Организация делопроизводства на предприятии

- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограмму необходимо записать:

- название фирмы и номер ее телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм (см. рис. 16) на Первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

Основные принципы составления письменных отчетов одинаковы для всех типов документов. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последнюю неделю»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому пишущие их сотрудники часто используют отчет в форме служебной записки.

Об особенностях различных форм деловых отчетов мы подробно расскажем в соответствующих разделах данной главы. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят прежде всего от того, с какой целью готовится отчет. Никогда не прикасайтесь к бумаге или клавиатуре компьютера, не зная простого и точного ответа на вопрос: зачем Вы это пишете?

Помимо кажущихся очевидными целей, существует множество причин, по которым появление данного отчета необходимо. Отчет редко предназначен только для записи информации. Как правило, он должен:

Информировать и/или объяснять;

Рекомендовать;

Мотивировать;

Запрашивать или быть частью дебатов;

Убеждать;

Усиливать (предшествующее обсуждение/сообщение);

Инструктировать.

Разумеется, все эти цели не исключают друг друга. Можно ставить несколько целей, но все они должны быть ясны, и иметь свои приоритеты. Цели определяют не только то, что Вы хотите сказать, но и то, чего Вы хотите достичь сказанным; они являются желаемыми результатами. Они должны помочь выбрать точнее длину, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета.

Помните, что цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и определенной во времени.

Написание хорошего отчета-- очень тонкий процесс. Говоря другими словами, слишком легко размыть точный смысл того, к чему Вы стремитесь. Одно предложение, фраза или даже неправильно подобранное слово может уменьшить ясность и/или силу воздействия написанного. И наоборот, незначительные нюансы могут улучшить качество отчета. Одна особенно удачно выбранная фраза способна превратить целый раздел или параграф в нечто поразительное или запоминающееся.

Качество документа, естественно, зависит от комбинации различных факторов. Если его тема не изучена, а сам он написан в спешке, плохо проверен, лишен структуры, наполнен жаргоном и пустыми напыщенными официальными словами, лишен стиля, изложен неправильным языком и слишком длинен-- он может произвести разрушительный эффект.

Почему же хороший документ-- явление редкое? Причины могут быть различными: они пишутся в спешке, моделируются по устаревшей форме, слишком стандартизованы. Кроме того, в них часто встречаются ошибки, заведомо затрудняющие чтение. В них отсутствует структура и логика. В них десять слов используется для того, что можно выразить тремя. Такие документы трудно понять, они могут дезинформировать читателя и поэтому не выполняют своего назначения.

Все бизнес-- отчеты, как короткие, так и длинные, могут быть классифицированы по степени вклада, который они вносят в процесс принятия решений. Информационный отчет, который представляет данные без какого-либо их пояснения, является очень важным документом и используется постоянно. Однако он редко применяется в процессе принятия решений. Примером такого отчета является отчет о неявках на работу по неуважительной причине, в котором лишь констатируется, кто отсутствовал, когда, а также общее количество отсутствующих на определенную дату.

Ступенью выше информационного отчета стоит интерпретационный отчет, в котором кроме данных содержится толкование того, что они означают. Данные, содержащиеся в информационном отчете, уже проверены кем-то, а выводы сделаны. Если бы в отчет о неявках на работу без уважительной причины был добавлен анализ ситуации, содержащий, к примеру, описание этого явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых эти показатели выше, а также причин неявок на работу и т.д., тогда информационный отчет превратился бы в интерпретационный.

Третьей ступенью отчетов, наиболее часто использующихся при принятии решений, является проект решения проблемы. В таком отчете не только представлены данные и разъяснена их суть, но также произведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации, поэтому такой отчет часто называют аналитическим. Если приведенный ранее в качестве примера отчет будет содержать, скажем, рекомендацию начальникам проинтервьюировать двух рабочих с целью выяснения причин их частых прогулов, то тогда он переходит в категорию аналитических или проблемно-ориентированных отчетов.

Аналитический отчет является наиболее сложным, и написать его труднее всего. По сути, он содержит в себе два других типа отчетов. Тот, кто сможет написать хороший отчет о решении проблемы, наверняка может справиться и с другими типами отчетов.

Когда Вы в последний раз читали чей-нибудь отчет? Понравился ли он Вам или, по крайней мере, легко ли было его читать? Какое впечатление произвели на Вас его тема и автор? Призывал ли он Вас к согласию с чем-то или к каким-нибудь действиям? Возможно, нет. Слишком часто отчеты написаны плохо. Плохой отчет в лучшем случае вызывает раздражение, а в худшем-- враждебные чувства.

Способность писать не является врожденной, а приобретенная техника и привычки письма не являются неизменными. Тренировка, посещение курсов, изучение книг и применение новых подходов достаточно быстро дают положительные результаты. Размышление над процессом письма позволяет достаточно быстро приобрести разнообразные полезные привычки.

