Теорія організації

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Характеристики організації як відкритої системи

Системна методологія у менеджменті отримала визнання та значне поширення вже в другій половині XX ст. Науково-технічний прогрес, що дав могутній поштовх автоматизації виробничих процесів, став впливати й на процеси управління. Потрібною стала кібернетика - теорія, що пояснювала деякі закономірності авторегулювання в біології, фізиці і техніці. Відкрилися можливості застосування цих закономірностей в теорії та практиці управління соціально-економічними організаціями. В Україні це знайшло застосування спочатку в проектуванні автоматизованих систем управління (АСУ), а потім і в формуванні системного підходу до всіх процесів організації й управління в соціально-економічних структурах. Серед праць зарубіжних авторів, що визнавали системний підхід як один з універсальних інструментів менеджменту, в Україні здобули популярність роботи Р. Джонсона, Ф. Каста, Д. Розенцвейла, С. Оптнера, С. Янга, Дж. Ріггса, М.Х. Мескона.

Системний підхід увійшов до теорії організації як особлива методологія наукового аналізу і мислення. Здатність до системного мислення стала однією з вимог, що висуваються до сучасного керівника. Сутність системного підходу в менеджменті полягає в уявленні про організацію як про систему. Система, за визначенням багатьох авторів, - це сукупність взаємопов'язаних елементів. Характерною особливістю такої сукупності є те, що її властивості як системи не зводяться до простої суми властивостей вхідних елементів.

Якість організації системи зазвичай виражається в ефекті синергії. Він виявляється в тому, що результат функціонування системи в цілому є вищим, ніж сума однойменних результатів окремих елементів, що становлять сукупність. На практиці це означає, що з одних елементів ми можемо отримати системи різних або однакових властивостей, але різної ефективності, залежно від того, як ці елементи будуть взаємопов'язані, тобто як буде організована сама система.

Організація, що є в найбільш загальній абстрактній формі організованим цілим, становить граничне розширенням будь-якої системи. Поняття «організація» як впорядкований стан цілого тотожне поняттю «система».

Система - це певна сукупність взаємопов'язаних і взаємодіючих елементів, що характеризується цілісністю, емерджентністю та стійкістю. З цієї позиції поняття «організація» відповідає поняттю «система». Проте поняття «організація» дещо ширше за поняття «система», оскільки відображає не тільки стан порядку, але і процеси впорядкування. Саме ця подвійність природи поняття «організація» робить його трактування набагато змістовнішим. Будь-яка система може розглядатися як результат організаційних перетворень, що змінюють один її стан рівноваги іншим.

Система - це не що інше, як організація в статиці, тобто зафіксований на певний момент стан впорядкованості.

Розгляд організації як системи є продуктивним, оскільки це дає змогу систематизувати і класифікувати організації за низкою загальних ознак. Так, за рівнем складності виокремлюють дев'ять рівнів ієрархії:

* рівень статичної організації, що відображає статичні взаємини між елементами цілого;

* рівень простої динамічної системи з наперед запрограмованими обов'язковими діями;

* рівень інформаційної організації, або рівень «термостата»;

* організація, що само зберігається, - відкрита система, або рівень клітини;

* генетичні громадські організації;

* організація типу «тварин», що характеризується наявністю рухливості, цілеспрямованою поведінкою і обізнаністю;

* рівень індивідуального людського організму - «людський» рівень;

* соціальна організація, що є різноманітністю суспільних інститутів;

* трансцендентальні системи, тобто організації, які існують у вигляді різних структур і взаємозв'язків.

