Изучение и анализ организации труда руководителя организации

Проанализируем организацию рабочего места руководителя ЗАО «ДИЛЕММА», исходя из общих требований к организации рабочих мест менеджера:

Удобство мебели. Габариты и форма мебели подобраны с учетом антропометрических данных руководителя ЗАО, т.е. мебель соответствует росту и весу руководителя, его размерам. Мебель собрана из унифицированных элементов на металлической основе и позволяет получить многочисленные варианты оформления при рациональном использовании площади. Можно перемещать мебель, расстанавливать ее, учитывая пожелания руководителя. Мебель можно передвигать, что дает возможность более тщательной уборке рабочего кабинета руководителя. Можно менять обстановку, но при этом оставлять ту же мебель.

Наличие средств оргтехники. У руководителя ЗАО «ДИЛЕММА» в наличие имеется персональный компьютер, принтер, модем. Также имеется средство связи и селекторная связь со всеми руководителями подразделений, при помощи которой руководитель сможет проводить селекторные совещания. Также нужно отметить, что компьютер руководителя подключен к общей сети организации, что дает возможность более эффективного контроля за результатами деятельности организации. Например, руководитель может в любое время посмотреть отчеты бухгалтерии, не отвлекая при этом от работы бухгалтера. Так же при помощи компьютерной сети руководитель контролирует поставку и отгрузку товара.

Благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда. В помещении директора ЗАО оптимальная температура (24-26*С), освещение ( люминесцентные лампы дневного света), влажность воздуха (73%). Также оптимально подобран цвет стен (бело-голубой) и мебели (коричнево-серый).

Рациональный режим труда и отдыха. У директора ЗАО нормированный рабочий день (с 9-00 до 17-00) с обеденным перерывом (с14-00 до 15-00). Поэтому невозможно установить гибкий график выхода на работу с учетом утомляемости человека.

Таким образом, на основании выше приведенных описаний организации рабочего места руководителя ЗАО «ДИЛЕММА», можно сделать следующий вывод: организация рабочего места руководителя в основном соответствует требованиям, однако, для более рационального режима труда и отдыха руководителя необходимо ввести ненормированный рабочий день для установления гибкого графика выхода на работу с учетом утомляемости человека.

Большое внимание на предприятии уделяется работникам . Каждую неделю любой желающий может лично придти к директору и обсудить интересующие его вопросы. Для этого у директора ЗАО существуют приемные дни: вторник и пятница каждой недели с 15 до 17 часов. Во время этих приемов решаются не только служебные вопросы рабочих, но и целый ряд других, не менее важных вопросов, например, решение конфликтов между рабочими в трудовом коллективе.

Таким образом, нужно отметить, что работа руководства в ЗАО «ДИЛЕММА» поставлена на должном уровне . Большое внимание уделяется не только техническим вопросам, но и непосредственно персоналу предприятия.

В результате специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени у руководителей является следствием неправильной организации труда. Руководители часто не умеют отделить главное от второстепенного, определить перспективные задачи. Они часто занимаются работой, не требующей высокой квалификации, такой, как переписка, техническая работа с документами, поиск информации и т. п. На это затрачивается до 25% рабочего времени руководителя, что часто приводит к перегрузкам.

Управленческий труд относится к наиболее сложным видам человеческой деятельности, и его оценка не всегда может быть произведена прямым путем из-за отсутствия формализованных результатов, количественной оценки отдельных видов выполняемой работы, поэтому для измерения его эффективности часто применяются косвенные методы.

Критерием оценки управленческого труда является его эффективность (2. С. 261):

Еу=эффект (результат) / затраты управленческого труда

Результат управленческого труда выражается не только экономическим, но и социальным эффектом. Что же касается затрат, то они представляют собой живой и овеществленный управленческий труд.

Эффективность управленческого труда выражается показателями трудовой деятельности предприятия:

Еу = П / Зу,

где П - производительность труда;

Зу - затраты управленческого труда.