Привычка в данном случае очень существенна. Многое пишется «на автопилоте»; приемы и стиль, снижающие качество написанного, продолжают действовать, когда мы прекращаем думать о том, что делаем

9. Как выбрать формат отчета?

Правильный формат зависит от ряда факторов: длины и сложности отчета, особенностей его читателей и даже от превалирующего стиля и культуры организации, в которой он создается. Важно найти правильный баланс. Слишком формальный отчет может произвести впечатление, что орехи раскалывают кувалдой, а слишком неформальный может быть воспринят как легкая болтовня на серьезную тему.

Вы сами должны решить нужно ли и как именно нужно применять:

Титульную страницу. Каждому отчету необходимо ясное название, которое в некоторых случаях должно быть вынесено на отдельную страницу. На ней можно также указать дату, имя автора и даже список рассылки отчета (при этом следует помнить, что титульную страницу нельзя перегружать текстом).

Страницу содержания. Обычно по длине и сложности отчета легко определить, нужна ли такая страница. Очень важно, чтобы читатели могли легко находить нужные места отчета при его чтении и обсуждении (например, «Вернемся к разделу «Сроки» на стр. 12). Изложение содержания может варьироваться от перечисления коротких заголовков до более подробного описания материала различных разделов.

Заголовки, подзаголовки и сноски. Эти виды форматирования, по сути, являются указателями (индексами). Чем сложнее отчет, тем больше необходимость использования индексов. Они должны быть составлены очень тщательно и легко приводить читателя к тому, что он ищет в тексте.

Приложения. Приложения предназначены для отделения технических подробностей от основного материала отчета, что облегчает работу с ним.

Приложение-- очень полезное средство, но оно должно быть составлено не хуже основной части отчета. В технических отчетах оно обеспечивает два уровня изложения материала: краткое изложение в основном тексте и более детальное в приложении. Часто в приложения помещаются исходные материалы, которые анализируются и обобщаются в отчете (результаты испытаний, заполненные анкеты и т.п.).

Приложения обычно размещаются в конце отчета, поэтому основной текст должен отражать то, что вынесено в приложение, показывать, как оно связано с главным содержанием, а также включать точные постраничные ссылки, позволяющие читателю найти необходимые подробности.

Иногда приложения могут содержать материал, изложенный в другом стиле. В них можно включать техническую литературу, пресс-релизы, заполненные анкеты и т.п., но стиль изложения не должен противоречить стандарту отчета в целом.

Как правильно оформлять страницы в отчетах?

Для оформления страниц существуют различные средства:

Пробелы. Плотный текст трудно читать. В зависимости от того, как используется отчет-- сопровождается заметками, передается от одного читателя к другому или обсуждается на совещании-- наличие свободного места на страницах должно быть удобным для читателей. Не уменьшайте поля, оставляйте достаточные интервалы между параграфами, тщательно выбирайте интервал (одинарный, двойной или полуторный) и соблюдайте баланс между длиной страниц и общей структурой отчета.

Размещение текста на странице. Разнообразные средства современных текстовых редакторов ставят нас перед необходимостью правильного выбора. К примеру, набирать ли заголовки очень крупным шрифтом или размещать их по центру страницы? Из огромного множества разных вариантов лучшие те, которые особенно удобны для читателя.

Тип и размер шрифта. Не применяйте одновременно слишком много типов шрифта, и выбирайте тот, который наиболее подходит для чтения. Здесь необходимо учесть стандарты политики и практики своей компании. Более мелкий шрифт можно использовать, например, для постраничных сносок.

Выделения. Выделения должны соответствовать общему оформлению страницы. Кроме курсива можно применять:

Заглавные буквы;

Жирный шрифт;

Подчеркивание;

Специальные знаки;

Заключение текста в рамку.

Все эти средства можно комбинировать.

Разделение на страницы. Переход от страницы к странице-- это реальный разрыв текста, и новая страница акцентирует внимание читателя на любом заголовке, с которого она начинается. Расположить текст на странице можно по-разному, например, умышленно закончить страницу на середине предложения, чтобы заставить читателя перейти к следующей странице.

Нумерация и выбор заголовков. Номера страниц-- удобный способ поиска нужного места в тексте, поэтому страницы всегда должны быть пронумерованы. Кроме того, необходима четкая система нумерации заголовков и подзаголовков. Все уровни заголовков должны быть точно обозначены цифрами или буквами и выделены подходящими типами шрифта, например:

1. Главный заголовок

А) Подзаголовок

При выборе типа заголовков Вы можете руководствоваться следующими основными принципами:

центрированный заголовок более важен, чем заголовок, выровненный по левому краю;

заголовок, выровненный по левому краю, более важен, чем заголовок с отступом;

заголовок, целиком написанный заглавными буквами, более важен, чем заголовок, написанный с большой буквы;

подчеркнутый заголовок более важен, чем заголовок без подчеркивания;

заголовок, стоящий обособленно, более важен, чем заголовок, за которым сразу следует текст.

