Функциональная модель управления в СОТС

Адаптивность системы заключается в способности системы изменять процессы организации в соответствии с изменением текущей ситуации, что реализуется путём мониторинга состояния удовлетворённости клиентов качеством оказанных услуг компании. Эту задачу выполняет Управление маркетинга и тарифной политики и коммерческие департаменты, и на основе анализа полученной информации руководством компании принимаются и/или вырабатываются решения о структурных изменениях в компании и/или об изменении или разработке соответствующих регламентов. Так, в течение трёх лет в компании происходили постоянные изменения как в её организационной структуре, так и в существующей нормативно-методической базе.

Инициатива, как свойство системы, реализуется в компании путём инициации руководителями структурных подразделений и руководством компании новых, перспективных проектов, направленных на развитие компании. Так, в компании инициирован ряд проектов по автоматизации систем управления подвижным составом, ремонтом подвижного состава, бюджетирования, автоматизации документооборота компании, а также ряд других значимых проектов.

Синхронизующий эффект реализуется в компании посредством вертикальной и горизонтальной синхронизации.

Вертикальная синхронизация достигается путём автоматизации процесса доведения управленческих решений на всех уровнях управления компании посредством АСУ СЭД, применения руководством различных форм и методов доведения управленческих решения, в том числе проведения селекторных совещаний с привлечением широкого круга должностных лиц компании, привлечения должностных лиц компании к работе в различных автоматизированных системах, позволяющих в режиме онлайн получать информацию об изменении обстановки на сети, о продвижении вагонов, а также управленческих решениях руководства компании, о передислокации вагонов, в случае их направления в ремонты или перераспределения разгрузочных ресурсов.

Горизонтальная синхронизация достигается благодаря регламентированию бизнес-процессов компании, позволяющих осуществлять горизонтальное взаимодействие различных служб и подразделений минуя иерархическую структуру компании. Например, сотрудники Департамент эксплуатации подвижного состава имеют возможность напрямую взаимодействовать с рядом должностных лиц Департамента экономики, Департамента управления имуществом и инвестициями на основании регламента организации ремонта подвижного состава и т.д. Кроме того, все сотрудники компании в рамках предоставленных им прав и полномочий имеют доступ к информационным системам компании, позволяющим им получать информацию об изменении складывающейся обстановки, управленческих решениях, принимаемых другими структурными подразделениями, и на основании полученной информации осуществлять необходимые действия и мероприятия в рамках своих должностных обязанностей, задач своего структурного подразделения.

Таким образом, элементы СОТС ОАО «ПГК» позволяют реализовывать основные задачи компании по организации управления компанией, получению прибыли в интересах ее акционеров.

5. ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ СОТС

управление организационный технический функциональный

В условиях разнородной информации, поступающей из внешней среды по различным информационным каналам связи, АСУ, из докладов функциональных руководителей, сведений от клиентов компании и т.д.; а также в условиях большого объема информации о состоянии внутренней среды организации: состояние бизнес-процессов, анализ выполнения планов и задач компании, информация о сбоях и недостатках в работе подразделений, анализ исполнения бюджетов и т.д. - при таком значительном объёме информации управляющий элемент организационной структуры сложных организационно-технических систем, к которым можно отнести крупные российские предприятия, вынужден иметь определённую систему (порядок) выработки и принятия решений, направленных на достижение целей компании и минимизацию, недопущения рисковых ситуаций. С этой целью, как правило, на всех предприятиях выстраивается определённая система управления, которая основывается как на современном понимании построения и принятия управленческих решений, определяющих права и полномочия лиц, принимающих решения в силу ряда законов РФ (законодательство об акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью, гражданского кодекса и некоторых других), которые определяют права и полномочия различных органов управления компании и порядок принятия решений по наиболее важным, общим вопросам управления компанией.

