Пути улучшения коммуникационного процесса в ООО "Бисс-Стройсервис"
Функции и состав коммуникативных структур. Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании коммуникационного процесса. Анализ этапов коммуникационного процесса в ООО "Бисс-Стройсервис". Внутренние коммуникации членов рабочей группы.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 03.10.2013 |
| Размер файла | 218,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Функции и состав коммуникативных структур
1.2 Виды коммуникаций
1.3 Элементы и этапы коммуникационного процесса
1.4 Структура коммуникаций
1.5 Коммуникационные барьеры
1.6 Обратная связь
1.7 Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании коммуникационного процесса
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАТИВНОГО ПРОЦЕССА И ЕГО ЭЛЕМЕНТОВ В ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
2.1 Общая характеристика организации
2.2 Внутренние коммуникации членов рабочей группы
2.3 Анализ этапов коммуникационного процесса в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
2.4 Коммуникационные барьеры и их значение в работе ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
2.5 Анализ коммуникационных сетей в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
ГЛАВА 3. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
коммуникативный рабочий группа
В ходе совместной деятельности люди обмениваются различными представлениями, идеями, взглядами, предложениями, знаниями, установками. Все это можно рассматривать как информацию, а сам процесс коммуникации представить как процесс обмена информацией. Именно потому, что без обмена информацией сегодня не обходится ни одна организация, коммуникации можно назвать связующим процессом. А одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Поэтому многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.
Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации [1]. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.
«Коммуникация» и «информация» хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать или трогать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.
Власть и информационное общение в организациях занимают различное положение, а в определенном смысле даже противостоят друг другу. Потребность в увеличении объема и содержания такого общения вызывает к жизни соответствующие структурные образования, которые в своей совокупности образуют коммуникативную структуру организации [2]. Такая структура может включать в себя: комитеты, комиссии, оперативные рабочие группы, структуры, концентрирующиеся вокруг менеджеров-интеграторов, матричные формы и, наконец, штабы. Взаимоотношение штаба и линии является показателем состыкованности властной и коммуникативной структур организации.
В данной работе рассмотрены вопросы, касающиеся функций коммуникативных структур, самого понятия коммуникаций, их видов, видов коммуникационных сетей и коммуникационных барьеров. Вся эта информация необходима для понятия сущности коммуникативных структур организации.
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Функции и состав коммуникативных структур
Как и любые другие организационные структуры, коммуникативные представляют собой множество отношений субъектов организации. Они определяются своими специфическими функциями, элементным составом и конфигурацией.
Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем:
- обеспечивать органы прямого управления организации необходимой деловой и специальной информацией, например, расчетами различных вариантов для принятия тех или иных решений; такая информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;
- осуществлять сбор и анализ необходимой информации и
обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации;
- планировать работу различных подразделений организации, составлять графики работы, определять плановые показатели, разрабатывать всевозможные стандарты;
- заниматься снабжением и материальным обеспечением повседневной жизни организации;
- решать социальные задачи, стоящие перед организацией.
Элементный состав коммуникативных структур включает в себя субъектов организации (индивидов, занимающих определенные должности, или руководимые ими отделы - организационные единицы), которые непосредственно участвуют в информационных процессах: генерируют, накапливают, распределяют и получают информацию, необходимую для эффективной работы.
1.2 Виды коммуникаций
Коммуникации
организационные межличностные
внешние внутренние
неформальные формальные
вертикальные горизонтальные
по восходящей по нисходящей
Схема 1. Виды коммуникаций
Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.
Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.
Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.
Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.
Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации.
Межуровневые коммуникации в организациях. Между уровнями информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.
Коммуникации руководитель-подчиненный. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.
Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.
Коммуникации между руководителем и рабочей группой. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.
Неформальные коммуникации. Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.
Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа “только между нами”.
Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень Точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Дэвис указывает: “Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутинная точность”.
Кроме того, независимо от точности, “все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным”.
Коммуникации между организацией и ее средой. Если опираться на факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации, то от этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.
Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.
Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.
1.3 Элементы и этапы коммуникационного процесса
Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.
Отправитель -- лицо, стремящееся донести определенные идеи с помощью передаваемой им информации.
