Содержание управленческой отчетности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современных условиях хозяйствования существенно возрастает роль учета как функции управления, повышаются требования к учетной информации. Важно правильно понимать цели ее получения, а также знать методы ее формирования. Управленческий учет ориентирован на обеспечение информацией внутренних пользователей с целью принятия обоснованных управленческих решений. Это требует сбора, измерения, анализа, интерпретации, передачи информации, необходимой руководителям различных уровней управления.

Получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде, называется отчетом. Как правило, отчет представляется на бумажном носителе, но может и в электронном виде или в любом другом. Важен не носитель, а обращенность отчета к пользователю. Человек заведомо не в состоянии воспринимать и перерабатывать всю информацию, присутствующую в информационных системах управления, поэтому вынужден потреблять ее порциями. Порция информации, содержащая только требуемые пользователю сведения и сгруппированная максимально удобным для него образом, и представляет собой отчет.

Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности предприятия или составляющих его элементов за истекший период.

Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит из обобщающих итоговых показателей, которые получают в конце отчетного периода с помощью соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность может содержать как количественные, так и качественные показатели, как в стоимостном, так и в натуральном выражениях. Таким образом, отчетность представляет собой источник информации для анализа и принятия решений. [2]

В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования пользователей, заинтересованных в характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью внутрифирменного управления.

Управленческая отчетность - внутренняя отчетность, т.е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

Целью составления управленческой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность структурных подразделений предприятия (отдельные направления его деятельности), а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем приводимых данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. В связи с этим разработка внутренней отчетности является главной задачей предприятия. Содержание, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а также пользователи зависят от условий хозяйствования на конкретном предприятии. [4]

Целью курсовой работы является изучение понятия, назначение и виды управленческой отчетности, их содержание и порядок использования информации в целях руководства предприятием.

управленческий внутрифирменный отчетность подразделение

1. Понятие управленческой отчетности

Управленческая отчетность - это инструмент внутреннего контроля и оценки деятельности компании.

Любой руководитель, принимая управленческие решения, основывается на информации: что происходит в его подразделении, компании, бизнесе. Это касается всех - руководителя отдела или управления, генерального директора, акционера или единоличного хозяина бизнеса. Естественно, возникает необходимость в получении такой информации - у каждого в разное время и в разных объемах. По закону компания должна периодически на регулярной основе готовить целый пакет финансовой отчетности - баланс, отчет о прибылях и убытках, необходимые расшифровки и пояснения к ним. [3] Такие документы предназначены прежде всего для внешних пользователей - контролирующих органов, банков, партнеров и т.п. Если отчетность реально отражает хозяйственные операции и финансовое состояние компании, то она, безусловно, информативна и для руководителей, однако, тем не менее, не дает ответа на очень многие, крайне важные для управления вопросы, например:

· насколько различается рентабельность производства и продаж различных видов продукции или услуг, какой ассортимент производить, если есть ограничения по сырью, по мощностям, по емкости рынка;

· что выгодно: покупать комплектующие изделия или производить их самим (тем более, если для этого есть мощности);

· продавать готовую продукцию или дальше ее перерабатывать?

· покупать новое, высокопроизводительное, оборудование или оставить старое.

Кроме того, ежеквартальное и годовое подведение промежуточных финансовых итогов важно, но если не контролировать ситуацию в бизнесе на регулярной основе и не замечать вовремя проблемы с производительностью и эффективностью работы, с наличием денежных средств, то очередной период подготовки финансовой отчетности может стать бессмысленным - в компании наступит кризис. [2] Реальным помощником руководителя в оперативном и стратегическом управлении бизнесом является управленческая отчетность. Никто не обязывает ее составлять, но без нее руководителю очень сложно, а порой и невозможно принимать грамотные решения. Особенно это актуально в условиях, когда компаниям приходится задумываться об увеличении прибыли за счет сокращения затрат и интенсификации производства. Управленческая отчетность, по сути, представляет собой результат сбора и систематизации финансовой и нефинансовой информации (в том числе и натуральных показателей, данных о времени платежей и т.п.), на основе анализа которого менеджеры принимают решения для достижения своих целей. Если взять такое понимание за основу, то становится ясно: каковы цели и основные зоны ответственности, такова должна быть и система данных, с которой руководитель работает.

