Порядок оформления справок

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1.Справка. Разновидность справок

2.Особенности оформления справок

Заключение

Введение

Работа с документами - это важная часть деятельности всех структурных подразделений и организации в целом. В современном делопроизводстве нет мелочей. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации .Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно -информационные документы не содержат поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: о работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

1. Справка. Разновидность справок

Справка - это документ , содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

Форма справки зависит от назначения и содержания

Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяют на внешние и внутренние:

· Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию. Оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации или его заместителем.

· Внутренние справки составляются для представления руководству организации или не рассмотрение коллегиального органа. Оформляются на стандартном листе бумаги и подписываются составителем.

Справка содержит следующие реквизиты:

1. Наименование организации выдающей справку;

2. Номер и дата выдачи справки;

3. Заголовок к тексту (СПРАВКА), включающий указание на лицо, которому выдается справка;

4. Текст;

5. Подписи должностных лиц (справки могут быть засвидетельствованы и одной подписью);

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Текст справки, состоит из двух частей:

-) первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления;

-) во второй приводится конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Тест справки может состоять только из одной второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текс может состоять из нескольких разделов.

Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.) Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты:

1)наименование организации;

2)наименование вида документа;

3) дата

4) место составления

5) адресат

6)заголовок к тексту,

7) текст

8)подпись

Справки, направляемые вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки служебного характера составляются на бланках формата А5,подписываются двумя лицами (руководитель организации и главный бухгалтер или руководителем и заведующим отделом кадром) и заверяются печатью.

Справки личного характера, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др. Справка содержит следующие реквизиты:

1)наименование организации;

2)наименование вида документа;

3)дата;

4)регистрационный номер;

5)текст;

6) подписи;

7) печать;

Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при оформлении трафаретные тексты, в в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вносится от руки или на компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что…………..действительно работает…» и т.д.

Кроме названых выше справок все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных( № описи, № дела, №№ листов).

Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтительно-общих), с обозначением названия «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты, регистрационные индексы; сведения излагаются в хронологической последовательности событий, а не документов, которыми пользовались при её составлении.

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенной копии документов. Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «Незаверенная копия». Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый её лист. Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающегося в архиве, указывая расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового и послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подавшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними достоверное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами ,а подлинных документов - ценными.

2.Особенности оформления справок

Образец оформления справки о проделанной работе

Российская Федерация

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

Средняя общеобразовательная школа № 2»

Начальнику отдела образования

М.П.Бечиной

МОУ «СОШ №2»

ул.Солнечная 15

г.Новодвинск,164902

тел. (881852) 4-80-28,5-85-20

СПРАВКА

25.08.2009 №295

О проделанной работе

В период летних каникул в МОУ «СОШ № 2» были выполнены следующие ремонтные работы:

1.Косметический ремонт учебных кабинетов.

2.Ремонт системы теплоснабжения.

3.Замена оконных блоков в кабинетах химии и физики.

4.Замена электропроводки в столовой школы.

5.Ремонт полов в спортзале.

Директор МОУ «СОШ №2» Е.Д.Третьякова

Образец оформления справки о наличии строительных материалов на складе

ОТРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАГНИТ»

(ОАО «МАГНИТ»)

Генеральному директору ООО «Магнит»

В.М.Кузнецову

СПРАВКА

02.06.2010 №55

О наличии строительных материалов на складе

На 01 .06.2010 складе имеются следующие строительные материалы:

Заведующая складом Н.Г.Романова

Образец оформления справки с места работы

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МИЛЕНА»

( ОАО «МИЛЕНА»)

Комсомольская ул., 220, Москва, 126042, тел. 263-16-22

СПРАВКА

24.05.2007 №161

Соколова Людмила Владимировна работает в ОАО «МИЛЕНА» в должности менеджера по продажам с окладом 9000 тысяч рублей в месяц.

Справка дана для представления в детский сад «Василёк».

Директор ОАО «МИЛЕНА» И.Е.Васильева

Главный бухгалтер С.Л.Никитина

м.п.

справка документ делопроизводство оформление

Заключение

Данные исследований, проведенных в государственных и коммерческих организациях, показали, что основными проблемами, препятствующими эффективному использованию информации, являются низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также нерациональные способы их составления, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречие между непрерывно возрастающим объёмом информации и малой величиной коэффициента ее полезного использования.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство (Организация и технологии документного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.А., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В.Кузнецовой.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001.- 359 с.

2.Делопроизводство и документооборот : Учебное пособие/А.Н. Белов, А.А.Белов.- 6-е изд., перераб. и доп.- М. : Эксмо,2007.- 560 с.- (образовательный стандарт XXI).

3.Документальное обеспечение управления : учебное пособие для студ. сред. проф. Учеб. Заведений/ А.В.Пшенко.-7-е изд., испр.- М.: Издательский центр «Академия», 2008.- 176 с.

4.Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 3-е изд., перераб. и доп.- М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2007.- 520 с.

Размещено на Allbest.ru