Рівні автоматизації управлінського обліку на підприємстві

Одним із головних елементів успішного управління підприємством, всіма його складовими є володіння об`єктивною, своєчасною та достовірною інформацією, прийняття на її основі оптимальних рішень. Таку інформацію може надати система бухгалтерського обліку підприємства, яка виявляє і систематизує дані про його господарську діяльність. Підготовка та забезпечення всіх рівнів управління інформацією адаптованою для оптимальної організації роботи, ефективного планування, аналізу та контролю, належать до функцій управлінського обліку.

На сьогоднішній день на переважній більшості підприємств України впроваджено комп`ютерні інформаційні системи. Із пакетів прикладних програм економічного спрямування найбільшого поширення набули комп`ютерні системи бухгалтерського обліку. Вони впроваджені як окреме програмне забезпечення, так і в складі автоматизованих систем управління підприємством.

Система автоматизації управлінського обліку знаходиться лише на стадії становлення. Саме програмне забезпечення вже створене, але воно ще не набуло такого рівня використання на підприємствах, як програмне забезпечення фінансового обліку.

Проблеми управлінського обліку, його автоматизації є предметом досліджень українських і зарубіжних науковців. Дослідження питань обліку витрат та методів калькуляції аналізу взаємозв`язку витрат, обсягу діяльності та прибутку, аналізу релевантності інформації при прийнятті управлінських рішень, планування, бюджетування та контролю; застосування автоматизованих систем управління підприємством розглядаються в наукових працях П.Й. Атамаса, Ф.Ф. Бутинця, П.М. Герасима, С.Ф. Голова, Г.П. Журавля, А.Г. Загороднього, С.В. Івахненка, Т.В. Давидюк, Л.В. Овод, В.С. Лень, Г.О. Партина, Л.П. Радецької, П.Я. Хомина, Т.В. Шахрайчук та ін.

Метою дослідження є визначення особливостей автоматизації управлінського обліку на підприємстві, обґрунтування способів автоматизації залежно від поставлених перед управлінським обліком завдань і ступеня готовності підприємств до створення комплексних рішень, обґрунтування підходів до підбору програмних засобів.

Складність і різноманіття завдань підвищення ефективності та прозорості бізнесу, оптимізації бізнес-процесів, раціональності використання наявних ресурсів, прискорення прийняття управлінських рішень, контролю досягнення ключових показників бізнесу виводять в розряд першочергових заходів створення ефективно діючих інструментів управління, основу яких становить система управлінського обліку.

Управлінський облік - це процес виявлення, вимірювання, накопичення, аналізу, підготовки, інтерпретації та передання інформації, що використовується управлінською ланкою для планування, оцінки і контролю всередині організації та забезпечення відповідного підзвітного використання ресурсів.

Головною метою управлінського обліку є забезпечення максимально повною інформацією керівництва підприємством, яка необхідна йому для планування, організації, стимулювання та контролю.

Об`єктами управлінського обліку є витрати, доходи та фінансові результати діяльності підприємства.

До завдань управлінського обліку відносяться: облік витрат на виробництво, визначення об`єктів калькулювання та калькуляційних одиниць, нормування витрат на виробництво продукції, аналіз відхилень від нормативів, визначення собівартості, прибутку та рентабельності тощо.

Особливістю фінансового обліку є те, що він ведеться на основі дотримання певних офіційних регламентів - інструкцій, стандартів, положень, які встановлені державними органами та професійними організаціями. Управлінський облік не регламентований державними органами і не регулюється ними. Він організується керівництвом підприємства на основі загальних принципів та виходячи з внутрішніх потреб управління.

Дієвість системи управлінського обліку на підприємстві визначається оперативністю отримання та якістю необхідної інформації для прийняття управлінських рішень.

Постановка управлінського обліку повинна здійснюватися індивідуально для кожного підприємства з урахуванням особливостей і специфіки його діяльності. Грамотно побудована система управлінського обліку дозволяє оперативно отримувати необхідну менеджерам інформацію у найбільш зручних форматах.

Ведення управлінського обліку передбачає виконання великого обсягу різноманітних операцій. Без автоматизованої системи витрати на обробку такої кількості інформації неймовірно великі, а терміни обробки даних не задовольняють менеджерів. Практично неможливо отримати необхідну інформацію потрібної якості в потрібному обсязі, а головне - в необхідні терміни.

