Информационно-консультационная деятельность и информационно-консультационная служба

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

на тему: «Информационно-консультационная деятельность и информационно-консультационная служба»

2012г.

Содержание

Введение

1. Сущность и определения информационно-консультационной деятельности и консультационной службы

2. Функциональная структура информационно-консультационной службы

3. Основные виды и принципы информационно-консультационной деятельности в сельском хозяйстве

Заключение

Литература

Введение

Начиная с 1990 года в странах СНГ идет бурный рост новых информационных структур, которые ставят перед собой задачу обеспечения общественной потребности в информации на коммерческой основе. Есть прямая связь между появлением таких структур и развитием рыночных отношений в СНГ (как правило, реализуется информационное обслуживание в области биржевой информации, коммерческих предложений, регистров производителей товаров и услуг и т.п.). В большинстве случаев новые структуры ориентированы на электронную передачу данных и создание баз данных с последующим их распространением.

В материалах прессы стало часто появляться терминологическое сочетание "Информационно-консультационная служба" (или сеть) и соответствующее сокращение - ИКС.

Цель данной работы: исследовать условия создания и функционирования информационно-консультационных служб, выявить возможные проблемы.

Исходя из поставленных целей, можно сформировать задачи:

1. Определить сущность информационно-консультационной деятельности;

2. Разобрать функциональную структуру информационно-консультационной службы;

3. Рассмотреть основные виды и принципы информационно-консультационной деятельности в сельском хозяйстве.

ИКС построены по аналогичным принципам, имеют выходы в соседние сети. Многим промышленным и другим предприятиям целесообразно использовать эти сети, ввиду того, что с их помощью можно иметь оперативный доступ к свежей коммерческой информации в части приобретения необходимых ресурсов и реализации продукции. Предприятия могут либо эпизодически пользоваться услугами сети, либо получить статус абонента, либо стать одним из региональных центров сети. Таким образом, с помощью подобных сетей информационные фонды приобретают увеличенную информационную мощность.

За счет обмена паролями между всеми региональными центрами ИКС каждый региональный центр имеет в потенциале доступ ко всем базам данных в ИКС. Абонент регионального центра может ознакомиться с каталогом баз данных и подключиться за дополнительную плату к любой региональной базе данных.

Такое распределенное наращивание информационного ресурса в условиях единого интерфейса создает благоприятные условия для постоянного развития ИКС и пользователей этой службы.[5]

1. Сущность и определения информационно-консультационной деятельности и консультационной службы

Суть информационно-консультационной деятельности состоит в оказании нематериальной помощи людям в решении проблем, с которыми они не могут справиться самостоятельно. Организация(-ции), осуществляющая(-щие) такого рода деятельность, называется(-ются) информационно-консультационной службой.

Существует довольно много определений служб сельскохозяйственного консультирования.

Дж. Рассел трактует сельскохозяйственную службу консультирования как предоставление знаний и навыков, необходимых фермерам для освоения и применения более эффективных методов в растениеводстве и животноводстве с целью повышения продуктивности и улучшения жизненных стандартов.

А.В. Ван Ден Бан и Х.С. Хокинс - сельскохозяйственная служба консультирования - это сознательная передача информации с целью помочь людям формировать здравое мнение и принимать правильные решения.

К.М. Фишер и его последователи считали, что сельскохозяйственная служба консультирования и обучения фермеров ставит своей задачей передачу информации и практических навыков для более эффективного использования имеющихся ресурсов.

Все определения предполагают, что служба сельскохозяйственного консультирования не только организует передачу идей, информации, знаний, советов, навыков, но и оказывает практическое содействие по их освоению в производстве.

Однако, в термин «сельскохозяйственная информационно-консультационная служба» многие специалисты вкладывают разный смысл, что связано с их представлениями о ее целях и задачах.

В самом узком смысле цель сельскохозяйственной информационно-консультационной службы видят в распространении информации, помогающей увеличить эффективность конкретных производственных процессов.

В более широкой интерпретации, цель сельскохозяйственной информационно-консультационной службы может состоять в увеличении эффективности хозяйственной деятельности и тем самым - в увеличении уровня доходов сельских товаропроизводителей.

В самой широкой интерпретации, сельскохозяйственная информационно-консультационная служба призвана обеспечить непрерывным обучением взрослую сельскую аудиторию, включающую товаропроизводителей, семьи, молодежь, местное сообщество, а также развитие сельского хозяйства или регионального сообщества.

