Системный анализ предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Макромодель объекта и элементов внешней среды

2 Целевая функция системы микроэкономического объекта. Функциональное описание системы

3 Морфологическое описание системы

4 Информационное описание системы

5 Проблема развития объекта и пути её решения

Заключение

Список использованной литературы и источников

ВВЕДЕНИЕ

Объектом исследования является предприятие «КомпьюМаркет», занятое в сфере продажи оргтехники.

Цели работы:

1. Овладение системными подходами к анализу сложных организационно-технических систем.

2. Рассмотрение методов формального описания сложных систем и оценка эффективности их функционирования.

3. Развитие навыков анализа организационной структуры системы управления предприятием.

4. Закрепление знаний и практических навыков анализа систем различных классов.

Актуальность системного анализа для данной организации заключается в изучении закономерностей, построении и формировании систем, методов, их анализа, применении изученных закономерностей в построении оптимальных структур организации.

Для анализа я выбрала микроэкономический объект - компанию, занимающаяся продажей организационной техники «КомпьюМаркет». Для меня интересно рассмотрение объекта, одновременно связанного и с продажами, и с IT-технологиями.

Поиск путей решения найденной проблемы актуален для данного предприятия, т.к. путём системного анализа его организации я выявила ряд проблем в управлении персоналом, а также предложила методы их разрешения.

1 МАКРОМОДЕЛЬ ОБЪЕКТА И ЭЛЕМЕНТОВ ВНЕШНЕЙ СРЕДЫ

В качестве системы рассматривается микроэкономический объект. Я выбрала микроэкономический объект предприятие по продаже оргтехники «КомпьюМаркет».

Оргтехника (организационная техника) - комплекс технических средств для подготовки документов (пишущие машины), их копирования, обработки, хранения и автоматического поиска (механизированные картотеки, поисковые системы), для чертежных работ (чертежные, штриховальные приборы) и счетных операций (электронные калькуляторы, микро-ЭВМ), внутриучрежденческой связи и др., используемых в целях механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Рис. 1. Внешняя среда предприятия «КомпьюМаркет»

Для построения дерева целей и функций необходимо определить:

· внутреннюю структуру организации

· её взаимосвязь с внешней средой.

Влияние внешней среды на данную систему очень велико. Оно исходит от правовых, политических, экономических, социальных, и других факторов. Внешняя среда состоит из действующего законодательства РФ, состояние спроса на товар, поставщиков фирм производителей и т.п. Также косвенно влияет такой фактор, как степень развития IT-технологий и крупных производителей. Данное описание представлено на рис. 1. [10].

Внешняя среда - окружение, охватывающее большое количество различных факторов, которые могут, так или иначе, воздействовать на функционирование, как в текущем периоде, так и в перспективном.

Внешнюю среду характеризуют следующие характеристики:

1) Взаимосвязанность факторов - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы (пример: изменение цены на нефть приводит к изменению цен на бензин и, следовательно, на транспортные расходы всех организаций.

Это в свою очередь приводит к повышению цен на продукты питания, а значит - к снижению уровня жизни населения и его покупательной способности;

2) Сложность внешней среды - это число факторов, на которые организация обязана реагировать (для целей своего выживания), а также уровень вариативности каждого из этих факторов.

3) Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде. Наибольшая подвижность внешней среды наблюдается в фармацевтической, химической и электронной отраслях. А также в отраслях, связанных с производством компьютеров, средств телекоммуникации и космической техники. Медленно меняются факторы внешней среды в кондитерской, мебельной отраслях, а также при производстве тары, упаковки, пищевых консервов.

4) Неопределенность внешней среды - относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности (пример: политический прогноз, прогноз курса доллара) [4].

Внутреннее воздействие оказывают структура предприятия и уровень подготовки специалистов.

Информационные потоки:

· развитие крупных производителей

· развитие IT-технологий

· органы государственной власти и органы местного самоуправления. В частности, Федеральная налоговая служба.

Материальные потоки:

· поставщики;

· доход от реализации продукции;

· заказы на поставку партий для юридических лиц.

К положительным факторам внешнего воздействия объекта и внешней среды можно отнести:

· большое предложение на рынке производителей оргтехники, а также множество посредников, таких как дилеры, маклеры и более крупные фирмы-посредники;

Дилер - предприниматель, торгующий в розницу продукцией, которую он закупил оптом. Как правило, дилер является агентом крупной промышленной корпорации и входит в ее дилерскую сеть.

Маклер - любое лицо, покупающее и продающее товары или услуги для получения прибыли.

