Анализ и разработка направлений повышения эффективности управления организацией

Руководитель верхнего уровня управляет деятельностью руководителей среднего и низшего уровней, то есть в формальном смысле обладает большей властью и статусом. Вертикальная дифференциация связана с иерархией организации вглубь. Чем больше ступеней существует между высшим уровнем и оперативными работниками, тем более сложной является данная организация. Вертикальная структура состоит из уровней власти, построенных в иерархическом порядке. Власть распределяется по должностям и руководителям, занимающим эти должности. Показано также положение работников при вертикальной структуре. Цель рассматривается как ориентир для потока связей и власти.

Горизонтальная дифференциация (приложении 6) отражает степень разделения труда между отдельными единицами. Чем больше в организации различных сфер, требующих специализированных знаний и умений, тем более горизонтально сложной она является. Горизонтальная специализация направлена на дифференциацию функций и охватывает: определение работы и определение взаимосвязи между различными видами работ, которые могут выполняться одним или многими разными лицами. Горизонтальное разделение труда заключается в том, что руководитель высшего уровня имеет прямой контроль над тремя руководителями: руководитель среднего уровня (производства), руководитель среднего уровня (бухгалтерский учет) и руководитель среднего уровня (маркетинг). В свою очередь, РСУ (руководители среднего уровня) имеют прямой контроль над соответствующими РНУ (руководители низшего уровня), а те - непосредственно над определенным числом исполнителей. Это можно рассматривать как функционализацию (это разнообразие заданий, которые должны быть выполнены, чтобы достичь целей организации), в результате которой образуются те или иные специализированные подразделения.

Ресурсы и технологии организации

Имеющиеся в распоряжении организации ресурсы, их количество и качество являются значительным фактором качества управления. На возможности успешной деятельности фирмы оказывают влияние как материальные, так и духовные ресурсы. Последние имеют очень большое значение в предприятиях сферы обслуживания. При планировании или проведении необходимых мероприятий всегда следует определить наличие ресурсов, без котопы? нельзя их осуществление невозможно. После определения ресурсов необходимо сравнить имеющиеся ресурсы с теми, которые нужны для воплощения планов в жизнь. Это даст реалистическую картину о возможностях. Задача руководства организации - обеспечить возможность осуществления планов, а вместе с этим и непрерывность деятельности организации на ближнюю и дальнюю перспективу путем развития имеющихся и создания новых ресурсов.

На современном этапе развития важнейшую роль для функционирования организации и играет информация. Очень важным фактором повышения эффективности управления является правильно построенная и надежно функционирующая информационная система и применяющиеся современные информационные технологии, которые обеспечивают циркуляцию информации внутри предприятия и вне его, а также защиту данных, относящихся к коммерческой тайне.

Все предприятия обладают огромным объемом данных и накопленным практическим опытом. Сегодня условием предпринимательского успеха становится, прежде всего, знания - это залог прибыльной работы. Экономическое лидерство многих предприятий объясняется главным образом приоритетом в использовании информационных технологий. Современные информационные технологии, построенные на базе компьютерного интеллекта, играют ключевую роль в развитии предприятий.

Информационные технологии управления? это методы и способы взаимодействия управляющей и управляемой подсистем строительного производства на основе использования современного инструментария.

Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле создания здания (сооружения) состоит из:

- электронно-вычислительных машин,

- системы коммуникаций и вычислительных систем,

- банков данных и знаний,

- программно-информационных средств,

- экономико-математических методов и моделей,

- экспертных систем.

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение чем многие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изобретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, информация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию. То есть использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В наше время существует очень мало товаров, процесс производства не стандартизован.

В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производительность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классификации, я опишу классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известностью. Она выделят три категории технологий:

Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие.

Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах.

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

Многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Типичный образец - сборочные линии массового производства.

Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Эти две категории не так уж расходятся друг с другом. Например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства. Различия в этих классификациях в очередь вызваны разными областями авторов. То есть Вудворд в основном занималась технологиями промышленных предприятий, а Томпсон же обхватывал все виды организаций.

Нельзя назвать какой-то один тип технологии лучше другого. В одном случае может быть более приемлем один тип а в другом более подойдет противоположный. Люди определяют окончательную пригодность данной технологии, когда они делают свой потребительский выбор. Внутри организации люди являются важным решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания избранным технологиям. Никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной.

Персонал, как фактор повышения эффективности управления организацией

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и продвижению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. Все эти отличия могут оказывать серьезное влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих. А это может серьезно влиять на результаты его труда. В этой связи менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большой степени зависит успех функционирования организации.

На повышение эффективности управления организацией большое влияния оказывают демографические, социально-психологические, национальные и другие характеристики персонала.

Мотивированный персонал - это залог успешной работы и поступательного движения компании для реализации ее стратегии и упрочения положения на рынке. В связи с этим мотивация персонала является универсальной темой, актуальность которой не уменьшается, несмотря на постоянное внимание теоретиков и практиков менеджмента. Системный подход к мотивации персонала является обязательным условием профессионализации управления и рационального использования организационных возможностей стимулирования работников к трудовой активности.

