Электронный документооборот в железнодорожной отрасли

Проектирование систем управления играет важную роль в современных технологических системах. Выгоды от её совершенствования систем управления в промышленности могут быть огромны. Они включают улучшение качества изделия, уменьшение потребления энергии, минимизацию максимальных затрат, повышение уровней безопасности и сокращение загрязнения окружающей среды. Трудность здесь состоит в том, что ряд наиболее передовых идей имеет сложный математический аппарат. Возможно, математическая теория систем - одно из наиболее существенных достижений науки ХХ века, но её практическая ценность определяется выгодами, которые она может приносить. Проектирование и функционирование автоматического процесса, предназначенного для обеспечения технических характеристик, таких, например, как прибыльность, качество, безопасность и воздействие на окружающую среду, требуют тесного воздействия специалистов различных дисциплин.

Интенсивное усложнение и увеличение масштабов промышленного производства, развитие экономико-математических методов управления, внедрение ЭВМ во все сферы производственной деятельности человека, обладающих большим быстродействием, гибкостью логики, значительным объёмом памяти, послужили основой для разработки автоматизированных систем управления (АСУ), которые качественно изменили формулу управления, значительно повысили его эффективность. Достоинства компьютерной техники проявляются в наиболее яркой форме при сборе и обработке большого количества информации, реализации сложных законов управления.

АСУ - это, как правило, система «человек-машина», призванная обеспечивать автоматизированный сбор и обработку информации, необходимый для оптимизации процесса управления. В отличие от автоматических систем, где человек полностью исключён из контура управления, АСУ предполагает активное участие человека в контуре управления, который обеспечивает необходимую гибкость и адаптивность АСУ.

В зависимости от роли человека в процессе управления, форм связи и функционирования звена «человек-машина», оператором и ЭВМ, между ЭВМ и средствами контроля и управления все системы можно разделить на два класса:

1. Информационные системы, обеспечивающие сбор и выдачу в удобном виде информацию о ходе технологического или производственного процесса. В результате соответствующих расчётов определяют, какие управляющие воздействия следует произвести, чтобы управляемый процесс протекал наилучшим образом. Основная роль принадлежит человеку, а машина играет вспомогательную роль, выдавая для него необходимую информацию.

2. Управляющие системы, которые обеспечивают наряду со сбором информации выдачу непосредственно команд исполнителям или исполнительным механизмам. Управляющие системы работают обычно в реальном масштабе времени, т.е. в темпе технологических или производственных операций. В управляющих системах важнейшая роль принадлежит машине, а человек контролирует и решает наиболее сложные вопросы, которые по тем или иным причинам не могут решить вычислительные средства системы.

По характеру изменения задающего воздействия АСУ можно отнести к следующим видам:

- автоматической стабилизации, задающее воздействие в которых постоянно; эти системы предназначены для поддержания постоянства некоторого физического параметра (температуры, давления, скорости вращения и т.д.);

- программного управления, задающее воздействие в которых изменяется по какому-либо заранее известному закону (например, по определенной программе может осуществляться изменение скорости вращения электропривода, изменение температуры изделия при термической обработке и т.д.);

- следящие, задающее воздействие в которых изменяется по произвольному, заранее неизвестному закону (используются для управления параметрами объектов управления при изменении внешних условий).

В последние годы все большее значение приобретают адаптивные АСУ, характеризующиеся действием на объект управления каких-либо абсолютно неизвестных факторов. В результате возникает необходимость решения задачи управления в условиях неопределенности исходных данных для принятия решения об управляющих воздействиях. Эти системы могут приспосабливаться к изменениям внешней среды и самого объекта управления, а также улучшать свою работу по мере накопления опыта, т.е. информации о результатах управления.

Глава 2. Электронный документооборот

2.1 Электронный документооборот перевозочного процесса

Железнодорожная отрасль обладает рядом специфических черт. В ней приняты собственные стандарты, действует запрет на использование сетей для передачи корпоративной информации, её структуры разбросаны по всей стране.

И, как во всякой другой отрасли, здесь используются свои внутренние типы и формы документов. А где создаются документы, там рано или поздно встает вопрос о переходе на автоматизированный способ работы с ними.

Любой бизнес живет в постоянном круговращении документов. В такой огромной, разветвленной и распределенной системе, как железнодорожный транспорт, полное, точное и своевременное информационное отражение реально происходящих технологических и управленческих процессов критически важно. Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «РЖД».

В конце 80-х годов в ПКТБ АСУЖТ была создана Автоматизированная информационная система организации перевозок грузов по безбумажной технологии с использованием электронной накладной (АИС ЭДВ). Она автоматизирует документооборот между участниками перевозочного процесса за счет использования электронных документов-сообщений при выполнении таких операций, как оформление договора перевозки, переадресовка груза, перегрузка, пересечение границы. Также на основе информации из этих документов АИС ЭДВ ведет электронное транспортное досье" по грузовым отправкам, базу данных, работающую в реальном масштабе времени и хранящую информацию о проводимых с отправками в пути следования технологических операциях. Тем самым совершенствуется информационная база для разработки и реализации прикладных проектов, связанных, например, с контролем за соблюдением условий перевозки, сроков доставки грузов и расчетов за перевозки.

Однако АИС ЭДВ обладает рядом недостатков. Дело в том, что она не поддерживает современные технологии обработки данных, поэтому прикладным программам невозможно получить информацию от АИС ЭДВ стандартными средствами, например SQL-запросами. При реализации проекта в дополнение к его основным задачам встает трудоемкая проблема реализации взаимосвязи с АИС ЭДВ. Ее необходимо решать заново для каждого нового проекта.

