Анализ системы управления на предприятии ООО "Конкорд"

Рисунок 2.1

2.4 Анализ подразделения «Производственный отдел»

Как видно из предыдущего описания самая большая доля функций по работе предприятия лежит на производственном отделе, где все операции выполняет заместитель генерального директора по производству. Проанализируем операцию подготовки отчёта, являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчёта, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов.

Организационная структура включает 3 элемента:

1. Схема организационной процедуры;

2. Описание организационной процедуры;

3. Перечень документов действующих в организации.

1. Схема обратной связи на предприятии ООО «Конкорд» с использованием отчёта о проделанной работе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления.

2. Описание организационной процедуры

В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.

3. Перечень документов

Таблица 13

Перечислим должности согласно штатному расписанию:

1. Генеральный директор.

2. Заместитель генерального директора по производству.

3. Главный бухгалтер.

4. Производственный отдел.

5. Отдел продаж.

4. Схема принятия решений в подразделении

Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении для анализа системы управления, и поиска резервных возможностей в структуре распределения обязанностей, а также формирования нового решения по созданию альтернативной структуры.

5. Формирование отчёта

При рассмотрении схемы принятия решений в подразделении можно сделать вывод, что процедура сильно размыта из-за участия в нём всех сегментов административного и производственного ресурса, при этом нагрузка на зам гендиректора особенно высокая. Учитывая нагрузку на зам гендиректора, и отрицательные последствия этого, необходимо перераспределить обязанности, и функцию по выполнению отчёта передать начальнику производственного отдела, а в обязанности зам гендиректора вменить лишь утверждение отчёта.

6. Альтернативная схема принятия решений в подразделении

Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении на основе выявленных недостатков и выполнения желательных условий для усовершенствования процедуры формирования отчёта и реализации системы управления, для дальнейшего использования появившихся свободных функциональных возможностей в структуре распределения обязанностей.

Явным преимуществом новой системы принятия решений является отсутствие документа № 2 (Предварительный отчёт производственного отдела), что естественно упрощает процесс формирования конечного отчёта. Таким образом, можно ослабить нагрузку, с целью освобождения резервных временных ресурсов и направить их на решение задач, напрямую, связанных с производством. Другим не маловажным фактором является то, что в результате такого перераспределения освобождается от подготовки отчёта ген. заместитель директора, т.е. из его обязанностей удаляется целая функция, благодаря чему становится возможным перспектива копирования производственного процесса на участке и достижения за счёт этого возможности получения дополнительной прибыли на данной фазе производственного цикла.

2.5 Изменение в структуре управления ООО «Конкорд»

Заключение

В процессе работы по исследованию системы управления ООО «Конкорд» с целью усовершенствования структуры принятия решений и поиска резервных возможностей мы использовали метод ССВУ - анализа. Этот метод даёт возможность оценить сильные и слабые стороны предприятия, используя информацию о внешней и внутренней среде организации. Оценить возможности и угрозы, выявить приоритетные направления дальнейшего развития. С помощью этого анализа на основе дерева целей определить структуры внутри предприятия, которые нуждаются в дополнительном исследовании. Основными моментами можно считать:

· Использование программ развития и поддержки малого бизнеса

· Освоение новых видов деятельности;

· Увеличение числа клиентов в прежнем сегменте рынка;

· Внедрение новых технологий отделки и ремонта.

Это то, что касается внешних факторов влияющих на функционирование предприятия. Но любое предприятие необходимо рассматривать в системе, то есть реагирование на внешние факторы не может быть полным при неэффективной работе внутренней составляющей. Исходя из этого, мы дали рекомендации по проведению мер по переустройству структуры управления, а именно:

· Модернизация работы бухгалтерии путём внедрения программных продуктов 1С бухгалтерия;

· Разработка функциональной схемы для техотдела;

· Внедрение информационных технологий для целей разработки и оформления документации;

· Перераспределение функций.

Но ССВУ - анализ только подвёл нас к проведению исследования системы управления, так как решением может быть лишь альтернативная система управления. Для этого мы использовали логико-интуитивный метод исследования систем управления, мы, подводя итог можно сказать что, цель работы была достигнута, но данная работа и входящий в неё анализ носит весьма условный характер, так как для реальной оценки работы организации недостаточно разобрать только одну схему производственной процедуры, например, такой как подготовка отчёта. Для решения реальных задач исследователям необходимо анализировать комплекс производственных процедур на всех стадиях производственного процесса. Только после этого можно с уверенностью говорить о том, какие преобразования в действительности необходимы на предприятии, и какие резервные возможности руководство организации получает от проведения таких исследований.

Список литературы

1. Исследование систем управления: Учеб. пособие / Под ред. Э.М. Короткова; Гос. ун-т. управления. - М.: Инфра, 2003. - (Вопрос ответ). - 176с.

2. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов /Н.И. Архипова, В.В. Кульба, С.А. Косяченко и др.; Под ред. Н.И. Архиповой. - М.:Приор, - 384с.

3. Мишин В.М. Исследование систем управления: Учеб. для вузов. - М.:ЮНИТИ. 2003. - (Проф. учебник). - 527с.

4. Мухин В.И. Исследование систем управления: Анализ и синтез систем управления: Учеб для вузов. - Экзамен, 2002 - 384 с.

5. Коротков Э.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов/Гос. ун-т. управления. 2-е изд. Дополненное и переработанное. - М. ДеКа, 2003. - 336 с.

6. Мыльник В.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов / В.В. Мыльник, Б.П. Титаренко, В.А. Волочиенко. - М.: Академ. Проект, 2003.(Gaudeamus).- 352с.

Размещено на Allbest.ru