Предприимчивость менеджера в значительной степени зависит от уровня организации его труда, поэтому на ЗАО «ДИЛЕММА» большое значение имеет научная организация труда менеджера, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

Таким образом, можно подсчитать эффективность управленческого труда на ЗАО, используя следующие данные: производительность труда равна 2,09 млн. руб. в 2001 году и 6,10 млн. руб. в 2002 году; затраты управленческого труда в 2001 году равны 0,32 млн. руб. и 0,99 млн. руб. в 2002 году. Следовательно:

Еу2001 = 2,09 млн.руб / 0,32 млн.руб.=6,5.

Еу 2002г = 6,10 млн.руб. / 0,99 млн.руб.=6,2.

Следовательно, как и многие другие показатели (например, рентабельность) эффективность управленческого труда на ЗАО «ДИЛЕММА» в 2002году по сравнению с предыдущим снизилась на 0,3. Проанализировав уровень эффективности труда руководителя нужно отметить, что в 2002 году этот уровень значительно снизился, хотя на предприятии достаточно организована деятельность руководителя. Это объясняется тем, что заметно снизилась производительность труда самого персонала трудового коллектива, увеличились издержки обращения.

4. Основные направления совершенствования труда руководителя в организации

Производительность управленческого труда находится в прямой зависимости от состояния рабочих мест и условий, в которых трудится менеджер. Поэтому на ЗАО «ДИЛЕММА» этому уделяется особое внимание. Рациональная организация рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных условий труда, повышает содержательность работы. В основе любой планировки рабочего места менеджера лежит деление его кабинета на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).

Система обслуживания рабочего места менеджера в данном случае должна иметь различные средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ). В практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее место руководителя (АРМ). В своем составе АРМ руководителя ЗАО имеет ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и хранения личной и служебной корреспонденции, систему контроля за исполнением поручений.

Таким образом, нужно отметить, что работа руководства в ЗАО поставлена на должном уровне . Большое внимание уделяется не только техническим вопросам, но и непосредственно персоналу предприятия.

В результате специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени у руководителей является следствием неправильной организации труда. Руководители часто не умеют отделить главное от второстепенного, определить перспективные задачи. Они часто занимаются работой, не требующей высокой квалификации, такой, как переписка, техническая работа с документами, поиск информации и т. п. На это затрачивается до 25% рабочего времени руководителя, что часто приводит к перегрузкам.

Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип «не делай того, что с успехом может сделать подчиненный», т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

А.М. Омаров рекомендует планировать рабочий день руководителя в такой последовательности [6. C. 108].

1. Изучение бюджета рабочего времени по основным направлениям контактов руководителя с вышестоящим руководством, партнерами по горизонтали, подчиненными.

2. Анализ содержания выполняемых задач и определение времени, требуемого для их решения. При определенных условиях практически всегда возможен приемлемый расчет рабочего времени, необходимого для исполнения той или иной работы.

3. Выявление, в какой мере планируемый объем работы согласуется с бюджетом личного времени. В случае расхождения сравниваемых величин, что весьма вероятно, принимаются меры к их сбалансированию (посредством пересмотра и сокращения круга решаемых руководителем вопросов, ужесточения режима работы).

4. Составление перспективного плана, горизонт которого различен в зависимости от специфики деятельности руководителя. План оформляется чаще всего в виде графика (одновременно используемого в качестве инструмента детализации перспективного плана), в котором последовательно представлены все работы и время их выполнения (к плану рекомендуется приложить список дел, не имеющих конкретных сроков выполнения).

5. Организация планирования каждого отдельно взятого рабочего дня с записью всех текущих дел.

В основе рациональной организации управленческого труда лежат определенные принципы:

1. Комплексность. Проблема организации управленческого труда должна решаться всесторонне, с учетом всех аспектов управленческой деятельности. Принцип комплексности предполагает, что научная организация управленческого труда развивается не по одному направлению, а по их совокупности, касается не одного работника, а всего управленческого коллектива.

2. Системность. Если принцип комплексности выражает требование полноты рассмотрения объекта по всем направлениям, то принцип системности предполагает их взаимное согласование, увязку, устранение противоречий. В результате такого подхода создается система организации труда, в рамках которой все ее составные части взаимно согласованы и действуют в интересах эффективного функционирования всей системы.

3. Регламентация. Это установление и строгое соблюдение определенных правил, положений, указаний, инструкций, нормативов и других нормативных документов, основанных на объективных закономерностях развития системы управления. При этом выделяется круг вопросов, подлежащих жесткой регламентации, и вопросы, для которых нужны лишь рекомендации.