Чтобы лучше понять, почему существуют такие расхождения в понимании цели и задач сельскохозяйственной информационно-консультационной службы, необходимо обратиться к истории развития рассматриваемых служб и определить их типы. [1]

Вся сфера информационно-консультационной деятельности, призванная вызвать преобразования в той или иной области сельскохозяйственного производства, требует систематического продуманного планирования. В целом это предполагает перечисление того, что должно быть сделано в порядке приоритетности, и составление плана деятельности для каждого из перечисленных этапов. При этом необходимо определить сдерживающие моменты (препятствия) и потенциальные ресурсы (возможности), имеющиеся по каждому пункту плана. Затем целесообразно наглядно изобразить, что и когда должно быть сделано. Для более широкомасштабного проекта или программы может быть составлен поэтапный план исходя из логической последовательности. Его содержание может быть следующим:

· Наименование проблемы требующей решения;

· Цели и задачи проекта;

· Ожидаемые результаты от реализации проекта;

· Расчет необходимых ресурсов и предполагаемых затрат по реализации проекта;

· Расчетный экономический эффект;

· Ответственные исполнители в целом по проекту и по отдельным направлениям и разделам.

В плане необходимо отразить взаимодействие с реализованными ранее и реализуемыми в настоящее время проектами с целью возможного использования имеющихся разработок, рекомендаций. В этой схеме вопросы, связанные с реализацией проекта или программы, представлены как единое логически целое.[3]

При определении сроков и порядка реализации плана надо с одной стороны учитывать наличие, расстановку и занятость кадров, а с другой - желание клиентов, предусмотреть при необходимости участие исполнителей из других организаций, фирм. Если в плане предусмотрено участие нескольких исполнителей, то за каждым из них должен быть закреплен конкретный раздел работы. Исполнители должны быть подобраны таким образом, чтобы внутри коллектива не было противоречий как межличностных, так и производственного характера

Определение сроков реализации плана и отдельных его этапов предусматривает контроль своевременности исполнения каждым исполнителем, участвующим в проекте. Оценка проводится по отдельным параметрам, предусмотренным планом. В случае невыполнения отдельных позиций в установленные сроки, анализируются причины и вносятся необходимые корректировки, а при объективной необходимости проводится замена исполнителей. Это проводится или по установленным периодам реализации плана, или поквартально (помесячно).

Разработанные планы будут реальными, если будут обеспечены необходимые условия для их выполнения и учтены все возможные негативные факторы.

Результаты анализа выполнения плана и оценку результатов целесообразно использовать при определении размеров материального стимулирования сотрудников.[6]

Организация информационно - консультационной деятельности состоит в изучении мирового опыта работы консультационных служб. Опыт показывает, что несмотря на многообразие форм, их полезность и эффективность не вызывает никаких сомнений. Высококвалифицированные специалисты могут наладить эффективную работу в любой организации. Но их работа будет более результативной, если каждый из них понимает свою роль и задачу.

Консультационный центр, как любая организация представляет собой группирование видов деятельности для достижения поставленных задач.

Информационно-консультационная служба в состоянии решить многие организационно - экономические и технологические проблемы, связанные с повышением эффективности сельскохозяйственного производства.

На начальном этапе в работе районного консультационного центра чрезвычайно важно определить наиболее существенные проблемы сельскохозяйственного производства. Необходимо собрать статистические данные по количеству и размерам хозяйств в районе, площадях под сельскохозяйственными культурами, поголовью скота и др. Необходимо также получить данные по производственным и финансовым показателям в разрезе отраслей и отдельных хозяйств.

На местном уровне иногда достаточно сложно получить такую информацию, особенно по фермерским хозяйствам. Общую картину состояния производства могут дать визиты консультантов в хозяйства, неформальные контакты с сельскохозяйственными производителями. Такая работа на первом этапе деятельности центра является частью процесса по оценке ситуации и должна оканчиваться экономической оценкой ситуации .

Таким образом, выявляются наиболее важные проблемы, с которыми сталкиваются местные сельхозпроизводители и которые могут быть решены информационно-консультационной службой. Устанавливаются приоритеты исходя из масштабов, сложности решения проблемы и потребностями в ресурсах. В процессе этой работы надо получить ответы на следующие вопросы:

* Какая проблема существует?

* Какое значение она имеет?

* Какими путями ее можно решить?

* Какие ресурсы имеются для ее решения?

* Какие результаты будут получены от решения этой проблемы?

Эта работа является важной предпосылкой для планирования любой программы информационно-консультационной службы.[4]

2. Функциональная структура информационно-консультационной службы

информационный консультационный служба

Информационно-консультационые службы в основном построены по иерархическому принципу. Организует работу сети координационный центр, функции которого возложены на один из региональных центров. С ним непосредственно взаимодействуют все региональные (РЦ) и отраслевые центры (ОЦ) ИКС. В свою очередь с РЦ и ОЦ взаимодействуют их дочерние центры, для которых первые являются координационными.

