Нормирование управленческого труда, учет и анализ рабочего времени менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Нормирование управленческого труда, учет и анализ рабочего времени менеджера

План

1. Нормирование управленческого труда

2. Учет и анализ рабочего времени менеджера

1. Нормирование управленческого труда

Одним из средств рационализации управленческого труда является его нормирование. Первые исследования в этом направлении принадлежат школе научного менеджмента (У. Тейлор), представители которой широко использовали научный подход при разработке норм труда для повышение производительности и стимулирования труда работников. до сегодняшнего дня широко используются предложенные учеными этой школы нормы затрат труда, нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания.

Нормирование труда - это установление меры затрат труда на выполнение заданного объема работ в определенных организационно-технических условиях.

Разработка научно обоснованных норм труда позволяет:

- более объективно оценить труд каждого работника;

- более эффективно использовать материальные стимулы;

- рационализировать процессы распределения и кооперации труда;

- разрабатывать прогрессивные технологии;

- совершенствовать методы работы работников.

Однако, поскольку сфера управления включает большую разнообразность видов работ даже в пределах одной функции управления, не существует универсальных норм расходов труда. Подход к нормированию отдельных видов работ должен быть дифференцированным.

Задачей нормирования труда является определение трудоемкости работ и необходимой для их выполнения численности работников.

К нормированию труда предъявляются следующие требования:

· Установление научно обоснованной системы нормирования труда;

· Расширение сферы применения нормирования труда;

· Усовершенствование норм и нормативов на основе достижений НТП;

· Снижение затрат труда на разработку нормативных материалов.

Для нормирования управленческого труда используются методы:

1. Аналоговый (аналитический). Анализируется как используют рабочее время высококвалифицированные специалисты. Содержание их труда принимают за эталонный, а структура их рабочего дня считается нормативом. Рекомендуется использовать для определения объемов работ, трудно поддающихся нормированию;

2. Исследовательский. Определяется трудоемкость конкретных работ при помощи фотографии и хронометража на основе усредненных показателей.

· Метод прямого нормирования: используется для определения нормативов постоянно повторяющихся работ;

· Метод непрямого нормирования: учитывают воздействие различных факторов на нагрузку служащих.

Разработка научно обоснованных норм управленческого труда позволяет более объективно оценить работу каждого управленца; эффективнее использовать материальные стимулы; рационализировать процессы распределения и кооперации труда, разрабатывать прогрессивные технологии, усовершенствование методов работы аппарата управления.

Выделяют такие нормы труда менеджера:

1. Норма управления - для руководителей высшего уровня (7+2);

2. Укрупненные нормативы численности, т.е. численность работников, необходимая для полного и качественного выполнения работ в определенных организационно- технических условиях - для специалистов;

3. нормативы времени и обслуживания - для технических исполнителей (кассир, наладчик ЭВМ, и др.)

С помощью вторых определяется общая численность работников по функциям управления, а при помощи первых осуществляется оптимальная расстановка работников.

Разработка и внедрение обоснованных нормативов и норм труда - это комплексный процесс, который основывается на специальных методах нормирования. нормирование труда менеджер

Метод нормирования - это совокупность приемов изучения и анализа процессов труда, измерения расходов времени, с целью установления норм труда и внедрения их в производство.

Методы нормирования труда;

1) метод микроэлементного нормирования: базируется на распределении работ за совокупностью движений человека и на каждый из них устанавливаются нормы времени;

2) метод аналитического нормирования: заключается в классификации видов работ, фотохронометражных наблюдениях, обработке данных, статистическими методами и определении норм времени за видами работ;

3) метод статистического нормирования; предусматривает моделирование зависимости трудоемкости отдельных процессов от логично выбранной совокупности факторов при помощи корреляционно регрессивного анализа;

4) метод экспертного нормирования: заключается в формировании нормативов трудоемкости и количества группой квалифицированных специалистов-экспертов на основе оценки расходов труда, квалификации работников, технических средств и объемов информации.

Предприниматели ведущих стран (Японии, Англии, Италии, Швеции и США) не только не снижают требования к нормированию труда, но и расширяют область его применения и повышают качество действующих норм труда. Так, в США, согласно выборочным данным, нормирование труда осуществляется на всех предприятиях машиностроения, на 90 % предприятий пищевой, 93 % - текстильной промышленности.

2. Учет и анализ рабочего времени менеджера

Проблема эффективного использования рабочего времени является актуальной для менеджеров любого уровня. Исследования показывают, что в связи с неумением правильно распределить время полезная занятость менеджера не превышает 70-80%. Данный факт приводит к необходимости анализа содержания труда и использования рабочего времени.

Для изучения использования рабочего времени менеджера необходимо проанализировать такие моменты:

- позволяет ли себе менеджер тратить время на других?

- тратит ли менеджер время на мелкие неважные дела?

- позволяет ли себе менеджер вычитать время на эмоции?

- умеет ли менеджер достаточно хорошо планировать и не создает ли себе работу, которая нуждается в дополнительных расходах времени?

- делает ли менеджер то, что могли бы выполнять другие?

- достигает ли менеджер цели в установленный им срок?

- Для анализа содержания работы менеджера необходимо осуществлять классификацию работ, что им выполняются.

Классификация видов работ для анализа содержания работы менеджера:

1. По содержанию:

· Комплексные

· Экономические

· Технические и т.п.

2. По характеру побудительных причин:

· По собственной инициативе

· По инициативе подчиненных

· По инициативе сверху (в зависимости от уровня управления)

3. По периоду, охватывающему управленческую деятельность:

· Краткосрочные

· Среднесрочные

· Долгосрочные

4. По характеру выполняемой деятельности:

· Сборы, совещания

· Прием посетителей

· Обход и др.