В основу системного підходу до вивчення організації, що дав можливість розглядати її в єдності всіх складових підсистем та процесів, покладена загальна теорія систем (В. Афанасьєв, І. Блауберг, В. Дружинін, П. Лоуренс, Б. Юдін). Спочатку організація досліджувалася як закрита система, проте згодом виявилося, що в природі таких організацій немає. Тому сьогодні визначальним є підхід до організації як до відкритої системи, що характеризується такими рисами:

* наявність компонентів (система складається з певної кількості частин, що називаються компонентами чи елементами. Вони є необхідними для досягнення цілей системи);

* наявність зв'язків (між компонентами системи, із зовнішнім середовищем);

* наявність структури (форма зв'язків організаційно закріплена в структурі, що забезпечує стійкість та надає системі стабільності);

* наявність взаємодії (компоненти впливають один на одного і лише у взаємодії всіх елементів і зв'язків можливими є процеси, за допомогою яких досягається результат);

* перебіг процесів (у системі одночасно здійснюється низка процесів, кожен з яких пов'язаний з певними змінами. Процеси змінюють ресурси, що входять в систему, перетворюючи їх в організаційний продукт);

* цілісність та емерджентність (властивості, які виникають лише в результаті взаємодії компонентів організації);

* можливість ідентифікації (властивості, на основі яких одну організацію можна відрізнити від інших організацій);

* наявність зовнішнього середовища (явищ і чинників, які не є частиною системи, але істотно впливають на неї);

* наявність концепції (відображає місію, цілі та цінності організації).

Організаційна наука, застосовуючи системну методологію, передбачає вивчення і врахування досвіду організаційної діяльності в різних типах організації - економічних, державних, військових. Застосування системного підходу для вивчення організації дає змогу значно розширити уявлення про її сутність і тенденції розвитку, більш глибоко та всебічно розкрити зміст процесів, що відбуваються, виявити об'єктивні закономірності формування цієї багатоаспектної системи. Системний підхід при дослідженні властивостей організації допомагає встановити її цілісність, системність і організованість.

2. Формальні і не формальні групи

Організація як система може бути представлена у вигляді сукупності певним чином взаємозв'язаних підсистем (елементів), що утворюють єдине ціле. Склад, розташування і характер відносин між ними визначають структуру організації.

Організації створюють структури, щоб забезпечувати координацію та контроль діяльності своїх підрозділів і працівників. Структури організацій відрізняються складністю (тобто рівнем поділу діяльності на різні функції), формалізацією (тобто ступенем використання наперед встановлених правил та процедур), співвідношенням централізації та децентралізації (тобто рівнями, на яких ухвалюються управлінські рішення).

У межах структури організації відбуваються різні процеси (управління, виробництва), між учасниками яких розподіляються відповідні завдання і функції, а отже, і відповідальність за їх виконання. 3 цих позицій структуру організації можна розглядати як форму розподілу різних видів діяльності між її компонентами і координації діяльності цих компонентів, спрямованої на досягнення мети організації. Одна й та сама структура не може підходити для всіх типів організацій, але кожна організація володіє тією або іншою структурою, яка пристосована до досягнення конкретної мети.

Структура дає змогу працівникам усвідомити своє місце в організації й одночасно забезпечує координацію функцій, які вони виконують. Основними характеристиками структури організації є розподіл на відділи, підзвітність відповідно до норми управління та підлеглість, що відображаються на організаційній схемі.

Ефективна організаційна структура має відповідати таким принципам: економічності (витрати на утримання організаційної структури повинна бути мінімальними); оптимальності (забезпечення раціонального зв'язку між рівнями та ланками управління); оперативності (зв'язки в організації не повинні бути бар'єром при передачі інформації); надійності (інформація, яка проходить через певні рівні та ланки управління має бути чіткою, правильною та достовірною).

Організаційна схема відображає заплановані, формальні зв'язки, необхідні для роботи організації, тобто її формальну структуру. Термін «формальний» означає, що організаційна структура спеціально розробляється менеджерами для досягнення стратегічної мети.

