Система електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Призначення СЕД

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням. ІDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): «СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи.

Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних». Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема, їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.

Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації - від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. [25, c. 42] Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.

Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.

2. Особливості збереження документів СЕД

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості СЕД реалізована ієрархічна система збереження документів (за принципом «шафа /папка»). Кожен документ міститься в папку, що, у свою чергу, знаходиться на полиці і т.д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Той самий документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще більш могутні можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному виді).

Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом. Деякі галузеві аналітики навіть вважають, що СЕД цілком можуть стати основою корпоративної інформаційної системи підприємства чи організації.

СЕД працюють, переважно, на базі розподілених архітектур і використовують різноманітні комбінації технологій збору, індексування, збереження, пошуку і перегляду електронних документів. У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):

1. Сховища атрибутів документів (карток);

2. Сховища документів;

3. Сервісів повнотекстової індексації.

Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і сховище документів часто поєднують під загальною назвою «архів документів». Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є збереження документів у вихідному форматі й автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів. Останнім часом все більшу популярність здобуває збереження документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком - низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При даному підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у випадку збою бази даних відновити документи, що зберігалися в ній, буде дуже непросто.

3. Особливості маршрутизації документів

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття «вільної» і «твердої» маршрутизації документів. При «вільній» маршрутизації будь-який користувач, що бере участь у документообігу, може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При «твердій» маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати.

Однак при «твердій» маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень).

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір повноважень, що задаються, залежить від конкретної СЕД):

- Повний контроль над документом;

- Право редагувати, але не знищувати документ;

- Право створювати нові версії документа, але не редагувати його;

- Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;

- Право читати документ, але не редагувати його;

- Право доступу до картки, але не до вмісту документа;

- Повна відсутність прав доступу до документа (під час роботи із СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована). [46, c. 17].

4. Відстеження версій і підверсій документів

При одночасній роботі із документом відразу декількох користувачів (особливо, якщо його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і підверсій документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, що створив уже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсію першої версії документа.

Достоїнством СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і підверсій документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія документа є найбільш актуальною один по одному або часові їхнього створення).

При організації групової роботи над документами досить корисна можливість їхнього анотування. Тому що в деяких випадках користувачі позбавлені права на внесення яких-небудь змін у документ у процесі його узгодження, то вони можуть скористатися з можливості його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотуванні графічного документа).

У зв'язку з цим, у деяких СЕД існує так називана функція «червоного олівця», за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображення.

За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща. Наприклад, за даними Sіemens Busіness Servіces, при використанні СЕД:

1. Продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%;

2. Вартість архівного збереження електронних документів на 80%, що нижче в порівнянні із вартістю збереження паперових архівів.

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні і стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, зв'язаним із: звільненням фізичного місця для збереження документів; зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді; зниженням витрат на персонал і устаткування та ін. До стратегічного відносяться переваги, зв'язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести: поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві).

Значне прискорення пошуку і вибірки документів (по різних атрибутах), підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованної робочої станції неможлива, а кожному користувачеві СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації, підвищення схоронності документів і зручності їхнього збереження, тому що вони зберігаються в електронному виді на сервері, поліпшення контролю за виконанням документів.

5. Очікувані результати впровадження

Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях. Підтримка ефективного накопичення, керування і доступу до інформації і знань. Забезпечення кадрової гнучкості за рахунок більшої формалізації діяльності кожного співробітника і можливості збереження всієї передісторії його діяльності. Усунення дублювання і багаторазового перетворення інформації. Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень. Протоколювання діяльності підприємства в цілому (внутрішні службові розслідування, аналіз діяльності підрозділів, виявлення «гарячих точок» у діяльності). Оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю. Виключення або максимально можливе скорочення обороту паперових документів на підприємстві.

Економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на керування потоками документів в організації. Виключення необхідності чи істотне спрощення і здешевлення збереження паперових документів за рахунок наявності оперативного електронного архіву. Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.

Кожен документ чи об`єкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам. Створення електронного архіву. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів.