Для практики анализа использования рабочего времени и поиска резервов организации своей управленческой деятельности, полезно ознакомиться с результатами исследований, в ходе которых менеджерам 15 стран было предложено 145 факторов непродуктивных расходов времени. Менеджерам необходимо было выделить 15 универсальных факторов непродуктивных расходов времени.

На основе проведенных исследований был составлен такой перечень:

- перерывы в работе в результате телефонных звонков;

- случайные посетители;

- совещания (запланированные и непредвиденные);

- кризисные ситуации;

- отсутствие целей, приоритетов и конечных сроков выполнения;

- накопление дел и личная дезорганизация;

- неэффективное делегирование прав и полномочий, рутинная работа, лишняя детализация вопросов;

- попытка браться сразу за все и нереальны временные оценки;

- отсутствие достоверной информации, «путаные» инструкции; неточная и устаревшая информация;

- нерешительность и оттягивание принятия решений;

- нечеткое представление о сферах ответственности и полномочий; неспособность сказать «нет»;

- неумение доводить задачу до конца;

- отсутствие самодисциплины.

Для совершенствования организации управленческого труда необходимо проводить анализ затрат рабочего времени при помощи методов:

1) сравнения фактических затрат труда по каждому виду работ с нормативами (однако на многие управленческие работы нормативы отсутствуют, поэтому целесообразно использовать другие методы);

2) метод сравнения фактических затрат труда данного менеджера с средними затратами времени других менеджеров того же уровня;

3) хронометраж - вид наблюдения, применяющийся для сплошных или выборочных замеров затрат рабочего времени при изучении кратковременных элементов или цикличных процессов с точностью учета 0,2-1 сек. Работу (операцию) делят на элементы, устанавливают их границы фиксажными точками, определяют необходимое количество наблюдений. Данные обрабатываются и в результате определяется средняя продолжительность выполнения каждого элемента операции (Т ср.оп.)

4) метод упрощенных наблюдений (используются часы)

5) фотография рабочего времени (дня) применяется для установления структуры его затрат в течении рабочего дня менеджера ( применяется если отклонения затрат времени от средней величины превышает 10% и необходимо установить их причины). Фиксируются все виды работ и перерывов в течении дня ( в отличие от хронометража, где объектом измерения является элементы оперативного времени на выполнение конкретного вида работ). Осуществляется в течении 10-15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца.

Разновидностями фотографии рабочего времени является метод моментальных наблюдений (фиксируются не затраты времени, а данные о том чем занимался сотрудник в случайно выбранный момент) и само фотография.

В результате фотографии рабочего времени отображаются затраты времени на выполнение каждого вида работ (формируется их ранжированный перечень), а также потери времени (их причины, период их возникновения).

На основе данных фотографии рабочего времени (в минутах) можно рассчитать несколько полезных показателей:

Правила экономии времени:

1. Следует формировать рабочие блоки, которые состоят из подобных по характеру заданий. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но подобных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждения служебных вопросов, с сотрудниками) в рабочие блоки, то будет иметься в наличии экономия времени.

2. Необходимо устанавливать не приемные часы, выделять время на самостоятельную работу. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо препятствий извне.

3. При проведении переговоров, совещаний, и тому подобное следует устанавливать регламент, также определять необходимые расходы времени для выполнения определенных заданий. Длительность выполнения той или другой работы, как правило, зависит от имеющихся ресурсов времени. Вряд ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и мало результативные переговоры. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 час утра, и переговоры длятся к обеду. Между тем, если встречу назначать на 11 час утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Следовательно, стоит устанавливать четкие временные пределы при проведении переговоров, совещаний, и тому подобное

4. Целесообразно придерживаться принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Не следует забывать, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Единственная возможность справиться с большим количеством заданий, деловых встреч, договоренностей, - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно как можно лучше использовать день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому уделяется приоритет № 1.

5. По-возможности следует выполнять только действительно важны дела (согласно принципу Паретто).

6. Следует использовать делегирование полномочий.

7. Большие задания следует выполнять небольшими частями. Еще Альберт Эйнштейн заметил, что большинства людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу выплывает результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно откладывать большие и непростые задания в «длинный ящик». Цели и проекты стоит разделять на небольшие части и выполнять их в течение достаточно длительного времени, ежедневно отводя на эту работу приблизительно по 2 часа. По достижении первой промежуточной цели оказываются и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение заданий, которые остались.

8. Следует устанавливать для самого себя сроки выполнения дел категории «А» (согласно методу АБВ-анализа). Непременно следует выделять в своем расписании время для выполнения действительно важных дел, которые относятся к категории «А». Записи о запланированных собственных А-дела так же, как и записи о деловых встречах, совещания и т. п., нужно дополнить конкретными данными, то есть цифрами, датами и фактами. Когда сроки проведения разных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, «договоренности с самим собой» стоит непременно учитывать при планировании всех других дел.

9. Главные задачи следует выполнять утром (дает ощущение успеха).

Секрет успеха многих менеджеров заключается в том, что они еще рано утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или другое важное для них дело или, по крайней мере, начать его.

10. Следует учитывать в рабочих планах колебание уровня работоспособности. Большинство из нас на себе чувствует, что производительность труда в течение рабочего дня изменяется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае стоит планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работ рутинного характера, которые не имеют большого значения, стоит выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день стоит помнить, что важнейшие дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности можно посвятить консультациям и телефонным звонкам.

Размещено на Allbest.ru