Можно пронумеровать и параграфы (такая нумерация придает тексту очень формальный вид): 1, 1.2, 1.3 и т.д.

(1-- главный заголовок параграфа, 1.1-- следующий подпараграф и т.д.)

В результате получается очень точная система ссылок, которую можно использовать при обсуждении отчета. При нумерации следует руководствоваться степенью сложности всего текста.

Каковы правила использования таблиц и рисунков в тексте отчета?

Согласно старой поговорке, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. В некоторых случаях гораздо лучше объяснять смысл не словами, а наглядными средствами. Как таблицы, так и рисунки незаменимы при обобщении большого количества информации и представлении ее в сжатом виде.

При использовании наглядных средств очень важна простота изображений. Два простых графика могут быть эффективнее одного сложного, причем их легче и быстрее построить. Всегда думайте о том, что нужно читателю, а не о том. Что можно нарисовать. Вы впустую потратите время, составляя сложный, но имеющий лишь локальное значение график, на который читатель взглянет только мельком. Старайтесь, чтобы читателю было понятно содержание таблиц и рисунков без дополнительного чтения текста.

Современная техника позволяет включать в отчет множество графических изображений, но это не значит, что их нужно применять все сразу и во всех случаях. Ниже приведены некоторые правила использования таблиц и рисунков в тексте бизнес-- отчета:

Если таблица или рисунок имеют размер, больший, чем половина страницы, то они помещаются на отдельной странице. Таблица или рисунок меньшего размера могут быть обрамлены текстом.

Таблица или рисунок могут рассматриваться отдельно от текста. Это означает, что любой человек, просматривающий отчет, должен иметь возможность взглянуть на таблицу или рисунок и быстро понять его содержание. Для понимания таблицы или рисунка необязательно читать пояснительный текст.

Для систематизации таблиц используется сквозная нумерация (1, 2, 3 и т.д.) или нумерация по разделам (1.1, 1.2, 2.1 и т.д.). Рисунки, как правило, нумеруются по разделам. Номер и название таблицы помещаются над таблицей. Номер и название рисунка помещаются под рисунком.

Иногда возникают сомнения по поводу того, должны ли таблица или рисунок быть помещены в тексте или же они могут быть приведены в приложении, в конце отчета. Они должны помещаться в тексте, если читающий должен их просмотреть для того, чтобы понять содержание отчета. Если же такая информация может быть полезна, но не является необходимой, она обычно помещается в приложении. В том случае, если объем информации достаточно велик (несколько или много страниц), то таблица или рисунок также обычно помещаются в приложении.

Если в Вашем отчете Вы используете таблицы или рисунки, кем-либо где-либо уже публиковавшиеся, дайте ссылку на источник.

В тексте должны иметься ссылки на все таблицы и рисунки. Затем таблица или рисунок приводятся в конце абзаца или на следующей странице (в случае, если они должны быть помещены на отдельной странице). В последнем случае страница, на которой производилось упоминание таблицы или рисунка, дополняется текстом.

Если таблица такова, что ее нужно размещать на горизонтально ориентированном листе, помещайте заголовок со стороны внутренних полей или корешка таким образом, чтобы таблица просматривалась со стороны внешних полей отчета.

Как в таблицах, так и в рисунках (графиках) время (годы, месяцы и т.д.), как правило, откладывается по горизонтальной оси.

Существуют ли какие-либо правила брошюровки отчетов?

Конечно, свои функции есть и разрозненных листов бумаги, но большинство отчетов требует брошюровки. Короткие документы для временного внутреннего использования достаточно скрепить степлером. В других случаях можно применить иные средства брошюровки. Особенно удобны те, которые позволяют не сгибать переворачиваемые страницы. Иногда более полезна печатная обложка, а иногда-- прозрачная пластиковая, позволяющая видеть титульную страницу. Возможно, в Вашей организации имеются специальные обложки для всех видов отчетов. Использование обложки может сделать отчеты единообразными, внешне привлекательными, и, кроме того, обложка защищает страницы отчета от внешних повреждений.

Для улучшения общего вида отчета и повышения его привлекательности можно применять разные технические средства, например:

Цвет обложки отчета, соответствующий печатному бланку организации или автора;

Крепление обложки, позволяющее присоединять к отчету брошюры или печатные материалы меньшего размера;

Средство крепления визиток и карточек.

Выбор средств брошюровки зависит от вкуса автора и практических соображений, но при этом, как всегда, высшим критерием является читатель и Ваше мнение о том, что для него удобно.

