Кадровая документация на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кадровая документация на предприятии

1. Основы ведения кадрового делопроизводства в организациях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?

Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.

ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее ГОСТ Р 51141-98), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами».

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения.

Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.

Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного баланса во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

- создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

- разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия»

К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда.

Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

2. Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов.

К сегодняшнему дню сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты документационного обеспечения управления, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования документационного обеспечения управления любой организации.

Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не только деятельность кадровой службы, но и всю систему делопроизводства в целом.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-правовая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые акты:

1. Конституция Российской Федерации.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации.

3. Административный кодекс Российской Федерации.

4. Гражданский кодекс Российской Федерации.

5. Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

6. Федеральный закон от 27.07.2006 г. №152-ФЗ «О защите персональных данных» с изменениями от 25.12.2009 г.

7. Постановление Правительства РФ от 17 ноября 2007 г. №781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

8. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации.

9. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

10. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

11. «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

12. Общероссийский классификатор управленческой документации.

13. ГОСТ Р 51141-98. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

14. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477.

15. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.

16. ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования»;

17. Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР).

18. «Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93».

19. «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 2008 года №37.

20. Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

21. Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

22. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225.

23. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

3. Нормативно-методическая база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

Примерный перечень нормативных документов в области документационного обеспечения управления (управления документами) и архивного дела:

1. Стандарт по управлению документами, включающий описание: стратегии, политики и ответственности в области управления документами; требований к управлению документами; состава нормативной базы в области управления документами; порядка проектирования и внедрения документных систем; процессов и процедур управления документами; правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами; организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами.

2. Инструкция по делопроизводству, включающая следующие основные разделы:

1. общие положения;

2. документирование управленческой деятельности включающий подразделы: состав управленческих документов, классификация, унификация, стандартизация управленческих документов;

3. правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы: требования к бланкам документов; требования и правила оформления реквизитов служебных документов; требования и правила оформления текстов служебных документов; правила подготовки и оформления распорядительных документов (приказ; распоряжение; протокол; решение; другие (по необходимости)); правила подготовки и оформления организационных документов (положение; правила; инструкция; решение; другие (по необходимости)); правила оформления информационно-справочных документов (служебное письмо; служебная записка; другие (по необходимости));

4. организация документооборота, включающая описание: порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов; порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов; порядка работы исполнителей с документами; порядка регистрации документов; организации контроля исполнения документов; порядок учета объема документооборота;

5. организация документов в делопроизводстве, включающая описание: правил составления номенклатуры дел компании; правил формирования и оформления дел; порядка систематизации и организации оперативного хранения документов; правил подготовки документов к передаче в архив;

6. другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).

Инструкция состоит из основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании.

При разработке данной инструкции можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

3. Положение об архивном хранении документов включающая описание: порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии); порядка приема документов и дел в архив компании; правил комплектования, фондирования документов и дел; порядка организации научно-справочного аппарата фонда; порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование; порядка обеспечения сохранности документов и дел; порядка уничтожения документов и дел; порядка передачи документов на государственное хранение;

4. Положение о печатях и штампах, включающая описание: порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов; оттиски печатей и штампов, используемых в компании;

5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера включающая описание: перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию); перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации); описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера; описание порядка ведения делопроизводства (прием / отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);

6. Инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе;

7. Другие нормативные и методические документы в зависимости от потребности и специфики компании.

4. Автоматизация кадрового делопроизводства

За последнее десятилетие в связи с развитием рыночных отношений в России появился устойчивый спрос на автоматизацию работы с документами в организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин:

- с документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц;

- практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об автоматизации: документы теряются, не контролируются и т.д.;

- возросли запросы пользователей на усовершенствованные программы автоматизации

делопроизводства, способные интегрироваться с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами;

- за счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;

- секретари и лица, отвечающие в организациях за ведение делопроизводства, часто стремятся повысить свою квалификацию.

Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. Однако появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области, растет квалификация пользователей. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны.

После проведения оптимизации бизнес-процессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации.

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

1. Системы Workflow;

2. Системы коллективной работы пользователей над документами;

3. Системы, предназначенные для хранения и поиска документов;

4. Системы электронной почты.

