Особенности бездокументного обслуживания

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

секретарь офисный бездокументный обслуживание

Секретарь Слово секретарь происходит от латинского слова «секрет». В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь.

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей. -офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков до помощника руководителя. От современного секретаря обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

В настоящее время в словарях секретарь определяется как "лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством".

Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам (от специалистас высшим образованием и учёной степенью до выпускника школы, окончившего секретарские курсы).

За последние годы профессия секретаря-референта претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает её наполовину.

От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм помогут руководителю предприятия преодолевать производственные трудности и решать накопившиеся проблемы.

1.Бездокументное обслуживание

Офис может работать без шефа, но не без секретаря.

Джейн Фонда

Профессия секретаря требует от человека, избравшего её, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря всё просто и никаких особых знаний не требуется.

Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не только работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приёма посетителей, подготовкезаседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.

Операции по бездокументному обслуживанию

· выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя

Секретарь должен помогать руководителю ориентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности.

· подготовка заседаний и совещаний

· организация приема посетителей

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приёма проводится руководителем. Приём посетителей можно разделить на три вида:

1. приём сотрудников своего учреждения по текущим делам

2. приём представителей других организаций

3. приём по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Если посетитель пришёл без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нём немедленно или записать на приём.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приёма руководителем посетителей по личным вопросам.

· телефонное обслуживание

Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителяот вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефонуспособствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.

· подготовка командировок

· планирование своей работы

По подсчётам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объёму. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка)и работу с документами (делопроизводитель). Секретарём выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания приём посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объём машинописных работ, ведёт табель учёта рабочего времени сотрудников своего подразделения.

Взаимоотношения между секретарём и руководителем

Секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарём удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.

Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводная беседа-инструктаж. Инициатива её проведения принадлежит руководителю. Однако, если руководитель не реализует своё право, не будет нарушением субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую беседу, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых поможет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалификации секретаря: умение печатать, стенографировать.

Для того чтобы взаимоотношения руководитель - секретарь успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы. К ним относятся:

· время прихода на работу

· доклада о корреспонденции и текущих делах

· время и продолжительность обеденного перерыва

· приём посетителей

· время ухода с работа.

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать своё рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потребность в планировании времени.

От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда, как секретаря, так и руководителя.

«Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотношение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов».

Одна из главных задач секретаря - умение быть чутким посредником между руководителем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руководителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приёма их руководителем; помочь составить документ, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарямиразличных подразделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и чётко давать нужные указания, контролировать их выполнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, искусства ведения деловой беседы.

2.Организация работы офиса

У большинства людей неудачи возникают не по причинеграндиозных катастроф или роковых обстоятельств,а как итог незначительного, но регулярногопренебрежения установленными правилами и законами.И именно дисциплина придаёт нам уверенность.А структура не оставляет места хаосу.

Приёмная офиса - это центр работы фирмы, её сердце. Самый талантливыйи умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приёмной. Главное же лицо в приёмной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приёмной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приёмной в частности. От того, где расположена приёмная, как она оснащена, каков дизайн её интерьеров, зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у её клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Перечень обязанностей секретаря по организации работы офиса

Условно их можно разделить на пять групп:

Управленческие

· построение организационной структуры офиса;

· планирование работы офиса;

· разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствиис принятой на предприятии в целом;

· разработку политики общения с клиентами;

· обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия;

· оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

Административные

Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе.

· оформление;

· регистрация;

· прохождение и хранение документации в соответствии со стандартами делопроизводства;

· организация документооборота офиса;

· приём и рассылка деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции);

· ведение в пределах своих полномочий деловой переписки;

· организация рабочего места и помощь в работе руководителя.

Хозяйственные обязанности

Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.

· организация использование в работе офисной оргтехники; осуществляетконтроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций;

· обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальнымиценностями, определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за поставку, оформляет доверенности;

· организация работы по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат;

· обеспечение хранение товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учёт и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;

· организация работы по инвентаризации хозяйства офиса.

Контрольные обязанности

Здесь подразумевается непосредственные обязанности секретаря в:

· проведении инвентаризаций и ревизий материальных ценностей;

· аттестации персонала;

· организации внутренней отчетности;

· организации деловых переговоров, встреч;

Отчётные

Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, секретарь - работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней - повышенные.

В небольших предприятиях, секретари могут быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой - дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями.В качестве примера можно привестинепосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу(например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.).

Организация рабочего места секретаря

Особенно хочется отметить важность организации рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современнойорганизационной техники, к её оборудованию и оснащению является необходимымусловием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.

Поскольку секретарь- "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

Следует помнить, что секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники (конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинатор).Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своим компьютером, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несёт полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за неё будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

Заключение