При формировании системы управленческой отчетности требуется:

- определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

- составить схему формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;

- наделить ответственного полномочиями координатора, т.е. административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;

- определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Системы формирования управленческой отчетности о фактических затратах и результатах деятельности следует разрабатывать таким образом, чтобы обеспечить представление менеджерам соответствующего уровня необходимой им отчетности в кратчайший срок после окончания отчетного периода. [5]

Важное значение имеет способ представления учетной управленческой информации, включая средства вывода и формат данных, методы их доставки, сопровождающие сведения пояснения. Традиционный метод представления информации в виде таблиц с набором цифр, размещенных на бумажном носителе, дополняется их демонстрацией на дисплее построением графиков и диаграмм, использованием цветовых решений.

Основными факторами, влияющими на выбор способа представления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, следует считать содержание предоставленной информации, потребности и пожелания пользователей отчетов, соображения экономичности их получения и передачи. Нет и не может быть стандартного набора бланков управленческой отчетности с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны и разнообразны по существу, форме и срокам представления. [17]

2. Назначение управленческой отчетности

В настоящее время на многих крупных предприятиях разработана и действует система управленческой отчетности. Для оценки выполнения установленных организацией требований к такой системе в динамике необходим ее регулярный анализ. Этот анализ должен дать ответы на следующие основные вопросы (критерии):

- способна ли поступающая управленческая отчетность выявить имеющиеся проблемы, недостатки и найти соответствующие решения;

- поступает ли информация вовремя, т.е. располагает ли руководитель временем, необходимым для принятия решений, для того, чтобы вмешаться в неудовлетворительно протекающие процессы и скорректировать их;

- позволяет ли система управленческой отчетности предсказать возникновение проблем, дает ли она возможность сравнительного анализа с исторической информацией и данными прогнозирования;

- вся ли необходимая информация поступает к руководителю, достаточна ли она или избыточна для данного уровня управления;

- соответствует ли форма представления информации ее содержанию, удобно ли с ней работать.

Периодический анализ (мониторинг) системы управленческой отчетности позволяет на регулярной основе быстро и четко модифицировать данную систему под изменяющиеся потребности пользователей.

Мониторинг системы управленческой отчетности представляет собой контроль степени соответствия управленческих отчетов потребностям их пользователей. При этом основные требования к системе такой отчетности остаются неизменными.

В рамках предлагаемой системы контроля управленческой отчетности не предполагается оценка соответствия ведения управленческого учета методам, лежащим в основе его организации (оценка соответствия фактического учета заданным при его организации параметрам). Мониторингу подвергается только управленческая отчетность организации. [9]

Контроль (мониторинг) и регулирование (совершенствование), в том числе системы управленческой отчетности, являются функциями менеджмента. Разработка модели контроля и регулирования системы управленческой отчетности может быть осуществлена на базе требований Государственного стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», утвержденного постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. №333-ст). Данный стандарт устанавливает основные положения системы управления качеством как совокупностью свойств на основе процессного подхода.

Внедрение такой системы способствует обеспечению высокого качества подготовки и представления поставщиками (бухгалтерами, экономистами) управленческих отчетов для пользователей данных отчетов. При этом контроль и регулирование качества управленческой отчетности рассматривается как процесс, что соответствует требованиям российского и международных стандартов управления качеством. Расширить требования к организации и проведению контроля и регулированию системы управленческой отчетности позволяет серия стандартов систем качества.

