Информационное и техническое обеспечение менеджмента

13

Размещено на http://www.allbest.ru/

ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА

1. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ И ЕЕ ВИДЫ

Управление организациями базируется на информации. Информация представляет собой средства связей и коммуникаций между людьми, а также совокупность различных сообщений и сведений об изменениях, происходящих в управляемой и управляющей системах организации и окружающей среды.

Информация выступает как основа процесса управления. Без нее невозможно определить цели управления, оценить ту или иную ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение. Важными требованиями, предъявляемыми к управленческой информации, являются ее новизна, точность, полнота, ценность, полезность, быстрота, надежность, своевременность и достоверность.

Информация различается:

· по источникам получения -- внутренняя и внешняя;

· по подсистемам управления -- экономическая, технически организационная, социальная;

· по характеру (виду) содержания -- распорядительная и осведомительная (ознакомительная);

· по роли в процессе управления -- отчетная, плановая, статистическая, бухгалтерская, финансовая, материальная, контрольно - ревизионная;

· по времени -- постоянная, переменная, оперативная, регламентирующая, прогностическая;

· по форме отображения -- визуальная, аудиовизуальная;

· по форме представления -- цифровая, буквенная, кодированная;

· по степени обработки -- первичная и производная;

· по направлению движения -- исходящая и входящая.

Связь между элементами системы управления осуществляется в виде информационных потоков, представляемых собой совокупность передаваемых сообщений.

Совокупность всех видов информации, находящихся в каналах связи систем управления, образует информационную систему. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА - это организационно оформленная совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающая взаимосвязь между элементами системы правления в целях эффективного ее функционирования.

Документы в системе управления являются носителями информации. ДОКУМЕНТАЦИОННАЯ СИСТЕМА - это комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления. Вся документация, создаваемая в сфере управления, подразделяется на организационно - распорядительную и специальную. В системе организационно-распорядительной документации выделяют подсистемы организационной, распорядительной и справочно - информационной документации.

Организационная документация: нормативная документация (положения, уставы, должностные инструкции), протоколы, правила, инструкции, различные письменные документы и материалы, определяющие порядок выполнения каких-либо действий.

Распорядительная документация: постановления, приказы, решения, распоряжения, указания и др.

Справочно - информационная документация: служебная переписка, справки, акты, инструктивные письма, телеграммы, телефонограммы и др.

В специальных системах документации отражается специфика деятельности систем управления (плановая и финансовая документация, документация по МТС, по труду и заработной плате, по подготовке производства и др.).

Система взаимосвязей документов проявляется и в процессе их обращения. Прохождение документопотоков по подсистемам управления и их трансформация называется документооборотом. Обеспечение четкой организации и максимального единообразия в оформлении и прохождении документов являются сущностью делопроизводства, которое играет важную роль в повышении оперативности и эффективности работы руководства организации.

2. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС

КОММУНИКАЦИИ - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации.

Для успеха организаций необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем. Коммуникации представляют собой все пронизывающий и сложный процесс. Определимся, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации.

КОММУНИКАЦИИ МЕЖДУ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И ЕЕ СРЕДОЙ. В четвертой лекции мы рассмотрели факторы внешней среды, влияющие на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Основные средства, используемые организациями для коммуникаций с внешним окружением, следующие: 1) с помощью рекламы и Других программ продвижения товаров на рынок; 2) с помощью "имиджа" организации на местном, общегосударственном или международном уровне; 3) с помощью ежегодных (квартальных) отчетов, в которых организация сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях, льготах и др.; 4) с помощью лоббирования (то есть организация через своих представителей пытается влиять на содержание будущих законов, постановлений, актов, разрабатываемых на федеральном, муниципальном и других уровнях).

МЕЖУРОВНЕВЫЕ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯХ. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций (нисходящих и восходящих). Нисходящие коммуникации используются руководством для сообщения подчиненным уровням текущих задач, конкретных заданий, рекомендуемых процедур и т.п. Перемещение информации по восходящей позволяет оповещать верхние уровни управления о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает их решение. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных записок и т.п.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ. Организация состоит из множества подразделений (отделов, служб, бюро, секторов), поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация -- это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы эти элементы работали совместно, подвигая организацию к достижению поставленных целей.

КОММУНИКАЦИИ В СИСТЕМЕ "РУКОВОДИТЕЛЬ -ПОДЧИНЕННЫЙ". Отношения между руководителем и подчиненным - наиболее очевидный компонент коммуникаций в организации, так как он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Указанный обмен информацией связан с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; с обеспечением вовлеченности работников в решение задач организации (подразделения): с обсуждением проблем эффективности работы; с достижением признания и вознаграждения с целью мотиваций; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; с оповещением подчиненного о грядущем изменении и со многим другим.

НЕФОРМАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации.

В процессе обмена информацией обычно выделяют четыре базовых элемента [13]:

1. ОТПРАВИТЕЛЬ, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

2. СООБЩЕНИЕ, собственно информация, закодированная с помощью определенных символов;

3. КАНАЛ, средство передачи информации;

4. ПОЛУЧАТЕЛЬ, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачи -- составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Эти этапы следующие: зарождение идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование.

ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идей или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. Самое необходимое для руководителя, это осознать, какие идеи предназначены к передаче до того, как он отправляет сообщение и уверенность в адекватности и уместности его идей с учетом конкретной ситуации и цели.

КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Перед передачей идеи, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Канал передачи сообщений должен быть совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передачи речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и др.

ПЕРЕДАЧА. На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю, то есть речь идет о физической передаче сообщения.

ДЕКОДИРОВАНИЕ. Полученное сообщение получатель декодирует. Декодирование -- это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея.

При передаче сообщения следует учитывать еще два момента, весьма характерных для коммуникационного процесса, -- это обратная связь и шумы. По словам известного специалиста по обмену информацией Ф. Льюиса: "Оперативная связь -- это опорная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация (в вербальном или невербальном оформлении) отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением. Эффективный обмен информацией должен быть двусторонне направленным: обратная связь необходима, чтобы понять в какой мере сообщение было воспринято и понято".

ШУМ -- это все то, что искажает смысл. Это может быть и применяемый язык, и различия в восприятии, и преднамеренное искажение передаваемой информации сотрудникам организации. Поэтому для повышения достоверности информации необходимо вводить строжайшие правила борьбы с искажениями, неточностями, преувеличением достигнутых результатов и др.

3. МЕЖЛИЧНОСТНЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Обмен информацией в организации происходит в письменной форме, с использованием компьютера как средства коммуникации в виде прямого, межличностного обмена информацией. Остановимся на краткой характеристике барьеров, возникающих на пути межличностных коммуникаций.

БАРЬЕРЫ, ОБУСЛОВЛЕННЫЕ ВОСПРИЯТИЕМ. Один из барьеров возникает в силу того, что люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от своего опыта и компетенции. Расхождение между основами суждений может становится причиной избирательного восприятия информации.

Круг интересов, потребностей, эмоциональное состояние и шее окружение людей также могут влиять на восприятие и интерпретацию получаемой информации. управленческая информация коммуникация

На обмен информацией может влиять неудачный опыт взаимодействия с определенными работниками или отделами.

СЕМАНТИЧЕСКИЕ БАРЬЕРЫ. Семантика изучает способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то что кто-то намеревается сообщить, не обязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Пример: полный словарь английского языка приводит около 14 тысяч возможных определений к 500 наиболее употребляемым словам.

НЕВЕРБАЛЬНЫЕ БАРЬЕРЫ. Вербальные символы - слова, В невербальной коммуникации используются такие символы: взгляд, обмен взглядами, выражение лица, взгляд с выражением одобрения или неодобрения, использование пальца как указывающего перста, прикрытие рта рукой, вялая поза и др. Разновидностью невербальной коммуникации являются интонация и модуляция голоса, плавность речи.

ПЛОХАЯ ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ может оказывать значительное влияние на эффективность межличностного обмена информацией. Обратная связь дает возможность установить действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который отправитель первоначально ему придавал.

НЕУМЕНИЕ СЛУШАТЬ. Каждому руководителю необходимо уметь слушать. Это значит, что надо не только воспринимать факты, но и прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств - это выслушивание сообщения полностью.

4. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ

Руководитель должен иметь также представление и о преградах на пути обмена информацией в организации вообще и методах совершенствования такого обмена. Остановимся сначала на рассмотрении преград в организационных коммуникациях. К этим преградам можно отнести: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура организации.

ИСКАЖЕНИЕ СООБЩЕНИЙ. При движении информации в организации вверх и вниз смысл сообщений несколько искажается. Приведем некоторые из причин искажения информации.

1. Сообщение может искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах.

2. Сознательное искажение информации происходит в том случае, когда какой-либо получатель не согласен с сообщением. Обычное действие получателя - модификация сообщения так, чтобы искажение смысла происходило в его интересах.

3. Искажение сообщений происходит также по мере их движения вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдельного подразделения. Причиной таких искажений является потребность филировать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или подразделения направлялись только те сведения, которые его касаются. Но так как руководители определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. А это может привести к тому, что важная информация не поступит в соответствующее подразделение или поступит с существенным искажением содержания.