Системный подход к мотивации персонала основан на всестороннем учете психологических принципов мотивационного процесса индивидуальной и групповой деятельности, а также действенных методах мотивации привлечения, удержания и эффективного труда. Системный подход включает управление мотивацией работников на всех уровнях с использованием всех видов мотивации: в зависимости от временных рамок - долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной и сиюминутной; в зависимости от стимулов - материальной и нематериальной, денежной и неденежной. Системный подход предполагает сочетание действия организационных стимулов и последовательных усилий менеджеров всех звеньев управления по мотивации персонала в четком соответствии с организационной стратегией.

Мотивация персонала осуществляется на трех взаимосвязанных уровнях, каждый из котопы? имеет свои особенности.

На личностном уровне осуществляется долгосрочная, среднесрочная, краткосрочная и сиюминутная мотивация каждого работника. Здесь действуют все три типа мотивации: привлечения, удержания и эффективного труда. В отношении одного работника мотивация может быть эффективной, а в отношении другого - неэффективной.

На данном уровне мотивации ситуационный фактор имеет большое значение. Использование одних и тех же методов и подходов к мотивации работника в различных условиях приводит к различным результатам. В связи с этим основными принципами мотивации на личностном уровне являются своевременность, дифференцированный подход и связь с интересами работника. Важными факторами эффективной мотивации работника на личностном уровне являются ясность задания, его соответствие компетенции, уровню квалифицированности и интересам работника.

На групповом уровне осуществляется мотивация результативной и эффективной групповой работы. Мотивация групповой работы сводится к определению круга заданий, эффективное выполнение кото?ы? возможно групповым способом, и созданию оптимальных условий для группового взаимодействия. Ключевыми факторами эффективной групповой мотивации являются групповые характеристики, лидерство и стиль управления. Принципами групповой мотивации являются продуманность, доверие и открытость.

На организационном уровне мотивация персонала осуществляется с помощью экономических и политических методов стимулирования, поддерживаемых всеми подсистемами управления. Важными факторами эффективной мотивации на организационном уровне являются имидж организации и репутация топ-менеджеров, а также ее адекватность стратегическим целям и изменяющейся оргсреде. Результативность мотивации определяется ее социальной оценкой и ожиданиями работников. Принципами организационной мотивации являются ответственность, управляемость и сбалансированность интересов всех категорий работников.

Управленческая компетентность и мотивация к достижениям результатов служат связующими звеньями, объединяющими все уровни мотивации в единую систему, способную обеспечить привлечение и удержание талантливых работников, а также рациональное использование их личностного и группового потенциала.

Объединение сотрудников и групп в единое целое является обязательным условием для успешного управления и достижения стратегических целей и предполагает создание стройной и прочной системы. Чем более целостна и прочна система, тем выше управляемость компании. Отдельные сотрудники и группы должны стать взаимосвязанными элементами, деятельность которы? должна быть направлена на решение общих целей. В этой связи понимание сотрудником, частью какой компании он является, во многом определяет его мотивацию к труду. В связи с этим имидж и социальная значимость оргдеятельности могут способствовать как повышению, так и снижению мотивации персонала. Непонимание своей роли и недооценка значения своего вклада в общее дело ведут к снижению трудовой мотивации работников.

На организационном уровне актуальны проблемы долгосрочной и среднесрочной мотивации привлечения и удержания персонала, а также его эффективного труда.

Эффективность мотивации персонала на организационном уровне зависит от способности топ-менеджмента к поддержанию ценности материальных и нематериальных стимулов всех категорий работников посредством выбора оптимальных форм, способов и режима стимулирования с точки зрения особенностей ситуации, организационных целей и ожиданий персонала. Особое значение имеет справедливое материальное стимулирование труда.

Итак, системный подход к мотивации персонала на организационном уровне предполагает:

- объединение всех категорий сотрудников на основе единства интересов, включающих гордость за свои компанию, профессию и результаты труда;

- поддержание ценности материальных и нематериальных стимулов;

- изменение форм, способов и режимов стимулирования как элемента любых оргпреобразований;

- поддержание баланса полномочий и ответственности работников при выполнении ими должностных обязанностей.

В государственных органах для стимулирования труда государственному служащему в зависимости от условий прохождения им государственной службы предоставляются в случаях и порядке, установленных федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, жилая площадь, служебный транспорт или денежная компенсация транспортных расходов. (Федеральный закон «Об основах Государственной Службы Российской Федерации»)

Влияние руководителя на эффективность управления организацией

Важнейшим фактором качества управления является личность самого руководителя, его способности, социально-психологические особенности, уровень коммуникабельности, умение найти с подчиненными общий язык и организовать их работу. На способы работы руководителей и эффективность управления организацией влияет оценка их деятельности, имеющийся опыт работы, мотивированность и уровень поставленных задач.

Эффективность управленческой деятельности руководителя зависит от его способностей.