· товар пользуется большим спросом на рынке, т.к. без оргтехники невозможно представить ни один современный офис или домашний деловой кабинет;

· растущий интерес покупателей к оргтоварам;

· возможность предприятия в относительно короткие сроки изменить ассортимент в случае снижения спроса на имеющийся в наличии товар, так как оргтехника представляет собой довольно широкое понятие и включает в себя множество необходимых каждому современному человеку товаров.

Отрицательные факторы:

· федеральная налоговая служба изымает часть прибыли в соответствии с законодательством РФ;

· высокий уровень конкуренции;

· специфическое влияние IT-технологий (рынок оргтоваров быстро развивается и появляется необходимость постоянного обновления продукции) [14].

2 ЦЕЛЕВАЯ ФУНКЦИЯ СИСТЕМЫ МИКРОЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБЪЕКТА. ФУНКЦИОНАЛЬНОЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

Одной из наиболее важных функций управления является повышение эффективности функционирования объекта (работы предприятия).

Показатели качества и эффективности функционирования объекта:

· действенность;

· экономичность;

· качество оргтехники;

· прибыльность (доходы/расходы);

· качество труда;

· внедрение новшеств.

Дерево целей и функций представляет собой упорядоченную иерархию целей и функций, выражающую их соподчиненность и внутреннюю взаимосвязь [11].

Дерево целей - это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены: генеральная цель ("вершина дерева"); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней ("ветви дерева").

Название "дерево целей" связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево. Пример "дерева целей": генеральная цель - удовлетворение потребностей человека в пище, подцели первого уровня - удовлетворение потребностей в белках, жирах, углеводах, витаминах, подцели второго уровня - удовлетворение потребностей в хлебе, молоке, масле, овощах, фруктах [9].

Главным принципом построения дерева целей является переход от глобальной цели к совокупности более мелких подцелей.

Основная цель. Предприятие функционирует за счёт своих средств, соответственно главной целью функционирования является получение прибыли.

Огромнейшее значение прибыли в развитии предприятия определяет необходимость непрерывного управления ею в целях роста эффективности хозяйственной деятельности. Управление прибылью представляет собой процесс выработки и принятия управленческих решений руководством предприятия по всем основным аспектам ее планирования, формирования, распределения и использования. Все управленческие решения, касающиеся прибыли, взаимосвязаны и оказывают влияние на конечные результаты деятельности предприятия.

Изменение прибыли связано с разностью между доходами и расходами. Если доходы растут быстрее расходов, прибыль, очевидно, возрастет, и наоборот, если рост расходов опережает рост доходов, то величина прибыли падает.

Подцели:

1. Соблюдение государственных нормативов коммерческой по реализации оргтехники - это цели, определяемые вышестоящими системами.

2. Минимизация цены закупок в соотношении «цена - качество» - эти цели инициируются самой системой управления предприятием.

3. Расширение рынка сбыта - эта цель инициируется начальством предприятия.

4. Улучшение складских помещений и качества обслуживания - эти цели инициируются самой системой управления организацией [1].

Жизненный цикл дерева целей и функций определяется этапами управления закупкой и реализацией продукции:

1. Проведение маркетинговых исследований на предмет необходимости повышения объемов закупок и выявления их объёмов продаж.

2. Распределение персонала и полезного пространства.

3. Контроль над соблюдением технологий обслуживания.

4. Организация удобной реализации товара.

5. Поддержка отечественного производителя.

Функциональное описание системы. Жизненный цикл системы реализуется при выполнении определенного набора функций, которые были сгруппированы в 12 блоков, определяющих функциональный состав системы. Данные блоки показаны на рис. 2.

Блок 1 - технического и технологического сопровождения продажи (ТТСП).

Блок 2 - юридической поддержки (ЮП).

Блок 3 - кадрового обеспечения производства (КОП).

Блок 4 - организации и планирования (ОП).

Блок 5 - оперативного управления продажи (УОП).

Блок 6 - экономики производства (ЭП).

Блок 7 - автоматизации управления (АУ).

Блок 8 - контроля качества закупаемой продукции (ККЗП).

Блок 9 - охраны труда (ОТ).

Блок 10 - инфраструктуры (И).

Блок 11 - бухгалтерского учета (БУ).

Блок 12 - реализации и сбыта продукции (РСП).

Рис. 2. Дерево целей и функций предприятия по закупке и реализации товара

Анализ состава функций каждого блока, позволил их расположить по степени важности с точки зрения генеральной функции блока.

Цикл управления системой предприятия, как и система управления производством и реализацией продукции, состоит из пяти этапов:

1. Разработка плана развития реализации продукции.

2. План производства и реализации продукции по критерию максимизации эффекта от использования денежных и материальных ресурсов, снижение затрат на доставку и реализацию.

