Разработка системы управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в «Стратегии развития страны до 2020 года» на малый и средний бизнес возлагаются большие надежды.

Целью данной работы является разработка проекта системы управления виртуальной организации. Поставленная цель определила содержание исследования, которое сводится к решению следующих задач:

· Определение целей и задач управления;

· Определение функций управления;

· Определение принципов и методов управления;

· Моделирование организационной структуры управления.

Предметом исследования является процесс проектирования системы управления организацией.

1. Организация как система управления

1.1 Определение понятий «организация», «управление», «система управления организацией»

Ключевыми понятиями в данной работе являются понятия «организация», «управление», «система управления организацией».

Организация - строение, устройство чего-либо; совокупность людей, групп, объединенных для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры.

Управление - это процесс распределения и движения ресурсов в организации с заранее заданной целью, по заранее разработанному плану и с непрерывным контролем результатов деятельности.

Управление можно рассматривать с разных точек зрения: как функция, как процесс, как аппарат, как наука, как искусство.

Система управления - совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

1.2 Строение системы управления организацией

Объект и субъект управления

Управление - это процесс целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенных результатов.

Субъект управления - это личность, группа людей или организация, принимающие решения и управляющие объектами, процессами или отношениями путём воздействия на систему управления для достижения поставленных целей.

Объектами управления, то есть тем, на что направлено властное воздействие субъекта управления, могут быть физические и юридические лица, а также социально-экономические системы, процессы, цели, задачи, функции, технология и т.д.

Субъект управления через прямой канал передаёт управляющее воздействие на объект управления, который через обратный канал передаёт реакцию или своё текущее состояние.

Цели и задачи управления

Управление организации невозможно представить без целевой деятельности субъектов управления. Под целью понимают некоторый идеальный, заранее заданный результат, которого следует достичь. Достижение поставленной цели требует предварительного решения комплекса определенных задач. Задача - это некоторая совокупность вопросов, подлежащих решению, а также условий необходимых для этого решения. Образуется логическая цепь «цель - задачи - результат». Достигнутый результат соизмеряется с заранее поставленной целью и служит основанием для постановки новой, уточненной цели, решения задач и получения нового результата. Этот процесс является непрерывным.

Главная цель может быть подвергнута декомпозиции на составляющие подцели различного уровня. При этом образуется «дерево целей». Дерево целей - это совокупность целей экономической системы, программы и плана, построенных по иерархическому принципу. «Вершиной дерева» является главная цель организации, которая формируется исходя из ее миссии, «ветви дерева» - подчиненные ей подцели и задачи. Название «дерево целей» связано с тем, что при схематическом распределении целей и задач по уровням, возникающий рисунок напоминает перевернутое дерево.

Миссия организации - выражение ее философии и смысла существования. Миссия декларирует намерения руководства, принципы работы предприятия и его статус. Она устремлена в будущее и не должна зависеть от текущего положения дел в организации.

Важнейшим моментом миссии является ответ на вопрос: какова главная цель организации? Прибыль не может провозглашаться главной целью, так как прибыль - это исключительно внутренняя, хотя и очень важная проблема.

Принято считать главную цель достигнутой, если достигнуты основные частичные цели, решены основные задачи, а результат отклоняется от цели в допустимых пределах.

Функции управления

Управление как функция реализуется через выполнение ряда управленческих действий, получивших название функции управления. Любой организации вне зависимости от её особенностей (размера, назначения, отраслевой принадлежности) присущи следующие общие функции управления:

· Планирование - определение желаемого состояния объекта управления и тех действий (мероприятий), которые необходимо предпринять, чтобы перейти из нынешнего состояния в желаемое.

· Организация - создание некой структуры, упорядочение последовательности выполнения действий и закрепление ответственности за лицами, выполняющими определенные задания.

· Координация - обеспечение бесперебойности, непрерывности процесса управления с целью достижения согласованности в работе всех звеньев организации.

