Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СЕВЕРО-ЗАПАДНАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

Факультет «ГиМУ»

Кафедра государственного и муниципального управления

реферат

по курсу «теория организации»

Взаимодействие организации с внешней средой

Санкт-Петербург

ВВЕДЕНИЕ

Организация - это сознательно координируемое объединение людей на постоянной основе, существующее для достижения целей или ценностей. Одной из самых значимых характеристик организации является её взаимосвязь с внешней средой. Ни одна организация не может быть абсолютно закрытой системой, поскольку зависит от внешней среды как в отношении своих ресурсов, так и потребителей, пользователей результатами её труда.

Существует граница, которая отделяет систему от её окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и, наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Организация должна отражать состояние внешней среды, в основе её построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должны обеспечиваться вклад каждого её члена в общую работу и эффективная помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению этих целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внешней среды.

В данной работе будет раскрыто содержание факторов внешней среды, их соотношение с организацией и элементы анализа факторов внешней среды, который необходимо проводить для выработки стратегии поведения организации.

1. Внешняя среда организации

Внешняя среда включает все силы и институты, с которыми организация сталкивается в своей оперативной или стратегической деятельности: экономические условия, законодательство, систему ценностей в обществе, уровень технологий, конкурентов.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внешняя среда никогда не бывает стабильна, поэтому мало знать свою «среду обитания» и природу её изменений, надо уметь реагировать на эти изменения. Внешние факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации.

Внешнее окружение организации можно условно разделить на ближний круг -- деловую среду и дальний круг -- макроокружение (рис.2).

Рис.2. Взаимозависимость организации и её внешней среды

Для организации деловая среда выступает как надсистема, а макроокружение как над-надсистема. От того, в каком состоянии находятся надсистемы, зависит развитие искомой системы -- организации.

1.1 Деловая среда

К деловой среде относится всё, что, находясь за пределами организации, взаимодействует с ней и оказывает на неё непосредственное влияние в целом или на отдельные её подразделения. Как правило, в деловую среду организации входят:

џ потребители продукции и услуг;

џ поставщики материальных и природных ресурсов;

џ конкуренты;

џ инфраструктура;

џ государственные и муниципальные организации;

џ международный сектор.

Деловая среда формируется в процессе развития организации, и границы её определить сложно. Организация может изменить цели, стратегию, сферу деятельности, продукцию или услуги -- всё это соответственно изменит и границы её деловой среды. Приведем краткую характеристику основных элементов деловой среды.

1. Потребители -- это непосредственные покупатели и клиенты компании. Состав потребителей зависит от сферы деятельности, от типа товара и услуг, от масштаба производства, от занятости рынка и многих других факторов. Кроме непосредственных покупателей и клиентов, на деятельность организации оказывают значительное влияние и общественные организации (общество потребителей, общество экологической защиты и др.).

2. Поставщики материалов, сырья, полуфабрикатов, электроэнергии, воды, газа создают ресурсную зависимость. Зависимость организаций от поставщиков - одна из сильных. Отношения с поставщиками значительно отражаются на себестоимости, качестве продукции, сроках изготовления, тем самым оказывая непосредственное влияние на эффективность. Поставщики-монополисты могут завышать тарифы, цены, отключить энергию, газ, ставя организации в кризисное положение, на грань банкротства. При заключении отношений на поставки необходимо обратить внимание на цены, качество, соблюдение сроков поставок, возможность замены поставщика, необходимо выяснить, является ли он монополистом.

3. Конкурентами, как правило, являются те организации, которые реализуют схожую продукцию на одних и тех же рынках, одним и тем же потребителям.

Грамотная конкурентная стратегия требует анализа:

џ конкуренции между существующими компаниями;

џ вероятности появления новых компаний, планирующих производить аналогичный продукт;

џ новых товаров-заменителей, которые могут появиться на рынке;

џ возможностей появления более выгодных поставщиков.

4. Инфраструктура -- это совокупность отраслей и видов деятельности, обслуживающих организацию и создающих для неё как бы общий фундамент, опору. Это та часть деловой среды, которая обеспечивает организацию финансовыми, трудовыми ресурсами, транспортным обслуживанием, консультационными, аудиторскими, страховыми и др. услугами. В эту часть деловой среды входят банки, фондовые биржи, консультационные, аудиторские, лизинговые компании, склады, железная дорога и пр., с которыми организация устанавливает связи.

џ Финансовые организации -- фондовые биржи, частные инвесторы. Надежность финансовых организаций -- необходимое условие для стабильной работы. Участившиеся кризисы -- банкротство банков, резкие колебания валютного курса -- всё это усиливает степень неопределённости и создает большие сложности для менеджеров компании. Поэтому так важен тщательный выбор финансовых учреждений.

