и отсутствие углов зрительно увеличивают внутреннее пространство. В стандартную комплектацию необычного рабочего кабинета входят: письменный стол, компьютер, телефон, шкаф для документов, встроенный плейер и электронная доска для считывания рукописного текста.

"Незабронированный" офис подарила миру Великобритания. Принцип его организации прост: одно и то же рабочее место делят (в разное время) несколько человек. Это позволяет экономить площадь, но требует от персонала определенных жертв. Дело в том, что офис обезличен и рассматривается только как рабочий инструмент.

Некоторые фирмы предпочитают организацию офиса по принципу гостиницы (так называемый "отелинг"). Стремление корпораций снизить производственные издержки (а заодно укрепить связи с потребителями) привело к появлению целой армии сотрудников (агентов по продаже, консультантов, аудиторов и других специалистов), выполняющих служебные обязанности вне офиса и взаимодействующих с компанией при помощи современных технологий связи. Однако периодически им необходимо какое-то помещение, где можно было бы пообщаться с коллегами, отчитаться перед руководством или принять участие в коллективной работе над очередным проектом. Для этого компании переводят целые здания на гостиничный режим работы, резервируя кабинеты или комнаты для совещаний как в обычном отеле.

В современных условиях наряду с представленной выше системой организации офисной деятельности появилась еще одна ее разновидность -- виртуальный офис. Суть данного феномена в том, что управленческому персоналу фирмы создают возможность для выполнения своих функций в удобных для них местах (как правило, дома). Согласование управляющих действий в этом случае осуществляется через совмещение электронных систем. Это позволяет экономить рабочие площади (отпадает необходимость в офисном здании) и дает ряд других ощутимых преимуществ: например, экономия времени. Однако у такой организации управленческого труда есть и существенный недостаток -- исключается возможность неформального общения сотрудников, которое по данным последних исследований психологов крайне необходимо для нормального развития организации.

3. Варианты оформления кабинетов

Кабинет руководителя оформляется в соответствии с требованиями и вкусом конкретного человека. В большинстве случаев кабинет представляет собой достаточно большое помещение, чаще всего разделенное на две части. Первую половину комнаты занимают шкафы-стенки с усложненным фасадом. Здесь могут храниться не только книги, но и посуда, сувениры, подарки, изделия декоративно-прикладного характера. Во второй половине комнаты размещаются рабочий стол и мебель для отдыха, различных встреч.

Обстановка кабинета должна максимально концентрировать в себе фирменный стиль компании. Например, если кабинет руководителя крупной фирмы, торгующей новейшими информационными технологиями, выполнен "под старину", в манере неоклассицизма, то это вступает в противоречие с представлением о сфере деятельности компании. Более уместно оформление в стиле хай-тек (высокие технологии). И наоборот, кабинет директора солидного банка с холодным современным дизайном ассоциируется с рискованностью капиталовложений, потому что банк посредством такого оформления офиса заявляет о себе как о молодом, растущем, агрессивном, недавно вышедшем на рынок. Кабинет руководителя должен отличаться от остального офиса своей уникальностью.

Существуют два основных подхода к дизайну кабинетов -- американский и европейский. В США, как правило, директорат фирмы демонстрирует свою динамичность и агрессивность, приверженность к стилям в "чистом" виде. Европейцы любой стиль разбавляют элементами традиции, и даже хай-тек у них вполне сочетается с персидским ковром ручной работы.

Рассмотрим наиболее известные стили оформления кабинетов.

Классика. Прототипом этого стиля явились дворцы эпохи классицизма. Для них характерна строгая соразмерность помещения, колонн, деревянной мебели. Наиболее используемое сочетание цветов-- белый с желтым, белый с голубым.

Неоклассика. Это кабинеты, отделанные деревом, дубовыми панелями, зеленым сукном. Кабинет Сталина -- пример кремлевской неоклассики.

Постмодернизм. Для него характерна гротескность и "игра" в другие стили. Скажем, псевдоклассика с нарушением классических пропорций. Например, в центре помещения может стоять колонна, слишком толстая по отношению ко всей остальной обстановке.

Хай-тек. Ассоциируется с дизайном компьютера и автомобиля. Основная эстетическая идея -- "холодное изящество". Материалы -- стекло, металл, натуральное дерево. Для этого стиля характерна тщательная отделка и подгонка деталей, продуманность и отсутствие украшений.

Новая волна. Доминирующие цвета -- светло-лимонный, бирюзовый, розовый в сочетании с белым. Современные стили, экзотические мотивы в деталях. Ответвлением новой волны считается так называемый региональный стиль, где напрямую используются национальные атрибуты и украшения конкретного, народа.

Брутализм. Возник в Америке как антитеза панельному градостроительству. Стиль грубости -- обнаженный камень, неровная кирпичная кладка.

4. Интерьер офиса

Интерьер (фр. Interieur -- внутренний) -- зрительно ограниченная, искусственно созданная среда, обеспечивающая условия для жизнедеятельности, удовлетворения физических и духовных потребностей человека. Интерьер -- это внутренний вид пространства какого-либо помещения, ограниченного элементами архитектурного сооружения (полом, потолком, стенами), с размещенными в нем предметами различного назначения, необходимыми для жизнедеятельности.