В качестве потребителей информации ИКС могут выступать как любые предприятия, организации, фирмы, так и частные лица, которые на правах абонентов ИКС подключаются к ближайшему центру.

Координационный центр является головным центром сети, организует её работу, устанавливает регламент работы, следит за постоянной актуализации ей данных сети, осуществляет необходимую методическую и техническую помощь региональным и другим центрам в случае возникновения сбоев.

Координационный центр обеспечивает системные функции ИКС.

Основными задачами консультационного цента являются:

-поддержка технологии работы ИКС на основе соответствующих технических средств, программного обеспечения и необходимого количества каналов связи;

-разработка регламента передачи и приема информации с учетом специфики всех включенных в сеть Региональных центров, доведение регламента до РЦ, обеспечение контроля исполнения регламента;

-сбор данных от РЦ по установленному регламенту, обеспечение гарантированной сохранности данных, доведение новых поступлений по регламенту до всех РЦ;

-оказание помощи Региональным центрам в восстановлении банка данных или его фрагментов (разделов);

-обеспечение системы мер противовирусной защиты программного продукта и процессов обмена информацией;

-организация круглосуточной трехсменной работы персонала центра (операторов, администраторов БД и диспетчерского персонала);

-создание новых предметно-ориентированных баз данных;

-ввод и доведение внутрисистемной информации ИКС до всех Региональных центров ИКС;

-использование ресурсов КЦ как стенда для модернизации и отработки более совершенных технических и программных средств ИКС;

-организация и проведение централизованной рекламной деятельности ИКС.

Региональный центр (РЦ) ИКС - это эффективная структура информационного обслуживания абонентов в регионе. Создание нового РЦ ИКС включает передачу ему пакета документов по ИКС, информационной технологии и баз данных ИКС, обучение работе в ИКС и "горячую линию" консультации по работе в ИКС в течение года.

Региональный центр осуществляет функции, аналогичные функциям координационного центра в рамках своего региона и поддерживает чисто региональные БД. Пересечение деятельности разных РЦ в рамках одного региона отсутствует.

РЦ ИКС имеет право распространения технологии ИКС в своем регионе на основе создания собственных дочерних центров, а в других регионах - на условиях диллерских соглашений.[8]

Региональный центр и его персонал обязаны:

- осуществлять функционирование с соблюдением условий, принятых Координационным Центром ИКС;

- использовать технические средства, оборудование и каналы связи в соответствии со спецификацией программно-технической среды и информационной технологии ИКС;

- создавать и вести банк данных в соответствии с эксплуатационной документацией ИКС;

- добиваться повышения качества связи от РЦ до междугородней службы;

- регулярно передавать свои новые поступления в Координационный центр (КЦ) и получать новые поступления всех Региональных центров от КЦ в соответствии с установленным регламентом;

- для обеспечения регламента установить скользящий или двухсменный график работы персонала;

- участвовать в рекламной деятельности ИКС.

Персонал Региональных центров несет ответственность за соблюдение установленного регламента работы в ИКС, за обеспечение доступа абонентов к информации и правильность (корректность) ввода информации и формируемых новых поступлений для ИКС.

В случаях отказов во время сеансов приема-передачи по регламенту или длительного выполнения восстановительных работ Региональный центр после восстановления работоспособного состояния формирует и передает КЦ все неотправленные новые поступления. КЦ по запросу Регионального центра обеспечивает восстановление состояния банка данных на текущий момент.

С целью более полного удовлетворения информационных потребностей РЦ может открывать и поддерживать дочерние центры. Абоненты сети могут входить в сеть либо через дочерние центры, либо через РЦ.

С целью представления в ИКС интересов определенных отраслей промышленности и агропромышленного комплекса помимо Региональных и Дочерних центров в структуре ИКС могут создаваться Отраслевые центры (ОЦ) и Дочерние отраслевые центры (ДОЦ) ИКС.

При этом ОЦ и ДОЦ представляется возможность привлечения в качестве их абонентов предприятий конкретных отраслей, в соответствии с профилем деятельности центров.

Отраслевые центры находятся на территории одного региона, но поддерживают базы данных чисто своей отраслевой направленности.

Создание ОЦ и ДОЦ способствует развитию структуры ИКС, ее информационного обеспечения (в направлении создания специализированных отраслевых баз данных) и расширению перечня информационных услуг ИКС, что в конечном счете повышает конкурентоспособность системы.[5]

Информационная база данных ИКС построена по принципу разделенной базы данных с частичным разделением - повторением. Иными словами, имеются базы данных, которые размещаются во всех центрах ИКС и имеют при этом единые структуры рубрикаторов. Их актуализация осуществляется путем централизованного обмена данными. Конкретные центры могут иметь как собственные (уникальные) базы данных, так и базы данных, повторяющие информацию других центров.

