Управление как процесс преобразования информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Реферат

по дисциплине «Менеджмент»

на тему

«Управление как процесс преобразования информации»



Содержание

Введение

1. Управление как процесс

2. Управленческая информация

3. Коммуникации в системе управления0

4. Автоматизированная система поддержки управленческих решений

Заключение

Список использованных источников



Введение

Особенность современного общества заключается в непрерывном обмене информацией. Полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Актуальность данной работы обусловлена тем, что управленческий процесс в первую очередь связан с информационным обменом между субъектами и объектами управления. Поэтому информационное обеспечение играет важную роль в управленческой деятельности. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие правильных и своевременных решений, определение направления развития и стратегии организации. Наличие информации, неизвестной конкурентам, обеспечивает более успешное функционирование организации на рынке, ставит её в более выгодные условия.

Цель реферата изучение управления как процесса преобразования информации.

Для реализации данной цели необходимо решить следующие задачи:

· рассмотреть понятие управления;

· определить понятие информации;

· проанализировать свойства и классификации информации в управлении;

· рассмотреть роль информации в управленческой деятельности;

· определить значение коммуникации в системе управления;

· сделать выводы на основе проделанной работы.



1. Управление как процесс

Для того, чтобы организация могла добиться своих целей, eё задачи должны быть скоординированы. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Оно представляет собой неотъемлемую часть любой человеческой деятельности, которая в той или иной степени нуждается в координации. В управлении нуждается не только производство, но и государства, города и территории, отрасли, больницы и университеты, церкви и агентства социального обеспечения.

Понятие "управление" можно рассматривать с разных точек зрения: как функцию, науку, искусство, орган управления, процесс. Каждая из которых открывает новые грани предмета исследования науки управления. Рассмотрим управление как процесс.

Процессный подход применяется в настоящее время. Он был впервые предложен приверженцами административной школы, которые пытались описать функции менеджера, однако рассматривали их как независимые друг от друга. Процессный подход рассматривает функции управления во взаимосвязи.

Управление представляет собой серию непрерывных взаимосвязанных действий, т.е. не что иное, как процесс. Эти действия, каждое из которых само по себе также является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями, каждая из которых есть процесс, потому что, в свою очередь, состоит из серии взаимосвязанных действий.

Процесс управления - общая сумма всех функций.

Первоначальную разработку этого подхода приписывают Анри Файолю, который считал, что существует пять исходных функций. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».

Функции управления - обособленные направления управленческой деятельности. Таким образом, процесс управления - взаимосвязь функций планирования, организации, мотивации и контроля, которые объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Рассмотренные выше функции управления имеют две общих характеристики - все они требуют принятия решений и коммуникации, т.е. обмена информацией, чтобы принять правильное решение и сделать его понятным для других членов организации. Так как эти две характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами[1].

Процесс управления есть информационный процесс, т. е. процесс формирования, восприятия, передачи, обработки и хранения информации. Указанные пять стадий возникновения, прохождения и использования информации реализуются в ряде действий руководителей и исполнителей в соответствии с их должностными обязанностями[2].

Выделяют орган управления (управляющая система) и объект управления (управляемая система). Связь между управляющей и управляемой системами осуществляется с помощью информации (рис. 1). Информация служит основой управления, эффективность осуществления которого находится в прямой зависимости от качества информационной системы. Для выработки управляющих воздействий орган управления использует информацию о ходе бизнес-процесса и информацию о внешней среде.

Прямая связь Обратная связь

Рисунок 1 - Принципиальная схема управления



Таким образом, управление представляет собой целенаправленное информационное воздействие одной системы на другую с целью изменения её поведения в определённом направлении.

2. Управленческая информация

Информация в процессах управления представляет собой совокупность сведений, являющихся объектом хранения, передачи и преобразования для эффективного решения задач управления.

Рассматривая структуру и содержание информации, в ней обычно выделяют следующую внутреннюю структуру:

* смысловое содержание описания проблемы;

* материальное представление описания проблемы;

* способность человека воспринимать информацию и адекватно ее интерпретировать.