Принято считать, что сильного руководителя отличает высокая степень разнородности используемых приемов и методов управления, управленческих умений. Общая способность к управленческой деятельности предполагает следующие управленческие черты и умения, присущие сильным руководителям:

1. Умение решать «нестандартные» управленческие проблемы, не имеющие готовых рецептов решения, связанные с конкретными, иногда и конфликтными ситуациями. Решения должны быть направлены на разрешение конфликтов. Чем более сильным является руководитель, тем менее он конфликтен.

2. Масштабность мышления руководителя тесно связана с его должностным рангом и определяется тем, над какими проблемами он работает и какими категориями в соответствии со своей должностью мыслит: одна из основных психологических трудностей нового руководителя, назначенного на должность, это приведение масштабов своего мышления в соответствии с новым рангом должности. Степень легкости и эффективности перестройки прежнего масштаба мышления говорит о способности личности к управленческой деятельности. Чем способней руководитель, тем ему легче изменить масштаб своего мышления, а чем он сильнее, тем лучше сумеет реализовать свои способности. Чтобы стать хорошим руководителем высокого ранга и приобрести самосознание такого руководителя, нужно, как правило, пройти все ступени должностной лестницы. Сильный руководитель творчески подходит к распоряжениям вышестоящего начальства, и если он не согласен с ним, то свои контраргументы тщательно обосновывает.

3. Умение обеспечить положительную саморегуляцию управленческой системы. Руководителю предоставлено право решать вопросы подбора и расстановки кадров в своем подразделении. Эффективность этих решений находится в прямой зависимости от управленческих способностей руководителя. Сильный руководитель подбирает сильных подчиненных, слабый руководитель - слабых. В первом случае можно говорить о положительной, во втором - об отрицательной саморегуляции управленческой системы.

4. Умение улучшить функциональную расстановку кадров. Сильный руководитель умеет правильно оценить эффективность деятельности подчиненных. Он старается не привлекать слабых подчиненных к решению сложных или важных вопросов, помогает им разобраться в «нестандартных» ситуациях, опираясь на автократические методы руководства. Иногда он может возложить свои полномочия на сильных подчиненных, поставив перед ними задачи общей формы, используя при этом демократические методы руководства и ориентируясь на их способности и умения.

В числе других важных личностных черт и характеристик руководителя следует выделить:

· способность его доминировать в коллективе;

· уверенность в себе;

· эмоциональную уравновешенность;

· ответственность;

· общительность и независимость;



2.2 Моделирование как способ изучения свойств и связей организаций

В своем развитии организации прошли несколько этапов, различающихся по представлению об их сущностных чертах, взаимоотношениях с окружающей средой и обществом в целом, о роли и функциях управления, а также о критериях успешности их функционирования и развития. Эволюцию этих понятий на протяжении последнего века можно проследить по четырем типам моделей (модель - это упрощенное описание организации, дающее достоверное представление о ее свойствах и связях), которые отражают как развитие теории организации, так и практику использования ее основных положений:

· Модель организации, базирующейся на теоретических положениях школы научного управления;

· Модель организации, базирующейся на положениях теорий человеческих отношений и поведенческих наук;

· Модель организации, базирующейся на положениях теории систем;

· Модель организации, базирующейся на представлении о роли организации как общественного института.

Следует отметить, что моделирование позволяет выделить главное во взаимосвязи параметров организации, управления и эффективности. Следовательно, оно имеет значение не только с точки зрения теории, но и практики, нацеленной на успешное развитие организации.

Рассмотрим базовые модели организаций.

Первая модель, известная под названием механистической, или модели рациональной бюрократии, отражает представление об организации, сформировавшееся в конце 19 века и получившее широкое распространение в первой четверти 20 столетия. Ее теоретической базой являются положения школы научного управления.

Родоначальник этого научного направления Ф. Тейлор рассматривал эффективность совместного труда в организации с позиций времени и достижения. Расчленение работы на автономные, полностью программируемые элементы и последующий оптимальный сбор их в единое целое - обязательные условия, которые в соответствии с этой теорией формируют высокопроизводительную организацию.

Другой представитель этого теоретического направления - немецкий социолог М. Вебер - выдвинул и обосновал положение, согласно которому самой эффективной формой человеческой организации является рациональная бюрократия. Предприятие - это механизм, представляющий собой комбинацию основных производственных факторов: средств производства, рабочей силы, сырья и материалов. Поэтому большое значение придается анализу технико-экономических связей и зависимости различных факторов производства.

Вторая модель построена на определении организации как коллектива людей, выполняющих общую работу, используя принципы разделения и кооперации труда. Начало ее разработки относится к 1930-м годам и связано с именами таких известных ученых, как Э. Мэйо, Д. Макгрегор, Ч. Барнард и Ф. Селзник, создавших основы теории человеческих отношений и поведенческих наук. В нашей стране идеи научного управления трудовыми коллективами, работающими на социалистических предприятиях, развивали А.К. Гастев, О.А. Ерманкий, Н.А. Витке и многие другие ученые и практики, работавшие в различных организациях и институтах научной организации труда в 1920-30-е годы.