· Мотивация - стимулирование работников к выполнению поставленных задач наилучшим образом за счет материального и других видов вознаграждения.

· Контроль - учет и анализ выполнения заданий, предпринимаемые с тем, чтобы все на предприятии выполнялось в соответствии с правилами и установленными требованиями.

Помимо общих, выделяют и конкретные функции управления. Эти функции тесно связаны со спецификой предприятия.

Принципы управления

Принципы управления - это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.

В 1916 г. А. Файоль сформулировал 14 принципов управления, которые до сих пор используются во всех организациях. К ним относятся: справедливость, разделение труда, полномочия и ответственность, единство действий, дисциплина, единоначалие, подчиненность личных интересов, вознаграждение персонала, централизация, скалярная цепь, порядок, стабильность персонала, инициатива, корпоративный дух. Изучением принципов управления занимались также Г. Эмерсон и Ф. Тейлор.

Методы управления

Методы управления - это способы и формы целенаправленного воздействия субъекта управления на объект управления для достижения определенного результата.

Существует несколько подходов и классификаций методов управления, однако по наиболее распространенной классификации они делятся на три группы: экономические, организационно-распорядительные и социально-психологические (воспитательные) методы.

Организационно-распорядительные (административные) методы регламентируют сроки исполнения и круг лиц, ответственных за каждый участок работы, а также конкретные формы контроля исполнения.

Экономические методы управления - это совокупность способов воздействия, имеющих в своей основе экономические отношения и экономические интересы людей.

Социально-психологические методы управления - способы воздействия на объект управления, основанные на использовании законов социологии и психологии в управлении коллективом.

Таблица 1. Характеристика методов управления

Методы управления	Механизмы воздействия на объект управления	Стимул выполнения управленческого воздействия	Виды воздействия
Экономические	Косвенный, стимулирующий	Материальная заинтересованность	Поощрительные фонды, цены, прибыль, кредиты, технико-экономический анализ
Административные	Прямой, директивный	Дисциплинарная ответственность	Нормы гражданско-административного права, инструкции, приказы, распоряжения
Социально-психологические	Косвенный, стимулирующий	Моральная ответственность	Стиль руководства, психологический климат в коллективе, традиции, мотивы

Информационное обеспечение управления

Информация - это сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством; сообщения, осведомляющие о положении дел, о состоянии чего-либо.

Информации играет ключевую роль в процессе управления. Без ее использования невозможно определить цели и задачи управления, невозможна объективная оценка ситуации. Организационно-практическая деятельность руководителя также имеет информационный характер, т.к. включает в себя необходимость передачи информации о принятом решении. Информационной работой большей степени также является и разработка всевозможных вариантов управленческих решений.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении. Потребность в управленческой информации определяется содержанием решаемых задач, пониманием их людьми, уровнем опыта и образования того или иного субъекта управления.

Источниками управленческой информации могут быть вышестоящее руководство, подчиненные им руководители и органы управления, средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, бизнес-документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др.

Одно из важнейших требований, предъявляемых к управленческой информации - ее оптимальность и полнота. Это означает, что она должна содержать все необходимые сведения по всем управляемым параметрам.

Вторым требованием к управленческой информации является ее объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта, наличия в ней надежных, не содержащих искажений сведений.

Третье непременное требование является точность, характеризующая степень детализации информации, ее приближение к реальному состоянию управляемого объекта, которое она выражает.

Управление большими разнообразными потоками информации требует создания управленческой информационной системы. С помощью информационных систем осуществляется управление производством, финансами и т.д.

Обмен информацией невозможен без соответствующей коммуникации. Руководители взаимодействуют между собой и с исполнителями посредством личных контактов, обмена документами и с помощью электронных средств связи, таких как: электронная почта, цифровая сотовая связь (радиосвязь), цифровая радиосвязь. Это ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

Обратная связь

В процессе управления часто возникает необходимость реагировать на изменения реальной обстановки, т.е. управляющий объект должен получать информацию от управляемого объекта и, в зависимости от его состояния, так или иначе, менять управляющее воздействие. Для передачи информации о состоянии управляемого объекта управляющему и служит обратная связь.

