Організація роботи служб документаційного забезпечення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Національна металургійна академія України

Звіт

про ознайомчу практику

в Інституті чорної металургії ім. З.І.Некрасова НАН України у відділі захисту інтелектуальної власності та патентних досліджень, відділі прогнозних та інформаційно-технічних досліджень у металургії, архіві та канцелярії

Зміст

Вступ

1. Головна мета та завдання практики

2. Аналіз роботи організаційних структур (архівного підрозділу та канцелярії)

2.1 Організаційні форми, структура управління підприємством

2.2 Матеріально-технічна база. Оснащення підприємства комп'ютерною технікою. Планування та організація робочого місця

2.3 Інструктаж із техніки безпеки

2.4 Ознайомлення з нормативно-правовими актами, що регламентують роботу з документами

2.5 Завдання і функції служб документаційного забезпечення

2.6 Опрацювання поточної документації. Робота з вхідною кореспонденцією

2.7 Класифікація документів у межах структурного підрозділу

2.8 Загальна структура документа. Розташування реквізитів, вимоги до тексту документа

Висновки

1. Головна мета та завдання практики

Головна мета практики - підвищити рівень знань, набутих під час вивчення професійно-орієнтованих дисциплін, сформувати перші практичні навички професійної діяльності та опанувати традиційні і новітні засоби документування у сфері документаційного забезпечення управління в організації.

Для досягнення цієї мети необхідно було виконати такі завдання:

ознайомитись з організаційною структурою документаційного забезпечення управління закладом; методами документаційного обслуговування та матеріально-технічним забезпеченням підприємства;

зробити аналіз основних документів, з якими працюють на підприємстві;

ознайомитись із сучасними технологіями, методами і формами організації роботи з документами;

вивчити законодавчі, інструктивно-методичні матеріали, нормативну документацію підприємства;

зробити висновки щодо зручності розташування відділів і підрозділів; позитивних і негативних якостей планування офісних приміщень; дотримання виробничої санітарії та гігієни.

2. Аналіз роботи організаційних структур (архівного підрозділу та канцелярії)

2.1 Організаційні форми, структура управління підприємством

Організацію і ведення діловодства на підприємстві доручено канцелярії. У складі канцелярії створюються підрозділи з приймання та обробки документів, з обліку та реєстрації документів, контролю за термінами їх виконання, по роботі зі зверненнями громадян, копіювально-розмножувальне бюро та архів.

У своїй роботі канцелярія керується Положенням про служби діловодства, посадовими інструкціями, Статутом організації та Інструкцією з діловодства.

Канцелярію очолює завідувач канцелярії, якому підпорядковуються співробітники справочинства інших підрозділів. Типовий склад їх обов'язків такий:

розробка, впровадження, ведення табеля уніфікованих форм документів організації;

розробка і проектування бланків документів;

здійснення обробки документів, які надходять до організації або відсилаються;

організація своєчасного розгляду та підготовки до звіту керівництву тих документів, які надійшли до організації;

контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;

регулювання ходу виконання документів, контроль їх проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;

організація комп'ютерного виготовлення текстів документів, їх копіювання і розмноження;

розробка номенклатури справ організації, забезпечення збереження справ та оперативне використання документної інформації;

організація і ведення діловодства щодо пропозицій і скарг громадян;

організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах;

розробка заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з документами;

організація роботи архіву установи;

організація робочих місць та умов праці, підвищення кваліфікації працівників канцелярії і архіву.

Архів - це структурний підрозділ, що забезпечує збирання, зберігання архівних документів та організацію використання їхньої інформації або здійснює управління, науково-дослідну та інформаційну діяльність в галузі архівної справи.

Управління архівом здійснює директор. Він персонально відповідає за виконання покладених на архівний підрозділ завдань. Директор затверджує структуру і штатний розпис, положення про структурний підрозділ, функціональні обов'язки співробітників підрозділу, видає накази та контролює їх виконання, призначає і звільняє з посад працівників архівного відділу.