Кроме того, АИС ЭДВ не представляет некоторые важные функции. Например, с ее помощью грузоотправитель не может выяснить месторасположение груза во время перевозки. Система "помнит" только последнюю операцию, произведенную с отправкой. В АИС ЭДВ не реализована электронная цифровая подпись, которая согласно современному законодательству является обязательным атрибутом электронных документов.

Развитие информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В частности, в железнодорожной отрасли уже давно действуют системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И в отношении электронизации и автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических операций. Предстоит сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач в ОАО «РЖД» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Результаты опытной эксплуатации и перспективы развития автоматизированной системы «Электронный технологический документооборот» с применением электронной цифровой подписи» были рассмотрены на заседании Правления ОАО «РЖД». Предваряя рассмотрение этого вопроса, президент компании В.И. Якунин подчеркнул, что этот проект, без преувеличения, должен радикально изменить работу управленческого аппарата компании. Необходимо, чтобы эта система стала частью технологической системы управления. И только в этом случае удастся уйти от бюрократизации и очень медленного прохождения решений.

2.2 Технология электронного документооборота

Документ - основная единица информации, и все существование системы документооборота посвящено хранению документа, его свойств и истории его жизни, а также собственно обеспечению его жизнедеятельности.

Перевозочный процесс сопровождают несколько десятков документов. Их можно разделить на пять групп: организационно-распорядительные, перевозочные, сопроводительные, акты и служебные.

К организационно-распорядительным можно отнести документы, инициирующие перевозку, - заявки на перевозку грузов, а также заявления и распоряжения, от которых так или иначе зависит маршрут и целостность отправки. Например, распоряжение о перегрузке груза в другой вагон, отцепке вагона, заявление и распоряжение о переадресации груза и др.

К перевозочным документам относятся накладная, дорожная ведомость, ее корешок и квитанция о приеме груза. В этих документах отражаются все сведения о грузе, операциях с отправкой, оплатой, указываются ссылки на смежные документы (распоряжения, квитанции, акты и т. д.). Накладная и дорожная ведомость сопровождают отправку на всем пути следования до станции назначения, корешок дорожной ведомости остается на станции отправления. Квитанция о приеме груза к перевозке выдается под подпись грузоотправителю, что и является подтверждением заключения договора на перевозку груза. Перевозочные документы имеют юридическую силу. Именно их используют при расследовании несохранных перевозок и других претензий к железной дороге.

Сопроводительные документы используются для выполнения дополнительных операций с грузом. Они также подтверждают, что такие операции выполнены. Под дополнительными операциями понимается таможенный, санитарный, ветеринарный контроль и т.д. Соответственно, состав сопроводительных документов зависит от самого груза, характера и вида перевозок. К ним можно отнести документ о качестве скоропортящихся грузов, ветеринарное свидетельство для перевозки животных и продуктов, аварийный листок для разрядных грузов, карантинный сертификат. Как правило, создателями этих документов, сопровождающих груз вплоть до окончания перевозки, являются сторонние организации.

Акты бывают общей формы, коммерческие, о техническом состоянии вагона, контейнера; вскрытии вагона, контейнера; повреждении вагона, контейнера, недосливе цистерн, экспертизы.

К служебным документам можно отнести книгу регистрации извещений, в которой подтверждаются факты извещения грузополучателя о подаче вагонов под погрузку и грузоотправителя о прибытии груза.

Документом, инициирующим грузоперевозку, является заявка на перевозку груза, составляемая грузоотправителем и предъявляемая в управление дороги. По результатам согласования заявки в управлении дороги выносится решение - принять заявку к исполнению или отклонить в случае, если невозможно осуществить данную перевозку.

Далее, в "соответствии с заявкой, грузоотправитель заполняет перевозочные документы и предъявляет их на станцию отправления, где определяется точная дата начала погрузки, составляется и ведется учетная карточка обеспечения заявки на перевозку, о чем извещается грузоотправитель.

По окончании погрузки товарный кассир станции выдает грузоотправителю квитанцию о приеме груза. Корешок дорожной ведомости остается в делах станции, а накладная, дорожная ведомость и вагонные листы, заполненные приемосдатчиками, отправляются вместе с грузом. К ним также прилагаются сопроводительные документы. На промежуточных станциях в перевозочных документах проставляются календарные штемпели о проследовании, отмечаются операции, выполняемые с грузом, даются ссылки на соответствующие операциям документы.

Грузополучателя извещают о прибытии груза по окончании перевозки. Извещение регистрируется. В перевозочных документах делаются отметки об окончании перевозки, раскредитовании груза, указываются данные о грузополучателе и доверенности на получение груза. Дорожная ведомость остается на станции назначения, а накладная у грузополучателя.

Заключение

электронный автоматизированный документооборот перевозочный

Резюмируя все вышесказанное можно сделать следующие выводы:

Очевидно, что функциональность систем управления документами в части решения вопросов управления практически полностью удовлетворяет сегодняшние запросы, и здесь особого развития в ближайшие годы не будет.

Основное направление развития систем документооборота - повышение эффективности поиска информации, интеграция со средствами публикации информации в сетях, автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла. К сожалению, пока никто не может сказать, как быстро такие технологии станут коммерчески доступными.

Как утверждают эксперты, в плане внедрения систем электронного документооборота мы отстаем от стран Западной Европы примерно на 5 лет. Западный опыт показывает, что при массовом внедрении возникает спрос на весь спектр продуктов - от самых простых до сложных, распределенных и интегрированных решений. Поэтому у нас, похоже, в ближайшее время будет в большей степени превалировать тема внедрения уже имеющихся систем, нежели их дальнейшее развитие.

Литература