Однако искусство управления компанией заключается не только в формальном делегировании прав и обязанностей органам управления компанией, но и в управленческом таланте менеджеров компании по ее оперативному управлению, оптимизации и совершенствованию бизнес-процессов и выработки стратегических направлений. Особенно важным в управленческой деятельности является установление или выработка порядка принятия управленческих решений в организационной структуре компании при получении информации из внешней среды и возникновении проблем в организационной, текущей деятельности компании. При этом данные процессы в различных компаниях могут быть сходными для всех компаний в силу выполнения одинаковых (похожих) функциональных задач (например: управление финансами, управление знаниями, управление документацией компании, управление материально-техническими ресурсами); а также могут иметь специфический, характерный только для данной компании порядок организации управленческой деятельности в связи с особенностями работы, уникальностью деятельности компании, особенностями производства товаров и услуг, особенностями функционирования рынка, на котором работает предприятие.

Тем не менее управленческая наука выработала подходы к порядку и последовательности принятия решений, к которым относятся на начальном этапе: получение информации или обзор информации, выработка приемлемых альтернатив, решения данной задачи, определение рисков в случае принятия того или иного решения, выработка и принятие решения. В результате выработанного решения и его реализации для компании может быть как положительный результат, так и отрицательный, что может свидетельствовать о качестве организации процесса управления, принятия и реализации решения.

В различных компаниях вопрос принятия решений, его реализация решается по-разному и зависит, как правило, от организационной структуры предприятия, протекающих в компании бизнес-процессов, распределения ответственности и компетенций между различными должностными лицами компании, наличия информационных и технических ресурсов компании, а также регламентов и процедур взаимодействия.

Рассматривая функциональную модель управления СОТС, можно отметить некоторые её особенности, к которым относятся: наиболее сложный процесс принятия решений, основанный на автоматизации процессов управления компанией; формирования алгоритмов, способных распознавать интеллектом системы возможные угрозы, ошибки, несоответствия, риски и на основе полученной информации формировать по каждому рисковому событию, угрозе, несоответствию и т.д. векторы целей или возможных решений, а также прогнозировать развитие событий в случае принятия того или иного решения или результатов принятия решений. Кроме того, процесс управления в СОТС характеризуется возможностью системы на основе анализа наиболее повторяющихся проблемных, характерных действий компании вырабатывать алгоритмы действий, совершенствуя структуру управления компанией и, соответственно, скорость и оперативность принятия решений, тем самым определяя контуры управления и соответствующую контуру структуру управления. Также СОТС обладает способностью производить подготовку предложений и корректировку целей управления и управляющих воздействий при изменении режима управления, то есть самонастраиваться на процесс постоянного улучшения.

Функциональную модель процесса управления можно представить в виде трёх составных частей:

1. Входящий информационный поток в составе:

l Объективная информация. К ней можно отнести: объектовая информация, осведомляющая информация, прогнозная информация, плановая информация, и др.

l Субъективная информация. Это информация экспертных оценок, правовая информация, информация от клиентов компании

l Технологическая информация. Это адресная, учётная, передачи и др.

2. Поддержки принятия решения, выделяемые по типам обрабатываемой информации:

l Консультативная

l Информационная

l Техническая

3. Схемы принятия решений (Приложение №5)

В соответствии с моделью цикла управления, процесс управления реализуется через частные процессы:

1. Процесс оценки обстановки включает следующие виды оценок:

l оценка своей системы (оценка ЭОП РЭ, оценка ЭНРУ, оценка ЭНБП)

l оценка информации о событии из внешней среды

l оценка возможностей

2. Процесс выработки замысла

3. Процесс принятия решения

4. Процесс планирования

5. Процесс отдачи приказаний и постановки задач

6. Процесс контроля исполнения (Приложение №6)

Консультационная поддержка предполагает привлечение к работе по принятию решения по отдельным вопросам деятельности различных групп специалистов с целью выработки наиболее взвешенного и обоснованного решения. Как правило, это реализуется в виде совещания руководителей, работы рабочей группы, комитетов, комиссий или мнений экспертов.

Информационная поддержка - это информация из электронных систем компании, позволяющая получить различные сведения о рассматриваемых вопросах или объекте принятия решений, а также прогнозы о возможных развитиях событий, ситуаций, связанных с рассматриваемым объектом.

Технологическая поддержка предполагает создание специальных возможностей лицу принимающему решение (далее - ЛПР) разрабатывать, передавать, хранить необходимые документы в процессе принятия решения или управления.

В конечном итоге все виды поддержки предназначены для оказания помощи ЛПР в процессе принятия решения и выполняют три основные задачи:

1. Своевременность и адекватность решения складывающейся обстановки;

2. Доведение решения до подчинённых;

3. Организация выполнения принятого решения.

