Значение фактора времени и типичные ошибки руководителя

Размещено на http://allbest.ru/

Размещено на http://allbest.ru/

МИНОБРАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ ГОССУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ, УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра управления

Контрольная работа

ЗНАЧЕНИЕ ФАКТОРА ВРЕМЕНИ И ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ РУКОВОДИТЕЛЯ

студента Змановская Любовь Андреевна

Москва 2012



Оглавление

Введение

Время-главный ресурс руководителя

Как научиться управлять временем

Типичные ошибки управляющего

Заключение

Список литературы

Приложение



Введение

Каким должен быть успешный руководитель? Разумеется, он должен знать свое дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать свое рабочее время. Нереально добиться успеха, если человек не может планировать свое время. Это относится не только к менеджерам, но и к людям любой другой профессии, но для людей, управляющих другими работниками, этот навык особенно важен, ведь он распоряжается не только своим временем, но и через четкую систему передачи выполнения задач своим подчиненным, еще и планирует их время. Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но оно безвозвратно - его нельзя накопить, передать или взять в кредит, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Не даром же говорят :”Время - деньги”. Это не просто слова, действительно, если, например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придется платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем. Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем. Руководитель должен сознательно и системно использовать свое время, чтобы добиваться поставленных целей.



Время-главный ресурс руководителя

Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы: людей, финансы, сырье. В его распоряжении есть еще один уникальнейший ресурс -- время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем.

Сколько времени отпущено для выполнения задания? Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени менеджер может выделить для себя лично? Возможно, 1-2 часа в сутки. Это очень мало, но такова жизнь. Как же распорядиться временем?

У менеджера всегда есть три возможности:

а) ничего не делать;

б) делегировать работу другим лицам;

в) сделать работу самому.

Ничего не делать. Менеджер нередко задает себе вопрос: «Что произойдет, если я не буду ничего делать?» В этом вопросе кроется одна важная истина: «распознавай ситуации, где предписанные дела только отнимают время, но не приносят ощутимой пользы». Нет сомнения в том, что такие бесполезные ситуации и дела пестрят как в государственном, так и частном бизнесе. В государственном их больше.

Делегировать работу. Менеджер не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к перепоручениям работы. Перепоручить, т.е. делегировать работу, значит дать задание кому-то другому, тому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по трем причинам:

а) только путем делегирования можно дать подчиненному возможность раскрыть свои способности;

б) отказ от делегирования ведет к перегрузке руководителей, замедлению процесса принятия решений, в конечном счете, к разладу в системе управления; в) отсутствие делегирования сокращает время, необходимое для осуществления некоторых менеджерских функция.

Чтобы осуществить эффективное делегирование работы, нужно предусмотреть следующее:

а) определять ответственность и полномочия за каждый вид деятельности;

б) избегать подробного инструктирования;

в) не делать выводов за подчиненных;

г) побуждать подчиненных к инициативе;

д) смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе подчиненных;

е) подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менеджер организует свое личное рабочее время. Обычно его рабочий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Однако эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время не организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных задач субъекта деятельности.

У менеджера, как указывается в руководстве для британских бизнесменов, главными являются три набора задач:

а) задачи коммуникативного плана (воспитание людей, их оценка, получение и передачи информации, оказание влияния);

б) задачи по стратегическому планированию и прогнозированию;

в) задачи по оперативному управлению производство



Как научиться управлять временем

· Не загружайте свой рабочий день больше чем на 60%, поскольку каждый день Вам приходится заниматься и непредвиденными заранее делами.

· Если на Вашем предприятии проводятся регулярные совещания, то не забудьте записать дату, время и место их проведения.

· Не забывайте о своем индивидуальном плане работы и переносите из него запланированные задания в памятку.

· В начале каждой недели уточняйте, какие дополнительные работы Вам предстоит сделать.

· Выделите и сгруппируйте отдельно так называемые мелкие работы.

· На основе недельных планов составляйте ежедневные планы выполнения работ.

· Если Вы ездите на работу в городском транспорте, не тратьте зря времени: обдумывайте план работы на текущий день.

· Несмотря ни на какую спешку, начинайте свой рабочий день со спокойного обдумывания предстоящих дел в течение 10- 15 минут.

· Если у Вас есть секретарь, то начинайте свой рабочий день с беседы с ним.

· Определяйте последовательность выполнения всех работ.

· Старайтесь начинать работу с выполнения самых трудных заданий.

· Не поддавайтесь соблазну: «Сначала надо убрать с дороги мелочи».

· Если есть возможность, то в первой половине дня поработайте «за закрытыми дверями».

· Имейте в голове четкий план работы на день.

· После выполнения каждого задания мысленно проговаривайте: «Еще одно дело сделано». Такая фраза придает силы для новых дел.

