Организация делопроизводства. Обработка текстовых материалов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

Организация делопроизводства. Обработка текстовых материалов

План

1. Организация делопроизводства на предприятии

2. Работа с входящими документами

4. Работа с документами собственного архива руководителя

5. Контроль за состоянием документационного обеспечения управления

Контрольные вопросы

1. Организация делопроизводства на предприятии

Деятельность управленческих работников связана с делопроизводством - созданием, принятием-передачей, хранением, обработкой документов. Рациональная организация делопроизводства дает возможность обеспечить эффективный обмен информацией на предприятии и принятие обоснованных управленческих решений.

Известны три организационных формы делопроизводства:

1) централизованная: применяется на больших предприятиях с большим документооборотом. Она предусматривает выполнение всех операций с документами в специализированных структурных подразделениях, например канцелярии. Эта форма характерна также для небольших предприятий с малым документооборотом, в которых все операции с документами выполняет секретарь. Централизована форма делопроизводства наиболее экономична, поскольку обеспечивает рациональное использование технических средств, трудовых ресурсов;

2) децентрализованная: предусматривает выполнение всех операций с документами в структурных подразделениях предприятия, если они территориально разъединены. Эта форма обеспечивает оперативное и качественное выполнение операций с документами. Однако она предусматривает наличие делопроизводственного персонала и технических средств в структурных подразделениях и потому является неэкономичной;

3) смешанная: часть операций работы с документами (принятие, отправление, регистрация, контроль выполнения) возложена на специализированную службу, например канцелярию, секретаря, а остальные операции (составления документов, текущее их хранение, формирование дел) выполняют структурные подразделения.

Основной функцией делопроизводства является организация рационального документооборота, который предусматривает организацию движения документов с момента их получения или создания до завершения выполнения или отправления. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, положительно влияет на управленческий процесс в целом.

Документооборот на предприятиях осуществляется в виде потоков документов, которые циркулируют между пунктами прорабатывания информации (руководитель предприятия, руководители структурных подразделений, специалисты и технические исполнители) и пунктами технической обработки документов (структурные подразделения, канцелярия и др.).

Основными требованиями к рациональной организации документооборота на предприятиях являются:

1) прямолинейность движения потоков документов, что предусматривает прямой путь прохождения документации к получателю;

2) выполнение принципа одноразового пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

3) соблюдение принципа параллельности - в случае потребности одновременной работы с документом нескольких структурных подразделений или исполнителей его необходимо копировать.

Во время разработки рационального документооборота составляют схемы движения основных групп и видов документов. Это дает возможность определить рациональные маршруты и этапы работы с документами, унифицировать пути движения, порядок их обработки. Принципиальная схема документооборота на предприятии приведена на рис. 1.

Основные направления усовершенствования делопроизводства и документооборота на предприятиях:

1. Стандартизация - установления единых норм и требований к документам, независимо от формы собственности и размеров предприятий, их отраслевой принадлежности. Эти нормы и требования предусмотрены в государственной системе делопроизводства, которая регламентирует делопроизводственные процессы на всех предприятиях. В ЕСД изложены правила составления, оформления и хранения документов, рациональные принципы документооборота, правила и принципы формирования дел, рекомендации по организации труда делопроизводственного персонала, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Рис. 1. Схема документооборота на предприятии

2. Унификация текста документов. Текст является важнейшей частью документа, в нем имеется информация, необходимая для получателя. На практике часто создают однотипные документы, которые содержат однотипную информацию. Например, приказы по личному составу, бухгалтерская и статистическая отчетность, хозяйственные договоры и тому подобное. Это создает предпосылки для их унификации. Используют такие формы унификации текста документа:

а) анкета - способ унификации текста, при котором одну его часть (вопрос анкеты) заносят в документ раньше, а вторую (ответы) заполняет автор во время создания документа. Примеры анкет - письмо по учету кадров, анкеты социологических исследований и др. Преимущества анкет заключаются в ускорении и снижении стоимости процесса создания документа, его обработки с помощью ЭВМ;

б) трафарет - способ унификации, при котором предварительно изготовляют подробный текст с пропусками, которые заполняют в процессе создания документу. Трафаретными являются много видов договоров, приказы по кадрам и другие виды документов. Трафареты изготавливают печатным способом или копированием, которое дает возможность экономить время и средства;

в) таблица дает возможность в наиболее вместительной и наглядной форме разместить информацию. В таблицу предварительно вносят постоянную информацию - заглавия строк и столбцов, а переменную информацию заносят во время создания документа. Этот способ наиболее эффективен при компьютерной обработке и хранении информации.