3. Распределение материальных и денежных ресурсов внутри отрасли по подразделениям.

4. Контроль над выполнением планов.

5. Анализ деятельности по достижению глобальной цели [2].

На последнем уровне дерева целей и функций системы управления предприятием «КомпьюМаркет» находятся подразделения, организованные по отраслевому принципу.

Определение подсистем:

Подсистемами на данном предприятии будут являться отделы, работающие самостоятельно, но для достижения одной цели - эффективной продажи продукции (оргтехники):

· руководство предприятием;

· бухгалтерия;

· торговый зал;

· склад.

3 МОРФОЛОГИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

Нулевой уровень иерархии:

Собственник предприятия

Первый уровень иерархии:

Директор

Второй уровень иерархии:

Главный бухгалтер

Менеджер торгового зала

Менеджер склада

Третий уровень иерархии:

Бухгалтер

Продавцы-консультанты

Работники склада

Охранники

Уборщицы

Сторож склада

Четвертый уровень иерархии:

Кассиры

Элементами данной системы являются:

Собственник предприятия в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора, осуществляет контроль над использованием имущества. Собственник получает часть прибыли от использования имущества, находящегося в хозяйственном ведении предприятия [6].

Директор предприятия, главная функция которого - принятие главных управленческих решений по различным вопросам: решении о найме и увольнении персонала, IT-специалистов, привлечении поставщиков.

Главный бухгалтер предприятия. Основными функциями данного работника являются ведение бухгалтерского учёта на предприятии, распределение средств, выплата заработной платы.

Менеджер торгового зала отвечает за контроль и руководство работой группы: продавцов-консультантов, охранников и уборщицы.

Менеджер склада контролирует прием, хранение и отпуск оргтехники на складах, его рациональное использование, облегчение поиска и отпуска оргтехники, её сохранность.

Бухгалтер осуществляет бумажную и учётную работы по ведению бухгалтерии. Кассиры осуществляют операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность.

Продавцы-консультанты взаимодействуют с посетителями с целью продажи оргтехники. Работники склада обеспечивают прием на склад, хранение и выдачу оргтехники, обеспечивают сохранность материальных ценностей.

Охранники обеспечивают безопасность на предприятии. Уборщицы следят за чистотой помещений. Сторож склада помогает охраннику склада в обеспечении безопасности предприятия, а также решает мелкие хозяйственные вопросы.



Рис. 3. Организационная структура компании «КомпьюМаркет»

Характеристика связей: связи двунаправленные с чётко выраженной подчиненностью.

Организационная структура предприятия строилась по принципу сбалансированности управляющей верхушки и коллектива рабочих-исполнителей. По всей видимости, данная структура позволяет включить в этот коллектив ещё несколько исполнителей. Она обеспечивает соблюдение принципа единоначалия (единоличное управление) и в то же время предполагает рациональную специализацию управленческих звеньев [12]. Организационная структура компании «КомпьюМаркет» показана на рис. 3.

4 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОПИСАНИЕ СИСТЕМ

Информационное описание должно давать представление об организации системы. Оно является не только наиболее сложным, но и наиболее глубоким видом описания, так как в отличие от морфологического и функционального описания, описывающих структуру и функции системы в определенный момент времени, информационное описывает систему уже в процессе ее функционирования, то есть описывает воздействие на систему внешней, и изменения информации.

Информационное описание позволяет определить зависимость морфологических и функциональных свойств системы от качества и количества внутренней ( о самой себе и о среде) и внешней (поступающей из внешней среды) информации. Так как информация о каком-либо процессе снижает количество вероятных исходов данного процесса, то информация, полученная системой повышает степень предсказуемости ее развития. Значит информация увеличивает организованность, упорядоченность системы, то есть потенциальную меру предсказуемости будущего данной системы, что в свою очередь влечет снижение степени энтропии, то есть неопределенности.

Таким образом, информация, полученная системой напрямую влияет на ее работу, а значит и на функциональные свойства ее элементов, морфологию. Частные же аспекты информационного описания могут касаться отдельных процессов и подпроцессов. Множество частных описаний в большей или меньшей степени охватывает факторы организации деятельности системы в целом.

Связь между функциональным и информационным описаниями отражает эффективность и энтропию. Связь между морфологическим и информационным описаниями отражает изменение морфологических свойств во времени. Информационное описание определяет возможную точность оценки, как класса сходства систем, так и их близость внутри класса [8].

5 ПРОБЛЕМА РАЗВИТИЯ ОБЪЕКТА И ПУТИ ЕЕ РЕШЕНИЯ

Проблема данного предприятия заключаются в неправильной структуре управления и в неверном распределении обязанностей между служащими. Поскольку проблема персонала присутствует во всех отделах, то она оказывает влияние на всё предприятие. Проблема достаточно обширная, так как охватывает всё предприятие, поскольку напрямую связана с принятием управленческих решений.