Каждая локальная БД (на отраслевом региональном центре) построена на основе иерархической сетевой модели (пересечение на уровне файлов).

Структура БД хранится в многоуровневом тематическом справочнике, файлы данных хранятся отдельно (в справочнике хранятся лишь имена файлов).

Фрагмент данных хранится в виде отдельного локального файла, имеет определенную тематическую направленность и создается на основе своей первичной документации.

В качестве первичной информации для актуализации и пополнения баз данных всех центров ИКС используются данные, поступающие в ИКС на носителях различных видов и разнообразные по форме представления. Так, например, данные о пользователях ЭДО извлекаются из регистрационной анкеты предприятия (организации) унифицированной формы.[2]

На основе этой анкеты формируется и база данных "Справочник пользователей ИКС". Данные дайджест-рекламы извлекаются из газет и журналов, биржевая информация - из сводок конкретных бирж на бумажных или машинных носителях и т.д.

Наиболее интересной среди первичной документации является коммерческое предложение. Коммерческие предложения представляются предприятиями и другими организациями по унифицированной форме, разработанной с учетом стандартов западных баз данных. При этом имеются незначительные отличия в форме бланков для западных фирм и рекламодателей стран СНГ.

Требования по заполнению текста коммерческого предложения с учетом стандартов западных баз данных сводятся к следующему.

Коммерческое предложение должно быть представлено двумя блоками информации:

- двустрочным заголовком, содержащим "ключевые" слова для контекстного поиска предложения (ищу/предлагаю, наименование продукции, наименование организации, выступающей с предложением, город, в котором размещается организация), и - ответами на нижеуказанные вопросы:

1) Наименование организации (полное и сокращенное)

2) Регион, в котором она размещается

3) Полный почтовый адрес с указанием почтового индекса

4) Телефон, телекс, факс (для межгорода - указание кода автомати-

ческой связи)

5) Лицо и телефон для контакта

6) Тип коммерческого предложения (ищу или предлагаю)

7) Текст коммерческого предложения (перечень предлагаемых или требуемых товаров, услуг, технологий или разработок; описание продукции; единица измерения; цена за единицу; предполагаемая форма оплаты; местонахождение товара; сроки и условия поставки и любая другая коммерческая информация, касающаяся данного предложения)

8) Дополнительные сведения, уточнения, комментарии к предложению (особенности производимой продукции и ее отличие от отечественных и зарубежных аналогов; наличие СКВ для оплаты сделок; наличие экспортной лицензии; краткие сведения об участии данной организации во внешнеэкономической деятельности; статус организации; ведомственная подчиненность; основной профиль деятельности и любая другая информация, дополняющая данное коммерческое предложение)

9) Название страны/республики

10) Название отрасли народного хозяйства по основному профилю деятельности данной организации

11) Срок действия коммерческого предложения (число, месяц, год)

12) Дата отправки предложения в ИКС (число, месяц, год)

13) Название рубрики, в которой желательно разместить данное предложение.[2]

Каждое коммерческое предложение имеет 3 служебные строки, расположенные в заголовке: первая для комментариев, вторая и третья для ключевых слов (для работников коммерческой сети).

На базе ключевых слов создаются индексные файлы и они используются для запроса по произвольной формулировке.

Ответ на каждый поставленный вопрос должен начинаться с новой строки с указанием его номера. Нумерация ответов должна строго соответствовать нумерации вопросов.

Длина строки текстового файла не должна превышать 78 символов.

Работа ИКС поддерживается специальным ПО, имеющим определенную структуру.

Такое ПО установлено на каждом локальном центре ИКС.

Функции программных средств пользователя включают следующие процедуры:

- поиск информации по примерной формулировке;

- поиск информации по тематическому рубрикатору (МТС);

- распаковка найденных фрагментов;

- просмотр фрагментов на экране;

- доступ к удаленным банкам данных;

- преобразование фрагментов данных к виду для транспортирования в другие приложения;

Функции программных средств создания и ведения БД включают следующие процедуры:

- формирование рубрикатора (МТС);

- контроль правильности связи в рубрикаторе и соответствие фрагментов данных рубрикатора;

- построение индексных файлов для поиска по примерной формулировке (на основе ключей);

- упаковка информационных файлов;

- организация доступа абонентов к удаленным БД (по телеграфным и телефонным каналам);

- первичная регистрация абонента;

- протоколирование сеанса связи;

- автоматизированный расчет с пользователями за доступ к БД по каналам связи.