Обратная связь есть процесс получения информации о состоянии системы для того, чтобы определить их состояние и при необходимости вносить коррективы.

Организационная структура управления

Организационная структура управления представляет собой совокупность всех элементов и звеньев системы управления и установленных между ними постоянных связей. Элементами являются службы, группы и работники, которые выполняют те или иные функции управления в соответствии со своими полномочиями.

Связи, поддерживающие отношения между элементами, обычно разделяют на горизонтальные и на вертикальные.

Горизонтальные связи - это связи на одном уровне, они носят характер согласования. Вертикальные связи носят характер подчинения, и необходимость в них возникает при наличии нескольких уровней управления.

Организационная структура предприятия определяет ее состав и систему подчинения в общей иерархии управления фирмой.

Исторически сложились следующие основные типы организационных структур управления:

· Линейная - каждое подразделение имеет только одного руководителя, на которого возлагаются полномочия принятия всех управленческих решений; этот руководитель подчиняется лишь вышестоящему руководителю и т.д.

· Функциональная - подразумевает выделение подразделений и их руководителей по функциональному признаку (управление персоналом, маркетинг, бухгалтерский учет и т.д.). В чистом виде данная организационная структура не используется.

· Линейно-функциональная - основная доля полномочий возлагается на линейного руководителя, который принимает решения относительно любых действий своих подчиненных (в рамках отведенных ему полномочий). В то же время имеются и функциональные руководители, которые консультируют и помогают ему принять правильные решения, разрабатывая их варианты. Разновидностью линейно-функциональной структуры являются линейно-штабная, матричная, проектная и дивизионная организационные структуры управления. В основном они используются на крупных промышленных предприятиях.

2. Описание виртуальной организации

Объектом исследования в курсовой работе является ресторан итальянской кухни «Sapore del sole». Ресторан - предприятие общественного питания с широким ассортиментом блюд сложного приготовления, включая заказные и фирменные; винно-водочные, табачные и кондитерские изделия, повышенным уровнем обслуживания в сочетании с организацией отдыха. Как и большинство предприятий общественного питания в России «Sapore del sole» является обществом с ограниченной ответственностью.

ООО - это форма организации предприятия, участники которого вносят определенный паевой взнос в уставный капитал и несут ограниченную ответственность в пределах своих вкладов.

Проектируемый ресторан будет располагаться в старом центре города Новокузнецка на улице Металлургов дом 29. Ресторан будет занимать два этажа. Общая площадь ресторана 210 кв. м. На первом этаже ресторана располагаются кухня, складские и административные помещения. На втором этаже располагается зал, разделенный на две зоны: зона для курящих и некурящих. Всего в «Sapore del sole» 80 посадочных мест: 30 в зоне для курящих и 50 в зоне для некурящих. Интерьер ресторана выполнен в теплых бежево-песочных тонах, стены украшают старинные гравюры и картины.

Обслуживают клиентов администратор, бармены и официанты, прошедшие специальную подготовку. Обслуживающий персонал имеет форменную одежду и обувь единого образца.

В меню ресторана помимо традиционных блюд (пицца, паста) входят: холодные закуски, горячие закуски, салаты, суп, мясные блюда, блюда из птицы, рыбные блюда, различные гарниры и десерты. В винной карте ресторана представлены вина известных производителей Италии и Франции. Коктейли, пиво, ликеры, водка. Также имеется широкий ассортимент кубинских и доминиканских сигар и сигарет разных видов и сортов.

Типы меню отличаются друг от друга вариантами подбора предлагаемых блюд и структурой цен. Данный ресторан использует такие виды меню, как:

· Меню «alacarte» располагает выбором в каждом виде блюд, причем каждое блюдо оценивается отдельно. Выбранное клиентом блюдо готовится на заказ.

· Меню «table d'hote» предлагает небольшой ассортимент блюд, где блюда оцениваются общей суммой в расчете на человека.