Элементы процесса принятия решения воедино связывают цель, реализуемая системой, входной информационный поток, отражающий на среду системы: действия ЛПР, если это необходимо, с органами поддержки принятия решений, а также действия ЛПР по проверке входного информационного потока на достоверность.

Важную роль в организации процесса принятия решений играет использование ЛПР в схеме принятия решения, виды принятия решения и методика принятия решения.

Одним из способов описания процесса управления является его представление с помощью информационной модели.

Рассмотрим процесс принятия решений по организации перевозок грузов клиентов на примере ОАО «ПГК», используя информационную модель компании (Приложение №7).

Итак, к входному информационному потоку можно отнести систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которая позволяет получать информацию о клиенте, так как содержит информацию о первичных данных клиента и потенциальных клиентов компании, содержит маркетинговые данные и анализы деятельности клиентов, имеет информацию о заказе и заявках клиента и фактических отгрузках клиенту, о предоставлении ему вагонов.

На основании этих данных, а также заявки клиента на отгрузку и перевозку груза система управления перевозками (TMS) формирует план-график перевозок и направляет информацию об организации перевозки в структурные подразделения и соответствующие информационные системы компании (система управления финансами предприятия (FM), электронный документооборот (ECM)), затем информация о поступлении денежных средств за перевозку и данные об исполнении заявок передаются в центральное хранилище данных (DWH).

Поддержка принятия решений осуществляется путём передачи информации из центрального хранилища данных в блок управления эффективности бизнеса. Система аналитической обработки данных (BI) обрабатывает и анализирует показатели компании и информирует руководство о возможных рисках, мошенничестве клиента, производит диагностику готовности системы к выполнению операций и возможным рискам, оценивает потребности в трудовых ресурсах. Анализ передаётся системе управления компании. Одновременно из базы хранения и обмена данными информация о необходимом объёме вагонов, а также о времени направления вагонов под погрузку и станции погрузки/разгрузки передаётся в блок управления производственной деятельности в систему логистической оптимизации (SCO).

Схемы принятия решений. На основании данных, полученных из системы аналитической обработки данных (BI), а также обработки информации в системе логистической оптимизации (по формированию маршрутов перевозок и их экономической обоснованности) формируется решение о подтверждении заявки, т.е. перевозки груза клиенту.

Кроме того, система содержит информацию и формирует учёт и отчётность, а также аналитическую информацию о техническом состоянии вагонов, их направлении в капитальный и плановый ремонты, информацию о нахождении вагонов под погрузочно-разгрузочными операциями.

Таким образом, на основании информационной модели ОАО «ПГК» можно сделать вывод о том, что модель функционирования процесса управления соответствует подходу СОТС.

6. ПОВЫШЕНИЕ ОПЕРАТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПАРКОМ ВАГОНОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ ГЛОБАЛЬНОГО ПОЗИЦИОНИРОВАНИЯ ГЛОНАСC

В целях повышения оперативности управления парком вагонов, получения синхронизирующего эффекта центрального аппарата ОАО «ПГК», его структурных подразделений, филиалов и ДЗО (дочерних и зависимых обществ) и их удалённых рабочих мест, считаю целесообразным внедрить в ОАО «ПГК» систему Глобального позиционирования вагонов (ГПВ), используя возможности российской системы ГЛОНАСC путём установки на вагонах датчиков глобального позиционирования вагонов и технологию, позволяющую с помощью спутниковой системы ГЛОНАСC отслеживать движение вагонов на сети РЖД и железных дорог сопредельных стран, использующих вагоны компании. Это позволит получать информацию о продвижении вагона по сети в режиме реального времени и оперативно принимать решения по управлению парком вагонов.