Указанные функции реализуются следующими программными средствами:

- программа-упаковщик(PAK_TAB);

- программа-распаковщик(UNP_TAB);

-программа контроля корректности построения справочника(DB_TESTN);

- программа автоматизации построения справочника(FORMSPR);

- программа создания индексных файлов(MAKEIND);

- программа привязки пользовательского программного обеспечения к ПЭВМ и БД(COPY).

Программные средства обслуживания по телефону реализуют следующие функции:

- первоначальная загрузка резидентной программы WAITER (T.BAT);

- ожидание и прием телефонного вызова (WAITER);

- обслуживание абонента после установления связи (LINGO);

- загрузка программ LINGO-для обслуживания абонента и WAITER

-для завершения сеанса связи (TELIN.BAT);

- регистрация пользователя при выходе его на связь (USTKLN);

- настройка WAITER и LINGO на конкретную машину (INSTPRIN);

- проверка работоспособности модема и настройки цветовой гаммы заставок экранов для всего ПО (1STINST).

На основе подобных программных систем в коммерческих сетях реализуются процессы создания и корректировки баз данных.[7]

Я считаю, что в современных условиях, когда прирост производства сельскохозяйственной продукции связан с трудностями, когда идет жесткая конкуренция среди производителей сельхозпродукции, как внутри страны, так и между странами, когда идет массовое разорение сельхозпроизводителей, работающих неэффективно, особая роль возлагается на сельскохозяйственную информационно-консультационную службу. Задача службы - содействовать решению проблем сельских товаропроизводителей путем интеграции образования, аграрной науки в производство, обеспечить взаимодействие с организациями, влияющими на развитие аграрного сектора.

Повышение эффективности сельскохозяйственного производства возможно на основе принятия оптимальных управленческих решений, внедрения новой техники и прогрессивных технологий.

Одной из основных функций является идентификация для целей ИКС законченных научных разработок. Она начинается с составления реестра разработок и описания их реальной значимости. Оценка инноваций проводится по нескольким параметрам и в заключении составляется паспорт разработки. Ранжированный по значимости список разработок с паспортами заносится в базу данных и становится доступным для сельхозпроизводителей.

В функции ИКС входят также формирование, актуализация и доведение до сельхозпроизводителей коммерческой информации о рынках сбыта, ценовом мониторинге, представляющей интерес для потребителей, взаимодействующих в рыночном пространстве. Формирование обратного потока информации от сельхозпроизводителей также занимает важное место в работе ИКC. Одной из главных задач ИКС является процесс обобщения мнений и запросов первичных товаропроизводителей по интересующим их проблемам.

Важной функцией является оказание помощи сельскохозяйственным производителям по вопросам стратегии их развития. Большое место в деятельности ИКC занимает образовательная функция. Это, прежде всего работа по организации встреч, семинаров, обучающих курсов, клубов обучения, фермерских кружков самообразования.[4]

Во многих странах консультационные центры занимаются предоставлением услуг на коммерческой основе, таких как помощь в организации поставок ресурсов, переработке сельскохозяйственной продукции, осеменении сельскохозяйственных животных, маркетинг, оценке качества почвы, кормов, продукции.

Функции информационно-консультационной службы национального (федерального) и регионального уровня имеют определенные различия.

Для ИКС национального уровня характерны следующие направления деятельности:

* Участие в разработке программ, имеющих общенациональную значимость, в том числе путем подготовки законодательных актов в области аграрной политики.

* Координация региональных программ функционирования ИКС.

* Научно-методическое обеспечение деятельности службы, в том числе разработка и распространение в регионах материалов и документов, касающихся целей, задач, стратегии.

* Взаимодействие с НИИ и вузами в определении направлений научных исследований с целью ориентирования их на решение проблем сельских производителей, а также обзоров по состоянию и перспективам развития отрасли. Для ИКС регионального уровня перечень основных функций во многом схож с функциями национального центра, но с привязкой к региону. Из региона в национальный центр передается информация о проблемах сельских товаропроизводителей.

Информационно-консультационная служба районного уровня работает непосредственно сельскими товаропроизводителями и их функции существенно отличаются от вышестоящих.

Основной функцией, выполняемой ИКС, является передача сельхозпроизводителям знаний, полученных в результате сельскохозяйственных исследований:

в Консультирование сельхозпроизводителей по вопросам, касающимся ведения их хозяйства;

в Повышение квалификации сельхозпроизводителей, что позволит им принимать правильные, обоснованные решения;

в Предоставление сельхозпроизводителям права на выбор собственного пути, оказывая в этом необходимую информационную поддержку и консультируя их.