Уютная обстановка ресторана подходит как для проведения семейных торжеств, свадеб, так и для фуршетов, банкетов и вечеринок. В ресторане предусмотрен предварительный заказ столиков.

Часы работы ресторана «Sapore del sole» с 12.00 до 03.00

Самыми активными посетителями являются молодые семьи в возрасте от 25 лет, иногда с детьми. Ресторан «Sapore del sole» ориентирован на потребителей среднего уровня дохода.

Высокое качество блюд гарантировано не только высоким профессионализмом поваров, но и четким соблюдением отработанной технологии, опирающейся на современное кухонное оборудование.

3. Проект системы управления организацией

Субъект и объект управления. Субъектом управления является директор ресторана «Sapore del sole». Объектами управления являются сам ресторан (социальная и экономическая подсистемы) и сотрудники ресторана (включая линейных и функциональных руководителей).

Миссию формирует директор ресторана, он же отвечает за ее воплощение в жизнь через постановку и реализацию целей организации. Искать свою миссию ресторан должен во внешнем окружении, так как от постоянного поддержания социальной значимости зависят его будущее благополучие и дальнейшая деятельность.

Миссией ресторана «Sapore del sole» является «Приобщение Российского ресторанного искусства к Европейским традициям и воплощение всех желаний клиентов». Исходя из миссии организации, формируются ее цели. Главная цель ресторана разбита на четыре подцели, для достижения которых ему следует выполнить ряд задач.

Таким образом, реализация целей ресторана позволит ему сформировать положительный имидж заведения, расширить клиентскую базу, усилить свои рыночные позиции, максимизировать прибыль.

Функции управления.

Планирование предполагает анализ факторов внешней и внутренней среды, определение целей организации и то, что должны делать ее члены для их достижения, определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам. Таким образом, это подготовка сегодня к завтрашнему дню, определение того, что необходимо и как этого добиться.

В городе Новокузнецке не так много ресторанов, представляющих национальную кухню той или иной страны. Чешская, немецкая, украинская, узбекская и азербайджанская кухня представлены одним рестораном - «Злата Уличка», «Рыцарский клуб», «Шинок», «Тандыр», «Азербайджан». Японскую кухню представляют рестораны «Васаби» и «Якудза суши», «Банзай». Итальянскую же кухню представляют три ресторана: «DaVinci», «IL ПАТИО», «Портофино». Однако эти рестораны расположены недалеко друг от друга (в районе улицы Тольятти). Проектируемый ресторан будет располагаться в другой части Центрального района напротив Драматического театра и ДК КМК недалеко от Парка Гагарина. Это будет способствовать стабильной посещаемости ресторана. В этой части района расположен только один ресторан - «Москва». Однако он не будет являться нашим прямым конкурентом, т.к. «Sapore del sole» и «Москва» находятся в разных ценовых категориях и представляют абсолютно разный ассортимент блюд.

Организация как функция управления формирует структуру ресторана и обеспечивает её всем необходимым (персонал, средства производства, денежные средства, материалы и т.д.). То есть на этом этапе создаются условия для достижения целей предприятия.

Управленческий процесс протекает в рамках структуры управления. Функции и задачи управления, и как следствие, права и ответственность за их выполнение распределяются между ее участниками.

Таким образом, для построения организационной структуры управления следует выполнить последовательность действий:

· сгруппировать все виды работ по обязанностям, функциям или задачам;

· создать соответствующие рабочие группы и определить индивидуальных исполнителей;

· установить ряд полномочий по принятию решений и отношений между рабочими группами и отдельными исполнителями по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач.

Координация включает в себя определение последовательности выполнения отдельных заданий, которые обеспечивают непрерывность процессов выполнения плана, согласовывает сроки поставок товара, предотвращает дублирование проводимых работ.

Помимо деятельности людей, процессов производства, реализации и организации продукции общественно питания, координируют и информационные процессы: сбор, обработка, передача данных, необходимых для управления.