· Перед началом работы всегда проверяйте, все ли задания предыдущего дня выполнены.

· Не забывайте о ритме работоспособности в течение дня: до полудня у многих она держится на высоте, после полудня падает. Не забывайте про обед, расслабление и смену характера работы. Перегрузка не поможет делу.

Типичные ошибки управляющего

1. Неумение управлять собой проявляется в том, что руководители рискуют своим здоровьем, позволяя волнениям и рабочим заботам поглощать их энергию. Они не умеют правильно "разряжаться", не полностью используют свое время, энергию и навыки, не способны справиться со стрессами, возникающими в жизни правленца, можно сказать, что они ограничены неспособностью вправлять собой.

2. Размытые личные ценности свойственны менеджерам, для которых не ясны собственные основные принципы или последние у них непостоянны, либо тем, чьи ценности не соответствуют времени. Такие менеджеры ограничены размытостью личных ценностей.

3. Смутные личные цели присущи менеджерам, не способным определять цели или стремящимся к недостижимым либо нежелательным целям -- часто к таким, которые не отвечают велению времени. Они недооценивают альтернативные варианты и упускают поэтому важные возможности, а на незначительные вопросы расходуют все время и силы. Подобные менеджеры ограничены нечеткостью личных целей.

4. Остановленное саморазвитие встречается у тех менеджеров, которые не могут преодолеть свои слабости и работать над собственным ростом. Они недостаточно динамичны, склонны избегать острых ситуаций, позволяют скрытым способностям так и остаться неразвитыми, теряют природную гибкость, и их деловая жизнь превращается в рутину тем более, чем чаще они в интересах личной безопасности исключают из своей деятельности риск. Такие менеджеры ограничены остановленным саморазвитием.

5. Недостаточность навыка решать проблемы обнаруживается у тех менеджеров, которые не могут методично и рационально работать над решением проблем и добиваться качественных результатов, проводить совещания по решению проблем, установлению целей, обработке информации, планированию и контролю. Эти менеджеры ограничены недостаточностью навыка решать проблемы.

6. Недостаток творческого подхода присущ менеджерам, не знакомым с методами повышения изобретательности или же считающим их несерьезными и поверхностными. Высокая изобретательность требует готовности бороться с препятствиями и неудачами. Руководители, не желающие из-за трудностей экспериментировать, рисковать или сохранять творческий подход в работе, ограничены недостатком творческого подхода.

7. Неумение влиять на людей присуще тем менеджерам, которые не способны получить требуемые поддержку и участие и в результате не могут обеспечить необходимые для успеха ресурсы.

8. Недостаточно настойчивые руководители с недостаточно развитым умением выражать себя и слушать других, не устанавливающие взаимодействия с людьми, ограничены неумением влиять на окружающих.

9. Недостаточное понимание особенностей управленческого труда свойственно руководителям, которые не стремятся устанавливать обратные связи, не способны заинтересовать своих подчиненных перспективой выделения себя среди других.

Руководители, недостаточно понимающие мотивацию работников и управленческий стиль которых устарел, не соответствует условиям, неэтичен или негуманен, ограниченный недостаточным пониманием сути управленческого труда.

10. Слабые навыки руководства менеджера проявляются в результатах работы и взаимоотношениях подчиненных в группах. Внутри таких групп роли обычно плохо определены, организация работы расточительна, а взаимоотношения оставляют желать лучшего. Здесь мало кто признает вклад руководителя, и моральное состояние группы зачастую быстро ухудшается. Менеджеры, не умеющие добиваться практических результатов от своих подчиненных, ограничены недостатком способности руководить.

11. Неумение обучать обнаруживается у менеджеров, не способных помочь подчиненным в их саморазвитии. Требования по их обучению четко не определяются и времени на саморазвитие не хватает. Люди часто работают, не имея обратной связи с руководителем, а его оценки и рекомендации формальны. Менеджеры, которым не хватает способности или желания помогать совершенствованию других, ограничены неумением обучать.

12. Низкая способность формировать коллектив присуща руководителю тогда, когда ему не удается превратить группу в квалифицированный и результативный коллектив, ее работа обычно сопровождается трудностями или не дает отдачи. Менеджеры, не создающие благоприятный климат или эффективные рабочие механизмы, ограничены низким умением сформировать группу. Как видим, каждое из ограничений, будучи преодоленным в результате самоменеджмента, способствует повышению профессионального управленческого и творческого потенциала работника и тем самым увеличивает его шансы и перспективы успешной деловой карьеры. Это, по-видимому, может служить основанием для использования данной технологии самоменеджмента в осуществлении деловой.