Можна сказати, що формальна структура - це офіційний план виконання завдань, що приводять до досягнення мети організації. Формальна структура включає стійку систему формальних прав і обов'язків, посадові інструкції, положення про організацію, процедури виконання робіт. Іншими словами, формальна структура організації характеризує ті стандарти поведінки в організації, які поволі змінюються і є порівняно стійкими. Саме наявність формальної структури в організації робить поведінку людини в ній певною мірою відмінною від її поведінки в інших умовах.

Проте виконання робіт часто вимагає незапланованих, нестандартних дій і рішень та покладається на неформальні зв'язки членів організації. Ці незаплановані зв'язки і види діяльності, що прискорюють роботу організації, визначаються неформальною структурою організації.

Неформальна структура - це організаційні характеристики та відносини, що не є складовою формальної структури організації, але впливають на її успіхи в досягненні мети. Неформальна структура організації може виникати спонтанно або бути результатом певної політики її членів. Для неформальної структури не характерна ієрархія влади, оскільки зв'язки в ній - громадські. Така структура не спирається на формальні правила, вона управляється вільно за допомогою суспільних норм. Комунікаційна схема, характерна для неформальної організації, отримала назву «виноградний кетяг». Така аналогія використовується тому, що канали неформальних зв'язків прокладають свій шлях вгору, вниз та через формальну структуру організації.

Неформальні групи, об'єднуючи людей різних підрозділів, часто з'являються усередині формальних організацій. Це природний процес, що виникає тоді, коли штатний розвиток комунікацій відстає від розвитку технологій, професіоналізму персоналу в організації. Відносини між членами такої групи формуються на основі особистих симпатій. Члени групи пов'язані спільністю поглядів, схильностей та інтересів.

Неформальні групи є в кожній організації. Вони незмінно «виростають» з дружніх відносин та відносин, що не визначаються організаційною схемою. Для організації важливо, щоб неформальні групи не домінували. Неформальні організації одночасно можуть бути схожими і несхожими на формальні організації, тому можна виділити ознаки, властиві неформальним організаціям.

Соціальний контроль. Неформальні організації здійснюють соціальний контроль за своїми членами. Йдеться про встановлення та зміцнення норм - групових еталонів прийнятної та неприйнятної поведінки. Природно, тих, хто порушує ці норми, чекає відчуження. Менеджерові слід знати, що соціальний контроль, здійснюваний неформальною організацією, може зробити позитивний вплив на досягнення мети формальної організації.

Опір змінам. У неформальних організаціях завжди спостерігається тенденція до опору змінам. Частково це пояснюється тим, що зміни можуть нести загрозу подальшій діяльності неформальної організації.

Неформальні лідери. Неформальні організації також мають своїх лідерів. їх відмінність від формальних полягає в тому, що лідер формальної організації має підтримку у вигляді делегованих йому офіційних повноважень та діє у відведеній йому конкретній функціональній сфері. Опора неформального лідера - визнання його групою. Сфера впливу неформального лідера може виходити за адміністративні межі формальної організації. Неформальний лідер виконує дві першорядні функції: допомагає групі в досягненні її мети, підтримує та зміцнює її діяльність.

Вплив неформальних відносин можна контролювати, але для цього, менеджер повинен мати чітке уявлення про те, як і чому функціонує неформальна організація. Коли у менеджера виникає базова мотивація функціонування неформальної групи, тоді він може розробити відповідну стратегію поведінки. Наявність неформальних груп в організації - цілком нормальне явище. Такі групи найчастіше зміцнюють трудовий колектив, і тому формальний керівник організації повинен їх підтримувати.

Стійкість організаційної культури компанії.

Культура пронизує процес управління від початку до кінця, відіграє вагому роль в організації спілкування, обумовлюючи логіку мислення, сприйняття та інтерпретацію (надання індивідуального змісту спостереженням та встановлення зв'язку між ними) вербальної та особливо невербальної інформації.

Управління організаційною культурою здійснюється за допомогою таких заходів, як контроль за її станом з боку менеджерів; пропаганда і навчання персоналу необхідним навичкам; підбір кадрів, що відповідають цій культурі, та усунення тих, хто в неї не вписується; широке використання символіки, обрядів та ритуалів.