В проектируемом ресторане функция координация будет осуществляться координационным совещанием, проводимым в начале рабочего дня, на котором руководители групп согласовывают свои действия на предстоящий день, а работники ресторана могут внести предложения по улучшению работы ресторана и высказать свои замечания по работе. Информацию для выполнения функции координации администрация ресторана получает из рабочих планов, утвержденных структур, схем правления и других нормативных документов.

Мотивация. Руководитель должен активно общаться со своими сотрудниками, поскольку они должны четко представлять себе и понимать, чего от них ждут. А также предоставлять возможность сотрудникам реализовать себя в процессе трудовой деятельности. Это особенно актуально, если сотрудники обучались или повышали квалификацию, и они стремятся применить свои знания и умения на практике.

Повышению мотивации способствует поощрение работника за особые заслуги (отсутствие жалоб со стороны клиентов и нареканий со стороны руководителя, участие в творческих и спортивных мероприятиях и т.д.).

Контроль. Исходя из роли данной функции в процессе управления, ее называют функцией обратной связи субъекта с объектом управления. Контроль необходим для того, чтобы постоянно давать информацию о фактическом выполнении решений.

В ресторане «Sapore del sole» контролируют следующие процессы:

· отслеживание качества сырья и своевременность его поступления;

· контроль качества продукции и организации обслуживания клиентов;

· использования материально-технической базы;

· контроль выполнения основных показателей торгово-финансового плана и цен;

· соблюдение трудовой дисциплины и т.д.

Эти процессы контролируют функциональные и линейные руководители, которых в свою очередь контролируют заместитель директора и директор ресторана.

Принципы управления.

В управлении рестораном будут использоваться принципы управления, разработанные Файолем, а также следующие принципы:

· Принцип экономичности заключается в том, что все принимаемые управленческие решения должны быть выгодны для ресторана.

· Принцип целенаправленности любое управленческое действие должно быть направлено на качественное удовлетворение потребностей клиентов.

· Принцип комплексности все управленческие решения не должны противоречить друг другу.

· Принцип иерархичности и обратной связи, который заключается в постоянном контроле деятельности всех групп организации на основе обратной связи.

· Принципа мобильности и устойчивости системы управления. Система управления в ресторане должна реагировать на все возникающие изменения во внешней среде. Это требует от управленческого процесса мобильности. То есть руководитель должен учитывать желания потребителей и изменения ситуации во внешней среде.

Функции и принципы управления реализуются через применение различных методов.

Методы управления

Власть, дисциплина и взыскания являются способом управленческого воздействия на персонал, с помощью которых осуществляются административные методы. Эти методы отличает прямой характер воздействия: любой акт (регламентирующий или административный) подлежит обязательному исполнению.

Трудовые отношения работников и управленческого персонала регулируется Трудовым кодексом РФ, Уставом ресторана, штатным расписанием, коллективным договором между трудовым коллективом и администрацией, должностными инструкциями сотрудников, правилами внутреннего распорядка.

В отличие от административных, экономические методы носят косвенный характер воздействия. С помощью этих методов осуществляют материальное стимулирование отдельных работников и всего коллектива.

В ресторане «Sapore del sole» используются следующие экономические методы:

· Ресторан обеспечивает своих сотрудников обедом стоимостью до 200 рублей.

· Раз в месяц работники ресторана имеют возможность посетить ресторан с семьей со скидкой 50%.

· Руководство ресторана производит дополнительное медицинское страхование сотрудников.

· Через вознаграждение, премии, надбавки руководители вызывают у работников заинтересованность в конечных результатах своего труда, тем самым, принося доход себе и ресторану в целом.

Для управления рестораном необходимо использовать социально-психологические методы, так как внутри коллектива главную роль играют взаимоотношения сотрудников. Ведь, при плохих отношениях с коллегами или недовольством руководителями, работники будут непроизвольно переносить свои эмоции на клиентов, а это совершенно недопустимо.