4. Специализация. Она заключается в закреплении за каждым подразделением определенных функций, работ и операций с возложением на них полной ответственности за конечные результаты его деятельности в процессе управления. При этом следует иметь в виду, что существуют границы специализации, которые нельзя переступать, чтобы не сдерживать творческий рост работников, не влиять отрицательно на содержательность их труда.

5. Стабильность. Трудовой коллектив должен работать в условиях стабильности его состава, функций и задач, решаемых коллективом. Это не исключает динамики в развитии коллектива. Важно, чтобы изменение содержания и состава задач было обусловлено объективно необходимыми потребностями и происходило на строго научной основе.

6. Целенаправленное творчество. Оно заключается в достижении двух взаимосвязанных целей: обеспечение творческого подхода при проектировании и внедрении передовых приемов труда и максимальное использование творческого потенциала управленческих работников в их повседневной деятельности.

Каждый из рассмотренных принципов имеет самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, раскрывая различные способы общего подхода к организации управленческого труда.

Рациональная организация труда аппарата управления базируется на общих принципах, осуществление которых строится по следующим основным направлениям (рис.2) [6. c. 111].

Рис. 2. Основные направления рациональной организации труда менеджера

Предложения по совершенствованию труда руководителя ЗАО «ДИЛЕММА» следующие:

Повысить творческую активность администрации и управления за счет формирования программных подразделений, активно взаимодействующих с функциональными структурами;

Необходимо быстро реагировать и адаптироваться к изменяющимся внутренним и внешним условиям организации;

Необходимо рационально использовать кадры за счет специализации различных видов трудовой деятельности; что приведет к увеличению мотивации деятельности за счет децентрализации управления и усиления демократических принципов руководства;

Усилить контроль за отдельными задачами проекта, сократить нагрузки на руководителей высокого уровня за счет делегирования определенной части полномочий;

Повысить личную ответственность за выполнение программы в целом и ее составных элементов.

5. Задача

Сделать фотографию рабочего дня руководителя; дать анализ и выводы об эффективности использования его времени. Ваши предложения по совершенствованию организации труда руководителя.

Фотография рабочего дня

9-00 - приход на работу

9-10 - чтение писем и почты

11-00 - подготовка документации и изучение отчетов о проделанной работе

12-00 - проведение совещания

13- 00 - 14 -00 - обеденный перерыв

14-00 - встреча с поставщиками

16 -00 - подведение итогов работы за день

16-30 - проведение собрания с руководящими работниками

18 - 30 - завершение рабочего дня

Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны и достаточно подписи их заместителей. Тем более, что многие руководители, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов. Поэтому в ТЗАО “Дилемма” имеется заместитель директора, занимающийся этими вопросами. Генеральный директор подписывает только те документы, которые имеют особую важность и составлены при его непосредственном участии или под личным контролем.

Организация труда руководителя ТЗАО “Дилемма” основывается на научных рекомендациях, игнорирование которых приводит к дублированию работниками функций. Бывают ситуации, когда несколько руководителей действуют по единой инструкции, не предусматривающей разделения между ними обязанностей и ответственности. Во многих случаях действующими инструкциями вообще не пользуются, так как руководитель время от времени перераспределяет функциональные обязанности. Такой порядок ослабляет чувство ответственности, не говоря уже об отсутствии предприимчивости, а тем более риска.

Проблема организации труда руководителя не может быть решена без умелого планирования рабочего времени. Руководители ТЗАО “Дилемма” , как правило, работают по 10--14 часов, но редко получают удовлетворение от результатов своего труда. Они часто занимаются не входящими в их компетенцию функциями. Нуждаются в упорядочении стиль, приемы и техника личной работы. Рабочее время чрезмерно дробится, не выделяются сложные и важные задачи, не контролируется их исполнение.

Каждому руководителю ТЗАО “Дилемма” в течение рабочего дня приходится в среднем 30--40 раз переключаться с одного дела на другое, а решение возникающих вопросов занимает 5--10 минут. В результате этого растет физическое и нервное напряжение руководителя и снижается качество принимаемых решений. Как отмечают специалисты, трехминутный вынужденный перерыв в умственной работе приводит к потере еще от 15 до 30 минут на переключение внимания.