Сила, стійкість і живучість організаційної культури визначаються низкою її провідних чинників: кількість вірувань, цінностей, що поділяються працівниками або товщиною культури; ступінь підтримки культури членами організації; зрозумілість пріоритетів культури.

«Товщина» організаційної культури визначається кількістю важливих припущень, що поділяються працівниками. Культури з багатьма рівнями віри та цінностей мають сильний вплив на поведінку в організації. В одних культурах вірування, що поділяються, та цінності чітко розшифровані. їх відносна важливість та зв'язок між ними не зменшують ролі кожної з них. У інших культурах відносні пріоритети та зв'язки між цінностями, що поділяються, не такі зрозумілі. У першому випадку досягається більший ефект з погляду впливу на поведінку людей. Таким чином, сильна культура «товстіша», вона поділяється великою кількістю працівників, чітко визначає пріоритети та має більший вплив на поведінку в організації. Сильна культура не тільки створює переваги для організації. Слід мати на увазі, що вона є й серйозною перешкодою на шляху проведення змін в організації. Тому вважається, що краще мати помірно сильну культуру в організації.

3. Основні закономірності організаційних систем

Закони організації мають у своєму складі загальне й особливе. Загальна частина закону має механізм дії незалежно від географічного розташування, країни, сфери діяльності організації, а особливе - це та частина закону, що не міняє його суті й відображає особливості організації як соціальної системи. (Наприклад, загальний рівень культури й професійної підготовки).

Закони відіграють вирішальну роль у теорії організації, у тому числі утворять теоретичний фундамент, сприяють переходу від емпіричного підходу до професійного, дозволяють правильно оцінити виникаючу ситуацію й аналізувати закордонний досвід.

Закони організації по важливості діляться на 2 рівні:

- основні (закони синергії, самозбереження, розвитку)

- менш важливі (інформативності-упорядкованості, єдності синтезу й аналізу, композиції й пропорційності, специфічні закони соціальної організації).

У будь-якій організації є керовані, частково керовані й не керовані процеси. Кожний процес включає 4 складові:

1. вхідний вплив (вхід) (вступник інформація, розпорядження керівника).

2. перетворення вхідного впливу (обробка вхід впливу по відомих або нових алгоритмах).

3. результат перетворення вод впливу (управлінське рішення або виконавська дія самого керівника).

4. вплив результату на вхідний вплив (коректування алгоритму обробки початкового вхідного впливу або зміна його значення).

Між вхідним впливом і вихідним результатом є залежність, кіт може мати різний вигляд: табличний, графічний, формульний, словесний.

Залежності можуть бути об'єктивними (формуються незалежно від волі й свідомості людей) і суб'єктивними (формуються людьми для реалізації глобальних цілей організації або країни); короткочасними (наприклад, залежність вибору варіантів рішення оперативного планування від наявного часу) і довгостроковими (наприклад, залежність заробітної плати працівника від його продуктивності); моральними (пов'язані з дотриманням у суспільстві норм веління людини, ідеалів добра й зла) і аморальними (пов'язані зі звичаями й традиціями, так чи інакше порушують права людини. Ці залежності проявляються в незаконних суспільних формуваннях або в організаціях, що перебувають у неприродних умовах існування).

Таким чином, всі рішення й учинки людини так чи інакше підкоряються деяким усвідомленим або неусвідомленим залежностям.

Закон - це залежність, що або зафіксована в законодавчих документах; є загальноприйнятою нормою для великої групи людей або організацій (такі норми в Біблії, Корані); одержала визнання й підтримку авторитетних учених (закони організації).