В настоящее время подразделение компании, осуществляющее контроль за продвижением вагонов, получает информацию о продвижении вагонов на сети несвоевременно, то есть только после раскредитования документов на станциях погрузки и станциях отгрузки, используя информацию, предоставляемую ОАО «РЖД» из системы ЭТРАН. Что в условиях значительной протяжённости и удалённости маршрутов не обеспечивает оперативность получения информации о нахождении вагона как в пути следования, так и на станциях погрузки/выгрузки. Кроме того, вагон может быть отцеплен в связи с его технической неисправностью, в том числе в текущий отцепочный ремонт; также возможно бросание поездов/вагонов перевозчиком в случае загруженности сети. Особенно остро данная проблема стоит в осенний, зимний период на Дальневосточной железной дороге и в районах портов в ситуациях, связанных с погодными условиями неприёма портами кораблей. В отдельные периоды бросаются около 60-70 поездов в сутки. Кроме того, используя ГПВ, возможно более эффективное управление подсылом порожнего подвижного состава к местам образования незапланированных грузов или изменение плана подсыла вагонов под погрузку с помощью интегрирования системы ГПВ с Системой управления перевозками (TMS). Это повысит эффективность бизнеса в целом для компании. Используя систему ГПВ, также возможно путём её интегрирования с АСУ АРШ (автоматического расчёта штрафов) получать информацию о времени простоя вагонов под погрузочно-разгрузочными операциями, за что несёт ответственность грузоотправитель/ грузополучатель, оперативно формировать и передавать клиенту компании информацию о перепростоях вагонов под погрузочно-разгрузочными операциями, а также, в случае перепростоев, рассчитывать и формировать документы (штрафы) для оплаты грузоотправителями/грузополучателями.

Также, используя систему ГПВ, возможно осуществлять контроль как за сохранностью вагонов, так и за использованием вагона в соответствии с поданной заявкой (условиями договора) в сопредельных странах, таких как Азербайджан, Таджикистан, Украина, Узбекистан и других странах. Железнодорожные администрации данных стран пока не всегда могут контролировать, а часто даже способствуют использованию вагона не по предназначению, не в соответствии с согласованной заявкой на перевозку грузов подвижным составом ОАО «ПГК» и используют попавшие в данные страны вагоны по собственному усмотрению, а собственник вагонов, не владея оперативной информацией о нахождении вагона, не имеет возможности оперативно повлиять на администрации железнодорожных дорог грузоотправителя с целью контроля возврата вагона в Российскую Федерацию, а также получения информации о работе вагона на сети железных дорог данной страны, в том числе о пробеге вагона.

Данная система позволит осуществлять более точное и гибкое планирование подвода вагонов под погрузку. Кроме того, оперативная информация позволит филиалам и ДЗО ОАО «ПГК» своевременно принимать меры по продвижению вагонов на сети железных дорог стран СНГ и Латвии, вступать в отношения с грузоотправителями/ грузополучателями в случае сверхнормативного простоя вагонов, что повысит оперативность и синхронизующий эффект в компании.

В данном случае можно говорить о реализации сетецентрической концепции управления, так как сигналы, поступающие из внешней среды, то есть информация о продвижении и нахождении вагонов, может обрабатываться программно-вычислительным комплексом ОАО «ПГК» и отображаться для использования внутренней средой, в том числе и филиальными подразделениями, в целях наиболее эффективного управления парком вагонов и максимизации прибыли компании, в том числе используя данные о нахождении вагонов при построении наиболее оптимальных логистических схем движения вагонов и их корректировки.

Особенно актуален вопрос отслеживания текущего нахождения вагонов на сети для парка крытых вагонов, так как в этих вагонах, как правило, перевозятся товары народного потребления и промышленного производства, а также цистерн, в которых перевозятся нефтеналивные грузы, в том числе светлые нефтепродукты, являющиеся наиболее дорогостоящим товаром.

Проанализировав имеющуюся информацию различных открытых источников, я пришёл к выводу, что данный вопрос не актуализирован в рамках существующей системы управления парком вагонов частными операторскими компаниями Российской Федерации, осуществляющими услуги по организации перевозок грузов. В настоящее время насчитывается более 2000 подобных компаний, а для российских железных дорог в условиях реформирования отрасли и приватизации парка вагонов данный вопрос, по моим сведениям, не рассматривался. Наиболее заинтересованной стороной в развитии данной технологии могут являться крупные собственники подвижного состава, такие как «Первая грузовая компания» (контрольный пакет акций подлежит продаже в 2011 году) и «Вторая грузовая компания», имеющая парк вагонов около 180 тыс., а также другие крупные собственники вагонов: «Новая перевозочная компания» (около 20 тыс. вагонов), «Новотранс» (около 15 тыс. вагонов).