Сообщение -- информация, имеющая определенную форму и закодированная с помощью соответствующих символов.
Канал связи -- средство передачи информации.
Получатель -- лицо, которому отправитель адресует передаваемое сообщение.
Когда адресат, получивший сообщение, отвечает отправителю, роли сторон изменяются. Между ними формируется взаимный информационный поток, реакция каждой стороны выражается в обратной связи на сообщение. В этом случае устанавливается двусторонний, коммуникативный процесс, который представлен на рисунке 1.
Рис. 1 - Этапы коммуникации и основные ее элементы
Очень часто процесс коммуникации занимает всего несколько минут или даже секунд и на практике сложно выделить и разграничить его отдельные этапы. Однако мы кратко проанализируем каждый из них, чтобы лучше понять их содержание.
1. Формулировка идеи. Обмен информацией всегда начинается с формулирования идеи и отбора информации для сообщения. Отправитель решает, какую именно идею он хочет сообщить своему адресату. Это чрезвычайно важный этап, так как именно он во многом определяет эффективность процесса в целом. Главное для отправителя еще до передачи сообщения - четко определить, что именно должен понять получатель и насколько эти идеи уместны и адекватны конкретной ситуации. Итак, идея сформулирована, однако она еще не имеет определенной формы, в которой может быть передана получателю. Придать ей эту форму -- задача следующего этапа.
2. Кодирование информации и формирование сообщения. Для того чтобы передать свою идею, отправитель должен с помощью символов, понятных получателю, закодировать информацию, придав ей определенную форму. В качестве таких символов могут использоваться слова (звуки, буквы), интонации, жесты, рисунки (графические изображения) и т. д. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
3. Выбор канала связи и передача сообщения. Одновременно с кодированием отправитель выбирает и канал связи, соответствующий типу символов, использованных для кодирования, и целям коммуникации. К таким общеизвестным и часто используемым каналам относятся: почта, телефон, телефакс, электронная почта, компьютерные сети и т. д.
Если канал связи непригоден для физического воспроизведения определенных символов, передача информации невозможна или затруднена.
В ряде случаев, обмениваясь информацией, желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Хотя это и усложняет коммуникационный процесс, зато повышает его результативность.
Выбрав канал, отправитель использует его для передачи сообщения получателю. Речь здесь идет только об одной из операций -- физической передаче информации, занимающей часто лишь считанные секунды, которую, однако, иногда ошибочно принимают за весь процесс коммуникации.
4. Декодирование и восприятие информации. Чтобы воспринять информацию, заключенную в сообщении, получатель должен декодировать его. Декодирование -- это, по сути, перевод символов сообщения в мысли получателя. Если символы, использованные отправителем, имеют для получателя такое же значение, он правильно поймет смысл сообщения и заложенную в нем идею. Однако в силу ряда причин, которые рассмотрены ниже, в процессе передачи информации возникают различного рода помехи и искажения (шум), способные изменить смысл сообщения.
Для того чтобы компенсировать негативное влияние шумов и повысить эффективность обмена информацией, в коммуникационных процессах используется обратная связь. Под обратной связью здесь понимается реакция получателя на принятое им сообщение (более подробно обратную связь рассмотрим ниже).
Такая обратная связь реализуется с помощью двух завершающих этапов коммуникационного процесса.
5. Интерпретация сообщения и формирование ответа. На этом этапе отправитель и получатель меняются местами: получатель становится отправителем и формирует свой ответ, в котором содержатся его интерпретация полученного сообщения и реакция на него, а первоначальный отправитель - получателем, ожидающим сообщения - ответа.
6. Передача ответа. Сформированный ответ передается получателю по выбранному каналу связи, замыкая тем самым цикл коммуникации.
Следует иметь в виду, что для достижения взаимопонимания может потребоваться несколько таких циклов и соответственно больше времени. Но хотя процесс коммуникации с обратной связью протекает медленнее, он гораздо более точен и эффективен по сравнению с односторонней связью.
1.4 Структура коммуникаций
Коммуникационная сеть включает потоки посланий, или сигналов, между двумя или более индивидами. Она соединяет определенным образом участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков.
Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи осуществляются сверху вниз от руководителя к подчиненному. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням работниками или частями организации. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и подчиненными. Взаимосвязь этих сетей создает коммуникативную структуру организации.
Возможности развития коммуникационной сети ограничивают, как правило, размеры подразделений в организации. Увеличение размера группы приводит к возрастанию количества возможных коммуникационных отношений. Поэтому от того, как построена коммуникационная сеть, зависит ее влияние, как на сокращение, так и на увеличение разрыва между посланным и полученным значением и соответственно деятельность персонала может отличаться большей или меньшей эффективностью.
Особенно важно знание типов коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типов: колесо, цепь, круг, сложный круг (или всеканальная)
Централизованность информационных контактов связана со степенью свободы субъектов - участников коммуникации. Как это и следовало ожидать, свобода субъектов существенно выше в конфигурациях без центра.
Табл. 1 - Характеристика коммуникационных сетей.
Результаты или измеряемые характеристики |
Тип коммуникационной сети |
|||
«круг» |
«цепь» |
«колесо» |
||
Скорость |
Медленно |
Быстро |
Быстро |
|
Точность |
Плохая |
Хорошая |
Хорошая |
|
Организованность |
Слабая |
Средняя |
Сильная |
|
Лидерство |
Отсутствует |
Проявляется |
Четко выражено |
|
Мораль |
Очень высокая |
Низкая |
Очень низкая |
Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает центральное место в коллективе и большинство членов этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр.
Если члены группы соединены между собой, как звенья одной цепи, в которой каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то мы имеем сеть типа «цепочка». Последняя отражает последовательно сеть горизонтальных связей.
В сетях типа «круг» члены группы могут коммуницировать только с тем, кто расположен рядом с ними.
Примером полностью децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые используются, как правило, тогда, когда необходимо участие всех членов в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями.
Схемы существующих коммуникационных сетей (цепочка, игрек (Y), колесо, шпора, круг, вертушка, многоканальная, палатка, дом, тент) представлены на рисунке 1 ПРИЛОЖЕНИЯ.
1.5 Коммуникационные барьеры
В процессе общения в различных ситуациях и между разными участниками коммуникационного процесса всегда присутствуют барьеры на пути эффективных коммуникаций. Рассмотрим некоторые возможные из них в таблице 1.
Табл. 2 - Коммуникативные барьеры
|
Примеры коммуникативных барьеров. Тип барьера |
Примеры проявлений |
|
|
Личностные |
- психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях;- компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт);- негативный прошлый опыт коммуникаций;- селективное восприятие информации;- неумение слушать собеседника;- фильтрация информации;- вредные вербальные привычки (слова и звуки-«паразиты»: «так сказать», «э-э», «это самое» и т.д.- вредные невербальные привычки (жесты, мимика и т.д.) |
|
|
Физические |
- отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение;- расстояние между людьми во время общения; «Стены»;- помехи во время радиопередачи . |
|
|
Семантические |
Различное понимание слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики). |
|
|
Языковые |
- различное понимание одних и тех же слов и выражений;- жаргон, используемый в данной группе;- слэнг. |
|
Организационные |
- многоуровневость;- рарушение нормы управляемости;- излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра;- излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается;- неопределенность обязанностей и прав. |
|
|
Культурные различия |
Культурные различия, проявляющиеся, например, в:- пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров и т.п.;- дистанции между общающимися людьми;- использовании вульгаризмов в деловой беседе;- приверженности своему языку при проведении переговоров;- манерах держаться, например, при японцах нельзя держать руки в карманах;- использовании различных жестов;- тоне, громкости голоса при переговорах и т.п. |
|
|
Временные |
Дефицит времени общения . |
|
|
Коммуникационные перегрузки |
- часть сообщений отсеивается, даже не декодируется- трудность или невозможность упорядочить информацию, содержащуюся на многообразных носителях. |
|
|
Различия в статусе |
Один из участников коммуникации боится высказать свое мнение, боится задать вопрос, не желая выглядеть некомпетентным. |
Таким образом, из рассмотренного выше можно сделать вывод, что коммуникации осуществляются в различных видах и формах, исследование которых позволяет определить способы повышения их эффективности.