Створення надійного єдиного сховища для документів і знань, до якого працівники та клієнти фірми мали б зручний доступ звідусіль та у будь-який час. Забезпечення атрибутивного та повнотекстового пошуку. Можливість настроювати кожним користувачем індивідуально результати пошуку. Забезпечення миттєвого доступу до інформації із різних репозиторіїв за допомогою єдиного запиту. Одне запитання «прозоро» адресується до сховищ документів Word/Excel/PowerPoint, файлових систем, Microsoft Exchange, Lotus Notes, SQL-баз даних та іnternet/intranet, повністю зберігаючи при цьому розмежування прав доступу.

6. Впровадження систем електронного документообігу

Людський фактор: Консерватизм співробітників

Системи електронного документообігу (СЕД) мають якусь особливість: система або повинна бути впроваджена повсюди, на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чого-небудь нового. Консерватизм персоналу звичайно обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю.

Ця проблема може завести в тупик увесь процес впровадження. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Як розв'язувати цю проблему? Робота з людьми - це завжди політика на рівні всієї організації й психологія на рівні конкретних людей. У багатьох випадках потрібен індивідуальний підхід до кожній людині, облік його особливостей - як вікових, так і професійних, і особистих.

Треба розуміти, що люди роками звикали до одного способу роботи, а ви пропонуєте різко перейти на інший, зовсім їм незвичний, причому не знижуючи навантаження. Що можна зробити, щоб полегшити людям цей перехід?

По-перше, перехід можливо зробити поступовим. Наприклад, спочатку запровадити тільки електронну пошту. Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, люди легко до неї звикають. Потім можливо побудувати нескладну Інтранет - систему й поступово привчати співробітників організації шукати необхідні їм довідкові матеріали (номера внутрішніх телефонів, дати й повістки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи й т.п.) на внутрішньому інтранет-сервері. Завдяки цьому люди потроху звикнуть читати документи з екрана, працювати з електронними документами, роздруковувати тільки те, що потрібно. Такий підхід у кожному разі скоротить тиражування паперових документів, полегшить їхнє відновлення. Дуже бажано (але, на жаль, не завжди можливо), щоб засоби електронної пошти й доступу до інформації з самого початку були частинами майбутньої системи документообігу. У цьому змісті певну перевагу надає середовище Lotus Notes, у якому зазначені компоненти є в базовій поставці. Якщо ж ви встановите, приміром, пошту на основі Outlook Express і SMTP/POP 3-сервера, а потім - систему документообігу, у якій є інтегрований клієнт, що працює по протоколу MAPI, то прийдеться привчати людей до іншого клієнтського програмного забезпечення з його особливостями, переносити всі існуючі поштові скриньки з однієї системи в іншу і т.д.

По-друге, на етапі підготовчої роботи треба спробувати знайти прихильників - ентузіастів, які будуть допомагати «відстаючим» освоювати нову безпаперову технологію роботи. Це повинні бути дружелюбні люди, мотивовані не прагненням показати свою перевагу над навколишніми, а, навпаки, бажанням допомогти іншим легше освоїти те, що самі вони вже знають.

Відповідно до цього принципу повинні бути організовані курси навчання. Дуже корисно, щоб споконвічно курси були практично добровільними. Співробітники, що прийшли на курси по своїй волі, при правильному підході до їхньої організації, будуть досить захоплені, щоб стати вашими вірними прихильниками. Потім, при масовому впровадженні, навчання повинне стати обов'язковим, однак на той час у людей уже виникне інтерес і з'явиться певна інформація, яку вони одержали від тих, хто першим пройшов навчання.

Фактор керівництва - найважливіший. Відсутність волі керівників організації може привести до наслідків різного рівня ваги. Звичайно при цьому система виявляється впровадженої тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому разі вона не буде впроваджена зовсім. Однією із прихованих причин двоїстого відношення до впровадження СЕД керівника організації й керівників різних рівнів в ієрархії є острах прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу.