Модель организации строится исходя из главного положения теории о том, что важнейшим фактором производительности на предприятии является человек как социальный деятель. Поэтому элементами модели являются такие составляющие, как внимание к работающим, их мотивация, коммуникация, лояльность, участие в принятии решений. Другими словами, моделируется система поддержания человеческих отношений внутри организации. При этом особое внимание уделяется стилю управления и его влиянию на показатели производительности и удовлетворенности работников своим трудом. Предпочтение отдается демократическому стилю, обеспечивающему наиболее полное раскрытие способностей работающих за счет их вовлеченности не только в процесс исполнения, но и в процесс разработки управленческих решений.

В третьей модели предприятие представляется в виде сложной иерархической системы, тесно взаимодействующей с окружением. Её основу составляет общая теория систем. Основополагающий вклад за рубежом был сделан А. Чандлером, П. Лоуренцом, Дж. Лоршем; в нашей стране эти проблемы исследовались И.В. Блаубергом, Э.Г. Юдиным, В.В. Дружининым, В.Н. Садовским, В.Г. Афанасьевым и многими другими учеными, разрабатывавшими их по самым различным направлениям.

Главная идея заключается в признании взаимосвязей и взаимозависимостей элементов, подсистем и всей системы в целом с внешней средой. В соответствии с этими теоретическими положениями, организации рассматриваются как составные части рынка, предопределяющего их структуру и системы управления. Ключевые факторы успеха их деятельности находятся в двух сферах: во внешней (из которой они получают все виды ресурсов, включая информацию, то есть знание) и во внутренней (сильные и слабые стороны которой создают те или иные предпосылки для преобразования ресурсов в продукцию и услуги).

При оценке этой модели необходимо учитывать, что несмотря на большое значение окружающей среды, она лишь определяет правила игры. Внутренняя среда любой организации, которая формируется под воздействием непрерывно принимаемых руководством управленческих решений, реально определяет уровень системной эффективности.

Четвертая модель представляет предприятие как общественный институт, стремящийся к балансу интересов вязанных с ним различных групп как внутри, так и вне его границ. Взаимосвязь интересов предопределяется тем, что организации для коллективного, основанного на разделении труда, производства товаров и услуг используют ресурсы, предоставляемые поставщикам (в широком смысле), интересы которых, в свою очередь, удовлетворяются продукцией других предприятий. Таким образом, цели предприятий трактуются не только в плане производства и сбыта каких-либо продуктов и получения прибыли, но и с позиций удовлетворения различных запросов связанных с ними групп: потребителей, поставщиков, конкурентов, инвесторов, общества в целом.

Основу этой модели составляет теоретическая концепция заинтересованных групп, в соответствии с которой организации должны принимать во внимание разные интересы партнеров, круг которых может быть довольно широким.

Практическая реализация данной модели - нелегкое дело, но и все большее количество компаний, особенно крупных корпораций, понимают ее преимущества и предпринимают шаги по их использованию.

Практика показывает, что в реальной деятельности нет организаций, которые строили бы свою деятельность в полном соответствии с какой-либо одной моделью. Чаще всего в них наблюдается процесс эволюционного перехода от одних приоритетов к другим, например от модели закрытого типа с ориентацией на оптимальное использование ресурсов к модели, представляющей собой открытую систему, результаты деятельности которой определяются по системному эффекту. В деятельности многих организаций (особенно крупных) можно отметить наличие элементов всех четырех базисных концепций, каждая из которых используется там и в той мере, где и насколько это диктуется ситуационными условиями, учитывающими воздействие совокупности внешних и внутренних факторов. Это надо учитывать при разработке методов оценки и измерения эффективности организаций и систем управления.



2.3 Методы оценки и измерения эффективности управления

Измерение и оценка эффективности необходимы для всех организаций, так как позволяют активно воздействовать на их текущее состояние и тенденции развития, устанавливать размеры и направления изменений, выявлять наиболее важные факторы роста, отслеживать и корректировать неуправляемые процессы, принимать решения об изменениях и прогнозировать их воздействие на ключевые параметры, а также составлять планы дальнейшего совершенствования работы компании и ее подразделений. В литературе подчеркивается роль измерителей эффективности как индикаторов здоровья организации. Измерение и оценка эффективности являются обязательным условием успешного функционирования и развития организации

Любая эффективно функционирующая и развивающаяся организация разрабатывает методологию и систему измерений, которые отражают приоритеты, соответствующие выбранным моделям, а также содержат необходимые рекомендации о том:

· Где, что и когда необходимо измерять,

· Кто должен выполнять этот процесс,

· С чем проводить сопоставления, чтобы сделать правильные выводы о состоянии организации.

Показатели, используемые для измерения и оценки эффективности организаций, целесообразно рассмотреть отдельно по моделям закрытого и открытого типов. Это позволит получить более полное представление о тех дополнениях к методикам и изменениях в системе оценок, которые предстоит сделать нашим отечественным организациям, осуществляющим в связи с рыночной реформой реструктуризацию и озадачены получением не только краткосрочного, но и долгосрочного эффекта.