1.6 Обратная связь
В работе Г.М. Мануйлова “Проблема коммуникативности руководителей современных организаций“ [3] ”Коммуникация - это процесс двустороннего обмена идеями и информацией, ведущей к взаимному пониманию».
Чтобы убедиться в успехе коммуникации необходимо иметь: обратную связь и условие эффективности обратной связи.
Характеристики эффективной обратной связи следующие:
1. Направленность. Цель эффективной обратной связи -- улучшение качества работы каждого отдельного работника, повышение его ценности.
2. Конкретность, конструктивность. Эффективная обратная связь должна обеспечить получателей конкретной информацией о состоянии дел, благодаря которой они могут понять, как исправить сложившуюся ситуацию.
3. Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать, что он реально сделал.
4. Полезность. Эффективная обратная связь предоставляет информацию, которую работник может использовать для улучшения качества своего труда.
5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше для дела.
6. Желание и готовность работников к восприятию обратной связи.
7. Ясность, четкость выражения, понятность получателю. Получатель обратной связи должен ясно ее понимать.
8. Надежность и достоверность характеризуют, насколько получатель доверяет полученной по обратной связи информации и насколько верно она отражает реальное состояние дел. Искажение при передаче может повлечь за собой как неверную реакцию руководителя, так и последующие неверные измерения в действиях подчиненного.
1.7 Развитие информационных технологий. Их роль в совершенствовании коммуникационного процесса
Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных к технологиям обработки знаний.
Новые информационные технологии включают:
-новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и, специализированных рабочих мест;
-Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;
-технологии, исключающие бумагу как основной носитель информации;
-новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными - формами представления моделируемых ситуаций.
Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.
Информационная технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации
Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Новая информационная технология (компьютерная информационная технология) - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства.
Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.
Табл. 3 - Основные характеристики новых информационных технологий.
|
методология |
Основной признак |
результат |
|
ПринципиальноНовые средстваОбработки информации |
«встраивание» в технологию управления |
Новая технология коммуникаций |
|
|
Целостные технологические системы |
Интеграция функций специалистов и менеджеров |
Новая технология обработки информации |
|
|
Целенаправленные создания, передача, хранение и отображение информации |
Учет закономерностей социальной среды |
Новая технология принятия управленческих решений |
Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.
Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа - "электронного офиса" (рис.2 ПРИЛОЖЕНИЯ). Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта.
В "электронном офисе" техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппа-рата управления.
Основатель клана Рокфеллеров Джон-старший говорил: «Умение общаться с людьми - такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе, и я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в этом мире».
Одной из форм коммуникации является система подачи и реализации предложений по улучшению работы компании. Например, в компании Audi сотрудник, у которого появилась идея, заполняет специальный бланк и обсуждает с начальником свое предложение о возможной его реализации. Если польза очевидна, то краткое описание идеи отправляется в Интернет - систему, которая в состоянии обработать 40 тыс. заявок в день. Расчет эффекта (прямого или косвенного) осуществляется непосредственным начальником сотрудника, подавшего заявку. В случае если предложение увеличивает прибыль компании, размер премии составляет 10% от полученной экономии.
Российским компаниям, появившимся в последнее десятилетие, пришлось заново формировать свою корпоративную культуру. Смена собственников предприятий наложилась на смену экономических формаций, и ревизии пришлось подвергнуть практически все: от соцсоревнования и досок почета до процедуры приема на работу. Только в 2000 - 2001 гг. к российским финансово-промышленным группам пришло осознание необходимости направленного воспитания у персонала чувства принадлежности к единой компании.
Эффект сетевого взаимодействия выражается в использовании выработанных коммуникацией стандартов. Допустим, выгоды от использования английского языка как нематериального актива компании возрастают именно потому, что этим языком пользуются контрагенты, клиенты, инвесторы и множество других людей, входящих в круг интересов компании. А заниматься созданием, поддержанием и защитой репутации выгодно потому, что это оборачивается ростом капитализации. К примеру, за 2000 - 2001 гг. ЮКОС потратил на формирование репутации около 300 млн. долл., в результате чего капитализация компании возросла на 7 млрд. долл. Отдача инвестиций - 27 долл. на один вложенный доллар. [4]
Внешний сетевой эффект особенно заметен при решении экономических задач неэкономическими методами, когда возникшая ситуация регулируется с помощью этических кодексов, кодексов корпоративного управления, когда становятся востребованными организационные ценности компании.