4. Одной из распространенных причин искажения сообщенийможет быть нежелание подчиненных информировать руководителей о потенциальной или существующей проблеме в силу "нежелания сообщать начальнику плохие новости".

5. В числе других причин, мешающих работникам передаватьинформацию наверх, могут быть страх перед наказаниемили ощущение бесполезности дел.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПЕРЕГРУЗКИ. Руководитель, поглощенный переработкой большого объема информации и необходимостью поддерживать информационный обмен на необходимом уровне, зачастую, не в состоянии эффективно реагировать на всю поступающую информацию. Поэтому он вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию. Весь вопрос состоит в том, что понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

НЕУДОВЛЕТВОРИТЕЛЬНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ. Структура организации определена выше как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных подразделений. Если структура плохо запроектирована и отличается большим количеством уровней управления, то растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. другими причинами, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях. могут быть слабо подготовленные сотрудники, способ организации власти, распределение задач, конфликты между различными группами людей или отделами организации.

5. СПОСОБЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Первейшей обязанностью руководителя любого уровня организации является четкое представление потребности в информации собственное, своих начальников, коллег и подчиненных. Поэтому руководители должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

2. Повысить эффективность коммуникаций руководитель может за счет коротких встреч с одним или несколькими подчиненными или за счет периодических встреч со всеми подчиненными для обсуждения оперативных и перспективных вопросов.

3. Еще один способ - это создание и поддержание на хорошем уровне системы обратной связи в организации. Такие системы обычно составляют часть контрольно - управленческой информационной системы в организации. Примеры системы обратной связи: посещение работниками одних отделов и служб других подразделений с целью обмена опытом; опрос работников по различным вопросам.

4. Один из наиболее простых, но далеко не последний по важности, способ - это сбор предложений от работников организации. Основное назначение этого способа -- снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Этот способ реализуется: в варианте ящиков для предложений, куда работники организаций могут анонимно подать свои предложения; в виде частной телефонной сети, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности, об уровне оплаты труда и др.

Среди других подходов можно выделить создание групп руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес создание кружков качества и др.

5. Эффективность организационных коммуникаций можно также существенно повысить за счет выпуска информационных бюллетеней, публикаций и видеозаписей организации.

6. Внедрение эффективных информационных технологий может также способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях (см. следующий раздел данной лекции).

6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕНЕДЖМЕНТА

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутриорганизационной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации. Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей)и собственно информации. Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике. Развитие материально-технической информационной деятельности можно разбить на несколько этапов (опыт развитых стран).

Первый этап (50-60-е годы) характеризуется созданием и использованием крупных и сверхкрупных ЭВМ; быстрым развитием техники накапливающей, систематизирующей, обрабатывающей и выдающей информацию; созданием специализированных систем связи(сети передачи данных); формированием банков данных и др.

Второй этап (70-е годы)характеризуется созданием и использованием микропроцессоров во все более разнообразных производственных, информационных, транспортных и других устройствах. Это направление развития электроники дало толчок созданию Я быстрому распространению мини-, микро- и персональных ЭВМ-

Третий этап (80-90-е годы) характерен формированием автономных и интегрированных компьютерных систем, в которых предполагается обязательная организация в рамках всего предприятий унифицированного информационного потока, увязывающего путем планирования в единое целое научные исследования и разработки, производство и другие области хозяйственной деятельности организации.

В информационных системах используются следующие виды «числительной техники: ЭВМ крупногабаритные и персональные; микропроцессоры; средства телекоммуникаций; электронные устройства со встроенной микроЭВМ; средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В практическом плане в системе оперативного управления производством миниЭВМ используются для: разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением; контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства" расчета заработной платы; контроля за поступлением заказов; анализа данных о сбыте продукции; регистрации поступления платежей; ведения учета я отчетности и др.

Ключевым звеном информатизации управления сегодня является построение АРМов для организации деятельности специалистов любого должностного уровня. Процесс создания АРМов способствует компьютеризации практически всех общих и специфических функций управления, формируя условия для безбумажного обмена информацией между различными службами и категориями управленческого персонала. При этом АРМы создают предпосылки образования необходимых для соответствующих рабочих мест баз данных, накопления сведений и знаний для качественного выполнения соответствующих управленческих функций. Объединение отдельных АРМов в сети персональных компьютеров открывает специалистам всех подразделений аппарата управления возможности обмениваться информацией в едином процессе выработки хозяйственных решений и координации деятельности руководителей в организации их деятельности.

Размещено на Allbest.ru