В основе контроля и регулирования управленческой отчетности лежит цикл «Plan-Do-Check-Act» (PDCA), общий для всей системы контроля качества:

- планирование (plan) - определение целей и процессов, необходимых для достижения результатов в соответствии с требованиями потребителей и политикой организации. По отношению к управленческой отчетности этот этап цикла означает установление методики подготовки и представления данной отчетности;

- осуществление (do) - внедрение процессов. В отношении управленческой отчетности это процесс организации и ведения управленческого учета и подготовки управленческой отчетности;

- проверка (check) - постоянный контроль процессов и продуктов в сравнении с политикой, целями и требованиями к ним и информирование о результатах контроля. На данном этапе цепочки должен осуществляться мониторинг управленческих отчетов;

- действие (act) - принятие мер по постоянному улучшению показателей процессов. В отношении системы управленческой отчетности это означает действия по совершенствованию состава, структуры и периодичности представления управленческих отчетов в соответствии с задачами и требованиями пользователей информации. [10]

Назначение мониторинга управленческой отчетности принципиально не отличается от назначения таких сопутствующих аудиту услуг, как услуги контроля (в частности, услуг по контролю ведения учета и составления отчетности). Поэтому процедуры такого мониторинга аналогичны процедурам получения аудиторских доказательств (процедур проверки по существу), и в целом проверка системы управленческой отчетности аналогична аудиторской проверке по специальному аудиторскому заданию. Так, в соответствии с пунктом 19 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности №5 «Аудиторские доказательства», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 №696, к процедурам проверки относятся инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет и аналитические процедуры.

Мониторинг системы управленческой отчетности может осуществляться сотрудниками ревизионного, аудиторского или иного отдела организации, имеющего полномочия контроля ее финансово-хозяйственной деятельности, а также сторонними аудиторскими организациями. В связи с тем что состав и структура управленческой отчетности в большей мере, чем состав и структура финансовой отчетности, зависят от особенностей конкретного предприятия, мониторинг управленческой отчетности эффективнее проводить силами сотрудников данного предприятия. При этом должна быть обеспечена их независимость от сотрудников, ведущих управленческий учет и составляющих управленческую отчетность. [12]

В соответствии с назначением отчетов акцент при проведении процедур контроля управленческой отчетности должен быть сделан на определение степени ее полезности (включая достоверность показателей отчетности) для принятия управленческих решений.

Таким образом, мониторинг системы управленческой отчетности организации подразделяется на два вида (две области). [16]

1. Мониторинг формальных характеристик - контроль содержания, адресов и сроков представления отчетов на соответствие утвержденной системе управленческой отчетности организации. В рамках данного вида мониторинга осуществляются две группы процедур:

А) сопоставление фактических параметров (реквизитов и сроков представления) управленческой отчетности с утвержденными параметрами (контроль по формальным признакам);

Б) проверка правильности арифметических расчетов.

2. Мониторинг соответствия отчетности потребностям пользователей - контроль отчетности на соответствие задачам управления. Он включает следующие разделы:

а) мониторинг объектов и задач управления;

б) контроль состава показателей затрат на продажу, необходимых для решения поставленных управленческих задач;

в) контроль наличия указанных показателей в утвержденных формах отчетности;

г) оценка соответствия форм отчетности уровням управления (полномочиям менеджеров - пользователей управленческой отчетности);

д) проверка адекватности отчетных периодов срокам принятия управленческих решений;

е) контроль уровня подготовки пользователей отчетов (его соответствие представляемой информации).

Описание процедур (методик и сроков) мониторинга может быть оформлено планом или графиком проверки. При подготовке данных планов в аудиторской или иной службе организации могут быть использованы положения правил (стандартов) аудита в России. Последовательность, сроки и исполнители процедур мониторинга зависят от структуры и размера организации, а также навыков проверяющих.

