Сертификация аутсорсинговых предприятий

Размещено на http://www.allbest.ru

Федеральное агентство железнодорожного транспорта ФГБОУ ВПО

«Дальневосточный Государственный Университет путей сообщения»

Кафедра: «Экономика»

Реферат

на тему: «Сертификация аутсорсинговых предприятий»

Хабаровск 2012



ВВЕДЕНИЕ

Одним из важных направлений совершенствования деятельности транспортных компаний является обеспечение общедоступности, качества и безопасности деятельности и оказываемых услуг. Возросшие ожидания и потребности потребителей, появление дорогостоящих технологий, дефицит финансирования заставляют искать новые пути управления качеством на федеральном и региональном уровне.

Эффективность и экономичность работы транспортных компаний обеспечивается не только за счет внедрения новой техники и передовых ресурсосберегающих технологий, но и при постоянном совершенствовании системы организации производства и управления трудовыми ресурсами.

Совокупность функций, обеспечивающих перевозочный процесс, включает как основные, так и вспомогательные (непрофильные) работы. Непрофильные работы могут выполняться как с использованием основных средств, так и без них. Поэтому освобождение от непрофильных работ, заключающееся в передачи их внешним специализированным структурам представляет актуальное направление повышения эффективности деятельности предприятий.

Практика показывает, что почти на всех предприятиях за счет вывода непрофильных активов присутствуют скрытые возможности оптимизации бизнесс-процессов и сокращения затрат.

Для достижения эффективности и оптимизации затрат на непрофильные функции требуется привлечение квалифицированные специалистов, внедрение новых технологий. В свою очередь, система управления персоналом должна быть приспособлена к требованиям современной рыночной экономики.

Эффективно оптимизировать непрофильные функции, включая снижение затрат на их выполнение при обеспечении надлежащего качества, с передачей персонала, позволяет аутсорсинг.

Аутсомрсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) -- передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

В российской предпринимательской практике на аутсорсинг чаще всего передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обслуживание электроустановок, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

Зачем нужен аутсорсинг?

Управление проектами и программами сегодня становится одним из ключевых инструментов достижения оперативных и стратегических целей большинства компаний не только за рубежом, но и в России. Однако реализация проектов силами компании не всегда приводит к запланированным руководством результатам. Основные причины возможных неудач - резкий рост количества проектов и нехватка собственных специалистов, по-настоящему хорошо умеющих управлять проектами.

Многие компании ввиду этих причин находят в условиях активного роста и развития проектной деятельности выход, активно используемый в мировой практике, - управление проектами передается на аутсорсинг внешней компании, независимой от подрядчика по проекту, которая, специализируясь именно на профессиональном управлении проектами, представляет интересы заказчика.

Что передают на аутсорсинг

В соответствии с заявлениями многих поставщиков услуг аутсорсинга, внешнему исполнителю могут быть переданы практически любые функции предприятия. На практике, наиболее распространёнными формами реализации аутсорсинга в России является передача следующих функций:

централизованная обработка телефонных вызовов

инвентаризация основных средств, товаров и материалов

бухгалтерский учёт и расчет налогов

юридическое обеспечение деятельности

расчет заработной платы сотрудников

управление персоналом

информационные системы и управление базами данных

маркетинговые коммуникации и связи с общественностью

управление проектами от разработки до реализации

вопросы экономической и информационной безопасности

управление логистикой и доставкой

производство

сборка и тестирование

уборка и обслуживание

управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)

услуги офисной печати, управление офисной печатью

удаленный ассистент может выполнять обязанности ассистента или секретаря руководители среднего или высшего звена, руководителя малого бизнеса

Наиболее распространенные формы аутсорсинга

На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько характерных примеров, реализация которых возможна для большинства предприятий независимо от их размера.

аутсорсинг сертификация финансы

Аутсорсинг в финансовой сфере

Бухгалтерское обеспечение

Бухгалтерский аутсорсинг -- один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии, за которое несёт полную ответственность, в соответствии с законодательством РФ, руководитель предприятия. В данном варианте в целях обеспечения бухгалтерского учёта на своём предприятии и предоставления необходимой отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Формы сотрудничества могут быть весьма разнообразны, начиная от формирования «нулевой отчётности» и до регулярного сотрудничества на ежедневной основе.

Теоретически и практически, бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам. Однако, это не исключает возможности построения достаточно сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности.

Не стоит путать аутсорсинг бухгалтерии с привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

Одним из очевидных недостатков аутсорсинга финансовых процессов и бухгалтерского учёта являются опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им финансовой информации, за правильность ведения и предоставления финансовой и налоговой отчетности в регулирующие органы. И хотя крупные аутсорсинговые компании обладают соответствующей компетенцией и несут ответственность перед заказчиком за правильность и своевременность предоставления информации, тем не менее, именно финансовый отдел и бухгалтерия заказчика отвечают перед государством за правильность и своевременность отчетности. Как следствие, крупные заказчики в России неохотно идут на такой аутсорсинг, предпочитая вести бухгалтерию самостоятельно. Как следствие, критически важным активом любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке и отзывы уже состоявшихся клиентов.

Аутсорсинг в сфере управления персоналом

Любая компания вынуждена решать задачи, связанные с управлением персоналом -- наймом сотрудников, расчетом компенсаций и налоговой отчетностью. При этом подобная деятельность является профильной лишь для кадровых агентств. Именно поэтому практика аутсорсинга управления персоналом (англ. HRO, Human Resources Outsourcing) приобрела значительную популярность. Чаще передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников (а также лизингомперсонала и аутстаффингом), реже -- процессы кадрового администрирования и расчёта заработной платы.