Измерение и оценка эффективности организаций закрытого типа базируется на анализе и расчете показателей, отражающих использование внутренних ресурсов, применяемых или используемых в процессе производства продукции или оказания услуг. В первой модели внимание сосредотачивается на выпуске продукции и услуг, производимых организацией (то есть на так называемых «выходах» производственной подсистемы), а во второй - на внутренних процессах, происходящих в ней и обусловливающих ту или иную производительность (а следовательно, и эффективность).

При использовании первой базовой модели в центре внимания находятся показатели, характеризующие полученные результаты деятельности. Организации считаются эффективно работающими, если они выполнили свои целевые установки по производству продукции или оказанию услуг. Главное внимание уделяется внутренней экономичности, которая характеризует выпуск на единицу затрат и определяется путем деления выпуска на затраты. При этом должны обеспечиваться: высокое качество, удовлетворение спроса, низкие затраты и цены, а также эффективное распределение продукции или услуг. Достижение этих «выходных» параметров гарантирует получение достаточного возврата на капитал, выживание и рост организации, а также удовлетворение спроса потребителя на продукцию и услуги фирмы.

Показатели эффективности обычно рассчитываются по отношению к прибыли и характеризуют рентабельность использования ресурсов предприятия. Рентабельность все капитала (норма прибыли или показатель окупаемости средств) считается обобщающим показателем, так как отражает структуру и движение всех видов производственных и финансовых ресурсов предприятия, процессы превращения ресурсов в издержки в ходе производства и обращения, соответствие рыночному спросу выпускаемой продукции или выполняемых работ (услуг).

Путем сопоставления объема продаж и затрат примененных ресурсов (совокупного капитала) определяют показатель, который в зарубежной практике носит разные названия: производительность, оборот, оборачиваемость, ресурсоотдача. Степень использования потребленных ресурсов (текущих издержек) определяется путем сопоставления издержек с объемом продаж

Так как первая модель эффективности ориентирована на получение максимальных выходов системы, организации детально анализируют экономические результаты производственной деятельности, сопоставляя объемы производства (или услуг) с использованием производственных ресурсов. Важность этих расчетов для каждой компании определяется тем, что по ним анализируется ее конкурентоспособность, достигаемая за счет наилучшего использования ресурсов. Эффективность отдельных видов ресурсов оценивается с помощью показателей ресурсоотдачи, определяемых на основе сопоставления результата с ресурсами разного вида.

Система общих и частных показателей обычно дополняется анализом технико-экономических параметров и факторов, которые воздействуют на эффективность, например, ассортимента продукции или услуг, использования средств производства и рабочего времени, динамики брака и затрат на его исправление и другие. В то же время нередко не принимаются во внимание такие факторы как удовлетворенность работающих и долгосрочная готовность организации адаптироваться к изменениям внешней среды.

Переход ко второй модели, как правило, не означает отказа от приведенных выше подходов к измерению и оценке экономической эффективности, но акцентирует внимание на внутренних процессах, позволяющих достигать поставленные цели за счет высокой производительности труда. Главное в этом подходе - это использование человеческих ресурсов организации, поэтому важны такие категории, как интеграция деятельности, удовлетворенность членов коллектива, мораль, социальный климат и другое. Это отражается в постановке целей организации, которые могут иметь такие формулировки, как, например: «повысить уровень взаимного доверия и укрепить моральный климат путем расширения участия работающих в принятии решений», «сформировать координационную группу для достижения боле высокой интеграции планов и действий бригад».

Методология оценки эффективности базируется на системе управления трудовыми ресурсами, включающей показатели их формирования, развития и повышения качества трудовой жизни. В связи с этим компании осуществляют планирование потребности в работающих, целенаправленный отбор и расстановку персонала, разработку систем оплаты труда и льгот, обучение и профориентацию, оценку труда, а также подготовку руководящих кадров. При оценки эффективности большое внимание уделяется качеству трудовой жизни, под которым понимается степень удовлетворения важных личных потребностей членов организации посредством их работы в ней.

На социалистических предприятиях вопросы, связанные с оценкой и созданием условий для совершенствования человеческого ресурса организации, были объектом социального планирования. Известно, что оно приобрело законченные формы в 1960-х годах, когда по инициативе ряда производственных объединений Ленинграда и Ленинградской области в дополнение к производственным планам начали разрабатываться и перспективные планы социального развития коллективов. В 1970-е годы эти планы стали составной частью единого плана экономического и социального развития предприятий и других звеньев народного хозяйства.

В системах открытого типа (третья и четвертая модели) измерение эффективности организации производится с учетом факторов внешней среды, прямо или косвенно воздействующих на ее функционирование и развитие.

Системный подход к измерению эффективности характеризуется тем, что при оценке главное внимание уделяется способности организации получать все необходимые для производства продукции и услуг ресурсы из окружающей среды. Это метод исследования организации как целостного образования, цели которого диктуют его составные части, структуру, границы, процессы, взаимодействия элементов, связи с внешней средой и общую концепцию развития.