Заключение

Можно сделать вывод о том, что время одно из самых важных качеств которым должен обладать руководитель. Не умение распределять время приведет к краху не только фирмы, но и как личности управляющего. Руководитель должен быть лидером во всем, даже в таком как организации своего дня. Подавать пример своим работникам и партнерам.

Подведем итоги:

Время -- это уникальнейший ресурс человека.

Знайте, что время -- это не только количество часов и минут, это еще насыщенные полезной работой часы и минуты.

Внимательно относитесь к тому, что Вы делаете. Кое-какие дела вообще не стоит делать.

Делегируйте работу другим людям. У Вас может быть много отговорок, чтобы уклониться от этих функций, но Вы не должны поддаваться на собственные «провокации».

Отдавайте себе отчет в том, как Вы тратите свое время. На первый случай следуйте своему плану. Постоянно заглядывайте в своё расписание.

Не огорчайтесь, что в жизни менеджера много неупорядоченности. Преуспевающий менеджер достаточно хорошо справляется с этим «недугом». Он расширяет свой кругозор, совершенствует свою нравственность, и это помогает ему эффективнее управлять временем.

Помните! Если Вы именно сейчас не решитесь упорядочить свою деятельность и стиль жизни. Вы будете и в будущем нерационально тратить свое время.



Список используемой литературы

1. Ладанов И.Д. «Практический менеджмент. Психотехника управления и самотренировки.» (2004, 496с.)

2.Лукашевич В.В., Астахова Н.И. «Менеджмент: Учебное пособие» (2007 г.)

3. Ниссинен и., Воутилайнен Э. «Время руководителя: эффективность использования» (пер. с финского). -- М: Экономика, 1990.



Приложение

руководитель успешный делегирование менеджер

Чтобы ответить на эти вопросы, нацеливающие менеджера на оценку своего стиля использования рабочего времени, финские управленцы рекомендуют пользоваться специальным тестом, на вопросы которого нужно искренне ответить «да», «никогда»;

1. Планируете ли Вы заранее то, что предстоит сделать на следующей неделе?

2. Достаточно ли бывает в Вашем распоряжении работников для выполнения порученного объема работы?

3. Планируете ли Вы заранее распределение работ между отдельными работниками?

4. На том участке, за который Вы отвечаете, работы идут достаточно быстро и гибко или возникают остановки?

5. Достаточно ли компетентен и хорошо подготовлен персонал для выполнения возложенных на него задач?

6. Подготовили ли Вы себе помощника, который при необходимости мог бы Вас заменить?

7. Имеются ли в распоряжении помощника или секретаря современные средства оргтехники, необходимые для обеспечения эффективной работы?

8. Подготовили ли Вы своего помощника к тому, чтобы он мог эффективно решать возникающие проблемы?

9. Стремитесь ли проводить как можно меньше различных совещаний?

10. Намечаете ли Вы деловые встречи через секретаря?

11. Готовите ли Вы задания в конце рабочего дня или утром с тем, чтобы секретарь мог их исполнить в течение рабочего дня?

12. Пользуетесь ли Вы сами диктофоном?

13. Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?

14. Назначает ли сам секретарь время Ваших деловых встреч и поездок?

15. Достаточно ли понятно Вы даете задания персоналу?

16. Есть ли возможность связаться с Вами, если кто-либо из сотрудников срочно нуждается в помощи?

17. Пунктуальны ли Вы в вопросах использования рабочего времени?

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19. Стремитесь ли Вы найти перерывы в течение рабочего дня?

20. Всегда ли Вы принимаете решения быстро?

21. Всегда ли Вы действуете решительно, когда замечаете, что персонал слоняется по коридорам или сидит без дела на своих местах?

22. Объективно ли Вы определяете эффективность работы своих подчиненных? 23. Знаете ли Вы, на основе каких критериев подчиненные определяют Вашу собственную эффективность в работе?

24. Проводите ли Вы оценку использования своего рабочего времени?

25. Проводят ли Ваши подчиненные контроль по использованию своего рабочего времени?

26. Составляете ли Вы перспективный план использования своего рабочего времени?

1. За каждое «да» Вы получаете два балла, за каждое «иногда» -- один балл, «нет» -- баллы не получаете.

2. Подсчитайте сумму баллов.

3. Сумма баллов свыше 46 указывает на эффективное использование рабочего времени; 46-26 -- удовлетворительном; 25-15 -- не достаточно удовлетворительном; ниже 14 -- неудовлетворительно.

Педагогические выводы: 1. Внимательно прочтите все вопросы и объясните, почему Вы ответили на них так, а не иначе.

2. Оцените ответы на каждый вопрос, соотнеся его с общим баллом теста. Сделайте выводы:

а) мои положительные стороны: ____________

б) мои недостатки: ____________________

Размещено на Allbest.ru