Перечень и обязанности сотрудников организации, ответственных за осуществление мониторинга управленческой отчетности, устанавливаются должностной инструкцией или отдельным приказом руководителя предприятия. [11]

Для контроля уровня профессиональной подготовки пользователей управленческой отчетности необходимо провести тестирование менеджеров. Оно может осуществляться на основе вопросника по терминологии и основным законам микроэкономики. Такой вопросник должен включать как минимум следующие вопросы: основные понятия, используемые в системе отчетов (затраты, места возникновения затрат, виды деятельности), принципы маржинального анализа, стратегического учета, понимание целей использования отдельных отчетов. Такое тестирование проводится в случае кадровых изменений в организации (прием / перевод сотрудника, пользующегося управленческой отчетностью) или изменения системы отчетности. Если проверка покажет отсутствие необходимых знаний, то проблема пользования отчетами может быть решена одним из двух способов или их комбинацией: повышением квалификации менеджеров (на основе внутрифирменного обучения или направления сотрудников на специальные курсы), детализацией, изменением форм отчетности и пояснительных записок к ним. [14]

Процедуры проводимого мониторинга, а также их результаты как свидетельства качества управленческой отчетности должны быть письменно зафиксированы. Требования правила (стандарта) аудиторской деятельности №2 «Документирование аудита», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 №696, в отношении рабочих документов аудитора можно использовать к документам, которыми оформляются результаты мониторинга.

Рабочая документация по очередному контролю должна содержать все сведения, необходимые и достаточные для проведения следующих действий:

1. составления отчета по результатам проверки;

2. подтверждения того, что проверка проведена в соответствии с утвержденным порядком;

3. осуществления организацией контроля за ходом проверки;

4. планирования проверки.

В соответствии с данными требованиями рабочая документация должна содержать записи о планировании проверки; записи о характере, времени проведения и объеме выполненных контрольных процедур; выводы, сделанные на основе полученных в ходе проверки сведений с указанием всех существенных вопросов.

Для рабочей документации могут быть установлены следующие обязательные реквизиты: наименование документа; наименование организации; период, за который проводилась проверка; дата выполнения контрольных процедур или составления документа; содержание документа; личная подпись лица, составившего документ, и ее расшифровка; дата проверки документа; личная подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровка. [13]

К отчету о результатах проверки формы управленческой отчетности может прилагаться аналитическая записка, характеризующая промежуточные результаты контроля (по процедурам, указанным в плане мониторинга и инструкции).

Отсутствие отклонений на соответствующем уровне в отчете (графа «Наличие отклонений») может быть отмечено знаком «+», наличие отклонений - знаком «-». В графе «Рекомендации» указываются причины несоответствия - конкретные недостатки. Эти недостатки могут быть двух видов: излишняя и (или) неполная информация, и относиться к одной или нескольким характеристикам отчетной формы - отчетным показателям, составу пояснений, пользователям отчета, отчету в целом. Соответственно, рекомендации по оптимизации системы управленческой отчетности могут быть включены в отчет о проверке в виде условного обозначения следующей структуры: Х.Х. Текст, - в котором на первом месте указывается знак «+» (дополнить форму отчетности) или знак «-» (исключить), на втором месте - буква, обозначающая вид дополняемых или исключаемых данных (М, О, П, А, З), на третьем месте - текстовое указание на конкретный показатель.

Буквенные обозначения имеют следующие значения: П - показатель управленческого отчета; А - пояснения к управленческому отчету; М - пользователь отчета (менеджер), означает расширение или сужение круга пользователей отчета на указанных далее лиц; О - отчет в целом, означает исключение отчета из системы управленческой отчетности; З - замена данного отчета на другой.

Такая система позволит увеличить наглядность отчета и, следовательно, повысить эффективность его применения.

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности подписывается руководителем группы лиц, проводивших проверку.

Мониторинг управленческой отчетности предполагает оценку адекватности данной системы задачам управления. Такая оценка для большей ее эффективности должна носить двухсторонний характер, т.е. проводиться не только лицами, подготавливающими и проверяющими отчетность, но и пользователями соответствующих форм отчетности. В основе оценки соответствия управленческих отчетов потребностям пользователей, осуществляемой сотрудниками, подготавливающими и проверяющими данные отчеты, лежат аналитические процедуры: [7]

1. изучение показателей, необходимых для принятия управленческих решений на каждом участке управления согласно теоретическим положениям менеджмента и возможностям учета;

2. сопоставление теоретически необходимых показателей с фактически применяемыми показателями по каждому участку управления.