Каждый из элементов структуры определяет тот или иной аспект информации как ресурса управления. С точки зрения управления информации должно быть ровно столько, сколько ее необходимо для формирования эффективного решения при возникновении проблем в управлении.

Можно выделить ряд общих признаков, позволяющих дать определение понятию «информация», охарактеризовав его наиболее важные стороны, проявляющиеся при любом практическом использовании в целях эффективного управления экономическими системами.

Информация в экономике проявляется во множестве приложений:

* производство информации как таковой -- это производственная отрасль, т. е. вид экономической деятельности;

* информация является фактором производства, одним из фундаментальных ресурсов любой экономической системы;

* информация является объектом купли продажи, т. е. выступает в качестве товара;

* некоторая часть информации является общественным благом, потребляемым всеми членами общества;

* информация -- это элемент рыночного механизма, который наряду с ценой и полезностью влияет на определение равновесного состояния экономической системы;

* информация в современных условиях становится одним из наиболее важных факторов в конкурентной борьбе;

* информация становится резервом деловых и правительственных кругов, используемым при принятии политических решений и формировании общественного мнения.

Вместе с тем информационный ресурс имеет ряд особенностей, отличающих его от традиционных ресурсов:

* информация воздействует на эффективность производства без физического увеличения традиционных ресурсов;

* информация воздействует на субъективный фактор производства -- человека, его характер и способности;

* информация ускоряет процесс воспроизводства за счет уменьшения периода производства и обращения.

В этой связи можно говорить о возможности влияния информационного ресурса, наряду с другими факторами производства, на эффективность экономического объекта[3].

Управленческую информацию классифицируют по различным признакам:

1) характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

2)форме представления (документ, устно, компьютерным способом);

3) времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т. д.);

4) уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

5). функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т. д.);

6). принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятиеи т. д.);

7). степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т. д.).

Основными операциями с информацией являются сбор, регистрация, предварительная обработка, итоговая обработка. Сбор и регистрация информации определяются периодичностью поступления данных, возможностью появления ошибочных данных, способом отображения данных. Предварительная обработка информации -- это сортировка, сопоставление, выборка, подготовка для длительного хранения, унификация формы. Эта стадия характеризуется временем проведения, алгоритмом действий. Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизационной выборке части сведений и т. д.

Полное представление о потоках информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельного подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная.

Справочная информация содержит, например, параметры оборудования, стандарты на продукцию, ценники, тарифные ставки оплаты труда, характеристику партнеров, законы и т. д. Нормативные массивы формирует сама система управления. Они включают нормы расхода материалов и энергии, производительность оборудования, нормы запаса материалов, нормы отходов и потерь в производстве[4].

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника её возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации - это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это - экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

Таким образом, информация - это данные, которые характеризуют состояние объекта управления или внешнюю среду. Поступает в виде сведений, различных явлений, событий и фактах. Источниками и потребителями информации являются конкретные структурные подразделения, аппарат управления и отдельные работники. В результате анализа и обработки информации появляется продукт управленческого труда- управленческое решение. На основе этого можно сделать вывод: чем точнее и объективнее отражает информация состояние объекта управления, тем обоснованнее решения.

3. Коммуникации в системе управления

автоматизированный информация коммуникация управленческий

Выполнение управленческих функций, взаимодействие между индивидами и социальными группами осуществляются посредством коммуникации и обмена информацией. Понятия информации и коммуникации взаимосвязаны, но коммуникация включает и то, что передается (информацию), и то, как передается.

Деятельность любого руководителя связана с выполнением следующих процедур и операций:

· получение, проверка и обработка информации;

· разработка и реализация решений;

· контроль и корректировка их выполнения;

· систематизация и хранение данных по выполненным решениям.

Система коммуникаций достаточно сложна и включает много разновидностей, которые можно классифицировать по ряду признаков (рис. 2). Вертикальные коммуникации предполагают обмен информацией между уровнями и в рамках самой организации. При этом выделяются коммуникации по восходящей снизу вверх (мастер - начальник цеха - директор) и по нисходящей сверху вниз (соответственно директор - начальник цеха - мастер).