Неспособность к такой деятельности ассоциируется с низкой эффективностью, так как любая организация, прежде чем начать реализацию своих целей, должна приобрести все необходимые для этого ресурсы. Например, инновационная компания в области высоких технологий должна сформировать стартовый капитал, а мастерская по ремонту обуви не сможет выполнять свои задачи, если не обеспечит для этого все необходимое, в том числе сырье, материалы, заготовки и другое.

Оценка эффективности организации с точки зрения системных ресурсов требует, во-первых, измерения количества ресурсов, приобретенных во внешней среде, и, во-вторых, оценки выгодности торговых сделок с фирмами - поставщиками ресурсов. В соответствии с этим формулируются цели, стоящие перед организациями.

В то же время организации стремятся получить максимальный эффект от своих взаимоотношений с внешней средой, и это находит отражение в составе показателей оценки системной эффективности. В практике зарубежных компаний для этих целей используют, как правило, четыре группы показателей:

· Экономической эффективности;

· Внутренней интеграции и координации;

· Адаптивности и реагирования на внешние воздействия;

· Использование человеческого капитала.

Несмотря на то, что между этими показателями нет полной согласованности и единой направленности, в конечном счете, они должны обеспечить получение максимальной системной эффективности.

Оценка эффективности в четвертой модели базируется на выборе ценностей и определении политической ориентации организации. Она требует увязки собственных интересов социально-культурной политики нормам и ценностям коллектива и общества в целом.

Эффективность организации измеряется степенью удовлетворения ожиданий и потребностей всех групп держателей интересов, в составе которых выделяют внешние по отношению к организации и внутренние, то есть находящиеся внутри самой организации.

Число внешних переменных по всем заинтересованным группам, как правило, довольно значительно, и компании нередко вынуждены решать проблему управления их интересами по очереди.

Не менее сложным является и управление интересами внутренних групп, которыми могут быть как отдельные индивиды, так и персонал, занятый в отделах, службах и групповых коллективах организации. Наличие в составе крупных предприятий функциональных подсистем (маркетинг, инновации, управление персоналом и другие) означает, что у них есть свои целевые установки, в соответствии с которыми организуется и оценивается работа.

Достижение баланса между этими целями - трудоемкая работа, требующая согласования позиций и принятия компромиссных решений, устраивающих членов разных групп в целом.

2.4 критерии Эффективности управления организацией

Критерии эффективности управления находятся в тесной связи с целями фирмы. Специфика управления состоит в том, что выработка целей является функцией самого управления, а их реализация осуществляется как в рамках функционирования управления, так и в рамках управляемого объекта.

Среди социально-экономических критериев эффективности организации обычно называются: стабильность (производство, структура, положение на рынке), рост (темпы роста производства, численности занятых, числа нововведений), способность организации приспосабливаться к изменениям внешней среды (взаимосвязь показателей внешней среды и деятельности организации).

Направлениями оценки являются: достижение цели, качество функционирования, экономичность, изменение в технологическом базисе производства, изменения в качестве рабочей силы, внешние социально-экономические условия.

Совокупность направлений оценки по достижению цели, качеству функционирования и экономичности оценивают деятельность субъекта управления (управляющей системы) и формируют прямую эффективность управления, оценивающую в основном деятельность управляющей системы и вносящую самый значительный вес в оценку реальной эффективности системы управления.

Другим вкладом в оценку реальной эффективности именно системы управления организации являются результаты деятельности объекта управления по выполнению управляющих воздействий.

Основная деятельность объекта управления, связанная с выпуском продукции и услуг, оценивает деятельность фирмы в целом. Потенциальная эффективность управления учитывает и оценивает те изменения в объекте управления, которые проводятся управляющими органами субъекта управления.

Основными из них являются: изменения в технологическом базисе производства, изменения в качестве рабочей силы, внешние и внутренние условия.

Критерии оценки эффективности системы управления в целом должны быть дополнены частными критериями ее элементов.

Во-первых, их включение в общую систему критериев эффективности обеспечивает полноту охвата и комплексность оценки.

Во-вторых, это позволяет установить и измерить источники, факторы повышения эффективности управления, обеспечивающие рост его качества и снижение издержек. Находясь в непрерывном взаимодействии, так что изменение одних элементов вызывает соответствующие изменения других, они и придают в системе в целом новые, присущие только ей качества.

Качество функционирования оценивается по двум направлениям:

1. Организационные структуры;

2. Информационное обеспечение.

Эффективность организационных структур связывается, в первую очередь, с исторически меняющимся соотношением централизации и децентрализации, с ростом гибкости организационных форм. Критерии эффективности, в основном, относятся к оценке числа связей в структуре и взаимодействии уровней управления, степени структуризации целей и соотношений между ними и структурой, горизонтальными и вертикальными связями.

Также используется критерий управляемости информацией в рамках организационной структуры, степень взаимодействия различных аспектов управленческой деятельности. Отсюда вытекает требование уменьшения иерархических уровней. Используется критерий, оценивающий соответствие структуры и целей по уровню иерархии.