џ Рынок рабочей силы: кадровые агентства занятости, учебные заведения, биржи труда. Изучение рынка рабочей силы позволяет организации подобрать сотрудников необходимой специальности, квалификации, пола, возраста, образования, т.е. подобрать кадры согласно профессиональным требованиям.

џ Транспортные организации оказывают сильное влияние на компанию, её благополучие зависит от цен, графиков перевозок, сохранности груза на транспорте. Если транспортная организация является монополистом, то тарифы на перевозки высоки.

џ Консультационные фирмы в последние годы все чаще оказывают профессиональные консультационные услуги организациям. Российские предприятия обращаются за помощью в разработке маркетинговых, инвестиционных проектов, стратегии, проектов по реструктуризации предприятия и др. На рынке консультационных услуг действуют как иностранные, так и российские фирмы.

џ Страховые компании являются необходимым элементом инфраструктуры. Высокий уровень риска для бизнеса на российском рынке заставляет фирмы обращаться к услугам страховых компаний. Для организации важно, чтобы на территории её расположения обязательно были сильные страховые компании.

5. Государственные и муниципальные организации -- это ещё одна важная составляющая деловой среды. В зависимости от формы собственности, вида деятельности, масштаба, источников финансирования в деловую среду организации могут входить различные муниципальные и федеральные организации или органы власти, с которыми она непосредственно взаимодействует: администрация, налоговая инспекция, налоговая полиция, суды. Влияние их на организацию происходит через принятие нормативных актов; владение акциями; лицензирование; представление субсидий, изымание налогов; размещение государственных заказов и их ресурсное обеспечение; применение экономических и административных санкций и др., -- всё это непосредственно воздействует на экономику организации. В нашей стране, где изменения в органах власти часты и, как правило, непредсказуемы, очень важно наладить хорошую связь с государственными органами и предусмотреть меры, направленные на защиту интересов, организации в кризисной ситуации.

6. Международный сектор деловой среды в последнее десятилетие оказывает сильное влияние на деятельность российских фирм. Вытеснение с российского рынка российских производителей (автомобили, бытовая техника, электронная техника, некоторые продукты питания) заставляет компании внимательно следить за развитием международного сектора экономики. Необходимо постоянно изучать влияние иностранных потребителей, поставщиков, конкурентов; исследовать новые приёмы, правила менеджмента; усиливать лоббирование своих интересов в государственных органах власти и предпринимать меры, позволяющие противостоять иностранной конкуренции на отечественном рынке.

1.2 Макроокружение организации

К макроокружению организации относят:

џ экономические условия в стране, регионе;

џ политические условия;

џ право;

џ уровень технологий;

џ международные связи;

џ социально-культурную среду;

џ природно-геграфические условия;

џ рынок;

џ государство.

Основные надсистемы макроокружения были представлены на рис. 2.

Элементы триады «организация -- деловая среда -- макроокружение» тесно связаны и взаимозависимы. Деловая среда как надсистема организации в свою очередь зависит от своей надсистемы -- макроокружения. Системы, входящие в макроокружение по отношению к организации, как исходной системе, выполняют роль «над-надсистем». Некоторые элементы макросреды могут входить в деловую среду организации.

Так внешнюю среду организации без выделения из неё деловой среды можно рассмотреть на рис. 3.

деловой среда конкуренция организация

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.3 Соотношение организации и внешней среды

Организация должна соотносить своё развитие с развитием внешней среды, для чего необходимо обладать достаточной информацией о происходящих в деловой среде и макроокружении изменениях. Внешняя среда характеризуется различной степенью неопределённости.

Неопределённость пропорциональна сложности и изменчивости внешней среды. Высокая степень неопределённости увеличивает степень риска при принятии решений. Управляющий должен предсказать, как принимаемые решения отразятся на отношениях с деловой средой и макроокружением. Для оценки уровня неопределённости деловой среды используют четыре уровня: низкий, умеренный, умеренно высокий, высокий

Простая и стабильная деловая среда представляет для организации низкую степень неопределённости, для менеджера -- хорошо прогнозируемые последствия от принятых решений. Например, прачечная в одном из «спальных» районов Москвы: постоянные клиенты, мало конкурентов, деловая среда стабильна.

Сложная и стабильная деловая среда -- умеренная степень неопределённости. Деловое окружение таких организаций характеризуется множеством разнородных элементов, но их изменение не происходит быстро или неожиданно. Пример: высшие учебные заведения, университеты. Большое количество разнородных элементов: абитуриенты, студенты, базовые школы, выпускники, родители, попечительский совет, министерство, УМО, ВАК, префектура, налоговая служба, банки, издательства и пр., но изменения происходят медленно, постепенно, их можно предугадать.