в Информирование региональной службы и местных органов власти о нуждах и проблемах сельских товаропроизводителей, взаимодействие с ними с целью выработки необходимых решений.[6]

3. Основные виды и принципы информационно-консультационной деятельности в сельском хозяйстве

В рамках типов информационно-консультационной деятельности осуществляются различные виды информационно-консультационной деятельности:

1. Агентский - вид информационно-консультационной деятельности, основанный на систематическом посещении хозяйств, анализе ситуации и результатов деятельности их работников с целью выявления проблем, формирования отношений и общественно значимых мнений, а также мотивирования сельских товаропроизводителей.

2. Адаптационный вид информационно-консультационной деятельности, основанный на разработке (адаптации) и внедрении системы ведения хозяйства (производства) в данной зоне или на предприятии. Цель деятельности - увеличение количества внедренных современных производственных систем.

3. Аутсорсинг - принятие службой на себя выполнения ряда вспомогательных управленческих функций в хозяйстве клиента. Цель деятельности - повышение эффективности выполнения основных функций клиентом на собственном предприятии за счет передачи выполнения вспомогательных управленческих функций внешней организации.

4. Инновационный вид информационно-консультационной деятельности, основанный на разработке и реализации прикладных научных исследований мероприятий, приводящих к комплексным изменениям в образе хозяйствования и/или образа жизни населения.

5. Информационный вид деятельности, основанный на распространении информации, имеющей отношение к государственной политике, а также рыночной информации. Цель деятельности - увеличение информированности клиентов (производителей, населения) об изменениях в государственной политике и ситуации на рынке и, как следствие, увеличение конкурентоспособности предприятий.

6. Консультационный - оказание помощи в принятии решений по конкретным проблемам конкретному клиенту. Цель деятельности - увеличение устойчивости производства, повышение конкурентоспособности предприятия.

7. Образовательный вид информационно-консультационной деятельности, основанный на проведении общеразвивающего и профессионального обучения. Цель деятельности - повышение уровня образования, в том числе профессионального, сельского населения.

8. Партиципативный (кооперирующий) вид информационно-консультационной деятельности - предусматривающий добровольное вовлечение товаропроизводителей в процесс взаимного общения, обмена мнениями и опытом, создания объединений. Цель деятельности - выявление и распространение знаний и опыта, самостоятельно приобретенных товаропроизводителями, формирование общественных или производственных объединений товаропроизводителей.

9. Рекомендационный вид деятельности - разработка и распространение рекомендаций. Цель деятельности - повышение научного и методического уровня решений и действий, предпринимаемых клиентом.

10. Тренинговый (обучение-посещение) вид деятельности - целенаправленное обучение и посещение хозяйств для проверки правильности использования полученных навыков и умений. Цель деятельности - увеличение урожайности культур (объема производства продукции) в хозяйствах, охваченных программой обучения.

Каждая отдельная сельскохозяйственная информационно-консультационная служба может проводить несколько видов деятельности. Это зависит от подхода к организации службы, который выбран при ее создании. Например,

- направлена ли деятельность службы на повышение продуктивности сельского хозяйства или на решение проблем сельских жителей,

- создана ли она централизованно в национальном масштабе или децентрализованно на местном уровне,

- предусмотрено ли привлечение сельских товаропроизводителей для формулирования и выполнения задач службы,

- занимается ли служба только передачей знаний или она также участвует в создании знаний и т.д. и т.п.

При проведении информационно-консультационной деятельности необходимо придерживаться определенных принципов, соблюдение которых обязательно для любой информационно-консультационной службы. При этом каждый тип деятельности имеет свои специфические принципы. К числу же наиболее общих принципов могут быть отнесены следующие:

* открытость - информационно-консультационная помощь должна быть оказана любому человеку, который обратился за помощью и является представителем целевой группы;

* гуманитарность - служба оказывает помощь людям, а не хозяйствам;

* независимость, объективность и научность информации и рекомендаций, распространяемых службой;

* конфиденциальность в отношениях с клиентом;

* адекватность - работа службы должна соответствовать ситуации в регионе и возможностям клиентов, она применяет методы работы и технологии, привязанные к конкретной местности;

* наличие устойчивой обратной связи с клиентами (населением);

* достижение целей службы происходит в рамках государственной политики и не противоречит ей;

* работа службы должна быть построена таким образом, чтобы она имела способность гибко реагировать на изменение государственной и местной политики и потребностей сельских товаропроизводителей и жителей;

* постоянное взаимодействие с другими организациями, занимающимися развитием местности;

* предотвращение и управление конфликтами интересов, возникающими в результате изменений, вызванных деятельностью службы.