Если руководитель в течение рабочего дня вынужден решать множество текущих вопросов, от этого страдают важные трудоемкие дела. Наибольший удельный вес в бюджете рабочего времени руководителя занимают совещания. На совещания, как правило, приглашается много лиц, не имеющих к ним никакого отношения. Из-за неподготовленности они длятся долго. Они, разумеется, необходимы, но перед их проведением необходимо тщательно продумать вопросы для обсуждения и определить круг заинтересованных руководителей подразделений. Повестка дня и время проведения совещаний должны быть определены заранее и доведены до заинтересованных лиц.

Заключение

Изучив и проанализировав организацию труда руководителя предприятия , можно сделать определенные выводы.

Управленческий труд - это вид общественного труда, основной задачей которого является обеспечение целенаправленной, скоординированной деятельности как отдельных участников совместного трудового процесса, так и трудовых коллективов в целом.

Руководители -- это работники, наделенные правом принятия решений и их реализации; лица, выступающие как единоначальники в пределах предоставленных им полномочий.

ТЗАО “Дилемма” - это торговое предприятие, основным видом деятельности которого является торговля в розницу и оптом товарами народного потребления. Это предприятие в последнее время значительно снизило свою рентабельность, хотя и остается платежеспособным и ликвидным. Структура управления на ТЗАО “Дилемма” характерна для малых предприятий, где круг решаемых вопросов незначителен и производственных связей не много. А так как ТЗАО “Дилемма” каждый год становиться более широкомасштабным предприятием, следовательно, пришло время пересмотреть и изменить организационную структуру управления. ТЗАО “Дилемма” получит возможность повысить творческую активность администрации и управления за счет формирования программных подразделений, активно взаимодействующих с функциональными структурами.

Также такая организационная структура способствует быстрому реагированию и адаптированию к изменяющимся внутренним и внешним условиям организации, а также рациональному использованию кадров за счет специализации различных видов трудовой деятельности. Также матричная структура управления усилит контроль за отдельными задачами проекта, сократит нагрузки на руководителей высокого уровня за счет делегирования определенной части полномочий. И, наконец, повысится личная ответственность за выполнение программы в целом и ее составных элементов.

Для совершенствования труда руководителя ТЗАО “Дилемма” необходимо руководствоваться следующими принципами: комплексность, системность, регламентация, специализация, стабильность, целенаправленное творчество.

Литература

Байгот С.А., Ефимчик Е.Е. Основы менеджмента. - Мн.: САДИ, 1997.

Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учеб. пособие; 2-е изд., - М.: ИНФРА-М, 2000.

Вахрушев В. Принципы японского управления. М., 1992.

Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 1994.

Ильин А.И. Управление предприятием / Под общ. Ред. М.И. Плотницкого, А.С. Головачева. - Мн.: Выш. шк. , 1997.

Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учеб. пособие. - 3-е изд. - Мн.: “Новое знание”,2000.

Кабушкин Н.И. Функциональная структура управления торговлей. Мн.: “Новое знание”, 1990.

Корольков И.И. Организационная структура управления торговлей. - Мн. : “Новое знание”, 1990.

Короленок Г.А. Менеджмент в торговле. - Мн.: БГЭУ, 1997.

Лагоша Б.А. Методы и модели совершенствования организационых структур. -М.: ЮНИТИ,1998.

Менеджмент: Учебник для вузов / Под ред. М.М. Максимцова, А.В. Игнатьевой. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1999.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф, Основы менеджмента : Пер. с англ. - М.: Дело, 2000.

Обэр-Крис Дж. Управление предприятием: Пер. с фпанц. - М.: Сирин,1997. .

Основы менеджмента / Под ред. А.А. Радугина - М.: Центр,1997.

Седегов Р.С. Основы менеджмента и маркетинга. - Мн.: Выш. шк. , 1995.

Словарь-справочник менеджера / Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: Инфра -М, 1996.

Старобинский З.Е. Как управлять персоналом. - М.: ЗАО, 1997.

Уткин Э.А. Управление фирмой. - М.: Акалис, 1996.

Экономика предприятия / Под ред. В.Я. Хрипача. - Мн.: Экономпресс. - 2000.

Размещено на Allbest.ru