Эти методы делятся на две группы: социологические методы, направленные на группы людей и психологические методы, направленные воздействовать на личность.

В проектируемом ресторане используются следующие социально-психологические методы управления:

· формирование подразделений происходит на основе психологической совместимости сотрудников;

· создается комфортный психологический климат в коллективе;

· исходя из философии предприятия формируется личная мотивация людей;

· минимизация психологических конфликтов между сотрудниками (скандалов, обид, стрессов, раздражений);

· повышение квалификации при росте карьеры;

· на основе норм поведения формируется корпоративная культура.

Организационная структура проектируемого ресторана линейно-функциональная. Данная структура управления имеет ряд преимуществ: проста, соблюдение принципа единоначалия, функциональная специализация. Однако эта структура имеет ряд недостатков. Поэтому для эффективного управления рестораном особое внимание следует уделить подбору персонала. Все руководители (линейные и функциональные) должны быть квалифицированными специалистами и уметь принимать важные решения.

Структура ресторана «Sapore del sole» разделена на пять рабочих групп. Одна из них (группа «Бухгалтерия») является функциональной, остальные (группы «Кухня», «Сервис», «Склад» и техническая группа) - линейные.

Каждая группа данной организационной структуры разбита на организационные единицы. Руководители групп будут принимать решения в рамках своих подразделений, и нести ответственность перед директором ресторана. Директор ресторана подчиняется непосредственно учредителям предприятия. Он представляет интересы ресторана и действует от его имени, определяет направление стратегического развития ресторана.

Группа «Бухгалтерия» ведет финансовый учет расходов и доходов ресторана, занимается подготовкой финансовых отчетов, информирует руководство о финансовых результатах деятельности предприятия, проводит операции по оплачиваемому рабочему времени и т.д.

Группа «Кухня» занимается приготовлением и оформлением блюд, разрабатывает новые блюда и следит за состоянием кухонного оборудования.

Группа «Склад» следит за своевременным пополнением запасов продуктов и за условиями их хранения.

Группа «Сервис» занимается обслуживанием посетителей ресторана.

организация управление ресторан мотивация

Заключение

При выполнении данной работы был проведен анализ предприятий общественного питания города Новокузнецка и разработан проект системы управления виртуального ресторана «Sapore del sole».

В процессе исследования были определены цели и задачи управления виртуальным рестораном применительно к местным условиям, определены основные функции управления рестораном. Так же были предложены принципы и методы управления, подходящие для данного ресторана. Была смоделирована организационная структура управления, которая более эффективно позволяет управлять рестораном.

Список источников

1. www.standard-company.ru «Современная Гуманитарная Академия»

2. www.wikipedia.org «Свободная энциклопедия»

3. www.aup.ru «Административно-управленческий портал»

4. Учебник для вузов/Д.Д. Вачугов, Т.Е. Березкина, Н.А. Кислякова и др.; под. ред. Д.Д. Вачугова, - М., Высшая школа, 2008, - 399 с.

5. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник, 3-е издание - М., Проспект 2006, - 502 с.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ, 2001, - 501 с.

7. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. - М., 2001, - 365 с.

8. Управление организацией /Под ред. А.Г. Поршнева. М.: ИНФРА-М, 2005, - 620 с.

9. Борисов А.Б. Большой экономический словарь. - М.: Книжный мир, 2003, - 895 c.

10. Кабушкин Н.И. Менеджмент гостиниц и ресторанов: Учебник / Н.И. Кабушкин, Г.А. Бондаренко - 3-е изд., перераб. и доп. - Мн.: Новое знание, 2002, - 386 с.

11. Управление организацией: Учебное пособие / Под ред. Анискина Ю.П.М.: Омега-Л, 2005, - 432 с.

12. Большаков А.С. Менеджмент[Текст]:Учебное пособие/ А.С. Большаков - СПб.: «Издательство «Питер»» 2001. - 160c.

13. Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка. М.:АЗЪ, 1999.-928 с.

Размещено на Allbest.ru