2.2 Матеріально-технічна база. Оснащення підприємства комп'ютерною технікою. Планування та організація робочого місця

Структурні підрозділи підприємства розподілені за кімнатами і оснащені необхідними меблями та устаткуванням, які запобігають якомога меншій втраті часу на переміщення і сприяє збереженню здоров'я працівника. При цьому:

рух робочого потоку є прямим, без зайвих пересікань;

працівники, які мають ділові контакти, розміщені близько один від одного;

площі окремих робочих місць відповідають санітарним нормам і специфіці виконання роботи.

Архів розташовано у спеціалізованій споруді, яка становить собою типове архівосховище. Він оснащений технологічним обладнанням для підтримування температурно-вологісного режиму, системами протипожежної сигналізації, автоматичного пожежегасіння, спеціального освітлення, а також стелажним обладнанням, картонажем, транспортними візками, розсувними драбинами, приладами термометрії тощо.

Робочі кімнати оснащені відповідними меблями, засобами зв'язку, освітленням, канцелярським приладдям, комп'ютерами та автоматизованою технікою. Співробітники канцелярії та архіву забезпечені відповідною довідковою, інструктивно-методичною літературою, чистими бланками і формами.

2.3 Інструктаж із техніки безпеки

Найважливішим аспектом техніки безпеки, є чітке дотримання встановленого режиму праці, а також використання оргтехніки згідно з інструкцією користувача стосовно цієї техніки. На робочій території не повинно знаходитися предметів та приладів, що можуть представляти загрозу для життя та безпеки працівників. Обережне використання електричних приладів також є запорукою безпеки життєдіяльності та роботи працівників, а також усього приміщення. В архівних установах необхідно суворо дотримуватись правил безпеки під час роботи з ліфтами, піднімальними механізмами, електроприладами, комп'ютерами, хімікаліями та реагентами тощо.

2.4 Ознайомлення з нормативно-правовими актами, що регламентують роботу з документами

Найважливішими документами, які регламентують роботу з документами у канцелярії є: Положення про служби діловодства, посадові інструкції, Статут організації та Інструкція з діловодства.

Статут організації - правовий акт, що визначає порядок утворення, компетенцію організації, її функції, завдання, порядок роботи.

Положення про службу діловодства має такий склад:

Загальні положення (назва служби, ступінь самостійності, посади керівника служби, вимоги до стажу, перелік основних документів, опис печатки тощо);

Положення (загальна мета й основні завдання);

Функції;

Права (закріплені за службою в цілому);

Керівництво (посадові обов'язки керівника);

Відповідальність;

Взаємини з іншими структурними підрозділами.

Інструкція з діловодства - основний нормативний акт, що регламентує технологію роботи з документами, правила, процеси створення документів, порядок роботи тощо. ЇЇ склад такий:

Загальні положення (сфера поширення Інструкції, відповідальність за недотримання, нормативно-методична база тощо);

Тематичні підрозділи:

Документування;

Організація документообігу;

Реєстрація документів;

Організація довідкової роботи;

Контроль за виконанням документів;

Оперативне збереження документів;

Підготовка до передачі в архів.

3. Додатки (ілюстрації печаток, типових бланків, зразків заповнення, приклади оформлення тощо).

2.5 Завдання і функції служб документаційного забезпечення

Основною метою канцелярії є організація, управління, контроль та реалізація робіт з документного забезпечення. Виконання цієї мети передбачає такі завдання:

розробка, впровадження, ведення табеля уніфікованих форм документів організації;

розробка і проектування бланків документів;

здійснення обробки документів, які надходять до організації або відсилаються;

організація своєчасного розгляду та підготовки до звіту керівництву тих документів, які надійшли до організації;

контроль за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву;

регулювання ходу виконання документів, контроль їх проходження, оформлення та виконання документів у встановлений термін;

організація комп'ютерного виготовлення текстів документів, їх копіювання і розмноження;

розробка номенклатури справ організації, забезпечення збереження справ та оперативне використання документної інформації;

організація і ведення діловодства щодо пропозицій і скарг громадян;

організація контролю за роботою з документами у структурних підрозділах;

розробка заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з документами;

організація роботи архіву установи;

організація робочих місць та умов праці, підвищення кваліфікації працівників канцелярії і архіву.

Основними завданнями архівного підрозділу підприємства є: збирання, ідентифікація, опис та класифікація документів, забезпечення їхнього зберігання, реставрація і організація користування документами.