Исходя из этих принципов, достаточно легко ответить на вопрос - чем должна и чем не должна заниматься информационно-консультационная служба.[1]

Многолетняя работа сотрудников Департамента развития сельского хозяйства и сельской местности Всемирного банка с участием привлеченных специалистов по созданию эффективных информационно-консультационных служб в сельском хозяйстве во многих странах мира позволила им сделать несколько важных выводов, учет которых может облегчить службе соблюдение ее принципов и создать благоприятные условия ее развития.

Во-первых, необходимо стремление правительства оказывать содействие сельскому хозяйству и сельскохозяйственной информационно-консультационной службе. Экономические меры поддержки должны сочетаться с созданием благоприятных экономических и институциональных условий развития.

Во-вторых, необходим институциональный плюрализм в развитии ИКС. Для достижения успеха необходимо сочетание государственных, частных и добровольных инициатив.

В-третьих, необходимо учитывать, что развитие государственной сельскохозяйственной информационно-консультационной службы является длительным процессом и требует значительных инвестиций, чтобы функционировать эффективно. Окупаемость первоначальных инвестиций в нее может произойти не менее чем через 10-15 лет.[2]

На мой взгляд, для информационно-консультационной службы важным является и правильное осуществление контроля путем сравнительной оценки реально достигнутых результатов с запланированными. Контроль важен для корректировки планов и выполнения соответствующих действий в деятельности ИКС.

Некоторые люди (и руководители, и подчиненные) воспринимают контроль как карательную меру, что неправильно. Контроль является естественным элементом процесса управления.

Контроль должен быть экономически эффективным (выгоды, получаемые от контроля должны значительно превышать затраты на его проведение); меры контроля должны быть приемлемы для тех, на кого они направлены (они могут привести к снижению эффективности деятельности службы, если отдельные сотрудники, на которых они воздействуют, будут чувствовать их вред); меры контроля должны быть четко увязаны с планами службы (они должны иметь стратегическую направленность, концентрируясь на отклонениях от планов организации); контроль должен быть точным и беспристрастным.

Контроль является непрерывным процессом, состоящим из трех взаимосвязанных элементов:

установление стандартов (норм, показателей и т.п.);

сопоставление фактически достигнутого с установленными показателями;

закрепление успеха или корректировка недостатков. [8]

Информационно-консультационная служба должна устанавливать количественные и качественные показатели, которые возможно проверить, в каждой сфере своей деятельности: повышение квалификации руководителей, результаты деятельности работников и их отношение к работе, материальные и финансовые ресурсы, рентабельность и т.п. Показатели могут базироваться на предыдущих результатах, мнении руководства или анализе.

Сопоставление фактически достигнутого с установленными показателями - это сравнение того, что фактически получено, с тем, что должно было бы быть в соответствии с установленными показателями. Грамотные руководители не ждут окончания периода реализации задач, чтобы выявить отклонения от показателей, а регулярно проводят мониторинг промежуточных показателей.

Закрепление успеха или корректировка недостатков позволяет грамотным руководителям преодолевать негативное восприятие контроля подчиненными; анализировать недостатки, определяя их природу, масштабы проблемы и необходимость корректирующих действий; быстро и четко воздействовать на итоговые результаты деятельности с ориентацией на будущее.

В деятельности информационно-консультационной службы используются различные методы контроля:

постоянно используемые методы контроля;

периодически используемые методы контроля;

нерегулярные методы контроля.

Постоянно используемые методы контроля - такие меры контроля, которые должны применяться всегда. Это самоконтроль, групповой контроль, процедуры и правила.

Самоконтроль. Ни одна организация не может эффективно функционировать длительное время, если ее сотрудники не осуществляют самоконтроль, необходимый для выполнения своих заданий. Самоуважение и инициативность являются основными источниками самоконтроля.

Групповой контроль. Определяя приемлемые или неприемлемые нормы поведения, группа оказывает сильное воздействие на отдельных ее членов. Например, что одевать на работу, что пить, даже как думать по отдельным вопросам и т.п.

Процедуры и правила. Обычно отражают прошлый опыт управления, могут регламентировать принятие определенных решений, распределение ресурсов и т.п. Должным образом применяемые современные правила и процедуры могут эффективно контролировать индивидуальное или групповое поведение сотрудников ИКС.

Периодически используемые методы контроля. Используются для конкретных временных интервалов. Они включают в себя информационную систему управления, статистические данные, регулярные отчеты, аудит и бюджеты.

Информационная система управления. Представляет собой механизм, разработанный для сбора, агрегирования, сопоставления, анализа и распространения данных в форме информации. Информационная система управления обеспечивает эффективность принятия решений.