У канцелярских средств разная стоимость, но ведь жаль портить всю лодку, сэкономив на рубль смолы. Отчет может быть таким важным, что разница в цене обложки не будет иметь значения. Разумеется, и здесь нужно соблюдать баланс. Например, для длинного и широко распространяемого отчета лучше сделать качественную обложку и немного сэкономить, напечатав текст с двух сторон каждого листа.

Стоит обдумать и способ рассылки отчета, особенно если он направляется за пределы Вашей организации. Каким бы способом ни отправлялся отчет: без конверта, в жестком или мягком конверте-- он должен поступить адресату таким же привлекательным, каким был отправлен.

Технические средства пересылки, конечно, очень эффективны, но могут снизить впечатление от отчета. Например, электронная почта обеспечивает высокую скорость доставки, но не позволяет оформить отчет в виде внушительного документа.

Помните, что не следует игнорировать ни один фактор, ни одну деталь внешнего оформления, усиливающие впечатление от отчета.

Полезные советы

Всегда начинайте работу над любым отчетом с постановки целей

Содержание основной части отчета должно соответствовать поставленной цели

При написании заголовков соблюдайте соответствующие правила и будьте последовательны

Снабдите текст соответствующиеми таблицами и рисунками

Сделайте необходимые ссылки на источники информации

Включите в отчет необходимые предварительные и дополнительные части

Придерживайтесь должного уровня официальности

Соблюдайте единообразие в оформлении отдельных страниц отчета

Не забывайте о читателях-- постарайтесь оправдать их ожидания

Помните, что вы можете написать хороший отчет-- стоит только захотеть и приложить к этому немного усилий

На сегодняшний день слово эргономика настолько прочно вошло в наш обиход, что иногда его используют даже те, кто с трудом представляет - что же это на самом деле такое? Эргономика - это ни что иное, как наука о профессиональной деятельности человека и о том, насколько окружающая его обстановка способствует максимально комфортному выполнению профессиональных обязанностей. Эргономика просчитывает безопасные условия труда, гарантируя при этом отсутствие утомляемости и других побочных эффектов.

Учитывая вышесказанное, вполне законно предположить, что офис и мебель для его обустройства являются лучшим полигоном для применения правил и законов эргономики. Случается так, что офисный работник не справляется с заданным ему объемом работ, а виновата в этом мебель, удобство которой подчас крайне сомнительно. Обычный рабочий стол может стать причиной быстрого утомления, головной боли или проблем с позвоночником, а незатейливое офисное кресло приводит иногда к болезням сосудов. Меж тем проблема решается просто - следует подобрать эргономичную недорогую офисную мебель в соответствии с основными законами и принципами эргономики.

Попробуем сформулировать некоторые из этих законов, создав портрет идеального, по меркам эргономики, офиса. Прежде всего, залогом безопасного перемещения сотрудников в пределах офисного пространства является мебель, в которой все углы округлены и все положенные габариты соблюдены. Не менее важна прочность мебельного изделия и материалы, из которых оно произведено. Далее по степени важности следует продуманное расположение офисной мебели в помещении и то, насколько эта мебель способна трансформироваться под профессиональные нужды того или иного офисного работника, т.е. мебель должна быть мобильной.

Основополагающим принципом офисной эргономики является слоган - "все под рукой!" Расшифровывается он просто - все мебельные объекты, необходимые работнику в процессе выполнения его непосредственных профессиональных обязанностей, должны находиться на дистанции вытянутой руки. Таким образом, исключаются лишние телодвижения, экономя рабочее время и силы сотрудника компании. Учеными подсчитано, что соблюдение законов эргономики при организации рабочего места позволяет на 30% повысить производительность труда, а соответственно увеличить и доход компании в целом.

Помимо крупногабаритной мебели (шкафов и стеллажей), не менее важно офисное кресло, на котором сотрудник проводит большую часть своего рабочего времени. Кроме пассивной эргономики, оперативное кресло должно обладать еще и активной, т.е. человек должен не только удобно сидеть, но и с таким же удобством изменять положение тела в кресле. Соответственно само кресло должно отличаться прочной продуманной конструкцией, устойчивой к всевозможным динамическим нагрузкам.

Один из наиболее важных объектов офисной обстановки - стол. Он должен быть просторным, вмещая при этом не только оргтехнику, но и позволяя работнику оперировать документацией. Эргономично продуманный стол представляет собой модульную конструкцию, которую в любой момент можно настроить под индивидуальные запросы сотрудника и с учетом площади самого офиса. Не меньшим подспорьем для соблюдения эргономических принципов являются офисные перегородки, разнообразные приставные тумбы, навесные полки и подставки, позволяющие более комфортно организовать рабочее место.

Эргономичный офис - не только идеальные условия для работы, но и оправданное вложение немалых средств!

Размещено на Allbest.ru