Практика аутсорсинга процессов управления персоналом широко распространена в России. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала являются различные кадровые агентства. Поставщиков комплексных услуг аутсорсинга в сфере управления персоналом и кадрового администрирования в России значительно меньше.

Бухгалтерский аутсорсинг: проблемы и их решения

Популярность аутсорсинговых услуг растет с каждым годом, поскольку все больше предпринимателей, руководителей компаний убеждаются в том, что выделение некоторых функций на аутсорсинг - это удобно и выгодно. Впрочем, как и в любом другом деле (особенно в новом), в аутсорсинге есть много подводных камней, сложностей, проблем, с которым может столкнуться любой бизнесмен. Попробуем разобраться с тем, какие препятствия оказываются на пути предприятия, планирующего отдать аутсорсерам ведение бухгалтерского учета . О чем следует подумать, прежде чем заключать договор с независимой бухгалтерской компанией?

Первое: вопрос оформления отношений и законодательства. Российским законом не предусмотрено каких-то особых форм договоров между заказчиком и исполнителем аутсорсинговых услуг. Компании подписывают стандартные соглашения, не учитывающие специфику отношений, складывающихся между аустсорсером и его клиентом. При возникновении конфликта разбирательство может быть тяжелым и затяжным.

Второе: существует устойчивое мнение, согласно которому бухгалтерский аутсорсинг  - это всегда выгодно. Однако если подсчитать все операционные расходы, связанные с данной работой (например, время руководителя, обсуждающего рабочие вопросы с аутсорсером, специалистов, готовящих и передающих документацию, транспортные расходы и т.п.), то выгода становится не такой уж очевидной.

Третье: необходимо учитывать, что чем крупнее предприятие и чем сложнее оно организовано, тем больше проблем возникает с ведением бухгалтерии третьими лицами. Чтобы процесс шел «как по маслу», необходимы высокая квалификация всех задействованных сотрудников, бизнес-культура и трудовая дисциплина.

Четвертое: передача бухгалтерии на аутсорсинг не означает, что с руководителя снимается ответственность за соблюдение налоговой и финансовой дисциплины.

Пятое: отношения с аустсорсерами - это всегда доверие. Какую бы часть информации вы ни передали сторонним специалистам, им так или иначе станут известны данные, касающиеся коммерческой тайны вашего предприятия. Часть обязательств по ее сохранению можно закрепить на бумаге, но часть все равно окажется на совести исполнителя. Единственным способом оградить себя от возможных проблем является обращение в солидную, зарекомендовавшую себя фирму.

Исходя из всего вышесказанного, становится очевидным и еще один фактор, препятствующий распространению моды на аустсорсинг в сфере бухгалтерии - психологический. Действуя в атмосфере нестабильности и всеобщей непрозрачности, российские предприниматели просто не готовы доверять внутреннюю информацию, структуру, да и всю судьбу своего бизнеса чужакам. Как видите, в каждом конкретном случае вопрос перехода на аутсорсинг необходимо решать индивидуально.

На железнодорожном транспорте получает все большее развитие аутсорсинговая деятельность. В ее сферу входят услуги по предоставлению персонала для обслуживания пассажиров в поездах. По поручению 
ОАО «РЖД» между Регистром сертификации и ассоциацией аутсорсинговых предприятий «Дальэкспресс» было подписано соглашение, которое предусматривает участие РСФЖТ в качестве органа по сертификации в системе добровольной сертификации аутсорсинговых предприятий.

Проблема аутсорсинговых предприятий в компании «РЖД» стоит очень остро. Например, неудовлетворительны знания работников аутсорсинговых предприятий об их действиях в нестандартных ситуациях (например, при наличии инфекционного больного в вагоне), поверхностное знакомство с инструкциями «РЖД», в частности с инструкцией по сигнализации. По причине неудовлетворительной работы этих компаний Регистром принимается решение о невыдаче сертификата соответствия на услуги, предоставляемые пассажирам в поездах.

Устранение всех этих недостатков возможно только при безусловном выполнении требований железнодорожного транспорта, предъявляемых к персоналу, связанному с пассажирскими перевозками, которые должны быть включены в стандарт предприятия.

Работа по сертификации аутсорсинговых предприятий усложняется отсутствием единых нормативных документов для всех участников. В частности, не существует единого стандарта предприятия, на соответствие которому должна проводиться работа по сертификации.

Система добровольной сертификации

Для эффективной организации аутсорсинговой и аутстаффинговой деятельности существенно важной является опора на систему добровольно принимаемых стандартов. Ассоциация  ставит своей целью развитие добровольной системы стандартизации и сертификации аутсорсинговых и аутстаффинговых предприятий, ускорение разработки новых стандартов и адаптации к российским условиям соответствующих международных стандартов.

Ассоциация сотрудничает с ведущими российскими компаниями, государственными структурами и международными институтами для взаимного признания программ сертификации данного вида деятельности там, где это желательно и возможно. В настоящее время в АСТП «Даль-Экспресс» завершается разработка стандартов деятельности аутсорсинговых предприятий, предоставляющих услуги и персонал для путевого комплекса ОАО «РЖД».



Список литературы

http://ru.wikipedia.org

http://www.pandia.ru/

http://www.a4consulting.ru/

Размещено на www.allbest.