Помимо проверки системы управленческой отчетности специальной группой сотрудников необходимо выявить мнения пользователей каждой формы отчета о степени и характере соответствия каждой формы потребностям данных пользователей. Для этого могут осуществляться запросы (поиск информации о качестве управленческой отчетности у менеджеров организации), на которые необходимо получить письменные подтверждения.

С этой целью каждому пользователю может предлагаться для заполнения (с периодичностью и в сроки проведения проверки системы управленческой отчетности) следующая форма отчета пользователя о качестве управленческой отчетности.

Отчеты всех пользователей объединяются сотрудниками группы проверки в сводный отчет пользователей о качестве управленческой отчетности (по форме индивидуальных отчетов о качестве с добавлением графы «Пользователь отчетности»). В целях повышения маневренности системы управленческой отчетности менеджеры должны иметь возможность представлять отчет пользователя о качестве управленческой отчетности не только в период проверки, а в любое время, когда, по их мнению, соответствующий отчет теряет свою полезность или может быть сделан более полезным.

Отчет о результатах проверки системы управленческой отчетности и отчет о качестве управленческой отчетности представляются лицу, ответственному за организацию управленческого учета, а также в случае наличия существенных недостатков, требующих пересмотра системы отчетности, - руководителю организации. Изменения документов и данных должны быть проанализированы и утверждены теми же службами, которые проводили первоначальный анализ и утверждали эту документацию. По решению ответственных лиц, оформленному организационно-распорядительным документом, все или некоторые рекомендации данных отчетов принимаются к исполнению. Формы управленческих отчетов и порядок их представления модифицируются с учетом принятых рекомендаций. Изменения в системе управленческой отчетности утверждаются организационно-распорядительным документом фирмы (приказом, распоряжением руководителя организации).

Таким образом, мониторинг управленческой отчетности способствует обеспечению оптимального развития организации за счет следующих факторов:

1. распространения полномочий по совершенствованию отчетности не только на составителей данной отчетности, но и на ее пользователей;

2. непрерывности контроля и модификации;

3. делегирования части управленческих функций (элементов планирования, контроля, поддержания коммуникаций) сотрудникам, несущим ответственность за подготовку и представление управленческой отчетности;

4. снижения затрат на управление предприятием.

Система управленческих отчетов в целом должна охватывать все объекты управления в организации. Соответственно, система внутреннего нормативного регулирования процессов подготовки и представления управленческой отчетности должна быть гармонизирована с прочими корпоративными (внутренними) стандартами предприятия. Такая система позволит упорядочить и связать все функции и сферы управления организацией на основе унифицированных описаний бизнес-процессов. [1]

Управленческая отчетность необходима для решения следующих задач:

- предоставление информации и расчетов фактической эффективности и рентабельности деятельности;

- представление информации для принятия стратегических решений;

- оперативный контроль, охватывающий все сегменты финансово-хозяйственной деятельности;

- акцентирование моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущих периодах;

- группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения возникающих в процессе деятельности проблем;

- выявление существующих недостатков и недоработок.

3. Требования к управленческой отчетности

Для того чтобы управленческая отчетность (УО) охватывала весь комплекс поставленных задач, необходимо соблюдать следующие требования:

а) достоверность УО;

б) полнота сведений УО;

в) целостность информации УО;

г) последовательность УО;

д) сопоставимость УО;

е) существенность УО;

ж) своевременность УО.

Кратко рассмотрим вышеперечисленные требования к управленческой отчетности.

Достоверность управленческой отчетности - учетная информация формируется в соответствии с регламентом, установленным законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету.

Полнота управленческой отчетности - представление полной и исчерпывающей информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности, наличии и использовании финансовых, материальных и трудовых ресурсов, капитале и резервах, доходах и расходах, обязательствах, факторах, повлиявших на полученные результаты и т.д.

Целостность управленческой отчетности - обязательное включение в управленческую отчетность показателей финансово-хозяйственной деятельности (если они присутствуют) филиалов и подведомственных подразделений.