Важно, чтобы руководители организации осознавали важность свободного обмена знаниями, то есть поддерживали самые различные способы коммуникации. И в этой связи можно сделать однозначный вывод: лидер должен участвовать в управлении знаниями посредством эффективной коммуникации. Б. Гейтс в своей известной книге «Бизнес со скоростью мысли» приводит в пример президента автомобильного производства корпорации Ford Жака Нассера, который раз в неделю рассылает электронные почтовые послания 89 тысячам своих подчиненных по всему миру. В них он делится с людьми новостями - как хорошими, так и плохими. Кроме отправителя, никто эти письма не редактирует, мало того, он сам читает ответы, которых ежемесячно приходит несколько сотен. Президент сам дает поручения своим помощникам, если требуется продолжить переписку.
«Я не рассылаю таких еженедельных отчетов, - пишет Гейтс, - но тоже обращаюсь к служащим Microsoft по всему миру с электронными посланиями по важнейшим вопросам. Как и Жак Нассер, я сам читаю адресованные мне письма работников компании и даю такие же поручения. Почтовые обращения сотрудников, предпринимаемые ими по собственной инициативе, чрезвычайно для меня полезны - таким образом я получаю возможность быть постоянно в курсе того, какие проблемы их волнуют и что они на этот счет думают». [5] Таким образом, руководитель Microsoft формирует внутреннюю коммуникацию, обеспечивая сотрудничество в рамках конкретных проектов.
Компания через коммуникационную стратегию воздействует на свои основные целевые аудитории посредством специальных технологий, методов, инструментов. В их числе - public relations. Понять и познать клиента - задача public relations. PR - это особая функция управления, которая:
* способствует установлению и поддержанию общения, взаимопонимания и сотрудничества между организацией и ее общественностью, способствует решению различных проблем и задач;
* помогает руководству организации быть информированным об общественном мнении и вовремя реагировать на него;
* определяет и делает особый упор на главной задаче руководства компании - служить интересам общественности;
* помогает руководству быть готовым к переменам и использовать их по возможности наиболее эффективно, выполняя роль «системы раннего оповещения» об опасности и помогая справиться с нежелательными тенденциями;
* использует исследования и открытое, основанное на этических нормах, общение в качестве основных средств деятельности.
PR эффективно «обслуживает» различные части интеллектуального капитала, напрямую и опосредованно влияя на компетенцию сотрудников, системы сетевого взаимодействия, организационные структуры, корпоративную культуру организации, а также на финансовое благосостояние организации.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАТИВНОГО ПРОЦЕССА И ЕГО ЭЛЕМЕНТОВ В ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
2.1 Общая характеристика организации
Строительно-реставрационная фирма ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» существует с 2001 года.
В настоящее время территориальный охват деятельности распространяется на ряд областей: Костромская, Ярославская, Вологодская, Рязанская, Архангельская, Тверская.
Организация участвует в федеральных программах, проводимых Роскультурой (Федеральное агентство по культуре и кинематографии) и Московской Патриархией, по воссозданию и восстановлению памятников культурного наследия РФ. Проведены сложнейшие виды работ по инженерному укреплению и восстановлению зданий. Работы проводились на таких памятниках общероссийского значения как Ипатиевский монастырь (г. Кострома), Спасо-Прилуцкий монастырь (г. Вологда), Спасо-Геннадиевский монастырь (Ярославская область) и др. В ближайшее время, после окончания всех согласований с заказчиками и инвесторами, планируется приступить к ремонтно-реставрационным работам на памятнике архитектуры «Усадьба Сорокина» (здание ВЗФЭИ) в г. Ярославле.
Основные виды деятельности директора ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» следующие:
а) представление интересов ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС», распоряжение его имуществом;
б) заключение договоров, в том числе трудовых;
в) открытие в банках расчетных и других счетов, распоряжение средствами фирмы;
г) утверждение штатного расписания и сметы расходов, осуществление административно-распорядительной деятельности по управлению ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС».