Проблема разрешима несколькими способами, которые также могут использоваться комплексно:

1. сменить руководителей высшего звена, назначить на их должность более квалифицированных менеджеров;

2. нанять молодых работников, которые в дальнейшем смогут заменить персонал, достигший пенсионного возраста;

3. расширить наиболее перспективные отделы;

4. прописать все права и обязанности каждого рабочего, чтобы в дальнейшем можно было чётко выяснить, по чьей вине работа не была выполнена в срок. Это дисциплинирует работников;

5. нанять на руководящие должности квалифицированных управленцев.

Данные меры позволят сократить количество пожилых сотрудников, повысить трудоспособность, обеспечить выполнение работ в установленные сроки, повысить качество товара, уменьшить расходы на малопроизводительных сотрудников. В общем и целом эти меры ведут к минимизации убыточных факторов и увеличению прибыли предприятия.

Для рационального распределения персонала организации необходимо произвести организационные изменения, чтобы добиться баланса между степенью централизации управления и автономностью исполняющих элементов организационной структуры. Предлагаемая структура изображена на рис. 4.

Здесь присутствует функциональное распределение по следующим отделам: бухгалтерия, торговый зал, склад, отдел кадров, сервис-центр. У директора присутствует заместитель. Он выполняет очень важную роль: руководит предприятием в отсутствии директора, берет на себя обязанности одного из менеджеров в случае каких-либо затруднений. Если отсутствует главный бухгалтер, его полномочия временно исполняет старший бухгалтер.

Так данная организационная структура приобретает примерную устойчивость, сбалансированность и полноту. Такая структура характерна для предприятий среднего размера.



Рис. 4. Организационная структура №2 компании «КомпьюМаркет»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

системный анализ организационная структура

В данной работе я провела детальный анализ целей и функций предприятия, мной создана оптимальная организационная структура компании «КомпьюМаркет».

Предприятию предстоят большие перемены для решения выявленных проблем. Организации нужно пересмотреть управленческую политику, поменять принципы работы с персоналом, обновить свои трудовые ресурсы. Возможны траты на обучение новых, ещё не опытных служащих. Система поначалу может не вполне адекватно воспринимать все нововведения, но если их осуществлять поэтапно и в нужный момент, то они окажутся весьма эффективными.

Рассмотрев и описав сложную систему, оценив эффективность её функционирования, я овладела системными подходами к анализу сложных организационно-технических систем, развила свои навыки анализа организационной структуры управления предприятием, закрепила знания и практические навыки анализа систем различных классов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

1. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. Анализ, синтез, планирование решений в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 368 с.: ил.

2. Баканов М.И., Шеремет А.Д., Заварихин Н.М. и др. Экономический анализ: ситуации, тесты, примеры, задачи, выбор оптимальных решений, финансовое прогнозирование: Учеб. пособие / Под ред. М.И. Баканова, А.Д. Шеремета. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 656 с.: ил.

3. Балабанов И.Т. Финансовый анализ и планирование хозяйствующего субъекта. - 2-е изд., доп. - М.: Финансы и статистика, 2002. - 208 с.:

4. Влияние внешней среды на организацию. http://www.revolution.allbest.ru/

5. Герасимов Б.И., Четвергова Н.В., Спиридонов С.П., Дьякова О.В. Экономика: Введение в экономический анализ. Учебное пособие. - Тамбов: Изд-вo ТГТУ, 2003. - 136 с.

6. Гражданский кодекс РФ. Статья 294.

7. Ершова С.А. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учебное пособие. - СПб.: СПбГAСУ, 2007. - 155 с.

8. Информационные системы. http://www.free.5rik.ru/

9. Как построить «дерево целей». http://www.slovari.yandex.ru/

10. Кустова Т.Н. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. - Рыбинcк: РГAТА, 2003. - 200 с

11. Любшин Н.П. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учеб. пос. - М.: Юнити - Дана, 2002. - 471 с.

12. Тупикова О.А. Финансовый анализ: Методические указания к практическим работам по направлению "Менеджмент". - Владивoсток: Изд-во ДВГTУ, 2004. - 38 с.

13. Чечевицина Л.И., Чуев Л.Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности. - М.: Маркетинг, 2002. - 352 с.

14. Экономический анализ хозяйственной деятельности: Программа для студентов высших учебных заведений/Сост.: В.К. Бушуев, Г.Г. Бубнов. - М.: МИЭМП, 2003. - 72 с.

Размещено на Allbest.ru