Критерии информационного обеспечения отражают регулярность и надежность обслуживания управляющих оперативной документацией и определяется по следующим направлениям:

1. Эффективность текущей обработки информации, включая ее комплексность;

2. Скорость и точность выдачи информации по специальным запросам (качество отбора необходимой информации и минимизация времени, затрачиваемого на подготовку ответа);

3. Надежность и безопасность информации;

4. Своевременность информации;

5. Наличие необходимой информации;

6. Отсутствие избыточной информации;

7. Качество межфункциональных связей;

8. Экономия от масштабов сбора, обработки и передачи данных.

Итак, современная теория управления приходит к необходимости, во-первых, согласования показателей эффективности управления с показателями эффективности и производительности фирмы; во-вторых, к необходимости учета многостороннего воздействия управления на фирму, используя набор дополнительных критериев.

2.5 Три уровня эффективности системы управления

Тогда система управления и его эффективности рассматривается не на одном, а на трех уровнях:

- Как органическая часть более высокой системы.

- Как самостоятельная целостная система.

- Как сосредоточие компонентов, входящих в эту систему, с присущими им специфическими свойствами.

В этом случае эффективность управления на первом уровне может быть выражена через результативность деятельности фирмы, так как результат деятельности по управлению проявляется опосредованно через результаты всей организации, во взаимоотношениях ее с внешней средой.

На втором уровне эффективность системы управления выражается через характеристики ее способности к самостоятельному действию, т.е. к разрешению непосредственно стоящих перед ней задач и достижения поставленных целей.

На третьем уровне выделяется эффективность действия составляющих системы. Именно здесь могут быть рассмотрены в конкретных формах функционирование сил и средств, входящих в систему как в технико-организационном, так и в социально-психологическом плане. Практически эффективность третьего уровня может быть сведена к эффективности управленческого труда и его средств.

Продукт управленческой деятельности тоже трехмерен. Во-первых, он выступает как конечный, в виде той или иной эффективности производства, и есть не что иное, как результат эффективности функционирования объектов управления и самой управляющей деятельности.

Во-вторых, он выступает как промежуточный, в виде качества и экономичности деятельности системы управления в целом.

В-третьих, он является воплощением качества исполнения функций и этапов управленческого труда, характера использования наличных сил и средств управления.

Анализ существующих теоретических и практических подходов к оценке эффективности управления в рамках фирмы позволяет выделить следующие направления анализа различных сторон эффективности как слагаемых общей эффективности управления:

- экономические показатели эффективности управления.

- эффективность в обеспечении внешней и внутренней социальной политики; отношение целей фирмы и общества.

- эффективность управления как саморегулируемой системы; адаптационная способность к требованиям научно-технического прогресса, изменениям социальных условий производства.

- эффективность информационной системы; информационное обеспечение управления и управляющего воздействия на фирму.



3. Проектирование организационной структуры управления ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект»

3.1 Общая характеристика ЗАО «Восток-Серсис-Спецкомплект»

В 2013 году исполняется 21 год со дня образования ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект». В 1992 году несколько студентов МАИ решили организовать собственное дело и создали небольшую фирму, занимавшуюся поставками специальной одежды и обуви. Тогда мало кто верил в ее успех.

В 2007 году ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект» - Ассоциация предприятий текстильной и легкой промышленности, имеющая собственную уникальную производственную базу (10 текстильных, швейных и обувных фабрик), мощную сеть региональных представительств (более 75 филиалов на территории России, стран СНГ, Балтии, Азии). После приобретения в сентябре 2006 года чешской компании Cerva Export Import AS, крупного восточноевропейского оптового дистрибьютора спецодежды и СИЗ, «Восток-Сервис» приобрел статус игрока №1 не только на отечественном, но и на восточноевропейском рынке средств охраны труда.

На сегодняшний день ассортимент компании насчитывает 12 000 наименований товаров, среди которых как традиционные спецодежда и обувь, так и специализированные, предназначенные для защиты работника в экстремально агрессивных по отношению к человеку условиях труда (нефтегазовая, химическая, металлургическая и другие отрасли промышленности).

В октябре 2006 года «Восток-Сервис» стал обладателем сертификата менеджмента качества ИСО 9001:2001.

Анализ практической деятельности ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект» показал, что общество осуществляет следующие виды деятельности:

- выпуск и реализация спецодежды, спецобуви и средств индивидуальной защиты;

- оптовая и розничная торговля;

- посредническая и коммерческая деятельность на территории России, стран Содружества Независимых Государств и иностранных государств;

- организация фирменных магазинов.

Стратегические цели «Восток-Сервис»:

1. Сформировать в России новую культуру применения на производстве адекватных средств защиты, грамотного распределения средств, идущих на обеспечение работающих необходимой специальной одеждой.

2. Привести качество всей выпускаемой компанией продукции в соответствие с мировыми стандартами.

3. Утвердить свою позицию компании №1 на рынке средств охраны труда в России, странах СНГ, Балтии и Европе, обеспечив тем самым увеличение стоимости, прибыльности и повышение стабильности бизнеса «Восток-Сервис».