2.2 Внутренние коммуникации членов рабочей группы
В коллективе ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС», если не считать рабочих-реставраторов, всего 10 человек (т.н. офис), но, как и в любой другой организации, существует разделение по отделам. Администрация (руководство во главе с директором) - 2 человека, мастера участков 4 человека, отдел снабжения, бухгалтерию, юротдел и ПТО (сметный отдел) - по одному человеку.
Рис. 2 Карта внутренних коммуникаций ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
Считается, что в идеале следовало бы приближать формальную информационную сеть организации к неформальной структуре, чтобы облегчить персоналу общение, ведь всякое затруднение прохождения информации по отделам ослабляет производственный потенциал организации.[12]
На [рис. 2] видно, что формальные и неформальные коммуникации в нашей организации тесно переплетены. Т.е. все члены коллектива общаются между собой как подразделения, созданные по инициативе администрации, занимаясь всевозможными служебными делами, и как неформальные группы, обсуждая неслужебные вопросы и слухи о служебных вопросах (данные о заработной плате, подробности продвижения по службе, данные, касающиеся личных сторон жизни таких, как семейные отношения и т.п.).
По моему мнению, организация ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» является одной неформальной группой, лидером которой является директор. Это открытая группа. Сотрудничество и общение проходят гибко и всегда целенаправленно. Роли и нормы здесь диффузны. Группа полагается как па собственные, так и на другие ресурсы. К работе, членам подгрупп и посторонним все относятся гибко и реалистично. Деятельность группы слагается из личных вкладов каждого. Члены группы способны, инициативны, воодушевлены, стремятся постоянно совершенствоваться и согласны работать на благо группы. Задания выполняются с общей ответственностью. Вся деятельность направлена на приспособление к изменениям, статичное состояние признается неудовлетворительным. Деятельность группы пронизана ощущением общности дел и чувств.
Наибольшее влияние на общение членов рабочей группы оказывает неформальная коммуникация. Думаю, что из-за небольшого состава офиса информация, передаваемая по этому каналу, не успевает исказиться, поэтому слухи, обсуждение неслужебных вопросов и служебных в неформальной обстановке оказывают положительное воздействие на производственный процесс.
2.3 Анализ этапов коммуникационного процесса в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
В первой главе мы подробно останавливались на этапах и элементах коммуникационного процесса. Этими этапами являются: формирование идеи, кодирование и выбор канала передачи, передача, декодирование, обратная связь. Основными элементами коммуникаций являются: отправитель, сообщение, канал и получатель.
В практике управления фондом, как и других организаций, присутствуют все вышеназванные коммуникационные составляющие. Однако на каждом этапе коммуникационного процесса в отдельно взятой организации есть свои особенности. Рассмотрим эти особенности исходя из элементов, этапов комуникационного процесса, видов коммуникаций присущих ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС».
Особенностью исследуемой организации является то, что она небольшая (10 человек), занимает один этаж административного здания, имеет специфические функции, вытекающие из названия организации и ее организационно-правовой формы: государственная и некоммерческая.
Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает директор фонда. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.
На втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов - слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего - видеоконференции. Нужно заметить, что в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС», независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.
Информация, которая используется в организации для коммуникационного управления, подразделяется на:
а) базовую, формируемую независимо от конкретной управленческой задачи;
б) текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.
Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:
а) документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);
б) недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)
По аспектам коммуникационного управления информация может быть экономическая, организационная, социальная, техническая. Кроме того, информация, заложенная в сообщении, может содержать разную степень срочности и актуальности, что, непременно сказывается на этапе выбора канала передачи сообщения, а также степени ее восприятия и возникновении обратной связи.
Коммуникационные процессы в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» можно охарактеризовать следующим образом:
1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Кроме того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум
имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими - это самый характерный для такой организации, как ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС». При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.
Межличностные коммуникации могут определяться как социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, отвержений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.
2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные.
3. По каналам общения, наряду с формальными коммуникациями присутствуют и неформальные, которые можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.
Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.
4. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц.