Функціями архівного підрозділу є:

ведення списків установ і організацій, документи яких підлягають і не підлягають переданню йому на відомче зберігання;

виконання всього комплексу заходів щодо забезпечення збереженості документів;

ведення облікової документації на документи і укладання необхідного НДА до них;

здійснення науково-технічного опрацювання документів, які в ньому зберігаються, і надання методичної та організаційної допомоги структурним підрозділам у виконанні цієї роботи;

виявлення унікальних та особливо цінних документів; створення страхового фонду мікрофільмів для наступного передання державному архіву;

забезпечення укладання у встановлені строки статистичної звітності, а також щорічних відомостей про склад і обсяг наявних на зберіганні матеріалів;видавання документів для практичного використання працівникам організації, а також дослідникам у читальний зал;

виконання запитів організацій і заяв громадян соціально-правового характеру; розроблення або участь у підготовці нормативно-методичних документів з питань діяльності діловодних та архівних служб, внесення керівництву організації пропозицій щодо поліпшення їхньої діяльності.

2.6 Опрацювання поточної документації. Робота з вхідною кореспонденцією

Діяльність підприємства оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв'язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб'єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб'єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, - охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб'єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб'єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ великих суб'єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб'єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів.

При формулюванні заголовків справ, які входять в номенклатуру, враховується вимога чіткості та точності, оскільки за заголовком справи надалі йде пошук потрібного документа. Починається заголовок з визначення роду справи, що заводиться (листування, справа, документи), або виду документа (накази, протоколи, плани, звітуй), потім уточнюється автор, питання, кореспондент та період, за який відкладаються документи.

Заголовки справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності, з урахуванням важливості документів та їх взаємозв'язку

Номенклатура справ установи розглядається та погоджується ЕК цієї установи, візується завідуючим відомчим архівом, узгоджується з державним архівом, куди надходять документи на державне зберігання, та на завершальному етапі затверджується керівником установи.

Формуванням справ - віднесення документів до визначеної справи і систематизація документів у справі. Розподіл документів у справі виконується відповідно до номенклатури справ. Правильне та своєчасне занесення документів до справи забезпечує швидкість пошуку документа та його збереження. Основними нормативними документами, в яких досить повно викладені вимоги щодо формування, оформлення та зберігання справ, є "Основні правила роботи відомчих архівів" та ДСДЗУ.

На кожну названу в номенклатурі справ до початку року заводиться папка, на яку переноситься заголовок. На обкладинці справи крім заголовка вказується назва суб'єкта, структурного підрозділу, індекс справи за номенклатурою і термін зберігання (на справах постійного збереження вказується "Зберігати постійно"). Під час виконання документи розкладаються секретарем або особою, відповідальною за цю роботу в структурному підрозділі, тільки в ті справи, що були раніше визначені для них номенклатурою справ. Підшивання документів у справу потрібно робити в той же день до кінця робочого дня. Опрацьовані документи повинні мати відмітку про виконання. Якщо з'явились документи, справа для яких не передбачена номенклатурою, на них заводиться самостійна справа, назва якої дописується в номенклатуру під резервним номером. Для поточного зберігання документів використовують папки-швидкозшивачі або більш зручні папки-реєстратори.

Документи заносяться в справу в одному екземплярі. Чернетки і численні копії, за винятком чернеткових і дублетних екземплярів особливо важливих документів, до справи не підшиваються. Копії підшиваються в тому випадку, якщо на них є візи, резолюції та інші нотатки, що доповнюють дані першого екземпляра.

Обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів (товщиною 30-40 мм). Якщо документів виявляється більше, то формують нові томи.

Документи формуються в справу за один календарний рік.

Справи вважаються розпочатими з моменту занесення в них першого виконаного документа. Справи повинні зберігатись в закритих шафах і сейфах у вертикальному положенні, що забезпечує швидкий пошук необхідної справи. На корінцях кожна справа повинна мати індекс за номенклатурою, а на внутрішніх дверцятах шафи розміщується номенклатура справ. Послідовність розміщення справ на полиці повинна точно відповідати номенклатурі справ. При пошуку документа спочатку знаходять номер необхідної справи за номенклатурою, а потім за потрібним номером - папку з документами.