Є ще так званий фактор директора «радянського типу» - небажання безпосереднє працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи. Керівники такого типу воліють мати справа з живими людьми, постійно викликаючи їх до себе «на килим», а не з документами, у зміст яких необхідно вникати. Але таких керівників стає усе менше. Який розв'язок у таких проблем? Одне: переконувати керівника. Питання в тому - як. Автор сподівається, що ця стаття допоможе виробити аргументи, здатні переконати керівника й зробити його прихильником впровадження системи документообігу. Об'єктивні фактори, нижче наведені дійсно об'єктивні фактори, на відміну від тих, які звичайно прийнято брати в лапки й на які посилаються в спробі виправдати провал справи. Ці перераховані фактори повинні бути враховані на етапі планування впровадження, інакше надалі вони можуть стати непереборними. Структурна чехарда, одним із складних для подолання факторів є постійні структурні зміни в організації і, як наслідок, слабка формалізація бізнес-процесів. Цікаво, що вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію цих структурних змін.

Наявність СЕД дозволяє уникнути складностей, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший, наприклад у знову утворений (усі, хто зустрічався з подібним, знають, яка це важка робота), втрати знань, що неминуче супроводжує будь-які структурні й кадрові перестановки і т.д. Але впровадження СЕД у живе середовище, що постійно змінюється, нагадують спробу надягти вузду на коня, що скакає.

Однак сказане не значить, що впровадження системи електронного документообігу в таких випадках неможливе взагалі.

Просто необхідно впроваджувати тільки ті компоненти СЕД, які адекватні даному стану організації. Наприклад, навіть при наявності досить неформалізованої структури організації можливо побудувати цілком ефективний електронний архів, який дозволить упорядкувати зберігання документів, версій документів, доступ до них різних співробітників і створити додаткові можливості, як то: дистанційний доступ до документів, економію дискового простору за рахунок міграції застарілих документів на більш дешеві носії і т.д. На більш пізніх етапах можливо починати формалізацію документообігу в тих підрозділах, які максимально встоялися. При зазначеному підході дуже важливо знайти компанію-партнера по впровадженню системи, яка орієнтована на довгострокову роботу, а не на одномоментний контракт із максимальною сумою. Крім того, обрана система повинна бути модульною, що допускає нарощування функціонала в процесі експлуатації. Відсутність документообігу в організації. Відсутній документообіг як такий, навіть паперовий? У такій ситуації є свої переваги. У першу чергу ця відсутність необхідності кого-небудь перевчати. Крім того, є об'єктивні передумови до того, щоб переконати керівництво впроваджувати систему документообігу.

Зрозуміло, що, якщо ви надасте вибір: впроваджувати архаїчну паперову систему або сучасну електронну, цілком імовірно, що буде обрано друге. Серйозна проблема полягає в тому, що якщо більша організація не має взагалі ніякого формалізованого документообігу, то в ній постійно виникає безліч проблем, і керівництво не завжди розуміє, що їх джерелом є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ.

У результаті на керівників постійно валиться купа проблем і їм не до «якихось там систем документообігу». Ситуація ця дуже важка, але, як показує досвід, не завжди безнадійна.

Рішення у цьому випадку просте. Необхідно запустити пілотний проект. Для цього потрібно проаналізувати діяльність організації й виявити проблемні ділянки, які найбільше страждають від відсутності формалізації у веденні справ. Потім, коли пілотний проект успішно впроваджений і ви маєте підтримку керівників підрозділів, проблеми яких вирішені (помітьте, не ви їх дозволили, а вони, завдяки впровадженню системи), можливо сміливо наполягати на проведенні наради щодо цього питання.

Коли відомо, що робити, є явно вдоволені роботою із системою керівники підрозділів і складений розумний кошторис витрат на реалізацію системи в цілому по організації, навіть дуже зайняте керівництво знайде час для ухвалення рішення. Керівникам завжди приємно брати участь у нарадах, які проходять під прапором доповіді про успіхи, і легко підтримувати починання, які, як їм здається, мають досить прихильників, а виходить, будуть реалізовані без істотних зусиль із боку керівника.

електронний документообіг впровадження маршрутизація

Размещено на Allbest.ru