Закономірність є частиною закону. Закон або закономірність із позицій менеджменту можна представити як зв'язок цілей керування з коштами й методами їхнього досягнення. Таким чином, закон має механізм дії й механізм використання. Механізм дії укладається у формуванні залежності вихідних параметрів від вхідних, а механізм використання - це набір правил і норм для механізм, що реалізує, дії працівника із вказівкою переліку його прав і відповідальності.

В організації завжди присутні процеси, серед яких можна виділити керовані, некеровані й частково керовані.

Залежність - це зв'язок між змінними входу й виходу. Залежності можуть бути:

- об'єктивними й суб'єктивними. Об'єктивні залежності формуються незалежно від свідомості й волі людей. Суб'єктивні - формуються людьми для реалізації їхніх цілей;

- короткочасними й довгостроковими. До короткочасного ставиться, наприклад, залежність підбора кадрів від особистих якостей нового керівника. До довгострокових - залежність прибутку організації від величини стійкого попиту на її продукцію;

- моральними й аморальними. Моральні пов'язані з дотриманням норм поводження людини, а аморальні - зі звичаями й традиціями, так чи інакше порушують права людини. З категорії «залежність» випливає поняття закону.

Між категоріями «закон» і «закономірність» існує взаємозалежність: знову відкриті закони й закономірності служать черговим щаблем пізнання нових залежностей і законів.

Таким чином, закономірність є частиною закону. З позицій керування закон або закономірність можна представити як зв'язок цілей керування з коштами й методами їхнього досягнення.

Закони мають механізм дії й механізм використання. Механізм дії являє собою формування залежності вихідних параметрів від вхідних; визначення припустимої, запізнювання й поріг реагування. Механізм використання - це набір правил і норм для працівника, що реалізує механізм дії, із вказівкою переліку його прав і відповідальності.

Виявлення законів і закономірностей розвитку організаційних систем може йти за рахунок як аналізу великої кількості конкретних систем, так і перенесення закономірностей, відомих в інших областях розвитку на базі принципу універсальності розвитку складних систем.

Найчастіше фахівці виділяють дві категорії законів: закони природи, у тому числі природи людського суспільства, і закони, сформульовані людьми. Закони природи об'єктивні, несуперечливі й нерушимі. А закони, сформульовані людьми, мінливі, непослідовні й суперечливі.

Тому прийнято вважати, що закони організації - це об'єктивні закони, а закони для організацій - закони суб'єктивні.

Частки (специфічні) закони вивчаються окремими природничими науками (фізикою, хімією, біологією й ін.) або науками про суспільство (історією, соціологією, економікою й ін.).

Крім писаних законів, що визначають життя в суспільстві, існують сотні неписаних, неформальних законів, що представляють собою норми поводження, традиції й звички.

Стосовно до організації закон - це «необхідний, істотний і стійкий зв'язок між елементами внутрішнього й зовнішнього середовища, що обумовлює їхню впорядковану зміну».

Закони організації складаються із загального й особливого. Загальна частина має механізм дії незалежно від географічного положення, сфери діяльності організації. Особливе - це частина закону, що не міняє його суті й особливостей організацій як соціальної системи.

Закони організації дозволяють адекватно оцінювати події, що відбуваються, і аналізувати досвід.

Керівник при прийнятті рішень може керуватися або законом, або здоровим глуздом, що звичайно приводить до відцентрових рухів в організації - розвалу («хотів, як краще, а вийшло, як завжди»).

4. Основні властивості організаційних систем

Кожна організація повинна мати всі ознаки системи. Випадання хоча б одного з них неминуче приводить організацію до ліквідації.

У сучасній літературі виділяють такі ознаки систем, як:

- безліч складових її елементів;

- єдність головної мети для всіх елементів;

- наявність зв'язків між ними;

- відносна самостійність;

- наявність керування цими елементами.