Последовательность управленческой отчетности - представление показателей финансово-хозяйственной деятельности от предыдущего периода к отчетному.

Сопоставимость управленческой отчетности - при оценке результатов финансово-хозяйственной деятельности отчетные показатели должны быть сопоставимы с аналогичными планируемыми показателями планов, смет, бюджетов, нормами и нормативами, а также с показателями предыдущих отчетных периодов.

Существенность управленческой отчетности - содержание в управленческой отчетности наиболее существенных показателей, без которых невозможно объективно оценить результаты финансово-хозяйственной деятельности и соответственно принять качественное управленческое решение.

Своевременность управленческой отчетности - оперативное принятие управленческих решений на основании полученных результатов анализа и оценки отчетных показателей.

Необходимо оговориться, что достижение поставленных задач зависит не только от четкого выполнения требований к управленческой отчетности, но и от неизменности учетной политики негосударственных предприятий безопасности в течение длительного времени, последовательности ее применения от одного отчетного периода к другому.

Требования к содержанию, видам, объемам и срокам представления управленческой отчетности формируют руководители негосударственных предприятий безопасности или лица, ответственные и заинтересованные во внутренней управленческой информации.

Эти требования можно представить как:

- единообразную структуру, но предельно гибкую,

- максимально пригодную для оперативного контроля и анализа,

- читаемую, понятную и обозримую информацию,

- оптимальную по срокам предоставления информации.

Необходимо обратить внимание на то, что содержание управленческой отчетности находится в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия.

Унифицировано ее можно представить в виде следующих блоков:

- результаты финансово-хозяйственной деятельности;

- доходность и прибыль;

- соотношение заемных и собственных денежных средств;

- движение финансовых потоков;

- ожидаемые поступления денежных средств;

- платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе;

- анализ источников финансирования;

- потребности в новых источниках финансирования;

- инвестиционные и кредитные проекты;

- управленческие решения и воздействия;

- интерпретация представляемой информации и пояснения для высшего руководства и учредителей.

Основываясь на практическом опыте, разработка форм управленческой отчетности осуществляется по следующим принципам:

1) затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;

2) все без исключения управленческие отчеты должны быть конкретными и адресными;

3) текущие управленческие отчеты должны содержать оперативную информацию, необходимую для принятия управленческих решений;

4) управленческие отчеты не должны быть перегружены лишними данными, а вся представленная в них информация должна быть систематизирована;

5) формы управленческих отчетов должны учитывать особенности и уровень подготовленности конкретного руководителя, для которого предназначен отчет. [6]

4. Требования к управленческой отчетности

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности.

Рисунок 1

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические. [8]

Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и другое.

По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты.

Оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации. [8]

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме (наиболее востребованные форматы управленческой отчетности).

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.

Внутренняя отчетность может содержать данные об относительной величине отклонений в виде процентов или коэффициентов. Отсутствие отклонений принимается за единицу (за 100), показатель меньше 1 характеризует степень отрицательного отклонения (по издержкам - уровень экономии). Показатели, превышающие 1, характеризуют относительную величину положительного отклонения (по издержкам - относительный показатель перерасхода или превышения).

Оценка отклонений - непременный компонент хорошо составленной внутренней управленческой отчетности. Суммы отклонений по издержкам отражаются в виде сальдо на счетах управленческого учета. Нужно стремиться к выявлению абсолютных отклонений и по другим показателям внутренней отчетности. В отчетных таблицах следует приводить результаты анализа отклонений. Одним из вариантов может быть расширение показателей отклонений фактических данных для сравнения не только с планом, но и с прогнозом и аналогичными данными предыдущего отчетного периода, а также представление плановых данных для сопоставления с прогнозными и фактическими данными предыдущего периода. Такие расчеты существенно расширяют информацию об отклонениях.

Основными пользователями управленческой отчетности являются:

* менеджеры всех иерархических уровней предприятия;

* персонал коммерческой организации.

