В процессе хозяйственной деятельности учреждения людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например, учет - в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль - путем сбора сведений в письменном; виде, планирование - в виде различного рода планов и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Рис. 1.1 - Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства:

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов (информация, документированная информация и др.), обязал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам. Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора на основании которого действуют юридические лица. Законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, согласно которым многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении установленного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы.

Ряд законодательных актов (Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

В Положении «О федеральной архивной службе России» определены главные задачи архивной службы России (Росархив): «развитие и совершенствование совместно с федеральными органами государственной власти, и органами государственной власти субъектов Российской Федерации... делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации».

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ и Положения о Государственной архивной службе России», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (Основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации - особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуры документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение). Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение на предприятиях и в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

Правила детально освещают ряд делопроизводственных вопросов: требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работа с документами в архивах.

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой и некоторых других видах документации.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

2. Виды документов