Простая и нестабильная среда -- умеренно высокая степень неопределённости. Несмотря на небольшое количество элементов внешней среды поведение бизнес-системы трудно предсказать (например, дома модной мебели, или обуви, или одежды, т.е. организации, где быстро меняются вкусы потребителей). Например, деловая среда домов высокой моды достаточно простая, так как круг потребителей ограничен, но зато подвержен быстрым сезонным изменениям вкусов.

Сложная и нестабильная деловая среда -- высокая степень неопределённости. Большое разнообразие элементов, которые изменяются необычайно быстро и непредсказуемо. Примером может служить фармацевтическая компания: огромное число потребителей и постоянно изменяющийся ассортимент лекарственных средств.

Неопределённость деловой среды можно уменьшить с помощью механизмов адаптации. Адаптивность -- это способность организации приспосабливаться к изменениям внешней среды, один из важнейших критериев оценки эффективности организаций. По мере эволюции и усложнения деловой среды значимость адаптивности возрастает. Адаптивная организация с изменением условий внешней среды корректирует цели, вырабатывает новые стратегии, реализует нововведения, совершенствует оргструктуру, обучает персонал и т.д.

Рейтинг преуспевающих компаний проводится по множеству параметров, основные из них: социальная значимость миссии; организация хозяйственной деятельности; эффективная корпоративная стратегия; рост результирующих показателей работ; продвижение торговой марки; долгосрочные доходы для акционеров; использование возможностей персонала; удовлетворение запросов потребителей; решение экологических проблем; оптимальное соотношение интересов участников в капитале компаний; реализация программ приватизации; наилучшие сделки по слияниям и приобретениям; инновационные подходы к организации бизнеса; эффективность использования технологий; высокие этические стандарты.

2. Анализ внешней среды

Анализ внешней среды представляет собой оценку состояния и перспектив развития важнейших с тонки зрения организации субъектов и факторов окружающей среды: отрасли, рынков, поставщиков и совокупности глобальных факторов внешней среды, на которые организация не может оказывать непосредственное влияние.

Анализ внешней среды служит инструментом, при помощи которого разработчики стратегии контролируют внешние по отношению к организации факторы с целью предвидеть потенциальные угрозы и открывающиеся новые возможности. Анализ внешней среды позволяет организации своевременно спрогнозировать появление угроз и возможностей, разработать ситуационные планы на случай возникновения непредвиденных обстоятельств, разработать стратегию, которая позволит организации достигнуть поставленных целей и превратить потенциальные угрозы в выгодные возможности. Схема анализа внешней среды организации представлена на рис. 4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Угрозы и возможности могут проявляться в. семи областях внешнего окружения, соответственно им группируются и факторы, которые подвергаются анализу. Исследование этих групп факторов позволяет получить полное представление о складывающихся тенденциях развития внешней среды организации.

1. При анализе политических факторов следует следить за соглашениями по тарифам и торговле между странами, протекционистской таможенной политикой, направленной против третьих стран, нормативными актами местных органов власти и центрального правительства, уровнем развития правового регулирования экономики, отношением государства и ведущих политиков к антимонопольному законодательству, кредитной политикой местных властей, ограничениями на получение ссуд и наём рабочей силы.

2. При анализе экономических факторов рассматривают темпы инфляции (дефляции), налоговую ставку, международный платёжный баланс, уровень занятости населения в целом и в отрасли, платежёспособность предприятий.

3. Социальные факторы внешней среды включают изменяющиеся общественные ценности, установки, отношения, ожидания и нравы. В условиях экономической нестабильности именно в социальной среде рождаются многие проблемы, представляющие большую угрозу для организации. Чтобы эффективно справиться с этими проблемами, организация как социальная система сама должна меняться, приспосабливаясь к внешней среде.

В нашей стране целый ряд факторов социальной среды приобрёл особое значение. К ним относятся обострённые национальные чувства, отношение основной массы населения к предпринимательству, роль женщин и национальных меньшинств в обществе, развитие движения в защиту прав потребителей, изменение роли управляющих в производстве и их социальных установок, изменение общественных ценностей.

4. Руководство организации обязано постоянно следить за технологической внешней средой, чтобы не упустить момент появления в ней изменений, которые представляют угрозу самому существованию организации. Это особенно важно потому, что изменения в технологической внешней среде могут поставить организацию в безнадежное положение в условиях конкуренции. Анализ технологической внешней среды должен учитывать изменения в технологии производства (особенно важно не пропустить момент начала создания принципиально новых технологий), конструкционных материалах, применении вычислительной техники для проектирования новых товаров и услуг, в управлении, изменения в технологии сбора, обработки и передачи информации, в средствах связи.