Статистические данные. Для осуществления контроля важны данные, как за прошлые периоды, так и текущие, прогнозируемые. Они должны быть представлены в удобной форме. Для конкретных целей могут использоваться таблицы, схемы, диаграммы, графики и др.

Регулярные отчеты. В ИКС касаются фактов за конкретный период времени и обычно готовятся посредством использования финансовых, кадровых, программных и других материалов.

Отчет должен иметь конкретную цель, реализация которой может повысить эффективность управления, он должен быть хорошо спланирован и структурирован, достаточно кратким и написан простым языком.

Аудит. Представляет собой регулярную и независимую оценку различных направлений деятельности. Используемые должным образом результаты аудита - конструктивное средство, оказывающее значительную помощь руководителям ИКС.

Бюджеты. Широко используемое средство для управленческого планирования и контроля. Они помогают сохранять ресурсы и обеспечивать их эффективное использование. Затраты на составление бюджета должны быть взвешены относительно его значимости как инструмента контроля.

Нерегулярные методы контроля используются для конкретных целей. Они включают в себя специальные отчеты, личное наблюдение и контроль за ходом реализации проектов.

Специальные отчеты. Метод применяется в случаях необходимости проведения более глубокого анализа какой-либо сферы деятельности ИКС. Отдельным руководителям, рабочим группам может быть поручено собрать информацию для подготовки специального отчета. Квалифицированный аналитик (или их группа), подготовивший специальный отчет, может сделать значительный вклад в развитие информационно-консультационной службы. Изучение и анализ различных направлений деятельности может вскрыть неэффективность и дать возможность их усовершенствования.

Личное наблюдение. Используют грамотные руководители для получения достоверной информации из первых рук. Используя этот метод, руководители осведомлены о происходящем на местах и способствуют улучшению отношений между сотрудниками службы и клиентами.

Контроль за ходом реализации проектов. Может осуществляться по разным схемам с использованием временных и иных параметров по специальным графикам, таблицам и иным формам.

Таким образом, контроль представляет собой процесс обеспечения эффективного выполнения задач ИКС и одной из важнейших функций руководителей. Работники управления службы должны уметь грамотно применять методы контроля и регулярно использовать их в своей повседневной деятельности.[3]

Заключение

В результате всего вышеперечисленного, можно сделать вывод, о том, что в современных постоянно меняющихся условиях появление и активная деятельность информационно-консультационных служб особенно необходима.

На мой взгляд, в изменчивых рыночных условиях достоверная и своевременная информация для товаропроизводителей является одним из важных конкурентных преимуществ. И главным источником этой информации является информационно-консультационные службы.

Основной целью ИКС является повышение эффективности и устойчивости агропромышленного производства на основе освоения достижений научно-технического прогресса, передового производственного опыта и доведения до хозяйствующих субъектов научной, технологической и рыночной информации.

Формирование информационно-технологической системы ИКС и ее управления - использование современных информационных технологий формирования информационных ресурсов, пополнение баз данных, совершенствование их структуры, отработка системы организации связей службы с органами управления АПК, разработчиками научно-технической продукции, поставщиками материально-технических средств, рыночными и другими субъектами.

Литература

1.A.W. van den Ban, Different ways of financing agricultural extension, “Agricultural Research & Extension Network”, Network paper No. 106, ISBN 085003 488 4. 14-th European Seminar on Extension Education, Cracow, Poland, 1999

2. Информационно-консультационная служба в сельском хозяйстве. Часть I. Теоретические основы ИКС. Уч. пособие/ В.А. Стороженко, Р.И. Словцов, Л.М. Голенева и др.; Под общей ред. проф. В.А. Стороженко. - М.: Уч. -изд. отдел центра «Земля России», 2003

3. Клименко Ю.И. О создании консультационной службы. //Экономика сельского хозяйства и перерабатывающих предприятий, №11,2005 г.

4. Маковецкий В.В. Механизм обратной связи в информационно-консультационной службе, Пособие для консультантов информационно-консультационных служб. Выпуск 4,г.Сергиев-Посад, 2007 г.

5. Михайленко И.М. Развитие системы экстеншн в России, Информационный бюллетень, № 1-2, 2005 г

6. Основы организации и функционирования информационно-консультационной службы в АПК./Учеб. пособие /Под ред. В.М. Кошелева. - М., 1999

7. Филатов А.И. Финансирование информационно-консультационной службы. Информационный бюллетень. М.: Информагротех, Вып. 5-6, 2006

8. Хаусман И. Разработка и реализация информационно-консультационных компаний. Ж. Информационный бюллетень, Информагротех,, №3-4 , 2007 .

Размещено на Allbest.ru