Для справ, що містять особливо важливі документи (протоколи, накази, особові справи та ін.), складається і систематично ведеться внутрішній опис, що розміщується на початку справи. До нього вписується кожний підшитий документ (індекс документа, його дата, короткий зміст і номер аркуша).

Якщо протягом року потрібен документ, який занесений в справу, він може бути вилучений тільки особою, відповідальною за формування і зберігання справ, а на його місце вкладається аркуш-замінник із зазначенням кому, коли і на який період виданий документ. У випадку видачі справи взагалі складається карта-замінник, в якій вказується індекс справи, дата та термін видачі, кому видана справа та підпис про одержання справи.

Видача справ за межі суб'єкта дозволяється його керівником.

Справи зберігаються за місцем формування до передачі їх в архів суб'єкта. Підготовка справ для здачі в архів суб'єкта для їх наступного зберігання та використання - завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві.

Справи для передачі в архів готуються відповідно до вимог, розроблених архівними органами. Підготовка справ та передача їх в архів включає: проведення експертизи наукової та практичної цінності документів, оформлення справ, складання описів на справи з постійними та довготривалими термінами зберігання. Ці роботи проводяться під контролем та з методичною допомогою співробітників архіву суб'єкта.

Документи передаються в канцелярію повністю оформлені. Співробітники канцелярії, в підрозділах - особи, що відповідають за діловодство, при реєстрації перевіряють правильність оформлення вихідних документів, а саме: наявність підпису, дати, номера адресата, посилання на вхідний документ, відмітки про виконання, прізвище та ініціали виконавця, номер його телефону.

Уся кореспонденція, яка надходить до установи, приймається протягом усього робочого дня.

Звичайну кореспонденцію, адресовану підрозділам, канцелярія передає у визначений час адресатам. Передача підрозділам рекомендованої та цінної пошти проводиться під розписку.

Урядова кореспонденція, телеграми та інші термінові документи доставляють адресатам негайно з вказівкою дати та часу вручення.

Кореспонденцію, адресовану керівництву установи розкриває канцелярія. Іншу кореспонденцію канцелярія передає без розкриття в структурні підрозділи, керівникам яких вона адресована. Листи з написом "особисто" розкриваються особами, яким вони адресовані. Кореспонденцію, отриману з урядових органів і на адресу громадянських організацій, канцелярія передає адресату в конверті.

Реєстрація і запис в обліковій формі виконується в день надходження документа. Для зручності реєстрації і пошуку документів, структурним підрозділам присвоюються індекси.

Зареєстрована кореспонденція в день надходження передається працівниками діловодства на розгляд керівникам або безпосередньо виконавцям у відповідності з затвердженими посадовими інструкціями та функціональними обов'язками.

2.7 Класифікація документів у межах структурного підрозділу

Ділові документи класифікують за різноманітними ознаками: надходженню, походженню, напрямку, стадіям створення, складності, строкам виконання, призначенню, гласності, строкам зберігання, формі тощо.

За надходженням: офіційні (положення, накази) та особисті (лист, записка).

За походженням: внутрішні (наказ, акт) і зовнішні (телеграма, запит, лист).

За напрямком діяльності: вхідні і вихідні.

За стадіями створення: чорнові, білові, оригінали і копії.

За складністю: прості (з одного питання) і складні (з двох і більше).

За строками виконання: термінові (телеграми, телефонограми) та нетермінові.

За призначенням: як засіб фіксування фактів та явищ (акт, звіт, протокол) та як засіб передачі інформації на відстані (лист, телеграма).

За гласністю: звичайні, секретні та документі службового користування.

За строками зберігання: документи постійного, тривалого (більше 10 років) і тимчасового зберігання (до 10 років).

За формою: стандартні (довідка) та індивідуальні (доповідна записка).

Класифікацію документів у межах архіву здійснюють за такими ознаками:

- структурною - для групування справ за їхньою належністю до структурних підрозділів (відділ, цех), внаслідок діяльності яких вони виникли;

- хронологічною - для групування справ з урахуванням часу появи документів (рік, місяць, число);

- галузевою, функціональною, тематичною - для групування справ відповідно з галузевою належністю і функціями фондоутворювача, а також за тематикою документів;

- номінальною - для групування справ за їхньою належністю до конкретного виду одиниць зберігання (книги, журнали) чи за видами документів (плани, звіти, накази);

- авторською - для групування справ за авторською належністю (юридична чи фізична особа);

- кореспондентською - для групування справ, що виникли внаслідок листування з певними особами чи установами;

- географічною - для групування справ за окремими адміністративно-територіальними одиницями, з якими пов'язані автор, кореспондент чи зміст документа (області, району, міста і села).

