Проектирование системы управления проектами

В соответствии с выделенными объектами управления выделяются бизнес-процессы верхнего уровня:

Таблица 2.

Существующие управленческие техники и методики, такие как система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и прочие, являются способами организации бизнес-процессов. Поэтому рекомендуется сразу встраивать необходимые техники и методики в модель бизнес-процессов.

Подход к управлению качеством при процессной организации работ основывается на том, что управление качеством также является процессом, взаимосвязанным со всеми процессами проекта. Все работы в проекте осуществляются посредством выполнения сети процессов. Структура такой сети обычно не является простой и последовательной, поэтому управление качеством в такой структуре должно основываться на группировке процессов по объектам воздействия.

Таким образом управление качеством проектных работ достигается через управление процессами проекта по двум направлениям:

1. Через структуру и работу самого процесса, внутри которого имеются потоки продукции или информации;

2. Через структуру продукции или информации протекающих внутри процесса.

В общем случае, взаимосвязь процессов проекта и управления качеством можно представить следующим образом.

Рис. 2. Процессная модель управления качеством

Данная модель процессного управления не отражает взаимосвязь процессов на детальном уровне, однако в рамках этой модели могут быть рассмотрены все требования к системе управления качеством.

Руководство проекта устанавливает требования в соответствии с "ответственностью руководства" к выполнению процессов и выделяет необходимые ресурсы. Управление ресурсами основывается на потребности каждого процесса. Результаты выполнения процессов измеряются и анализируются посредством процессов "измерения, анализа и улучшения".Анализ со стороны руководства обеспечивает обратную связь с"ответственностью руководства" для санкционирования изменений и инициирования улучшений.

Исходя и вышесказанного, общие принципы управления качеством проектных работ заключаются в следующем:

· Встраивание процессов управления качеством в процессы проекта;

· Управление качеством посредством управления структуры процесса и структуры продукта процесса;

· Группирование процессов по их сродству друг другу (по срокам, по ресурсам, по рискам);

· Координация и совместимость процессов проекта, а также определение их взаимодействия.

Однако, несмотря на понятные принципы управления качеством,методы реализации этих принципов в реальных проектах не разработаны.Поэтому основные задачи, которые возникают при управление качеством проектов заключаются в первую очередь в определении взаимосвязей процессов жизненного цикла проекта и управления качеством процессов проекта, а также определение закономерностей организации управления качеством на основе таких процессов.

Другой не менее важной задачей становится задача оценки качества проектных решений напрямую зависящих от выполнения набора последовательных взаимообусловленных состояний всех процессов проекта, реализовать которые можно только при выполнении определенных внешних и внутренних условий.

6. Регламентирующая и методическая документация

Разработанные элементы системы управления необходимо зафиксировать в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудников и для проведения аудитов СМК.

Дополнительно к перечисленным видам документации могут применяться методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Они используются в тех случаях, когда заранее известно, что при выполнении определенного вида работы должны использоваться только одни и те же правила. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы человеконезависимыми - при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.

Рис. 3. Структура регламентирующей документации

Система позволяет осуществлять выполнение следующих этапов по проектированию системы управления:

- Формирование верхнего уровня системы целей и показателей;

- Разработка модели бизнес-процессов, формирование нижнего уровня системы целей и показателей;

- Проектирование организационной структуры;

- Формирование регламентирующей документации.

Также может быть использована в проекте автоматизации системы управления - в части разработки технического задания на автоматизацию и формирования инструкций пользователям.

7. Моделирование бизнес-процессов

Существующая практика построения систем управления включает в себя несколько подходов к организации систем управления. Наиболее известны из них системы, построенные на управлении функциями и управлении бизнес-процессами организации.

Бизнес-процесс - последовательность действий (подпроцессов), направленная на получение заданного результата, ценного для организации.

Системы управления, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по выполняемым функциям. Под функциональным подразделением можно понимать группу экспертов в данной функциональной области. В организациях, построенных по данному принципу, управление осуществляется на административно-командных принципах. Другим подходом построения систем управления является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность предприятия. Процессное подразделение включает в себя координатора - владельца процесса и исполнителей из различных функциональных областей, сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. Подобные системы часто называют «горизонтальные», подразумевая под «вертикальным» управлением иерархию функциональных подразделений и руководителей в стандартной системе управления, построенной по функциональному принципу.

Понятие бизнес-процесс лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации. Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения Системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2000. Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы - сложный процесс.

8. Последовательность разработки модели бизнес-процессов

Для того чтобы разработать модель бизнес-процессов необходимо:

1. Выявить набор объектов управления

2. Выбрать подход к описанию бизнес-процессов

3. Выбрать конфигурацию модели (моделей) бизнес-процессов

4. Разработать модель (модели) бизнес-процессов

5. Заполнить параметры процессов

6. Выбрать и назначить процессам показатели эффективности деятельности.

7. Оценить время и стоимость выполнения процессов и провести их оптимизацию (при необходимости).

9. Подходы к выбору конфигурации модели бизнес-процессов

В зависимости от фазы развития организации и состояния ее системы управления можно использовать два похода к созданию модели бизнес-процессов:

Таблица 3.

В случае создания модели бизнес-процессов в зависимости от количества уровней системы управления и набора объектов управления может создаваться не одна, а несколько моделей бизнес-процессов:

Таблица 4.

10. Формирование регламентирующей документации

Регламент процесса IDEF0

Регламент описывает последовательность выполнения процесса IDEF0 с указанием входов, выходов, результатов, исполнителей (владельцев, участников), а также показателей процесса.

Таблица 5. Регламент состоит из следующих разделов

11. Сравнительный анализ нотаций ARIS и IDEF