Вибір способу автоматизації управлінського обліку залежить від поставлених перед управлінським обліком завдань і ступеня готовності підприємств до створення комплексних рішень. Різні способи автоматизації вимагають принципово різних підходів до визначення необхідного програмного продукту.

Як свідчить практика найбільш поширеними варіантами застосування автоматизації управлінського обліку є:

- ведення повноцінного управлінського обліку на підприємстві (автоматизація системи управлінського обліку на базі ERP-систем);

- використання управлінської інформації з різних інформаційних систем (автоматизація системи управлінського обліку за допомогою аналітичних систем класу BPM (Business Performance Management) і BI (Business Intelligence) на базі OLAP - технологій);

- комплексне рішення (побудова корпоративного сховища даних).

ERP (Enterprise Resource Planning - планування ресурсів підприємства) - це методологія детального планування ресурсів, яка дозволяє відслідковувати не лише виробничі, але й інші ресурси підприємства (фінансові, збутові тощо).

Більшість сучасних ERP-систем побудовані за модульним принципом, що дає замовнику можливість вибору і впровадження лише тих модулів, які йому дійсно необхідні. Модулі різних ERP-систем можуть відрізнятися як за назвами, так і за змістом. Тим не менше, є певний набір функцій, який може вважатися типовим для програмних продуктів класу ERP. Такими типовими функціями є ведення конструкторських і технологічних специфікацій. Такі специфікації визначають склад кінцевого виробу, а також матеріальні ресурси та операції, необхідні для його виготовлення (включаючи маршрутизацію); управління попитом та формуванням планів продажів і виробництва. Ці функції призначені для прогнозу попиту і планування випуску продукції; планування потреб в матеріалах; дозволяють визначити обсяги різних видів матеріальних ресурсів (сировини, матеріалів, комплектуючих), необхідних для виконання виробничого плану, а також строки поставок, розміри партій тощо; управління запасами і закупівельною діяльністю. Зокрема, ці функції дозволяють організувати ведення договорів, реалізувати схему централізованих закупівель, забезпечити облік та оптимізацію складських запасів тощо; планування виробничих потужностей. Ця функція дозволяє контролювати наявність доступних потужностей і планувати їхнє завантаження, включаючи укрупнене планування потужностей (для оцінки реалістичності виробничих планів) і більш детальне планування, аж до окремих робочих центрів; фінансові функції. В іншу групу входять функції фінансового обліку, управлінського обліку, а також оперативного управління фінансами; функції управління проектами. Вони забезпечують планування завдань проекту та ресурсів, необхідних для їх реалізації.

Автоматизація управлінського обліку на платформі ERP-систем передбачає створення системи обліку всіх операцій по всій групі підприємств. При цьому в управлінському обліку використовується загальний план рахунків групи підприємств (один для всіх підприємств) з максимальною деталізацією субрахунків і аналітичних даних, які можуть бути використані в інших видах обліку. Усі первинні документи та зведені проводки враховуються в рамках управлінського обліку. Для можливості ведення інших видів обліку використовується трансформація даних з управлінського обліку.

Використання даних різних модулів ERP-системи в розрізі загальних довідників і аналітичних даних дозволяє оперативно формувати необхідні управлінські звіти.

Основними перевагами даного варіанту автоматизації обліку є: забезпечення даними про діяльність будь-якого співробітника компанії в реальному часі в будь - якому розрізі (тобто розгорнутого управлінського обліку); значне підвищення ефективності роботи підприємства, її прозорості, а також зростання фінансової та виробничої дисципліни працівників; складання бухгалтерської та управлінської звітності на основі однієї і тієї ж первинної інформації; вбудовані функції контролю за обліковими операціями.

Серед недоліків такого підходу автоматизації управлінського обліку можна виділити: опис бізнес-процесів і впровадження єдиної облікової системи займають кілька років; аналітика, яку забезпечує ERP-система, часто виявляється непотрібною (обсяг економії в цьому випадку буде меншим, ніж витрати на впровадження); необхідність реорганізації більшості бізнес-процесів; висока вартість впровадження.

Зростання числа проектів з автоматизації управлінського обліку із застосуванням систем класу BI та BPM обумовлений тим, що в більшості компаній інформація знаходиться в різних системах, не доступних для централізованого перегляду та аналізу.