3. Использование современных технических средств создания, копирования, обработки и хранения документов, компьютерной техники. Это даст возможность обеспечить самое быстрое прохождение документов в аппарате управления, рациональное использование трудовых, материальных и финансовых ресурсов предприятия.

Кроме того, усовершенствованию делопроизводства и документооборота способствует рост профессионального уровня делопроизводственного персонала, обучение всех работников управленческого аппарата правилам рациональной работы с документами.

2. Работа с входящими документами

В документационном обеспечении предприятия можно выделить 3 группы документов:

- входящие документы;

- внутренние;

- исходящие документы.

Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет существенные отличия от составления исходящих документов и включает те же операции. Для последних добавляется операция "Отправления документов адресату" после их регистрации.

Прием и обработка документов, которые поступают, осуществляются секретарем. Рациональный способ обработки почты, которая поступила на предприятие следующий: секретарь получает почту, открывает, сортирует (для руководителя, заместителей, непосредственных исполнителей), добавляет при необходимости объяснительные материалы, руководитель рассматривает свою часть, распределяет по приоритетности, принимает решение, налагает резолюции.

Секретарь-референт должен осуществлять "фильтрацию" входных документов, которые направляются руководителю. Руководителю должны передаваться наиболее важные и срочные из документов, которые поступили (практика свидетельствует, что их количество составляет 10-20 % общего количества документов, которые поступают). Другие могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителям. организация делопроизводство документооборот архив

С целью распределения документов между исполнителями, подразделениями и их руководителями, на предприятиях внедрено первичное рассмотрение документов, в ходе которого необходимо:

- распределять документы между руководителями, начальниками структурных подразделений и исполнителями, с учетом основных критериев оценки их содержания и обеспечения аппарата управления необходимой и достаточной информацией;

- определять конкретных исполнителей документов, руководствуясь распределением обязанностей, должностными инструкциями, инструкциями по делопроизводству, практики, которая сложилась;

- высвободить руководителя от изучения документов, которые не нуждаются в его внимании, а аппарат управления - от документов, выполнение которых не входит в его функции;

- сократить документооборот, непосредственно направляя документы исполнителям;

- улучшить качество управленческих решений, которые принимают специалисты, которые имеют необходимую информацию;

- объективно оценивать возможности отдельных исполнителей, учитывая оперативность и качество предложенных ими решений;

- повысить технологичность обработки документов;

- проводить комплексный анализ документации, которая поступает, с целью рационализации и сокращения ее.

Работник, который выполняет операции, связанные с оценкой и распределением документов, должен знать функции предприятия и его подразделений, права и обязанности ведущих работников, систему взаимоотношений, которые сложились между ними; иметь высокий профессиональный уровень, необходимые навыки и знания, пользоваться доверием руководителя, иметь определенную интуицию.

Документы, которые поступили на предприятие, следует рассматривать в день поступление и в тот же день направлять исполнителям или возвращать секретарю (в канцелярию, общий отдел, секретариат). Непосредственная передача документов от руководителя к исполнителю даст возможность ускорить их обработку в аппарате управления.

В виде исключения, руководитель может вернуть документы на следующий день. Если руководитель отсутствует, их рассматривает заместитель.

Руководитель предприятия должен рассматривать только зарегистрированые документы. Он не должен рассматривать документы, переданные ему во время командировок, приема граждан, работниками других организаций до их регистрации. Иначе документы не будут учтены делопроизводственной службой, их поиск будет усложнен, а информацию о ходе их выполнения невозможно передать заинтересованным организациям.

Документы, которые поступили, передает руководителю только секретарь. Время передачи документов устанавливает руководитель по согласованию с секретарем. При этом учитывают время поступления почты, условия работы предприятия, расписание рабочего дня руководителя, возможности делопроизводственной службы. Время возвращения документов секретарю устанавливают таким образом, чтобы в этот же день они согласно резолюции были переданы исполнителю.

В некоторых предприятиях корреспонденцию передают руководителю один раз на день, как правило, в 10-12 час, в других - два разы за день - в 10 и в 16 час. Телеграммы, срочные документы передают руководителю немедленно.

Как уже было отмечено, все документы, которые поступили, руководитель после рассмотрения ежедневно (в установленные часы) направляет исполнителям, или возвращает в канцелярию (секретарю). Ни при каких условиях руководитель не должен оставить документы у себя.

Нередко бывают случаи, когда руководитель считает необходимым иметь на рабочем месте ту или другую информацию, которая есть в документах, поступивших к нему. В этом случае по его указанию изготовляют копию документа или выдержки из него. В случае потребности по его требованию копии заверяют и в этом случае они становятся официальными документами.

