Документирование информационно-справочных материалов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава I. Сущность документооборота в организации и классификация документов

Глава II. Информационно-справочные документы

Заключение

Список использованной литературы

Приложение. Практические задания

Введение

Актуальность темы состоит в том, что создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Так как документов в организациях существует довольно много, важным моментом выступает их классификация. В соответствии с правилами делопроизводства принята следующая классификация документов: организационные, распорядительные (в том числе протоколы) и информационно-справочные документы.

Цель работы состоит в классификации и характеристике информационно-справочных документов.

Задачи работы сформулированы следующие:

1. видовой анализ документов (сущность, содержание, правила оформления и др.);

2. характеристика современного состояния развития документооборота.

Глава I. Сущность документооборота в организации и классификация документов

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов и документооборота, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Технология управления документооборотом нуждается в ведении регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов, документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии системы в документообороте приводит к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.

Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.

Документы в организации можно подразделить на три основные группы:

1. К организационным документам относятся положения, уставы, штатные расписания и др. Наиболее распространенный вид - положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. Положение об организации определяет ее статус, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации.

2. В состав распорядительных документов входят постановления, решения, приказы, распоряжения и указания. Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений Правительства, вышестоящих органов власти и управления, а также по инициативе руководителей в пределах их полномочий и компетенции для осуществления исполнительной и распорядительной деятельности в ходе выполнения задач, возложенных на организацию (учреждение). Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам, так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов, а с другой - протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы.

3. К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы; они предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы не обязывают к исполнению. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Далее подробно рассматриваются информационно-справочные документы.

Глава II. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Акт - это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) "работы комиссии по проверке общежития". Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного - "О приеме-передаче оборудования", "Об уничтожении дел". Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, послуживший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, составивших акт (их перечисляют в последовательности: председатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное). Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также Обязан поставить свою подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, то считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать: наименование учреждения, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запрос; вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений, организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: "Настоящая справка дана...", "Настоящим подтверждается, что... действительно работает..." и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Даже в случаях переписки между частными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих вопросов.

Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления пожелания, приветствия в торжественных случаях.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); доказательства (обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по обработке писем и ускоряет исполнение в тога организации, куда они адресованы. По объему письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адреса принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Заключение

делопроизводство информационный справочный документооборот

Выводы по работе можно сделать следующие.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимает справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и т.д.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Служебная справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Для создания информационно-справочных документов применяют общий бланк. В состав типового формуляра бланка входят следующие реквизиты:

· эмблема организации или товарный знак

· наименование организации

· наименование вида документа

· трафаретная часть для даты и номера документа

· место составления

Расположение реквизитов на бланке может быть угловое или продольное.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов - М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.

2. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

4. Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000 - 187 с.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999 -818 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО "Бухгалтерский бюллетень", 2003 - 256 с.

7. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998 - 137 с.

8. Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.

9. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во "Юридический колледж МГУ", 1994 - 85 с.

10. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.

Приложение. Практические задания

1. Оформить выписку из приказа об изменении графика работы ЗАО "АРКУС"

Закрытое акционерное общество "АРКУС"

(ЗАО)

26.11.2007 № 181

ПРИКАЗ

(выписка)

Об изменении графика работы ЗАО "АРКУС"

В связи с производственной необходимостью и в целях совершенствования производственного цикла

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в график работы ЗАО "АРКУС" следующие изменения:

3.Установить начиная с 3.12.2007 г. период рабочего дня с 9.00 до 18.00

4.Контроль за исполнением приказа возложить на зам. директора Котова А.А.

Директор ЗАО "АРГУС" Матвеев Н.А.

2. Составить телефонограмму о переносе даты совещания

Заместителю директора ОАО "ЮСК" Каржавиной Н.А.

Настоящим сообщаем, что намеченное на 12.03.2007 г. 10-00 совещание по организационным вопросам переносится на 15.03.2007 г. 10-00. Начальник отдела ОАО ЮСК по связям с общественностью Выхристюк Г.Е.

Передала Раменская И.Г.

Приняла Ким Г.Р. 09.03.2007 г. 13-00

3. Составить заявление о приёме на работу

Заявление о приеме на работу, документ, с которого начинается фактическое вступление работника в должность, на которую он раньше претендовал. Заявление о приеме на работу заполняется после прохождения собеседования и устного согласия работодателя о найме человека на определенную должность.

Заявление о приеме на работу:

Зам. директора ОАО "Тиенс"

Шатовой М.А

От Авшаровой Э.Л.

адрес: Санкт-Петербург,

пр. Металлистов 16, корп. 1 кв.11

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня с 10 октября 2007 г. на работу в планово-экономический отдел на должность экономиста по труду и заработной плате.

"10" октября 2007 г.

Авшарова ___________(подпись)

Размещено на Allbest.ru