Завдання, які вирішують такі аналітичні системи наступні: формування, структуризація даних, що містяться в різних інформаційних системах, та їх перетворення в корисну інформацію та знання; побудова єдиного інформаційного простору, проведення аналізу та узагальнення корисної інформації; моніторинг діяльності; побудова корпоративної звітності; дослідження даних, прогнозування та розробка рішень; підвищення ефективності інвестицій в ERP-системи.

Головна особливість аналітичних систем - орієнтація на кінцевого користувача. Без залучення програмістів користувач може самостійно провести аналіз, скласти необхідний звіт або зробити прогноз.

Основними перевагами підходу є: швидке впровадження (2-6 міс.); великі можливості щодо моделювання, планування, аналізу та конфігурації звітності; можливості по автоматизації всіх контурів планування; додаткові можливості для консолідації даних по декількох підприємствах; відносно невисока вартість впровадження.

Серед недоліків можна відмітити наступне: аналітичні системи працюють тільки у зв'язці з транзакційними (в т.ч. обліковими) системами.

Корпоративне сховище даних (КСД) - програмне забезпечення для архівації даних та фільтрації первинних даних.

Автоматизація управлінського обліку з використанням КСД зазвичай передбачає використання наступних інформаційних систем: системи нормативно-довідкової інформації (ведення класифікаторів і довідників, в т.ч. управлінського плану рахунків); системи введення первинних документів (модулі бухгалтерських, облікових або ERP-систем); інших покупних або систем власної розробки, облікових систем (ведення фінансового, управлінського, податкового та інших видів обліку); сховища даних, аналітичних систем класу BPM та BI.

Система нормативно-довідкової інформації необхідна для того, щоб забезпечити однакові довідкові дані у всіх системах. У ній містяться різні довідники аналітичного обліку, інформація про плани рахунків, методичні рекомендації тощо. Всі інші системи при цьому повинні бути сумісні з системою НДІ.

BPM-система необхідна для планування діяльності підприємства: формування (введення даних, узгодження та затвердження) бюджетів, прогнозування результатів.

Введення первинних документів має сенс доручати працівникам на місцях. Це здійснюється за допомогою парних підсистем (наприклад, підсистеми обліку матеріалів або системи для обліку роботи з клієнтами), або ж спеціальної програми, інтегрованої з бухгалтерською. Потім введені дані потрапляють до бухгалтерії.

Бухгалтер переглядає отримані записи, звіряє їх з паперовими оригіналами, при необхідності вносить виправлення й імпортує їх в облікову систему, де документи трансформуються в набір проводок.

Після того як первинна інформація була введена в облікову систему, вона імпортується в корпоративне сховище даних у необхідному вигляді з набором необхідної аналітики.

Аналітична система відповідно до закладеного в неї інструментарію за запитом формує звіти на основі інформації, що зберігається в КСД. В результаті менеджери отримують звіти в необхідному форматі і з необхідною періодичністю.

Перевагами даної системи автоматизації є: суттєві можливості по моделюванню, плануванню, аналізу та конфігурації звітності; можливості по автоматизації всіх контурів планування; забезпечення даними про діяльність будь-якого співробітника компанії в реальному часі в будь-якому розрізі (тобто розгорнутого управлінського обліку); значне підвищення ефективності роботи компанії, її прозорості, а також зростання фінансової та виробничої дисципліни працівників; складання бухгалтерської та управлінської звітності на основі однієї і тієї ж первинної інформації; вбудовані функції контролю за обліковими операціями.

Серед недоліків слід виділити: необхідність у реорганізації більшості бізнес - процесів; висока вартість і тривалі терміни впровадження.

Управлінський облік займає одне із провідних місць в системі управління кожним підприємством. Однак даний сегмент управлінської діяльності принесе найбільший ефект, якщо він буде вдало вмонтований в автоматизовану систему управління конкретного підприємства. Будучи інтегрованим з іншими модулями, серед яких фінансовий облік, податковий облік, фінансовий аналіз, виробництво, реалізація, маркетинг, він зможе у повному обсязі виконувати поставлені перед ним завдання.

управлінський автоматизація програмний засіб

Размещено на Allbest.ru