Крім того, враховують і такі ознаки, як мова документів, їхній формат, оригінальність чи копійність, матеріал (папір, фотоплівка, відеоплівка, дискета).

2.8 Загальна структура документа. Розташування реквізитів, вимоги до тексту документа

В об'єктах та суб'єктах службові документи оформляються на бланках, мається на увазі стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа та відведеним місцем для змінної інформації.

Основні вимоги до бланка визначає ДСТУ 4163-2003. Бланк повинен бути надрукований у друкарні та набраний шрифтами, вказаними державним стандартом.

Бланки бувають трьох типів: для листів, загальні бланки для створення різних видів документів, крім листа та бланк конкретного виду документа.

На бланку для листів можуть бути розміщені такі реквізити: Державний герб; емблема об'єкта або суб'єкта; зображення нагород; найменування міністерства або відомства; найменування установи, організації або підприємства; найменування структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу, телефаксу, телефону (на деяких бланках додатково вказуються банк та номер рахунка). Крім того, на бланку обмежувальними позначками-штрихами та кутами відмічають місця для таких реквізитів, як дата, індекс, посилання на індекс та дату ініціативного вхідного документа, заголовок до тексту, відмітка про контроль.

Такими ж обмежувальними кутами можна відмітити поля документа, а в бланку для листа - місце адресата.

Загальний бланк для оформлення всіх інших, крім листа, видів організаційно-розпорядчих документів містить ті ж реквізити, що і бланк для листа, лише з двома змінами: замість реквізиту "індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса" проставляється вид документа або це місце залишається вільним для наступного заповнення, і на місце реквізиту "посилання на індекс та дату вхідного документа" проставляється реквізит "місце складання або видання".

Для кожного з цих видів бланків ДСТУ 4163-2003 передбачає два варіанти розміщення реквізитів - кутовий та повздовжній.

При повздовжньому розташуванні реквізитів назва суб'єкта розташовується вздовж верхнього поля документа. При кутовому - біля межі лівого поля у верхньому куті. Найбільш поширеним щодо використання площі аркуша та зручним для опрацювання є кутовий варіант розміщення бланка. Його рекомендують для листів та документів, які потребують затвердження, наприклад актів, інструкцій.

Текст документа - головний реквізит, заради якого створюється документ. Він має бути послідовним, завершеним у викладі, мати граматичний послідовний зв'язок між реченнями. Має наступні складові елементи: вступ, доказова (основна) частина, закінчення. Текст складають переважно з одного питання або кола споріднених питань. Мова коротка та стисла, використовуються загальновживані слова, простий їх порядок, надається перевага стандартним виразам та реченням.

Текст треба викладати від третьої особи, якщо він великий за обсягом, його поділяють на розділи та підрозділи, пункти та підпункти. Таблиці використовують для викладу інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Якщо табличний тест займає більше ніж сторінку, графи таблиці нумерують на наступній сторінці, переносять лише номери граф.

канцелярія документаційний забезпечення

Висновки

Під час практики в Укргипромезі було виконано усі поставлені завдання: проаналізовано види і типи документів, з якими мають справу структурні підрозділи підприємства, а саме канцелярія і архів; досліджено види робіт з документами, основні завдання, які виконують підрозділи; дано аналіз структури документного забезпечення управління; ознайомлено із сучасними методами, формами і технологіями, що використовуються у роботі з документами.

Проблеми, з якими стикається установа, є типовими для більшості таких закладів. Вирішення цих проблем залежить від:

правильно підібраного персоналу документаційних відділів;

чіткого розмежування робіт, які виконує кожен відділ і кожен окремий працівник;

забезпечення відділів устаткуванням та обладнанням, яке потрібне для роботи;

рівномірного навантаження з урахуванням режиму роботи працівників і відділів;

встановленого зв'язку між усіма підрозділами документного забезпечення діяльності установи тощо.

Размещено на Allbest.ru