Горизонтальные коммуникации протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Запрос - ответ
Рис. 3 Горизонтальные коммуникации
Таким образом, основными видами коммуникаций в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.
2.4 Коммуникационные барьеры и их значение в работе ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
При рассмотрении барьеров и других негативных явлений, происходящих в коммуникационном процессе необходимо вернуться к сущности коммуникаций, но с точки зрения психологии и мотивации поведения элементов при общении друг с другом.
Коммуникация - это акт и процесс установления контактов между субъектами взаимодействия посредством выработки общего смысла передаваемой и воспринимаемой информации. Главной задачей межличностной коммуникации выступает достижение социальной общности. Специфика межличностного информационного обмена определяется наличием процесса психологической обратной связи, возникновением коммуникативных барьеров, появлением феноменов межличностного влияния, существованием различных уровней передачи информации, влиянием пространства и времени на передачу содержания информации.
Сущность процесса психологической обратной связи состоит в необходимости субъектов выработать единую знаковую систему и единое понимание обсуждаемых вопросов во время общения. Когда работник получает информацию, он ее, прежде всего, воспринимает. В зависимости от множества причин люди весьма по-разному воспринимают одно и то же сообщение. Люди используют различные способы для того, чтобы показать свое отношение к предмету разговора и сообщить тем самым собственное понимание обсуждаемого вопроса. Отсутствие психологических стимулов свидетельствует о том, что контакт нарушен. Психологическая обратная связь столь важна для человека, вступающего в общение, что ее прерывание воспринимается как наказание на субъективном уровне восприятия.
Наличие коммуникативных барьеров также характеризует специфику межличностного общения. Коммуникативный барьер - это психологическое препятствие, возникающее на пути передачи адекватной информации.
В современной психологии менеджмента выделяют разные типы коммуникативных барьеров. Преобладающими барьерами в установлении контактов между субъектами организации при передаче и восприятии информации в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС» являются следующие:
1. Невнимательность, причиной которой является усталость, и частое погружение в свои мысли работников из-за рутинного характера деятельности.
2. Потери в процессе передачи или хранения, связанные с недостаточным присутствием необходимого этапа коммуникаций - обратной связи.
3. Отсутствие передачи и неразъясненные предположения, которые заключается в том, что руководитель, по мнению персонала, не всегда считает нужным информировать коллектив о тех или иных решениях или причинах, побудивших его принимать их.
4. Страх, который, скорее всего, связан не с личными качествами руководителя, а с временным психологическим самочувствием коммуникатора и реципиента.
Последствия коммуникационных барьеров могут быть в зависимости от их уровня происхождения. Различают коммуникационные барьеры макро -- и микроуровня. Макробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в целом. К таким барьерам относятся: перегрузка информационных сетей и искажение информации; потребность во всё более сложной информации; интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков и т.п.
Микробарьеры коммуникаций препятствуют успешной коммуникации в конкретных узких сферах. К ним можно отнести отношение коммуникатора информации к реципиенту; отношение коммуникатора к источнику информации; восприятие получателем информации многозначных слов; отсутствие обратной связи.
В связи с этим нужно учесть некоторые способы профилактики негативных явлений в коммуникационном процессе организации:
1. Регулирование информационных потоков. Нужно оценивать качественную и количественную стороны своих и подчиненных информационных потребностей. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы.
2. Управленческие действия. Дополнительные действия: обсуждение и прояснение новых планов, вариантов стратегии, целей и назначений, необходимых для более эффективной реализации намеченного, контроль хода работ по плану-графику, отчеты по результатам такого контроля.
3. Системы обратной связи. Совершенствование в организации систем обратной связи. Один из вариантов - перемещение людей из одной части организации в другую для обсуждения определенных вопросов. Другой - опрос работников для получения различной информации.
4. Системы сбора предложений. Цель - снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Ящик для предложений, собрания трудового коллектива для передачи сообщений. Кружки качества.
5. Современная информационная технология. ПК, электронная почта, которые уменьшают поток телефонных разговоров.
2.5 Анализ коммуникационных сетей в ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 4 Коммуникационные сети в ООО БИСС-СТРОЙСЕРВИС» полная связь всех подразделений между собой (всеканальное взаимодействие).