Виділяють деякі обмежувальні властивості, який повинна володіти «правильна» система. Така правильна система в кожному разі буде проявлятися саме як система, тобто об'єкт із системними властивостями, а отже, до нього будуть застосовні методи системного аналізу. Отже, таких властивостей усього чотири:

1. Детермінованість - поводження (реакція) системи однозначно залежить від значень вхідних параметрів. Наявність у системі чітких причинно-наслідкових зв'язків як у статиці, так і в динаміку. Детермінованість дозволяє застосовувати науковий підхід при дослідженні систем. Незважаючи на те, що якийсь час у повсякденній моді була теорія хаосу, у її рамках також вивчаються строго детерміновані системи.

2. Синергічність - ціле (система) є більшим, ніж проста сума складових його частин, що дозволяє розглядати систему у вигляді ефективної структури зі складових її компонентів. Синергічність систем часто зв'язують із характеристиками самоорганізації й навченості систем.

3. Повнота й несуперечність - правильна система повинна бути повна (достатня для виконання своїх функцій і досягнення своїх цілей) і несуперечлива (не повинне бути суперечливих цілей у всієї системи).

Перераховані властивості, оскільки кожна правильна система детермінована, синергетична, повна й несуперечлива, а також має внутрішню ієрархію над своїми елементами. Однак існують інші властивості, якими можуть володіти системи. Такі властивості краще називати «характеристиками». Для різних типів систем можуть бути різні набори характеристик, тому не може бути замкнутого набору характеристик. Проте, можна виділити характеристики, які можуть бути властиві різним типам систем. До них ставляться наступні:

1) Адаптивність - прагнення до стану стійкої рівноваги, що припускає адаптацію параметрів системи до параметрів, що змінюються, зовнішнього середовища.

2) Надійність - комплексна характеристика системи, що визначає її здатність функціонувати, зберігаючи свої параметри в певному діапазоні, протягом тривалого часу.

3) Цілісність - первинність цілого стосовно частин. Не елементи становлять систему, а система складається з елементів, які виділяються з її в рамках системного аналізу.

4) Емерджентність - мети (функції) компонентів системи не завжди збігаються із цілями (функціями) системи, при цьому для елементів системи в частині їхньої взаємодії один з одним може порушуватися властивість несуперечності - мети компонентів можуть бути суперечливі один одному, але при цьому мети системи все також повинні бути несуперечливими.

5) Взаємодія й взаємозалежність системи й середовища - система діє в середовищі й залежить від її, так само як і навпаки. Система може обмінюватися із середовищем матерією, енергією й інформацією.

6) Навченість - можливість перенастроювання функцій і цілей системи залежно від зміни параметрів зовнішнього середовища. Система може бути самонавчальної, коли функції й мети перенастроюються на підставі внутрішніх факторів.

7) Цілеспрямованість - існування в системи мети. Це невідкладна властивість, якою повинні володіти всі системи.

8) Динамічність - розвиток системи відбувається в динаміку, тобто змінюється в часі.

Системний характер організації - це необхідна умова її діяльності.

Список літератури

1. Крушкін Є.Д. Теорія організації. Навчальнії посібник. г. Одеса: ОДАУ, Економічний факультет. Кафедра «Менеджменту й маркетингу». 2012 р. - 480 с.

2. Государственное управление: основы теории и организации: Учебник / Под ред. В.А. Козбаненко. - М,: Статут, 2000. - 912 с.

3. Ансофф И.Х. Стратегическое управление. - М.: Экономика, 1989. - 485 с.

4. Беляев А.А., Коротков Э.М. Системология организации: Учебник / Под ред. д-ра экон. наук, проф. Э.М. Короткова. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 612 с.

5. Кожухар В.М. Основы теории организации: Учеб. пособие. - М.: Изд.-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 184 с.

6. Виноградський М.Д., Виноградська А.М» Шкапова О.М. Менеджмент в організації: Навч. посіб. - К.: КОНДОР, 2002. - 654 с.

7. Доблаев В.Л. Теория организации. - М.: Институт молодежи, 1995. - 345 с.

організація неформальний культура система

Размещено на Allbest.ru