Когда работа над документом завершена, на нем проставляется оценка о его выполнении и направлении в дело.

3. Работа с документами собственного архива руководителя

Все документы, которые поступают к руководителю, независимо от того, оригиналы они или копии, после подписания или утверждения становятся официальными документами.

После выполнения официальные документы направляют в соответствующее дело. Номенклатура дел - это систематизирован список дел, переданных в архив. Как правило, официальные документы у руководителя не хранят. До выполнения их хранят у исполнителя, после - в архиве.

В процессе производственной, общественной и творческой деятельности руководителя формируется комплекс документов, которые составляют его личный архив (под личным архивом понимают собрание документов, которые образовались в процессе производственной, общественной и творческой деятельности руководителя и не принадлежат к архивному фонду предприятия).

К личному архиву руководителя, как правило, относятся такие документы:

- копии некоторых внутренних документов (приказов, актов, протоколов, справок, служебных и докладных записок), которые руководитель считает необходимым хранить определенное время на своем рабочем месте, а также копии некоторых документов, изготовленные по его указанию;

- копии некоторых исходящих писем и других документов, подписанных руководителем;

- подготовительные и черновые материалы некоторых документов;

- экземпляры текстов докладов, справок, служебных записок и других документов, в подготовке которых принимал участие руководитель;

- личные документы (справки, грамоты, характеристики, удостоверения, дипломы) и документы собственного происхождения (обращение, заявления, письма, анкеты) и др.;

- разные публикации и материалы к ним;

- отпечатки печатных изданий;

- выдержки и вырезки из периодической прессы и книг, фотографии;

- документы творческой деятельности руководителя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);

- собственная переписка; отзывы, рецензии;

- рабочие блокноты, тетради с записями, сделанными во время командировок, посещения выставок, экспозиций, на заседаниях, совещаниях;

- проспекты выставок, институтов, предприятий и подобные им издания, переводы иностранных источников;

Эффективное использование собственного архива руководителя предусматривает рациональную систематизацию документов, создания справочного аппарата к ним, обеспечение их сохранности. С этой целью документы собственного архива распределяют по отдельным группами, систематизируют их по таким признакам:

1. Тематический или предметно-указательный (социальное развитие предприятия, применения прогрессивных технологий, форм организации труда, заграничные командировки, общественная работа и др.).

2. Авторский (корреспондентский) - документы министерства и объединения, НИИ, КБ, проектных и общественных организаций, собственные документы и др.

3. Хронологический (документы, распределенные по определенным периодам).

4. Номинальный (инструкции, решения, приказы, письма, проекты, сметы, договора, доклады).

5. Географический (по регионам Украины, другим странам).

6. Алфавитный (в этом случае используют фамилии авторов, названия учреждений и административно-территориальных единиц, объектов, предметов).

Иногда целесообразно совмещать несколько признаков, например, предметно-указательный с хронологическим, номинальный с авторским.

Документы каждого комплекса хранят в отдельном деле (делах). Каждое дело должно иметь заглавие.

С целью облегчения поиска сведений об отдельных документах или их группах, объединенных любым признаком, указывают важнейшие поисковые признаки документа (автор, дата, тема) и название или индекс папки, где они хранятся. Целесообразно отображать в картотеке не все документы, то есть не превращать ее в описание дела, а лишь важнейшие, которые определяют ее содержание. Пересмотр такой картотеки даст возможность относительно безошибочно ориентироваться в документах собственного архива.

4. Контроль за состоянием документационного обеспечения управления

С целью повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности работников за порученное дело, улучшения исполнительской дисциплины и документационного обеспечения управления руководитель предприятия (структурного подразделения) осуществляет контроль за состоянием документооборота.

В процессе контроля используются методы, приведенные в таблице.

Таблица 1.

Методы контроля за состоянием документационного обеспечения управления

По результатам контроля руководитель принимает решения, которые в случае потребности оформляют в виде соответствующих предписывающих документов.

Контрольные вопросы

1. Раскройте сущность понятия "делопроизводство".

2. Назовите и охарактеризуйте формы делопроизводства.

3. Назовите основные требования к рациональной организации документооборота на предприятиях.

4. Раскройте направления усовершенствования делопроизводства и документооборота на предприятиях.

5. В чем заключается смысл работы с входящими документами?

6. Что такое личный архив руководителя? Какие документы к нему относятся?

7. Определите особенности работы с документами личного архива руководителя.

8. Назовите и охарактеризуйте методы контроля за состоянием документационного обеспечения управления.

Размещено на Allbest.ru