Один из парадоксов искусства интерьера -- акт его создания. Здесь встречаются и взаимодействуют две пары, на первый взгляд, взаимоисключающих тенденций. С одной стороны, интерьер является продуктом коллективной деятельности, что выявляется именно в том, что интерьер как бы вбирает в себя предметы, сделанные разными (часто и во времени) мастерами (мебель, убранство, утварь разного назначения) и в то же время несет на себе печать одной воли, одного замысла (если этого не происходит, то, по существу, искусство интерьера не состоялось).

Другая особенность создания интерьера (главным образом жилого) -- участие в творческом акте как мастера-профессионала, так и заказчика, который здесь выступает в роли не только потребителя, но и создателя. Взаимоотношение и взаимодействие этих тенденций чрезвычайно сложны, но, по сути дела, и определяют основополагающую, типологическую черту искусства интерьера.

Наконец, важнейшая сторона интерьера как объекта и как процесса -- единство, слияние функциональной, материально-технической и художественно-эстетической сторон, именно то, что отличает искусство интерьера от живописи, скульптуры и роднит его с прикладным искусством, дизайном.

Интерьер можно рассматривать как систему взаимосвязанных элементов, в число которых входят: форма и размер помещения (пространство), ограждающие поверхности (пол, потолок, стены), предметы, находящиеся в интерьере.

Современные наука и практика понимают искусство интерьера как определенную область, объединяющую архитектуру, инженерию, дизайн, декоративно-прикладное искусство. Существует целый ряд аспектов решения интерьера, его функциональных, технических, экономических, эстетических сторон. Однако один аспект остается еще недостаточно исследованным, а именно: аспект рассмотрения двух основных составляющих интерьера - его пространство и его предметное наполнение. Через отношение предмета и пространства выясняется форма и предмета, и пространства. Искусство интерьера двуедино: это и организация пространства, и предметное наполнение.

Основные виды предметов в интерьере можно подразделить на следующие группы.

Предметы, организующие пространство жизнедеятельности: ограждающие элементы (полы, потолки, стены); несущие элементы конструкции (колонны, пилоны и т.д.), окна, двери и их обрамление.

Предметы -- элементы оборудования и приспособления бытового назначения: мебель, светильники, бытовая утварь и т.д.

Предметы, создающие комфортную среду: приборы отопления; приборы освещения; приборы вентиляции; приборы кондиционирования.

Предметы, воплощающие содержательную сторону решения интерьера (элементы художественно-декоративного убранства): скульптура, тематические панно, картины, гравюры, предметы станкового и монументального искусства, фото, сувениры, коллекции и т.д.

5. Мебель

кабинет офис мебель

Одна из основных групп предметного наполнения интерьера -- мебель. Несмотря на значительное разнообразие современной мебели, можно условно выделить две основные ее функции -- утилитарную и эстетическую.

Выполняя утилитарную функцию, мебель призвана обслуживать тот или иной процесс жизнедеятельности (сон, прием пищи, отдых и т.д.) или трудовую операцию (работу, учебные занятия и т.д.) с учетом их оптимальной организации. Важнейшим условием утилитарного использования современной мебели является организация внутреннего пространства помещений.

Выполняя эстетическую функцию, мебель обслуживает духовные потребности человека, поэтому она должна соответствовать представлению той или иной группы людей о красоте, гармонии, хорошем вкусе и т.д. Эстетическая функция мебели связана с понятием информации. Мебель, как и другой предмет потребления, может выступать в роли вещи и в роли знака, символа (либо в той и другой одновременно), который является носителем информации.

Основным направлением в проектировании офисной мебели для массового производства, в том числе и за рубежом, является принцип унификации. Этот принцип позволяет создавать различные варианты компоновочных решений изделий, их наборов и целых интерьеров помещений на основе ограниченного числа деталей.

С помощью расстановки мебели можно разрешить проблемы "начальник -- подчиненный", добиться успехов на переговорах, т.е. повысить эффективность коммуникаций, увеличить собственный статус и власть. Например, при помощи столов устанавливают соревновательно-оборонительные отношения партнеров на переговорах. Квадратные стопы (формальные) являются идеальными для коротких, прямых переговоров или для того, чтобы создать отношения "начальник -- подчиненный". Круглый стол создает атмосферу неформальных отношений и является идеальным столом для ведения дискуссий среди людей, занимающих одинаковое положение в обществе.

Размеры стула и его спинки, место положения стула по отношению к другим людям в кабинете -- это те факторы, которые повышают статус человека. Чем выше спинка стула, тем большей властью обладает человек и тем выше его статус. Правильная установка стульев при переговорах является эффективным способом, чтобы добиться сотрудничества от ваших партнеров. Во время переговоров можно занять четыре позиции -- П1--П4. На рис. 1 позиция А -- тот человек, по отношению к которому занимаются остальные позиции.

Рис. 1. Основное расположение стульев

П 1 -- позиция дружеских отношений (угловая позиция). Передвинув стул в угловую позицию, можно снять напряжение в беседе и увеличить свои шансы на успешное проведение переговоров.

П2 -- позиция сотрудничества. Эта позиция часто используется для совместного обсуждения и принятия решений.

ПЗ -- позиция соревновательно-оборонительная. Стол представляет собой барьер между партнерами по коммуникации. При этой позиции весьма вероятно, что стороны не найдут общих точек зрения. Когда люди сидят в этой позиции, то между ними по центру стола проходит незримая пограничная полоса, разделяющая две принадлежащие собеседникам территории.

П4 -- независимая позиция. Показывает, что люди не хотят общаться друг с другом. Такого положения надо избегать, если вы стремитесь к открытому разговору.

Размещено на Allbest.ru