Однако данная технология, в силу её неразработанности, может нести значительные финансовые затраты в части разработки программного обеспечения, интеграции с различными АСУ, разработки датчиков и их установки на вагоны с учётом обеспечения сохранности оборудования и его нормальной эксплуатации и функционирования, внесения изменений в существующую нормативную базу в случае применения данных из АСУ ГПВ в качестве официальных данных для первичных документов бухгалтерского учёта. Полагаю, что это отдельный вопрос, требующий специального экономического исследования.

Таким образом, на мой взгляд, возможно существенное улучшение управления СОТС ОАО «ПГК» путём создания ГПВ как системы, обеспечивающей более качественную входную информацию о нахождении, движении вагонов на сети, что влечет существенное повышение качества управления вагонным парком и, как результат, управления компанией.

7. Результат исследования

В результате исследования процесса управления СОТС можно прийти к выводу о том, что процесс управления зависит от множества факторов, влияющих на порядок принятия решения лицом, принимающим решения, и зависит, как правило, от уровня зрелости и развития функциональных структур, сформировавшейся организационной структуры компании, уровня автоматизации бизнес-процессов, наличия достоверной и полной поступающей из внешней среды информации о явлениях или событиях, затрагивающих деятельность организации, а также возможностей обработки и автоматизации входящей информации.

Важную роль в системе управления играют элементы системы по поддержке принятия решения, к которым можно отнести консультационные органы управления: совещания, рабочие и целевые группы, консультантов проектов, комиссии и т.д.; информационная поддержка ЛПР в виде обработанной статистической информации о предмете управленческого воздействия и, соответственно, техническая поддержка, обеспечивающая документирование управленческих процедур и регламентов, доведение решений до исполнителей. От этих составных частей во многом будет зависеть качество решения (управления) в целом системой.

При этом Важно организовать, выработать в компании определенную логику принятия решения, используя процедуры (процессы) принятия решения: оценка обстановки, выработка замысла, принятие решения, планирование его исполнения, постановка задач и контроля исполнения, а также выработанные процедурные схемы принятия решений (регламенты, процедуры, правила), позволяющие использовать горизонтальные связи в компании, тем самым сокращая время на принятие решения в рамках установленных или делегированных прав и ответственности.

Управление СОТС должно обеспечивать оперативность реагирования на воздействие, взаимодействие с внешней средой (с клиентами компании, поставщиками услуг, взаимодействующими структурами), т.е. оперативность принятия решения. Характеризуется наличием синхронизирующего эффекта, координированности действий всех структурных подразделений компании, направленных на достижение общих целей, задач компании и, соответственно, достижение через данный атрибут оперативности.

Таким образом, функциональная модель управления СОТС представляет собой порядок (схему) последовательности действий (учитывая ресурсные возможности организации) ЛПР при управлении системой (организацией), направленных на выработку наиболее качественных решений. В исследовании представлен взгляд на формирование модели управления СОТС, основанный на рассмотрении процесса принятия решения в одной из крупных компаний РФ, осуществляющей предоставление услуги по перевозке грузов железнодорожным транспортом на территории РФ и сопредельных стран.

Исследуя управленческую модель организации перевозок грузов ОАО «ПГК», а также проблемы управления компании, в ходе исследования выработано предложение о совершенствовании системы управления путем внедрения в компании системы Глобального позиционирования вагонов, позволяющей, используя возможности системы ГЛОНАСС и ее интеграции с имеющимися программными комплексами, иметь оперативную информацию о продвижении, нахождении вагона на сети железных дорог, что позволит существенно улучшить оперативность и качество планирования и использования подвижного состава в процессе его эксплуатации, построения и оперативного изменения логистических схем использования вагонов. Данное предложение направлено на получение качественной оперативной входящей информации лицом, принимающим решение. На мой взгляд, данное предложение, несомненно, позволит повысить управляемость компании.

Полагаю, что цели исследования достигнуты.

Организационная структура ОАО ПГК соответствует целям и задачам компании и способствует выполнению поставленных задач собственником (акционерами компании). По итогам работы за 2010 год компания получила прибыли в размере более 12 миллиардов рублей, что является значительным результатом её деятельности.

Размещено на Allbest.ru