Факт ведения учета и отчетности по центрам ответственности повышает дисциплину и ответственность менеджера. Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающимся оценки деятельности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и по оптимизации деятельности предприятия в целом. Например, отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли предприятия и оценить риск новых капитальных вложений. [10]

Ознакомление персонала предприятия с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Обычно управленческие отчеты разрабатывают и составляют в соответствии со стандартным для данного предприятия форматом. Их проще распечатать, подшивать в папки, доставлять пользователям, читать и хранить. Из таких отчетов легче сделать сайды для группового просмотра с помощью компьютера и демонстрировать их на экране. Групповой просмотр и обсуждение данных управленческой отчетности весьма распространены среди высшего управленческого персонала компании для рассмотрения на совете директоров и при других формах корпоративного управления. [17]

Многое значит для управления и принятия управленческих решений возможность сравнения полученных показателей факта с заданной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. В качестве заданных величин чаще всего используют плановые показатели. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности прогнозирования.

Все большее распространение в современных информационных технологиях получает графический и диаграммный способы представления данных управленческого учета и отчетности. Это достигается с помощью современных персональных компьютеров, использующих соответствующее программное обеспечение и лазерный принтер. Для улучшения восприятия учетной и отчетной информации, представленной в цифровом или графическом формате, используют изображение в цвете. Для этого в цифровых отчетах контрастным цветом выделяют графы, строки или конкретные цифры, на которые рекомендуется обратить внимание в первую очередь. [15]

Так как управленческая отчетность, сегментов имеет двойственный характер, то есть это одновременно и внешняя и внутренняя отчетность. Поэтому она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и внешним пользователям, к числу которых относятся финансовые аналитики. Они работают по найму потенциальных инвесторов, партнеров и кредиторов и должны предоставлять заказчикам информацию о прогнозе развития конкретных сегментов, о сравнении прибыльности по отдельным сегментам, о риске вложения капитала в данный сегмент. В качестве основной перед аналитиками ставиться задача о понимании того, как выделяются сегменты и каков прогноз их развития.

Заключение

Отчетность является заключительным этапом любой системы учета, завершающей стадией учетного процесса. Управленческая отчетность - внутренняя отчетность, т.е. отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также результатах деятельности по регионам.

В отличие от бухгалтерской отчетности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчетность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчетности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии. [5]

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчетность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период либо на любой момент времени и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней, необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах. [8]

Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающих за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют (мастерам, начальникам отделов, секторов и т.п.), необходимы отчетные данные о результатах этой деятельности и планах ее осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несет ответственность руководитель соответствующего уровня, представление ему информации о фактической эффективности ранее принятых решений, возможность определения возникших проблем и просчетов в руководстве, выбор оптимальных вариантов их решения или предотвращения. Для высшего управленческого персонала отчетность служит основанием для принятия стратегических решений по развитию организации и повышению эффективности ее деятельности.

Главными требованиями к формату и содержанию управленческой отчетности являются доступность для восприятия, степень детализации информации, порядок оформления отчетов, необходимость их стандартизации. Отчет должен быть достаточно простым, понятным, лаконичным, не допускающим неоднозначного толкования. Названия форм отчетности и ее разделов необходимо сформулировать так, чтобы исполнителю и пользователю было ясно их значение и особенности. Содержание каждого раздела должно отвечать информационным потребностям предполагаемого потребителя отчетности.

Основными регистрами для формирования отчетных показателей, а иногда и непосредственно формами отчетности для управления служат производственные журналы, книги записей покупок, продаж и других хозяйственных операций, отчеты о производственной и отпущенной продукции, товарах и услугах, производственных запасах, специализированные формы отчетности о деятельности отдельных структурных подразделений. [15]

Таким образом, можно сделать вывод, что управленческую отчетность никто не обязывает составлять, она просто нужна руководителям, помогает им выдерживать конкуренцию, дает более полную картину о финансовом состоянии предприятия. На основе данных управленческой отчетности принимаются более правильные и эффективные управленческие решения и заслуживает того, чтобы научиться ею грамотно пользоваться и работать с ней каждый день.

Размещено на Allbest.ru