Системы Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Системы коллективной работы решают все требуемые задачи по организации совместной работы пользователей над документами, чем значительно сокращает сроки реализации проектов.

Внедрение системы коллективной работы позволяет, с одной стороны, исключить риски утери важных документов и их версий при подготовке к исполнению - поскольку все версии документов хранятся в архиве, а с другой - обеспечить прозрачность процесса подготовки документов и неформального их согласования, а также обеспечить возможность внесения изменений и правок в электронные документы. Контроль исполнения документов ведется в режиме реального времени, что особенно ценно для руководителя: появляется возможность оценки состояния дел по проекту в любой момент времени. И, наконец, существенно уменьшается количество бумажных документов за счет совместной работы над их электронными версиями.

Системы, предназначенные для хранения больших объемов информации и обеспечивающие удобный доступ к ней, принято называть электронными архивами. В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания и наполнения банка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития.

В рамках системы электронного документооборота предприятия электронный архив - это подсистема, обеспечивающая следующие возможности:

1. хранение документов в единой базе данных;

2. структурирование информации;

3. быстрый поиск нужного документа;

4. подготовку документов к передаче в архив;

5. определение необходимого времени хранения для каждого документа в соответствии с действующими нормативами;

6. уничтожение документов с истекшим сроком хранения;

7. формирование необходимых аналитических отчетов по запросу пользователя;

8. организацию резервной копии архива.

Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Электронная почта является основной системой, позволяющей осуществлять коммуникации как между сотрудниками предприятия, так и с внешними корреспондентами.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являют следующие:

1. обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2. составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3. адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

4. установка и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

5. окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

6. обучение персонала организации.

Некоторые их этих этапов могут идти параллельно. Особое внимание следуют обратить на процесс обучения персонала, не следует экономить на нем средства, так как в случае неподготовленности персонала даже самая совершенная система, идеально подходящая для вашей организации, будет малоэффективна.

В зависимости от перечисленных выше факторов внедрение системы может занять от одной-двух недель до полугода. Внедрение системы управления ресурсами предприятия может занять год и более

Стоимость системы зависит от нескольких факторов: класса системы, функциональных и технологических возможностей системы-представителя определенного класса, масштаба внедряемой системы. Стоимость системы складывается не только из стоимости лицензий программного обеспечения - работы, проводимые на том или ином этапе процесса внедрения, также потребуют средств, причем сумма, потраченная на внедрение, может значительно превышать суммарную стоимость лицензий необходимого программного обеспечения. Следующим весьма важным фактором, влияющим на конечную стоимость системы, является величина расходов на эксплуатацию, сопровождение и техническую поддержку системы.

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. При рассмотрении вопросов о необходимости внедрения систем электронного документооборота мы выделили основные выгоды, которые получает организация от внедрения системы. Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять больший объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Библиографический список

1. Галахов В.В. // Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы: С учетом нового ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Более 120 документов; В.В. Галахов и др.; Под ред.: И.К. Корнеева, В.А. Кудряева.-М.: Проспект, 2008. - 479 с.

2. Кабанов А.Т. // Документационное обеспечение управления: Учебник для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по группе спец. «Экономика и управление»; Рец.: А.Т. Кабанов, А.Е. Шелест, М-во образования РФ.-М.: ФОРУМ, 2009. - 176 с. - (Профессиональное образование).

3. Мартынова Л.А. // Документационное обеспечение управления: учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования; рец.: Л.А. Мартынова, В.В. Галахов, М-во образования РФ.-М.: Академия, 2008. - 176 с. - (Среднее профессиональное образование. Экономика).

4. Автоматизация делопроизводста. Программы для делопроизводства. Особенности национального делопроизводства. // URL: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения 07.12.12).

5. Автоматизированная система делопроизводства в управлении организацией. URL: www.econ.asu.ru/inet_conf_kaf. Menedgmenta…/grudcina.pdf (дата обращения 11.12.2012)

6. Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. URL: http://www.directum.ru/425833.aspx (дата обращения 11.12.2012)

документация автоматизированный электронный кадровый

Размещено на Allbest.ru