Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Экспертиза ценности документов как важный этап хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие и задачи экспертизы ценности

1.2 Принципы и критерии ценности документов

2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие при ее проведении

2.1 Организация проведения экспертизы ценности документов

2.2 Проблемы экспертизы ценности документов

Заключение

Список литературы

Приложение 1

Приложение 2

Введение

Результатом управленческой деятельности является документ. Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы до тех пор, пока в них есть надобность, и сроки хранения таких документов - «до минования надобности» или «до замены новыми». Как правило, это документы для оперативной работы, присланные в организацию в виде копий: копии изданных инструкций, положений, приказов.

Другие документы отражают работу организации, ее достижения, имеют определенное экономическое, научно-техническое, историческое значение и должны храниться максимально долго, т. е., следуя принятой терминологии, постоянно.

Документы, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни (рождении, прописке и т. д.), имеют ценность, как правило, для конкретного гражданина на протяжении всей его жизни. Документы, содержащие информацию о выдающихся гражданах, имеют историческое значение и подлежат постоянному хранению.

Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.

Деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев называется экспертизой ценности документов.

Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.

Целью данной работы является анализ проблем экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Предметом рассмотрения являются документы.

Среди задач исследования можно выделить:

1. Изучить понятие и задачи экспертизы ценности

2. Раскрыть принципы и критерии ценности документов

3. Проанализировать организацию проведения экспертизы ценности документов

4. Выявить проблемы экспертизы ценности документов

1. Экспертиза ценности документов как важный этап хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие и задачи экспертизы ценности

В делопроизводстве экспертиза ценности документов проходит практически на всех этапах создания и обработки документов. На этапах приема и рассмотрения документа оцениваются важность его содержания и значимость корреспондента и в зависимости от этого определяются маршрут прохождения и место группировки документа в дело после его исполнения. Регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения или уточнения сроков хранения документов. При создании документа идет согласование проекта, и число лиц, участвующих в его визировании и согласовании, характеризует значимость данного документа. Экспертиза ценности документов проводится также при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению и при выделении их на уничтожение.

В архиве организации экспертиза ценности документов проводится при подготовке дел к передаче на государственное хранение и при выделении дел к уничтожению.

Таким образом, экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Т.А. Быкова отмечает, что в настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правых актов РФ по архивному делу и документационному обеспечению управления (Федеральный закон от 25.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», «Положение об Архивном фонде РФ, утв. Указом Президента РФ от 17.03.1994 №552 и др.);

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления субъектов РФ в области архивного дела (Основные правила работы архивов организаций (2002), Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (1995) и др.)

Для проведения экспертизы ценности в соответствии с установленными правилами создается система экспертных органов, под руководством которых осуществляется экспертиза ценности документов на каждом этапе. Взаимодействие экспертных органов представлено на рис. 1. (Приложение 1)

В любой организации, учреждении, предприятии независимо от формы собственности должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), методическое руководство которой осуществляет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) соответствующего архива или архивного учреждения.

В крупных организациях с большим объемом документооборота (в министерствах и ведомствах, например) создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и ЭК структурных подразделений. ЦЭК является совещательным органом, осуществляющим методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений, и работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего государственного архива или архивного учреждения. Центральным органом, рассматривающим наиболее важные вопросы в осуществлении деятельности экспертных органов, рассматривающим и утверждающим нормативно-методические документы, является Центральная экспертная проверочная комиссия (ЦЭПК) Федерального архивного агентства.

Ценность различных документов как для организаций, так и для государства в целом, неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т. д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначение экспертизы ценности - отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может быть нужна содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения - это важная задача экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

-документы с постоянным сроком хранения;

-документы со сроком хранения свыше 10 лет;

-документы со сроком хранения до 10 лет. Сроки хранения документов представлены в табл. 2 (Приложение 2)

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

-при составлении номенклатуры дел;

-формировании дел;

- подготовке дел для передач в архив организации после завершения их делопроизводством.

Л.А. Румынина считает, что основными задачами экспертизы ценности документов являются:

1. Определение состава, установление сроков хранения документом несущих оперативную информацию справочного характера или содержащих ценную информацию и подлежащих отбору для передачи в ведомственные и государственные архивы.

При выполнении этой задачи идет разделение документов по срокам хранения на три группы: постоянного хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; временного хранения.

2. Установление профильности документов тому или иному государственному архиву.

В ходе определения профильности документов тому или иному архиву решается вопрос о том, в составе каких фондов и в какие государственные архивы поступят эти документы.

3. Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов.

4. Определение уникальных и особо ценных дел и документов.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в дело производстве, в архиве организации и государственном архиве.

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек, один из которых является заведующим ведомственным архивом. ЭК действует на основании утвержденного руководителем организации положения о постоянно действующей экспертной комиссии, разработанного на основании Примерного положения об ЭК организации, утвержденного Федеральным архивным агентством в 1995 г.

Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации, секретарем - сотрудник службы ДОУ. Все члены комиссии должны хорошо знать структуру и функции своей организации, состав и содержание документов, организацию документационного обеспечения своей организации. Обычно в состав ЭК включают еще и специалистов по научной, технической, производственной и другим видам документации, которая есть в организации, специалиста по обеспечению защиты информации. Заседания ЭК проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год. Оформление всех документов ЭК, подготовка заседаний осуществляются секретарем.

ЭК является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству руководитель несет ответственность за сохранность документов.

1.2 Принципы и критерии ценности документов

документ ценность экспертиза

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном фонде организации, т. к. они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т. е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания - это значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа. подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние. Рассмотрим некоторые из них.

Критерий происхождения учитывает место организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций, целесообразность передачи документов этой организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т. д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

А.В. Пшенко считает, что время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения события, явления. По этой причине понятия «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие большое значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий и т. д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Управленческие документы можно разделить:

- на документы, отражающие основную деятельность учреждения (организации) в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;

- документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для оперативной деятельности или используются в справочных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет;

-документы по личному составу, которые могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данным критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности. Однако критерий вида должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, г. к. содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, т. к. в деятельности учреждений и организаций образуется значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии - заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в т. ч. и на копиях документов, т. к. они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и проблемы, возникающие при ее проведении

2.1 Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В министерствах и ведомствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК». Окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимает ЭПК архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение ЭК заключается:

-в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

-организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

-организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Е.А. Кошелева пишет, что функции экспертных служб организаций определены Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

-организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

-проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

-описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

-описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

-подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

-участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативныхи методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Л.В. Павлюк отмечает, что ЭК совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Решения ЭК принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы ДОУ совместно с ЭК под методическим руководством сотрудников архива организации.

В процессе экспертизы производится:

-отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

-отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

-выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

-документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

-документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

-документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

-опись дел постоянного срока хранения;

-опись дел временного (свыше 10 лет) хранения;

-опись дел по личному составу;

- акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного (до 10 лет) хранения могут в архив не передаваться. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Описи рассматриваются на заседании ЭК и утверждаются руководителем организации. Описи дел постоянного срока хранения утверждаются ЭПК архивного учреждения, описи дел по личному составу согласовываются с ней.

Одновременно с описями дел на заседании ЭК рассматриваются и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного срока хранения.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного срока хранения утверждается руководителем организации.

Акт о выделении документов к уничтожению содержит отметку о сдаче документов на переработку в соответствующую организацию, занимающуюся утилизацией документации. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, которые вместе с актами и описями подшиваются в дело и хранятся в архиве организации. Все эти документы имеют постоянный срок хранения.

2.2 Проблемы экспертизы ценности документов

А.А. Раздорожный отмечает, что экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, т.к. в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов.

Также необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

Полистно просматриваются и дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Н. Иванов отмечает, что длительный период времени основным источником хранения и передачи информации были документы на бумажных носителях, реквизиты которых наносились рукописным и нерукописными (машинописным, механическим с

В конце 60-х - начале 70-х годов прошлого столетия для создания документов стали использоваться средства вычислительной техники: каким-либо способом создавался документ на машинном носителе, который являлся прообразом для нанесения с помощью знакопечатающих автоматов, а позднее - знакосинтезирующих устройств (матричных, струйных, лазерных и т.п. принтеров), реквизитов на бумажные носители, которые получили название «машинограммы».

Машинограммы как документы на бумажных носителях составной частью вошли в общий круг объектов СТЭД (судебно-технической экспертизы документов). Однако диапазон задач, решаемых в отношении них, был существенно ограничен. Как показала экспертная практика, успешные идентификации принтеров по машинограммам не превышают 2-3%.

Таким образом, в подавляющем большинстве случаев установить источник распечатки машинограммы не представляется возможным. Потому было предложено рассматривать документ на машинном носителе, который являлся прообразом для изготовления машинограммы, как исходную печатную форму, но с особыми свойствами. Однако подходы, аналогичные диагностическому и идентификационному исследованию полиграфических форм, клише печатей и штампов, оказались не применимы.

Так, лишь изменив размер шрифта в исходном файле, при его распечатке получаем новую машинограмму, не различающуюся по содержанию текста, но отличную по ее пространственным характеристикам. Здесь требуется применение методов, отличных от тех, которые применялись длительное время при исследовании нерукописных реквизитов документов, нанесенных традиционными способами на бумажные и аналогичные им носители.

С каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Еще большую остроту этим вопросам придали ФЦП «Электронная Россия» и аналогичные программы в субъектах федерации (например, ГЦП «Электронная Москва»). Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления. В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов.

Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией. Это не только и не столько поисковая система, способная «выудить» нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Отметим также, что проблемы, практика и рекомендации по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят. Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, предъявляемые при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения и использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они:

-в оперативном использовании в организации;

- в архивах организации при обеспечении кратковременного хранения (до 5-7 лет);

- в ведомственном архиве, архиве фирмы или корпорации или в государственном архиве при обеспечении долговременного и постоянного хранения.

Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

Если говорить об опыте долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск), который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет назад. Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы (имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД, МПС) ведут отдельные базы данных еще с советских времен. Другие ведомства (МНС, Пенсионный Фонд РФ, Госкомстат) начали накапливать информацию в электронном виде с начала-середины 90-х годов. В настоящее время любая крупная или средняя организация (и частная и государственная) выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов. Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций. Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования как правило погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. и утраченных в результате смены технологических платформ и административных преобразований.

Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе. Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов:

- Центр электронной документации Чувашской Республики, г. Чебоксары, создан в 1996 г.;

- Центральный архив документов на электронных носителях Москвы (ЦАДЭНМ), создан в 2001 г., приступил к комплектованию с 2003 г.;

- Центр электронной документации Республики Калмыкия, создан в 2002 г.

Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации» (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов. Более подробно эти вопросы отражены в «Основных правилах работы организаций» (2002) и «Основных правилах работы с научно-технической документацией государственных архивах Российской Федерации» (2003).

Следующей проблемой является быстрая смена и устаревание аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Также возникают проблемы обеспечения сохранности электронных документов, связанных с выбором типа носителя, его долговечности. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.

Заключение

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранения или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Цель экспертизы - определить сроки хранения документов и разделить последние на две группы - постоянного и временного хранения. Отнесение документов к той или иной группе по срокам хранения осуществляют с помощью перечня документов с указанием сроков хранения документов.

Важным принципом отбора документов на хранение является принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. Принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятие создается экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия.

Примерный состав ЭК: зам. директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); секретарь-референт.

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 6 октября 2000 г.

ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Дела просматриваются полистно во избежание ошибок.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 г.. 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно. При исчислении сроков хранения учитываются только годы, день и месяц составления документа значения не имеет.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет); документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения до 10 лет включительно); документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе; положение о филиалах или представительствах общества; годовые финансовые отчеты; документы финансовой отчетности, представляемые в государственные органы управления; протоколы общих собраний акционеров, заседаний совета директоров, ревизионных комиссий, коллегиальных исполнительных органов; списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций; акты ревизий, проверок общества аудиторскими, ревизионными комиссиями или органами государственного, муниципального финансового контроля; внутренние документы общества, утверждаемые общим собранием акционеров или иным органом управления обществом.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях организации непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Среди проблем экспертизы документов можно выделить: проблему перевода документов из машинописных носителей в электронные, определение единого способа записи документов на электронные носители, обеспечение сохранности электронных носителей.

Также главные проблемы экспертизы ценности электронных документов состоят в том, чтобы выявить эти документы в организациях (и их подразделениях), определить, какие из них подлежать временному и постоянному хранению, и заинтересовать их держателей (или владельцев) в передаче документов в архив. Практическое решение этой проблемы для государственных архивов осложнено отсутствием на федеральном уровне каких-либо нормативов, обязывающих включение электронных документов в номенклатуру дел организаций или какой-либо другой способ их регистрации и учета (кроме как добровольной регистрации в НТЦ «Информрегистр»).

В заключении следует отметить, что методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

Список литературы

1. Федеральный закон от 25.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»//СЗ РФ.-2004.-№43.-ст. 4169

2. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учеб./Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Снаткина.-М, 2006.-560 с.

3. Иванов Н. Экспертиза документов на машинных носителях и машинограмм//Законность.-2005.-№8

4. Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов//Секретар-референт.-2008.-№11

5. Носевич В.Л. Архив электронных документов: белорусский опыт // Отечественные архивы. -2002.- N1

6. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев.-СПб, 2002.-304 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие.-М, 2007.-176 с.

8. Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие.-М, 2007.-304 с.

9. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб.-М, 2008.-224 с.

Приложение 1

Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭП Федеральное архивное агентство РФ (Росархив)

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного органа

Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК), экспертная комиссия (ЭК) государственного архива

Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) министерства, ведомства

Экспертная комиссия (ЭК) структурного подразделения		Экспертная комиссия (ЭК), учреждения, организации, предприятия

Рис. 1. Экспертные органы Российской Федерации

Приложение 2

Сроки хранения документов

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа		Примечание
		В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых поступают в госархивы	В учреждениях, организациях, предприятиях, документы которых не поступают в госархивы
11.1. административно-хозяйственные вопросы
1074	Правила внутреннего распорядка	1 г.	1г.	После замены новыми
1075	Акты о нарушении правил внутреннего распорядка	1 г.	1 г.
1076	Переписка о нарушении правил внутреннего распорядка	1г.	1 г.
1077	Переписка об утверждении печатей и штампов	3г.	3г.
1078	Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов	Пост.	До замены новыми
1079	Журналы учета выдачи печатей и штампов	3г.	3г.
1080	Акты уничтожения печатей и штампов	3г.(1)	2г.(2)	1. При отсутствии книг и журналов - постоянно 2. При отсутствии книг и журналов до замены новыми
1081	Списки, книга адресов и телефонов	1г.	1г.	После замены новыми
1082	Документы (заявки, списки, переписка) о выдаче удостоверений и пропусков в организации	1г.	1г.

Размещено на Allbest.ru