5. Рыночные факторы включают многочисленные характеристики, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность работы организации. Их анализ позволяет руководству фирмы уточнить её стратегию и укрепить позиции организации на рынке. Здесь исследуют изменение демографических условий, уровень доходов населения и их распределение, жизненные циклы различных видов товаров и услуг, уровень конкуренции в отрасли, долю рынка, занимаемую организацией, ёмкость рынка или защищённость его правительством.

6. Анализ факторов конкуренции предполагает постоянный контроль со стороны руководства организации за действиями конкурентов. Суть анализа можно свести к поиску ответов на следующие вопросы:

џ что движет конкурентом?

џ что он делает?

џ что может сделать?

В анализе конкурентов выделяют четыре диагностические зоны:

џ анализ будущих целей конкурентов,

џ оценка их текущей стратегии,

џ оценка предпосылок относительно конкурентов и перспектив развития отрасли,

џ изучение сильных и слабых сторон конкурентов.

Контроль деятельности конкурентов позволяет руководству организации постоянно быть готовым к потенциальным угрозам.

7. Анализ международных факторов приобрёл важное значение для отечественных организаций после отмены государственной монополии на внешнюю торговлю. Многие крупные и средние организации активно действуют или собираются действовать на международном рынке. Поэтому руководство должно следить за ситуацией, которая складывается в этом обширном сегменте. Нужно отслеживать политику правительств других стран, предусматривающую усилия по защите или расширению национального рынка в целом или отдельных отраслей. С учётом факторов внешней среды стратегия организации может быть направлена на поиск защиты у правительства от иностранных конкурентов, укрепление внутреннего рынка или на расширение международной активности.

Анализ внешней среды, проведённый посредством исследования рассмотренных групп факторов, облегчает руководству организации получение ответов на интересующие его вопросы:

і какие изменения во внешнем окружении воздействуют на текущую стратегию организации?

і какие факторы представляют большие возможности для достижения общефирменных целей?

Анализ внешней среды рекомендуется заканчивать составлением перечня внешних как опасностей, так и возможностей, с которыми организация сталкивается в этой среде. Форма представления этого перечня может быть различной, но, как правило, она должна включать взвешивание факторов для их ранжирования по степени воздействия на организацию и оценку воздействия. Для наглядности и облегчения работы руководителей, планирующих стратегию фирмы, все факторы можно разместить в два столбца: один -- факторы возможностей, другой -- факторы угроз, расположенные по степени убывания значимости.

Первые четыре группы факторов, приведенные на рис. 4, представляют известную PEST-модель анализа, используемую для оценки состояния макросреды окружения. Это позволяет получить представление о «шумовом фоне» -- общем состоянии ситуации в стране, регионе или в мировой экономике в целом. Сюда следует отнести и международные факторы.

Исследование рыночных факторов и конкуренции составляет сущность анализа микросреды окружения, т.е. отрасли, в которой работает организация. Главной задачей здесь является анализ уровня конкуренции, который во многом предопределяет характер стратегии, выбираемой организацией. Наряду с известными методами маркетинга для объективной оценки конкурентной ситуации в отрасли рекомендуется использовать модель пяти сил конкуренции М. Портера.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как было рассмотрено в данной работе, организация существует в очень сложном и многообразном пространстве, которому присуще большое количество факторов, каждый из которых оказывает существенное воздействие на организацию и определяет её потребности и возможности. Жизнеспособность организации в этих условиях зависит от того, насколько эффективно и своевременно она сможет проанализировать и оценить влияние всех компонентов внешней среды. Организация должна постоянно изучать среду, чтобы обеспечить себе успешное продвижение к своим целям, выработать стратегию взаимодействия с элементами внешней среды, обеспечивающую ей наиболее комфортное сосуществование.

Правда, при этом не надо забывать, что являясь элементом такой системы как общество, организация, в свою очередь, тоже оказывает влияние на окружающую её среду, формируя те же самые факторы - и политические, и экономические, и социальные и другие - для других организаций, и, замыкая этот круг, в конечном счёте, функционирует в среде, созданной, отчасти, собственными усилиями.

ЛИТЕРАТУРА

1. Акимова Т. А. Теория организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 367 с.

2. Мильнер Б. З. Теория организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 720 с.

3. Управление организацией: Учебник / Под. ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина - М.: ИНФРА-М, 2003. - 716 с.

Размещено на Allbest.ru