3.2 SWOT-анализ ЗАО «Восток-Серсис-Спецкомплект»

Применяемый для анализа среды метод SWOT (аббревиатура составлена из первых букв английских слов: сила, слабость, возможности и угрозы), является довольно широко признанным подходом, позволяющим провести совместное изучение внешней и внутренней среды. Применяя метод SWOT, удается установить связи между силой и слабостью, которые присущи организации, и внешними угрозами и возможностями.

Методология SWOT предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее - установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегии организации.

	Сильные стороны	Слабые стороны
	Возможности «О»	Угрозы «Т»
вешние	1. Стратегия быстрого развития 2. Растущий рынок сбыта 3. Новые технологии 4. Иностранные партнеры 5. Оптовый и розничный сбыт	1. Конкуренция 2. Высокая степень контроля со стороны государства
	Преимущества «S»	Недостатки «W»
внутренние	1. Лидерство на рынке 2. Высококвалифицированные специалисты 3. Опыт компании 4. Система профессионального обучения 5. Сильная маркетинговая политика 6. Высокая рентабельность 7. Иностранные партнеры 8. Широкая производственная линейка	1. Узнаваемость брэнда

Поэлементный SWOT-анализ: сопоставим полученные факторы для выделения возможных частных стратегий и их последующего анализа. Для этого необходимо построить следующую таблицу.

	Преимущества «S»	Недостатки «W»
О	Конкурентные активы: поле S-O стратегия: максимилизация использования сильных сторон и благоприятных возможностей	Узкие места поле W-O Стратегия: минимизация влияния слабых сторон и максимизация использования благоприятных возможностей
Возможности	1. Стратегия быстрого роста (S1S3O2O3O4) 2. Стратегия укрупнения посредством слияния или поглощения (S1S2S3O1O2O4)	1. Стратегия географического расширения (W1O1O2O3O4) 2. Стратегия освоения смежных рынков (W1O1O2O3)
Т	Безопасность и защита: поле S-T, стратегия: максимизация сильных сторон и минимизация возможных угроз	Конкурентные пассивы: поле W-T, стратегия: минимизация влияния слабых сторон и минимизация возможных угроз
Угрозы	1. Стратегия укрепления организационной структуры (S1S2S3S4T1T2)	1. Стратегия лидерства (W1T1T2)

Проведённый анализ позволил сделать ранжирование, и в качестве

решения мы рассмотрим дерево целей, где обозначим стратегически важные задачи:

1. Появление иностранных партнеров;

2. Увеличение числа потребителей, на рынке средств охраны труда в России, странах СНГ, Балтии и Европе;

Каждое предприятие может сформировать свою организационную структуру, используя типовые блочные решения в том или ином сочетании. В условиях акционерного общества рекомендуется разрабатывать типовые решения применительно к головному предприятию, производственной единице.

3.3 Выбор типовой организационной структуры

Структуры многих компаний в той или иной степени сочетают в себе черты функциональных и дивизионных типов. Если компания достигает больших размеров и имеет дело с целым рядом продуктов и рынков, как в нашем случае, то она обычно строится по дивизионному принципу. Однако некоторые функции, жизненно важные для деятельности компании как единого целого, остаются централизованными и осуществляются через центральный аппарат штаба. Структуру такой компании называют гибридной.

Набор централизованных функций и степень их централизации зависят от конкретных условий работы компании. Например, в компании ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект», которая имеет собственную уникальную производственную базу (10 текстильных, швейных и обувных фабрик), мощную сеть региональных представительств (более 75 филиалов на территории России, стран СНГ, Балтии, Азии), то каждый объект, например, швейную фабрику, можно рассматривать как отдельный центр прибыли, осуществляющий самостоятельно набор персонала и снабжение, проводящий локальный маркетинг и ответственный за достижение установленных финансовых показателей. Однако многие функции маркетинга и сбыта, включая исследования рынка и развитие торговой марки, а также бронирование мест, могут быть сосредоточены в головном офисе компании.

Таким образом, организационную структуру ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект» можно представить следующем образом: органами управления являются высший орган управления (общее собрание участников эмитента), единоличный исполнительный орган (генеральный директор), наблюдательный совет (совет директоров). Выделяют так же ревизионную комиссию, аудитора, исполнительный комитет, заместителей по персоналу (финансам, маркетингу, производству и снабжению), президентов отдельных направлений, управляющий производством отделения, службы снабжения, производственного планирования, качества, оперативного управления, фабрики, снабжение производство, качество ремонт.



4. Разработка направлений повышения эффективности управления организацией ЗАО «Восток-Серви-Спецкомплект»

В целом ЗАО «Восток-Сервис-Спецкомплект» достаточно успешно развивающаяся организация, это подтверждается расширение компании, за счет приобретения других, в частности иностранных компаний, привлечением иностранных компаньонов, разрабатыванием новых технологий, увеличением объема производства, увеличением прибыли.

Однако, можно попробовать разработать направления повышения эффективности управления данной организации, взяв за основу стратегические задачи компании.

Первая стратегическая задача, заключается в формировании в России новой культуры применения на производстве адекватных средств защиты, грамотного распределения средств, идущих на обеспечение работающих необходимой специальной одеждой.