Данная схема называется многоканальная или всеканальная. Все подразделения связаны между собой по принципу "каждое подразделение со всеми оставшимися". Запросы (задания) могут исходить из любого подразделения и идти сразу к тому подразделению, информация которого необходима для работы.
Достоинство такой коммуникационной сети: высокая надежность обратной связи. Но есть и недостатки. Работники некоторых отделов имеют больше по объему работы, чем другие. Кроме того, при сложившейся на первый взгляд благоприятный климат в сфере информации, ее все же не хватает. Причиной тому служит нехватка программного обеспечения, необходимого для поддержания баз данных.
В виду этого необходимо совершенствовать коммуникативный процесс через совершенствование новых информационных систем.
Новая информационная технология в организации должна быть такой,
чтобы уровни информации и подсистемы, её обрабатывающие, связы-
вались между собой единым массивом информации. При этом предъявляются два требования. Во-первых, структура системы переработки информации должна соответствовать распределению полномочий в фирме. Во-вторых, информация внутри системы должна функционировать так, чтобы достаточно полно отражать уровни управления.
Таким образом, можно обозначить основные пункты для улучшения работы в управлении ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»:
1. Поднять на должной уровень обеспечение информацией;
2. Обеспечить бесперебойный Интернет;
3. Исключить отвлечения от основной работы.
ГЛАВА 3. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ООО «БИСС-СТРОЙСЕРВИС»
Подобные документы
Элементы и этапы коммуникациооного процесса. Коммуникационные барьеры. Межличностные и организационные коммуникации. Роль информационных технологий в совершенствовании коммуникационного процесса. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
курсовая работа [116,9 K], добавлен 10.12.2007Понятие коммуникаций, их роль в менеджменте. Содержание коммуникационного процесса, его этапы. Характеристика ООО "Volga marketing family". Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией. Рекомендации по коммуникации внутри организации.
курсовая работа [53,3 K], добавлен 25.11.2014Понятие, элементы, содержание, классификация, типы и формы коммуникации. Информация как основной элемент коммуникативных систем. Характеристика основных этапов коммуникационного процесса. Анализ информационных технологий и коммуникаций в управлении.
курсовая работа [812,2 K], добавлен 01.06.2010Сущность процесса коммуникации. Семь основных структурных компонентов процесса коммуникации. Возникновение семантических барьеров. Анализ этапов коммуникационного процесса. Коммуникация как функция управления. Коммуникативное поведение руководителя.
курсовая работа [197,6 K], добавлен 24.11.2010Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".
дипломная работа [700,4 K], добавлен 18.12.2012Коммуникации в организации. Анализ коммуникативного процесса и его элементов в ТФОМСе ЕАО. Коммуникационные барьеры и их значение в работе ТФОМСа ЕАО. Анализ коммуникационных сетей в ТФОМСе ЕАО. Пути улучшения коммуникационного процесса в ТФОМСе ЕАО.
дипломная работа [120,8 K], добавлен 03.12.2007Виды, сущность и этапы коммуникационного процесса, понятие коммуникативных технологий. Характеристики, последствия, причины возникновения и механизмы распространения слухов людьми в организации. Управление, методы профилактики и противодействия слухам.
курсовая работа [328,5 K], добавлен 30.04.2011Элементы коммуникационного процесса. Цель и способы коммуникации, оценка ее эффективности. Формы внутриорганизационных коммуникаций. Роль новых технологий в управлении персоналом. Разработка планов коммуникаций. Процесс компьютеризации общества.
курсовая работа [95,4 K], добавлен 26.06.2011Основные элементы и этапы процесса коммуникаций в менеджменте. Параметры и виды коммуникационных сетей, их сравнительный анализ. Преимущества объединения централизованной и децентрализованной коммуникационных структур, практика их эффективного применения.
курсовая работа [337,6 K], добавлен 27.02.2012Сущность коммуникационного процесса как обмена информацией между группой людей. Рассмотрение основных этапов общения: зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передача и декодирование. Роль обратной связи в организации, коммуникационные барьеры.
курсовая работа [237,2 K], добавлен 23.01.2012