Рисунок 2 - Классификация коммуникаций

Горизонтальные коммуникации осуществляются между подразделениями одной организации (торговый отдел - планово-экономическая служба - бухгалтерия) либо отдельными исполнителями, а также с деловыми партнерами (фирмами, ассоциациями, компаниями и др.).

В менеджменте коммуникации осуществляются разными методами, в связи с этим их можно разделить на следующие группы:

- познавательные (для передачи или обмена данными);

- экспрессивные (о чувствах, взглядах, оценках);

- убеждающие (с целью влияния на клиента или наоборот);

- социально-ритуальные (для обеспечения норм общения);

- несловесные (любые другие).

Коммуникации в организации выполняют следующие функции:

· информативные -- передача истинных или ложных сведений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

· мотивациоиные - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;

· контрольные - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчинен ности;

· экспрессивные - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей.

Для осуществления процесса коммуникации используется коммуникационная сеть, т. е. соединение участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков. Данная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи формируются от начальника к подчиненным, горизонтальные - между равными по уровням индивидами или подразделениями.

Диагональные связи - это связи с другими начальниками и другими подчиненными. Сеть этих связей создает структуру организации. Задача организационной структуры состоит в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление[5].

Таким образом, коммуникации служат средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивают ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими социально-экономическими системами. Коммуникация как элемент внутренней среды организации представляет собой средства, методы и каналы информационного взаимодействия между сотрудниками в интересах обеспечения выполнения стоящих перед ними задач, а так же в интересах реализации социально-психологических потребностей.

4. Автоматизированная система поддержки управленческих решений

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия.

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетный календари, в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.

Составными частями системы являются:

* главная книга;

* счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами);

* счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты);

* управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежных средств, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств);

* финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей);

* распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия);

* финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, файлов);

* основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).

Кроме вышеперечисленных структурных элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в которую входят:

1. Подсистема «производство»;

2. Подсистема «снабжение»;

3. Подсистема «транспорт»;

4. Подсистема «управление проектом»;

5. Подсистема «сервис»;

6. Подсистема «управленческий контроль»;

Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам[6].

Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования. Построение управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расширении функциональных возможностей, инвариантность по отношению к используемым интерфейсам и базам данных.



Заключение

Управление представляет собой целенаправленное информационное воздействие одной системы на другую с целью изменения её поведения в определённом направлении. В этой связи информация и её преобразование играют важнейшую роль в процессе управления.

Информация это сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени. Информация является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую и их взаимодействие невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой процесса управления. Я считаю, что от того насколько своевременно, полно и доступно передаётся информация от руководителя к подчинённым зависит правильность принимаемых решений, определение направления развития и стратегии организации, и её успешное функционирование. Информация даёт значительное преимущество перед конкурентами и ставит организацию в более выгодные условия.

Важным условием успешного управления является то, как передается информация. Свою роль играет система коммуникации. Коммуникация как элемент внутренней среды организации представляет собой средства, методы и каналы информационного взаимодействия между сотрудниками в интересах обеспечения выполнения стоящих перед ними задач.



Список использованных источников

1 Панов А.И. Менеджмент: Учебное пособие. - Н.Новгород: Нижегород. гос. архит.- строит. ун-т, 2006.

2 Шеметов П.В., Чередникова Л.Е., Петухова С.В. Менеджмент: управление организационными системами: учеб. пособие, - 5-е изд. стер. - М.: Издательство Омега-Л, 2012.

3 Основы менеджмента / Под ред. А. И. Афоничкина. -- СПб.: Питер, 2007.

4 Глухов В. В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. -- СПб.: Питер, 2008.

5 Семенов А. К., Набоков В. И. Основы менеджмента: Учебник, -- 5-е изд., перераб. и доп. -- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2008.

6 Глухов В. В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд. -- СПб.: Питер, 2008.

Размещено на Allbest.ru